To w jaki sposób i jaką metodą przeprowadzana jest inwentaryzacja w organizacji wynika z Ustawy o rachunkowości oraz z wewnętrznych instrukcji inwentaryzacyjnych. Dotyczy to zarówno częstotliwości wykonywania inwentaryzacji, sposobów jej prowadzenia, jak i wykorzystywanych rozwiązań w tym zakresie.
2. Metody przeprowadzania inwentaryzacji
2 | SmartMedia
To, w jaki sposób i jaką metodą przeprowadzana jest inwentaryzacja
środków trwałych w organizacji wynika z Ustawy o rachunkowości oraz
z wewnętrznych instrukcji inwentaryzacyjnych. Wyróżnia się jednak dwie
główne metody, którymi dokonywać można spisu: metodę tradycyjną
oraz metodę wykorzystującą nowoczesne technologie.
3. Tradycyjna metoda inwentaryzacji
3 | SmartMedia
Cały proces inwentaryzacji (przede wszystkim spis z natury) można
prowadzić w sposób tradycyjny, począwszy od powołania komisji
spisowej, przeprowadzenia spisu inwentarza, po jego rozliczenie.
Pod pojęciem „tradycyjny” rozumiemy wykorzystanie pospolitego
oznakowania środków trwałych i wyposażenia poprzez napisanie
numeru inwentarzowego na danym składniku majątku, następnie
ręczne spisywanie wszystkich składników w trakcie spisu oraz
opracowanie i rozliczenie tak przygotowanego materiału w postaci
papierowych arkuszy spisowych. Na ogół jest to proces dość
mozolny, czaso- i pracochłonny.
4. Tradycyjna inwentaryzacja – najczęstsze problemy
4 | SmartMedia
Do najczęściej spotykanych problemów podczas inwentaryzacji
należą:
nieczytelne numery inwentarzowe zapisane często zwykłym
flamastrem na środkach trwałych lub wyposażeniu
pomijanie niektórych składników w trakcie spisu z natury, czy
błędnie opisane składniki majątku np.: różnice w nazwie
składnika w stosunku do tego co zostało zaewidencjonowane na
podstawie faktury
długi czas prowadzenia inwentaryzacji oraz duża liczba osób
w nią zaangażowana.
5. Nowe technologie jako rozwiązanie problemów tradycyjnej
inwentaryzacji
5 | SmartMedia
Alternatywą dla tradycyjnej metody
przeprowadzania spisu jest
wykorzystanie w całym procesie
odpowiedniego oprogramowania,
połączonego z technologiami
kodów kreskowych (1D) lub
dwuwymiarowych (2D).
Tego typu rozwiązania pozwalają
na znaczną automatyzację
i przyspieszenie inwentaryzacji.
6. Nowoczesna inwentaryzacja - dlaczego warto?
6 | SmartMedia
Dzięki nowym technologiom istnieje możliwość wykorzystania
etykiet z kodami 1D i 2D do oznakowania składników majątku,
co pozwala na ich trwałe oznaczenie, a następnie łatwe sczytywanie
przy pomocy dedykowanych temu urządzeń, takich jak czytniki,
czy mobilne kolektory danych. Eliminuje to pomyłki związane
ze złym odczytaniem numeru inwentarzowego, nie wymaga
ręcznego przepisywania na specjalne arkusze spisywanych
składników – jest to czynione automatycznie dzięki wykorzystaniu
odpowiedniego sprzętu, jak i oprogramowania. Cały proces
kończy się generowaniem odpowiednich dokumentów
poinwentaryzacyjnych w dogodnych formatach. Dzięki temu proces
przebiega bezbłędnie, ale przede wszystkim szybciej.
7. Zalety nowoczesnej inwentaryzacji
7 | SmartMedia
Nowoczesne technologie dają także możliwość łatwego porównania stanu
rzeczywistego z zapisem księgowym, dzięki wykorzystaniu oprogramowania.
Eliminuje to konieczność „ręcznego” porównywania spisanych składników
z zapisami w księgach, tym samym łatwo znajdujemy nadwyżki i niedobory,
dzięki czemu możemy szybciej podejmować decyzje o koniecznych dalszych
działaniach z tym związanych. Oprogramowanie również automatycznie wyceni
pozycje na dokumentach inwentaryzacyjnych na podstawie informacji
z ewidencji.
8. Zalety nowoczesnej inwentaryzacji
8 | SmartMedia
Automatyzacja działań związanych
z inwentaryzacją wpływa na ograniczenie
ilości osób, które uczestniczą w spisach
z natury, a samym prowadzącym
inwentaryzację znacznie ułatwia pracę.
Skrócenie czasu wykonywania takich
działań przekłada się także na redukcję
kosztów z tym związanych – prowadzone
przez nas badania wykazały, że przy
wykorzystaniu odpowiedniego sprzętu
i oprogramowania do zarządzania
majątkiem oraz inwentaryzacji można
obniżyć koszty związane z inwentaryzacją
nawet o 83%. Oczywiście oszczędność
jest tym większa im więcej składników
majątku ma dana organizacja.