Prestação de contas auditadas (apex)

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Prestação de contas auditadas (apex)

  1. 1. Prezados condôminos, apresento a vossas senhorias a prestação de contas relativas ao período de maio de 2012 a fevereiro de 2013 para sua apreciação. Informo que esta prestação de contas foi realizada com base em dados que foram objeto de auditoria realizada pela empresa Apex, que se encontra a disposição na administração do condomínio e durante a realização da assembléia de 09/11/12 Conta Ordinária Mês Receita (A) Gastos (B) Previsão Orçamentária Superávit/Déficit Previsão Orçamentária (A-B) Justificativas Saldo Bancário Análise 2012 Maio 384.994,00 R$ 334.775,00 R$ 425.232,38 -R$ 90.457,38 R$ 248.434,00 A RCM recebeu R$ 2.699,50, a maior que a P.O., devido a serviços de atividades extras, e pagamento de horas-extra ( este valor foi acordado nas gestões anteriores); Não havia previsão pro-labore para pagto de serviço do síndico, que neste mês foi de R$ 3.136,00; Junho R$ 363.028,00 R$ 433.592,00 R$ 425.232,38 Pagamento de uma conta da LIGHT do mês de maio no valor de R$ 46.738,46 e uma diferença a maior de R$ 42.810,03 da previsão R$ 8.359,62 orçamentária, que se previa erradamente apenas R$ 40.000,00; A P.O. prevê apenas R$ 100,00, de custo da CEG erradamente, quando a conta neste mês foi de R$ 2.940,98; O custo total com a AGE , no valor de R$ 7.494,44 deveria ter sido lançada na conta ordinária no mês de sua Competência(Maio), pois a previsão orçamentária se refere ao R$ 197.090,00 valor a ser gasto pelo condomínio em cada mês. Para efeitos da conta analítica a competência desta despesa é do mês anterior, tratando-se de um erro Administradora Itambé. Custo não previsto na P.O. para locação de equipamentos para a assembléia, que neste mês foi de R$ 6.789,00, Despesas com o correio a maior em R$ 705,44 devido a assembléia; A RCM recebeu R$ 2.699,50, a maior que a P.O., devido a serviços de atividades extras, e pagamento de horas-extra( este valor foi acordado nas gestões anteriores); Não havia previsão pro-labore para pagto de serviço do síndico, que neste mês foi de R$ 6.960,00(pró-labore e encargos); Julho R$ 395.857,00 R$ 444.993,00 R$ 425.232,38 R$ 19.760,62 Conta da CEDAE, debitada erradamente da conta ordinária, no valor de R$ 41.242,56; Pagamento da LIGTH a maior de R$ 42.810,03 da previsão orçamentária que se previa erradamente apenas R$ 40.000,00; A P.O. prevê apenas R$ 100,00, de custo da CEG erradamente, quando a conta neste mês foi de R$ 8.574,83; Diferença de R$ 6.874,00 na rúbrica "Outras despesas", devido ao serviço de recrutamento e seleção do Síndico e do serviço de retirada de entulho A conta da CEDAE, debitada erradamente da conta ordinária, no valor de R$ 41.242,56, R$ 249.226,00 deveria ter sido debitada da conta água, tratando-se de um erro da administradora Itambé
  2. 2. A RCM recebeu R$ 2.699,50, a maior que a P.O., devido a serviços de atividades extras, e pagamento de horas-extra; Não havia previsão pro-labore para pagto de serviço do síndico, que neste mês foi de R$ 6.960,00(pró-labore e encargos); Pagamento da LIGTH a maior de R$ 47.174,42 da previsão orçamentária que se previa erradamente apenas R$ 40.000,00; A P.O. prevê apenas R$ 100,00, de custo da CEG erradamente, quando a conta neste mês foi de R$ 10.047,25; Agosto R$ 620.665,00 R$ 448.390,00 R$ 425.232,38 R$ 23.157,62 Manutenção e concertos emergenciais de bombas de pressurização no valor de R$ 916,00 acima da P.O.; R$ 289.141,00 Foram debitados erroneamente este mês, custos de locação de equipamentos da AGE de 23/05/2012. Compra emergencial de material elétrico para a manutenção predial no valor de R$ 2.064,63, acima da P.O.; Compra emergencial de material hidráulico para a manutenção predial no valor de R$ 3.531,63, acima da P.O.; Setembro Outubro Novembro Dezembro R$ 379.874,00 R$ 448.515,00 R$ 392.019,00 R$ 389.262,00 R$ 387.755,00 R$ 398.263,00 R$ 333.553,00 R$ 416.985,00 R$ 425.232,38 R$ 425.232,38 R$ 425.232,38 R$ 425.232,38 -R$ 37.477,38 -R$ 26.969,38 -R$ 91.679,38 -R$ 8.247,38 R$ 282.988,00 R$ 359.824,00 R$ 377.879,00 R$ 354.977,00
  3. 3. 2013 Foi pago o valor a maior de R$ 33.552,48 na Rúbrica "Serviço de Limpeza", devido ao pagamento contratual retroativo da empresa Janiking e o INSS deste respectivo pagamento; Foi pago indevidamente a fatura da ITAMBÉ de dezembro neste mês, no valor de R$ 20.531,46; A conta da LIGHT superou a P.O. em R$ 3.610,67; Janeiro R$ 406.047,00 R$ 463.449,00 R$ 425.232,38 A Manutenção de elevadores Superou a P.O. em R$ 2.709,51, pois ainda não havia sido feito a troca da Atlas pela AT elevadores. Pagamentos não previstos na P.O. de serviço de agrupamento dos elevadores(chamada inteligente) divididos em 05 parcelas de R$ 1993,15, mais troca de peças R$ 38.216,62 não incluídas no contrato no valor de R4 1.027,12.; Valor de R4 1.062,62, pago a maior para a Aquaplay, devido as horas extras do horário de verão.; Na rubrica "outras despesas", aquisição de cadeira para guardião de piscina, conforme exigência dos Bombeiros, no valor de R$ 1.600,00; A fatura da administradora Itambé,no valor de R$ 20.531,46, deveria ter sido lançada na conta ordinária no mês de sua Competência(Dezembro), pois a previsão orçamentária se refere ao valor a ser gasto pelo condomínio em cada mês. Para efeitos da conta analítica a competência desta despesa é R$ 327.004,00 do mês anterior, tratando-se de um erro Administradora Itambé. O custo da aquisição de cadeira para guardião de piscina, conforme exigência dos Bombeiros, no valor de R$ 1.600,00, deveria ter sido debitado da conta RP1, por se tratar de equipamento de enxoval do condomínio. Instalação de concertina no muro perimetral do condomínio no valor de R$ 1.174,00; Retirada de entulho no valor de R$ 1.137,00 mais caçamba no valor de 500,00 O valor excedente de R$ 1.062,67(R$ 945,78 de extra + R$ 116.89 de INS)pago a Aquaplay refere-se a serviço extra de guardião devido ao horário de verão.; Na rubrica "Manutenção de CFTV" Os valores de R$ 11.592,50 e de R$ 4.592,50, pago a Estação das Máquinas referem-se ao pagamento do cabeamento, realizado seis meses antes, conforme contrato e da compra de uma central de interfonia para a colocação dos interfones nos elevadores.; Fevereiro R$ 341.174,00 R$ 441.589,00 R$ 425.232,38 O valor da previsão, na rúbrica "Manutenção de Elevador" era de R$ 18.000,00, para o pagamento da nova empresa a ser contratada, AT R$ 16.356,62 Elevadores. O valor mensal pago a empresa Atlas é de R$ 21.490,76. A diferença de R$ R$ 4.406,37 refere-se a uma parcela do sistema inteligente(R$ 2.090,35) e ao recolhimento do pis/cofins das NF ´s(33544;17643;21747;33105 e contrato 1600083318/007144).; Cotação mais barata para a limpeza das caixas de água(R$ 9.410,00), dividido em duas parcelas, excedendo a rúbrica em R$ 1.135,00 por parcela; Locação de máquina copiadora, bomba sapo, no valor de R$ 11.171,00, para a retirada de água do poço do elevador e Duas caçambas de entulho Total da Conta Ordinária - Gastos a menor do que os da previsão orçamentária no período -R$ 148.979,80 R$ 258.327,00
  4. 4. RELATÓRIO DO SINDICO Esta administração operou desde maio de 2012 a fevereiro de 2013, tendo neste período observado para a conta ordinária, os limites impostos pela previsão orçamentaria aprovada pela assembleia no valor de R$ 425.232,38 mensais. Destaco como fator importante que, no referido período, esta administração gastou menos R$ 148.979,80 do que o permitido pela previsão orçamentária. entretanto isso não significa que estes 148.979,80 estejam sobrando no caixa do condomínio, uma vez que é publica e notória a enorme inadimplência por parte de algumas unidades, cujo valor total em fevereiro de 2013 alcançava a quantia aproximada de R$ 1.200.000,00( um milhão e duzentos mil reais). Mesmo tendo se implantado uma árdua tarefa para se conseguir que o valor da inadimplência ingresse no caixa do condomínio, e por todos sabido, que esta tarefa se viu prejudicada em várias oportunidades por questões alheia a vontade e controle deste síndico, é importante observar que algumas despesas apresentam elevada complexidade para sua administração, em especial, a relativa a conta de água da fornecedora CEDAE. A CEDAE emite duas faturas mensais para o condomínio, relativas cada uma delas a um hidrômetro, faturando através destes hidrômetros todo consumo do condomínio, ou seja o relativo as partes comuns do condomínio, prevista na previsão orçamentária no valor de R$ 5.000,00 de maio/2012 a outubro/2012 e de R$ 10.000.00 de novembro/2012 a fevereiro/2013 e o relativo ao consumo individual das unidades. Os valores relativos ao consumo individual das unidades nesse período foi apurado mediante ao rateio da conta de água com base na fração ideal de cada unidade. Dessa forma como o valor do rateio da agua se encontrava destacado no mesmo boleto para o pagamento da conta condominial, não paga esta tão pouco ingressou no caixa do condomínio o valor correspondente . Entretanto, o condomínio não pode deixar de honrar o pagamento da conta de água sob pena de corte do fornecimento. Entretanto em decorrência da elevada inadimplência, acaba ocorrendo que o condomínio ,não recebe todo o dinheiro necessário para pagar suas contas ordinárias e tampouco consegue receber todo o dinheiro necessário relativo ao consumo de água das unidades. Por essa razão acaba ocorrendo que o caixa condomínio se vê obrigado a suportar o encargo financeiro de pagar as contas ordinárias, apesar de não ter recebido todas as contribuições das unidades, e também ao pagamento integral das contas da CEDAE, sob pena de ter a água cortada se assim não o fizer. O valor das contas de água pagas mensalmente se encontra no quadro abaixo, assim como também os valores recebidos dos condôminos de cada mês o que demonstra o déficit produzido no caixa do condomínio. Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Conta Água 2012 Receita Despesa Saldo R$ 44.935,00 R$ 63.048,00 -R$ 18.113,00 R$ 36.134,00 R$ 53.496,00 -R$ 17.362,00 R$ 46.706,00 R$ 0,00 R$ 46.706,00 R$ 40.372,00 R$ 46.478,00 -R$ 6.106,00 R$ 32.528,00 R$ 58.360,00 -R$ 25.832,00 R$ 39.845,00 R$ 69.762,00 -R$ 29.917,00 R$ 45.428,00 R$ 86.321,00 -R$ 40.893,00 R$ 53.908,00 R$ 87.662,00 -R$ 33.754,00 2013 R$ 67.030,00 R$ 72.950,00 -R$ 5.920,00 R$ 62.470,00 R$ 56.276,00 R$ 6.194,00 Total Saldo -R$ 124.997,00
  5. 5. Outro tema que merece destaque são as consequências da inadimplência para o caixa do condomínio. A P.O. não se trata apenas do cálculo dos custos ordinários do condomínio em um determinado período, pois também é com base no valor da P.O. que se faz o rateio entre os condôminos do custo mensal do condomínio. Daí que se obtém o valor a ser pago por cada unidade como cota condominial mensal. Logo, o não recebimento de todo o valor previsto no rateio em consequência da inadimplência também acaba desfalcando o caixa do condomínio, pois nele deixam de ingressar os aportes dos inadimplentes. no caso do condomínio Arena Park, deixou de ingressar no caixa do mesmo, no período de maio de 2012 a fevereiro de 2013, o valor de R$ 130.888,80, conforme o quadro abaixo. Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Previsão Orçamentária 2012 O. Previsto O. Realizado Diferença Inadimplência no período R$ 425.232,38 R$ 384.994,00 -R$ 40.238,38 -9,46% R$ 425.232,38 R$ 363.028,00 -R$ 62.204,38 -14,63% R$ 425.232,38 R$ 395.857,00 -R$ 29.375,38 -6,91% R$ 425.232,38 R$ 620.665,00 R$ 195.432,62 45,96% R$ 425.232,38 R$ 379.874,00 -R$ 45.358,38 -10,67% R$ 425.232,38 R$ 448.515,00 R$ 23.282,62 5,48% R$ 425.232,38 R$ 392.019,00 -R$ 33.213,38 -7,81% R$ 425.232,38 R$ 389.262,00 -R$ 35.970,38 -8,46% R$ 2.013,00 R$ 425.232,38 R$ 406.047,00 -R$ 19.185,38 -4,51% R$ 425.232,38 R$ 341.174,00 -R$ 84.058,38 -19,77% Déficit de receitas total -R$ 130.888,80 Total desp. suportado pelo caixa do condomínio -R$ 255.885,80 Conclusão: A previsão orçamentária mostrou-se suficientemente adequada para o período em questão, que vai de maio/2012 a fevereiro/2013. Em alguns itens dessa previsão essa administração obteve algumas reduções sendo que os problemas com a demora na entrega das pastas pela administradora contratada pelo condomínio, prejudicou o controle e o trabalho mais apurado na busca da redução de custo. Importante destacar que essa administração, consegui gastar menos R$148.978,80 no período de Maio/2012 a Fevereiro/2013 do que previsto na previsão orçamentária. Em um relatório elaborado pelo Conselho Fiscal em Março/2013, este indagou as razões pelas quais o condomínio pagava juros ao banco apesar de ter fundos suficientes em outra conta de investimento. Dai surgiu a orientação do conselho fiscal para que este síndico se orientasse para a utilização, circunstancial, do dinheiro disponível no caixa do condomínio para não pagar juros ao banco, dinheiro esse que deveria ser reposto ao caixa através do esforço para redução da brutal inadimplência.
  6. 6. Conta locações Saldo em 04/2012 Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro R$ 3.460,44 R$ 4.994,74 R$ 3.071,86 R$ 3.487,56 R$ 3.923,89 R$ 10.324,36 R$ 5.590,38 R$ 1.649,61 R$ 1.151,52 R$ 8.750,98 Total Conta Locações R$ 25.617,34 2012 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 1.715,56 R$ 908,28 R$ 4.159,36 R$ 0,00 2013 R$ 6.724,76 R$ 0,00 R$ 29.077,78 R$ 34.072,52 R$ 37.144,38 R$ 40.631,94 R$ 42.840,27 R$ 52.256,35 R$ 53.687,37 R$ 55.336,98 R$ 49.763,74 R$ 58.334,72 R$ 58.334,72 R$ 58.334,72 Conta RP1 - Conta específica para Enxo do Arena Park Saldo em 04/2012 R$ 138.289,04 2012 Maio R$ 43.541,95 R$ 32.954,64 R$ 148.876,35 Junho R$ 41.519,71 R$ 25.934,82 R$ 164.461,24 Julho R$ 44.479,20 R$ 8.061,27 R$ 200.879,17 Agosto R$ 43.385,75 R$ 974,75 R$ 243.290,17 Setembro R$ 42.293,94 R$ 934,50 R$ 284.649,61 Outubro R$ 46.127,55 R$ 934,50 R$ 329.842,66 Novembro R$ 4.766,57 R$ 3.839,30 R$ 330.769,93 Dezembro R$ 2.959,58 R$ 4.576,16 R$ 329.153,35 2013 Janeiro R$ 1.486,99 R$ 5.888,67 R$ 324.751,67 Fevereiro R$ 624,18 R$ 6.627,33 R$ 318.748,52 Total Conta RP1 R$ 318.748,52 R$ 318.748,52 Conta Fundo de Reserva - Aprovado em AGE 10/2012 Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro R$ 34.658,19 R$ 37.658,87 R$ 32.517,99 Total Conta Fundo de Reserva R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 34.658,19 R$ 72.317,06 R$ 104.835,05 R$ 104.835,05 R$ 104.835,05

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