Dokumen ini memberikan panduan tentang penggunaan workflow lanjutan di Alfresco, termasuk cara membuat workflow baru, menetapkan tugas ke pengguna lain, dan menyetujui dokumen.

1. Alfresco End User Manual
Advanced Workflow
This document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License

2. DAFTAR ISI
1. Advanced Workflow ................................................................................................................ 1
Contact Us ....................................................................................................................................... i
License ............................................................................................................................................ ii
Disclaimer ...................................................................................................................................... iii

3. 1. Advanced Workflow
Advanced workflow yang memungkinkan Anda untuk melampirkan alur kerja langsung ke item
konten dan kemudian menetapkan konten untuk pengguna lain untuk di-review. Dengan alur
advanced workflow, tugas-tugas yang sesuai dengan alur kerja dikelola di-dashboard.
Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan
tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan
konten).
Berikut ini langkah-langkah membuat suatu advanced workflow di alfresco:
1. Arahkan ke space yang berisi konten atau dokumen yang ingin anda tambahkan ke sebuah
alur kerja.
2. Klik menu More… ( ) pada konten atau dokumen yang akan menerapkan
advanced workflow yang akan dibuat yakni untuk manampilkan semua opsi, Kemudian
pilih Start Workflow seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 1 Start Advanced Workflow
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |1

4. 3. Pada langkah pertama, pilih workflow yang akan dibuat: Adhoc Task atau Review &
Approve seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 2 Memilih Advanced Workflow yang diinginkan
4. Pada langkah kedua, sesuai workflow yang telah dipilih, tentukan opsi alur kerja:
a. Untuk menentukan Adhoc Task Workflow
 Pada kolom Message, menggambarkan apa yang Anda inginkan untuk dilakukan
penerima, seperti silakan review file terlampir.
 Pada Priority, pilih prioritas yang diperlukan.
 Untuk menentukan Due Date, klik ikon kalender ( ) untuk menampilkan
tanggal dan kemudian pilihlah tanggal yang dikehendaki. Pilihlah tanggal jatuh
tempo sesuai keinginan anda. Tinggalkan kolom due date kosong jika anda tidak
ingin ada durasi jatuh tempo untuk workflow tersebut.
 Centang opsi Send Email Notifications, untuk menerima pemberitahuan ketika
tugas telah selesai dikerjakan. (opsional)
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |2

5.  Untuk Assign to, klik tombol Select dan pergunakanlah fitur pencarian untuk
menemukan pengguna yang diinginkan. Klik pada pengguna yang dipilih untuk
menentukan tugas, kemudian klik OK.
Berikut ini adalah opsi-opsi yang terdapat pada Adhoc Workflow.
Gambar 3 Pilihan pada pembuatan Adhoc Task Workflow
b. Untuk menentukan Review & Approve Workflow
 Pada kolom Message, menggambarkan apa yang Anda inginkan untuk dilakukan
penerima, seperti silakan review file terlampir.
 Pada Priority, pilih prioritas yang diperlukan.
 Untuk menentukan Due Date, klik ikon kalender ( ) untuk menampilkan
tanggal dan kemudian pilihlah tanggal yang dikehendaki. Pilihlah tanggal jatuh
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |3

6. tempo sesuai keinginan anda. Tinggalkan kolom due date kosong jika anda tidak
ingin ada durasi jatuh tempo untuk workflow tersebut.
 Centang opsi Send Email Notifications, untuk menerima pemberitahuan ketika
tugas telah selesai dikerjakan. (opsional)
 Untuk Reviewer, klik tombol Select dan pergunakanlah fitur pencarian untuk
menemukan pengguna yang diinginkan. Klik pada pengguna yang dipilih untuk
menentukan tugas, kemudian klik OK.
Berikut ini adalah opsi-opsi yang terdapat pada Review & Approve Workflow.
Gambar 4 Pilihan pada pembuatan Review & Approval Workflow
5. Pada panel Resource, anda juga masih bisa menambahkan dokumen yang atasnya anda
juga ingin menerapkan workflow ini yakni dengan meng-klik tombol Add.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |4

7. a. Pilihlah dokumen yang ingin ditambahkan dengan menggunakan dialog yang ada
seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 5 Menambahkan dokumen untuk diterapkan workflow baru
b. Klik tombol add pada dialog penambahan dokumen tersebut untuk menambahkan
item-item ke dalam daftar Resources yang akan diterapkan workflow baru
tersebut.
6. Klik OK.
7. Berikutnya anda siap untuk menerapkan workflow baru tersebut kepada dokumen yang
anda pilih yakni dengan meng-klik tombol Start Workflow seperti pada gambar dibawah
ini.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |5

8. Gambar 6 Summary dari Advanced Workflow
Setelah menekan tombol Start Workflow, Anda akan segera kembali pada halaman space dari
posisi anda memulai sebelumnya. Kemudian klik nama content atau file tersebut untuk melihat
View Details, akan tampil workflow yang baru dipasang pada panel Workflows. Perhatikan
gambar dibawah ini.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |6

9. Gambar 7 Detail View Advanced Workflow pada dokumen
Apabila anda meng-assign tugas kepada seorang pengguna yang terlibat dengan workflow
tersebut maka kemudian pada dashboard bagian “My Tasks” miliknya akan tampil daftar tugas
yang harus dikerjakan olehnya, seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 8 Daftar Task User berdasarkan Workflow yang ada
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |7

10. Kemudian untuk melakukan approval terhadap dokumen yang dilampirkan tersebut Anda bisa
mengklik nama task tersebut atau menggunakan menu yang ada yakni dengan meng-hover mouse
anda hingga muncul menu edit task dan meng-klik menu edit tersebut, sehingga maka akan
tampil form untuk meng-approve dokumen seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 9 Form untuk Approve Task
Selain itu, Anda juga menugaskan kembali tugas Anda tersebut kepada orang lain dengan cara
mengklik tombol , maka akan tampil seperti pada gambar dibawah ini.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |8

11. Gambar 10 Reassign Task kepada User lain
Untuk workflow lainnya, secara garis besar langkah-langkahnya adalah sama, namun memiliki
beberapa perbedaan:
 Group Review & Approve Workflow: Dalam workflow ini, reviewernya yang dipilih berupa
Group, bukan user. Semua user dalam group tersebut harus melalukan approve/reject.
Dan jika semua user sudah approve/reject, nanti initiator bisa lihat summary siapa yang
approve dan siapa yg reject
 Parallel Review & Approve Workflow: Dalam workflow ini, reviewer yang dipilih berupa
user, bukan group dan harus memasukkan Required Approval Percentage. Jika required
approval percentage sudah dipenuhi maupun tidak mungkin dipenuhi, maka workflow
dianggap selesai, walaupun ada kemungkinan ada user lainnya yang belum melakukan
approve/reject.
 Pooled Review & Approve: Dalam workflow ini, reviewer yang dipilih berupa Group, bukan
user. Workflow ini hanya perlu dikerjakan oleh salah satu user dalam group tersebut. Jika
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |9

12. user mengklik detail workflow tersebut akan ada pilihan Take ownership, dan return to
pool. Jika user mengklik take ownership maka berarti user tersebut menyebutkan bahwa
itu approval workflow tersebut adalah task dia. Button Return to pool membebaskan task
itu agar bisa diambil assignmentnya oleh user lain
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 10

13. Contact Us
PT Softbless Solutions
Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 No 11
Jl Matraman Raya No 148
Jakarta, 13150
Indonesia
Phone : (+62-21)85918058-59
Fax : (+62-21)85918059
Email : info@softbless.com
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |i

14. License
This document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License
Exception : if you want to use this document for governmental/education organization, you could
ask the softcopy version, and you could rebrand it for free. You could contact us at :
info@softbless.com
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | ii

15. Disclaimer
By accessing this document, you deemed to have understood and agreed to all terms and
conditions (disclaimer) applies in the use of this document, as listed below. Do not access this
document or any page of this document if you do not agree with the following terms and
conditions.
Please read all terms and conditions carefully.
Terms and conditions, can be revised by PT Softbless Solutions from time to time without notice.
Softbless not responsible for any damage caused and the impact if the material in this document
is disseminated by the visitors of this document.
The material contained in this document may be a self-made materials, and / or materials taken
from the work of others, and or free translation results from the other party's material. If the
material in this document is taken or translate part or all of the other party's material, then the
reference source will be listed.
Softbless not responsible for any errors and delays in updating data or information or any losses
arising from actions related to the use of data / information presented on the document
Softbless.com.
Softbless not responsible for the impact or any losses resulting from actions associated with the
use of data and information contained in this document.
The material in this document is not sponsored by, supported by, or affiliated with Liferay,
Alfresco, SugarCRM and Drupal. Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal are trademarks or
registered trademarks of Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal. We provide services for Liferay,
Alfresco, SugarCRM, Drupal but we are not a registered partner of Liferay, Alfresco, SugarCRM and
Drupal.
Liferay, Liferay Portal, and the Liferay logo are trademarks or registered trademarks of Liferay,
Inc., in the United States and other countries.
Alfresco and the Alfresco logo are registered trademarks of Alfresco Software Inc, in the United
States and other countries.
Drupal is a Registered Trademark of Dries Buytaert.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iii

16. SugarCRM is a registered trademark of SugarCRM in the United States, the European Union and
other countries.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iv