Informe control interno septiembre 2013

INFORME CODIGO PRE- CE
CONTROL INTERNO – PERIODO
1 DE MAYO A 31 AGOSTO DE 2013
VERSION 2
VIGENCIA 31 – 08 - 2013
PÁGINA 1 de 7
“AGRADO UNIDO, CONSTRUYENDO FUTURO”
Carrera 4 Nº.5-48 / Telefax: 8322006
E-mail: alcaldia@elagrado-huila.gov.co - muniagrado37@Yahoo.com
ESTADO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
(MECI – 1000: 2005)
EN LA ALCALDIA DEL AGRADO – HUILA
HERNANDO ALMARIO
Jefe oficina Control Interno
AGOSTO 31 DE 2013

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De conformidad a lo expreso en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011
“Estatuto Anticorrupción”, expedido el 12 de julio de 2011, establece la
responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien
haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe que dé cuenta
del estado del Sistema de Control Interno de la Alcaldía o institución
pública; lo anterior en concordancia con la Ley marco de Control Interno –
Ley 87 de 1993.
Para dar cumplimiento con esta norma, presentamos y publicamos en la
página oficial de nuestra entidad, el informe correspondiente al
cuatrimestre comprendido entre el 01 de mayo y el 31 de agosto de 2013;
para lo cual se utilizó el formato que el Departamento Administrativo de la
Función Pública exige para la presentación del Informe Anual Consolidado.
Se presentan entonces, los avances alcanzados y dificultades presentadas
en cada uno de los tres subsistemas, describiendo de qué manera la
entidad cumple o no con los lineamientos del MECI 1000:2005, además de
un resumen del estado de avance y las recomendaciones
correspondientes.

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
I. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
AVANCES AMBIENTE DE CONTROL
AMBIENTE DE CONTROL: Se realizaron diferentes capacitaciones con los funcionarios
de la Administración Municipal, en relación con el fortalecimiento y seguimiento del
Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000: 2005, específicamente en el ajuste
del Código de Ética y de Buen Gobierno, quienes participaron activamente
realizando recomendaciones en relación con el entorno de la entidad y de
conformidad con los lineamientos y objetivos para la aplicación de dichos acuerdos
y protocolos éticos y políticas de buen gobierno para la entidad.
El Código de Ética fue ajustado mediante la resolución No. 159 del 30 de mayo de
2013, la cual modifico la resolución No. 271 de 2008, por la cual se adoptó el código
de ética del Municipio.
El Código de Buen Gobierno, fue modificado a través de la resolución No. 160 del 30
de mayo de 2013, la cual modifico la resolución No. 186 A del 6 de octubre de 2009,
por la cual se adoptó el código de Buen Gobierno.
Talento Humano: La administración Municipal así mismo actualizo el Plan
Institucional de Capacitación y el Plan de Bienestar Social, estableciendo políticas
para el desarrollo del Talento Humano en la entidad, realizando capacitaciones
para todos los funcionarios y actividades de bienestar social.
Estilo de Dirección: Existe un compromiso por parte del señor Alcalde Municipal
para el Fortalecimiento, actualización y aplicación de estrategias de
comunicación y divulgación del MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO “MECI”
Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA NTCGP 1000: 2009; política plasmada
en el Plan Municipal de Desarrollo en el Sector de Fortalecimiento Institucional.
Así mismo, se definió y adoptó la política y objetivos de calidad de la entidad, en aras
de armonizar el Sistema de Gestión de Calidad – NTCGP 1000: 2009 y el MECI 1000:
2055. Políticas y objetivos que fueron definidos con los funcionarios en coherencia con
la misión y a las estregáis, metas y objetivos del Plan de Desarrollo.

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AVANCES DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Con la participación de todos los funcionarios, se procedió a realizar el ajuste al
Modelo de Operación por Procesos (Mapa de Procesos) del Municipio, con el objetivo
de que todos los funcionarios conocieran cada uno de los procesos (estratégicos,
misionales, de apoyo y de evaluación), identificando en cada uno de ellos los
procedimientos más relevantes y dejando un nuevo diseño del mapa de procesos, el
cual fue socializado y aprobado por la administración municipal.
AVANCES ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Se actualizo el Manual de Administración del Riesgos de la Entidad, el cual cuenta
con el contexto estratégico, así mismo se procedió al levantamiento de mapas de
riesgos por procesos, en los cuales se realizó la identificación del riesgo, análisis,
valoración y políticas de administración del riesgo.
DIFICULATADES CON EL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
En el componente de Talento Humano, existen dificultades para el desarrollo de
actividades de salud ocupacional y mejorar el clima organizacional de la entidad, por
falta de rubro presupuestal
Así mismo, Revisar los planes y programas como herramientas para medir la gestión de
la administración como lo son los planes de acción de la vigencia de 2013.
II. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
ACTIVIDADES DE CONTROL:
Se procedió a realizar el ajuste al Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad,
según resolución No. 231 del 18 de julio de 2013, la cual modifico la resolución 232 del
15 de julio de 2010, por la cual se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos.
El nuevo ajuste al Manual de Procesos y Procedimientos, cuenta con todos los
procesos debidamente caracterizados bajo el ciclo PHVA en concordancia con lo
requerido por la NTCGP 1000: 2009, y la documentación de todos los procedimientos
de cada uno de los procesos, los cuales fueron identificados por cada uno de los
líderes y responsables en las diferentes dependencias.
Así mismo, el manual quedo actualizado a la fecha con toda la normatividad por
procesos y procedimientos (normograma), cada procedimiento tiene establecido
políticas de operación, controles, registros, indicadores y riesgos.

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COMUNICACIÓN PÚBLICA: Se identifican dificultades en GOBIERNO EN LINEA, en
razón a la falta de publicación permanente y total de todos los procesos
contractuales y actos administrativos. Como correctivo se fijado directrices precisas a
los responsables del manejo de la pagina Web del municipio sobre el particular.
DIFICULTADES SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
Existen dificultades en la parte tecnológica para definir aplicaciones de mayor
eficacia y eficiencia en procesos como los de atención oportuna de PQR, que
ameritan implementación de software.
Se hace necesario tomar medidas y
III. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
AUTOEVALUACION: Se viene capacitando al personal en forma individual sobre
mecanismos que nos permitan no solo interpretar el concepto de autocontrol sino su
aplicación a través de actividades que nos reflejen el que hacer administrativo en
cada dependencia
EVALUACION INDEPENDIENTE: Esta evaluación independiente a pesar de no estar
definido con auditarías propiamente dichas, se maneja con sugerencias y
requerimiento de corrección de hechos y actividades que nos muestren mejoras en
los procesos y procedimientos. Se prevé la implementación de auditorias conforme al
cronograma que se defina. .
DIFUCULTADES SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
La oficina de control interno no cuenta con un equipo multidisciplinario, como lo exige
el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, que sirva de apoyo en el proceso de auditorías
independientes a todas las dependencias del Municipio, específicamente las
secretarias de despacho que por su complejidad demandan de tiempo y
seguimiento.
Falta de Herramientas y un equipo auditor asignado a la oficina de control interno.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
En el CONTROL ESTRATEGICO, se evidencia un plan de desarrollo medible para el
cumplimiento de la misión y el alcance de la visión del Municipio, sin embargo se
hace necesario establecer herramientas de evaluación para algunos procesos
complejos como en el sector salud, planeación y secretaria de hacienda.
La estructura organizacional, le permite a la Alcaldía Municipal, garantizar en cierta

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medida la ejecución de los planes y programas de manera responsable, y el
cumplimiento de los objetivos de la entidad pública; articuladamente los cargos, las
funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad.
Sin embargo existen debilidades en la articulación de estrategias para establecer
cronograma de las actividades propuestas para el cumplimiento y desarrollo de
algunos procesos de manera eficiente y eficaz.
Se sugiere hacer énfasis en la evaluación por procedimientos teniendo en cuenta las
exigencias legales y las funciones establecidas en el Manual de Funciones, para lograr
hacer más eficiente y eficaz cada uno de los procedimientos a desarrollar. Mejorando
así la planificación, la gestión y los procesos de mejoramiento institucional.
Deficiencias en la implementación de estrategias de ambiente de control en los
diferentes procesos de la administración municipal.
El objetivo del estilo de dirección de la entidad será el seguimiento a los diferentes
procesos y el establecimiento de mecanismos de control en los mismos; así mismo la
articulación y armonización del Sistema de Gestión de Calidad y el MECI.
Así mismo fortalecer las políticas de administración del riesgo de la entidad en cada
uno de los procesos, lo que hará más visible las actividades de mitigación de los
diferentes riegos y el control y seguimiento por parte de la oficina de control interno.
RECOMENDACIONES FINALES
- Establecer mecanismos de autocontrol en cada una de las dependencias de la
entidad, a través de capacitaciones.
- Fortalecimiento de la imagen corporativa de la entidad
- Realizar gestiones encaminadas al cumplimiento de a Ley general de archivos
- Hacer de los procesos de calidad, eficiencia y eficiencia un compromiso
institucional que nos lleve a la excelencia en la paliación de política publica.
- Hacer del plan de desarrollo el instrumento que define la ley, como carta de
navegación de la actual administración, ciñéndonos al mismo encada una de
las ejecuciones, de tal manera que refleje la coherencia entre lo planeado y lo

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ejecutado, con medición de beneficio en la entrega de recursos.-
- Es Importante hacer la ejecución de recursos de ley 99 y Municipios Rivereños,
con fin de dar cumplimiento no solo a los programas definidos en el Plan de
Desarrollo sino también al requerimiento de los entes de control.
- Es importante tener en cuenta la realización de los planes de contingencia en
cada evento que se vaya a desarrollar en el municipio sin dejar pasar otras
eventualidades, como el mismo paro o movilizaciones que se presenten.
HERNANDO ALMARIO
Jefe de Control Interno

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