Inställningar, attityder till projekt som kan leda till projektmisslyckande

1. Problematiska attityder som
kan äventyra ditt projekt – och
hur du bäst hanterar dem!
Silvana Balcanovic
silvie@gmail.com
http://se.linkedin.com/in/silvanabalcanovic/

2. Vaddå attityder?
• Ett projekt handlar om att med en tillfällig organisation, leverera på ett
definierat mål under en begränsad tidsperiod med en i förväg fastställd
budget. En enkel uppgift i teorin, men i verkligheten kan de erfarenheter
och inställningar som projektets alla interna och externa intressenter
samlat på sig, utgöra små utmaningar på vägen.
• I den här presentationen listar jag vanliga problematiska
projektattityder, varför de uppkommer samt delar med mig av konkreta
tips på hur du som projektledare kan göra för att undvika att de stjälper
ditt projekt.
• Presentationen bygger på innehållet i en längre artikelserie för
publicering i Svenskt projektforums medlemstidning Projektvärlden,
under våren 2014.
• Jag tar gärna emot feedback på materialet, vilket mao kan komma att
uppdateras!
•
•
•
•
Känner du igen dig? Eller inte?
Har jag missat några?
Kan man slå ihop några?
Vad ytterligare kan man lägga till?
2 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder

3. Problematiska attityder
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Vad var det nu vi skulle göra?
Vaddå plan? Vi har väl en plan?
Jag behöver inte lägga mig i, det kommer ordna sig
Det är dömt att misslyckas
Vi klämmer väl in lite till
Ingen frågar efter vad vi gör
Det är bara att köra
Vi säger ingenting – vi gör färdigt
Vi kan ju inte lägga ner nu
Varsågoda – nu är det färdigt
3 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder

4. 1. Vad var det nu vi skulle göra?
”Menar beställaren att vi både ska utveckla och implementera systemet, eller bara utveckla? Vad ska
systemet egentligen användas till – vi får olika signaler beroende på vem vi pratar med, men vad är
det som ska gälla? Ska vi engagera linjepersonal i kravställningen eller är tanken att vi ska jobba
själva? Varför förstår inte linjen att vi gör det här för deras skull? Varför måste jag förklara
projektmålet för dem gång på gång? Hur kommer det sig att alla har olika syn på vad det är vi ska
göra? ”
Varför?
• Otydlig målbild
• Dåligt dokumenterad målbild
• Dåligt kommunicerad målbild
4 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Utveckla målbild
• Förankra med beställare och alla
relevanta projektintressenter
• Kommunicera till alla
identifierade projektintressenter

5. 2. Vaddå plan? Vi har väl en plan?
”Klart vi har en plan, det räcker väl med den övergripande presentationen från styrgruppsmötet? Det
går alldeles utmärkt att jobba även utan en detaljerad plan, vi vet ju vad vi ska göra och har väl
uppfört bostadshus förut. Dessutom är det inte helt osannolikt att planen kommer att ändra sig. Hur
ofta saknar vi inte armeringsjärn pga råvarubrist eller transportförsening, eller att slutkunderna inte
kan bestämma sig för om de ska ha stengolv eller ekparkett. Varför lägga ner en massa tid i onödan
på att detaljera till liten nytta?”
Varför?
• Ingen detaljerad plan
• För hög tilltro till att det
räcker med övergripande
plan
• Bråttom komma igång
• Tidigare erfarenhet att
planen ändå ändras
5 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Utveckla övergripande plan
• Utse specifik roll med ansvar för
uppdatering och uppföljning av
planen
• Bestäm vilket systemstöd som ska
användas för planering och
distribution av plan
• Detaljera plan
• Involvera medlemmar som ska
leverera på den
• Förankra med relevanta intressenter
• Kommunicera planen

6. 3. Jag behöver inte lägga mig i, det
kommer ordna sig
”Som sagt, vi har en plan, en väldigt detaljerad sådan. Den beskriver i detalj hur den nya globala inköpsprocessen ska
utvecklas och implementeras. Vi har dessutom genomfört en väl påkostad kick-off och byggt en fantastisk vi-känsla,
med ett konsultteam som redan gjort det här flera gånger tidigare på andra företag. Alla vet vad de ska göra, nu kan
jag luta mig tillbaka och ägna mig åt att dricka kaffe med våra slutanvändare och kunder. Jag är ju ledare och inte
någon biljettkontrollant som behöver lägga mig i. Jag litar på att mina medarbetare vet vad de ska göra, är
kompetenta klara av det, samt faktiskt också gör det.”
Varför?
• För hög tillit
• Ingen kontroll
6 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Hjälp till strukturera upp
leveranser
• Följ upp framdrift mot plan
• Enskilda statusmöten
• Gemensamma
projektmöten
• Kvalitetssäkra leveranser

7. 4. Det är dömt att misslyckas
”Vi försöker väl gör det omöjliga och trolla med knappa resurser trots att vi redan på förhand vet att vi inte har en
rimlig chans leverera på det omfattande omfånget. Jag kanske kan hitta några eldsjälar i verksamheten som kan
hjälpa mig. Vi är ju experter på att bedriva vår verksamhet och inte några effektiviseringskonsulter, vi har ingen ärlig
chans göra det här själva på egen hand. Jag kommer få offra egentid för att få det här att gå ihop. Vi kommer att
tvingas tumma på kvaliteten. Det känns inte bra, men vi gör väl som beställaren säger. Vi vill gärna ha
prestigeuppdraget och kan i värsta fall skicka in en gratiskonsult. Vi hoppas att det ändå ska ordna sig.”
Varför?
• Orimligt höga krav och mål
• Vågar inte säga ifrån
7 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Uppskatta resursinsatserna
• Kommunicera resursbehovet
• Försök begränsa eller avgränsa
omfånget
• Ta bara på dig så mycket som är
realistiskt genomförbart
• Våga säga ifrån och tacka nej till
uppdrag som på förhand är
dömda att misslyckas

8. 5. Vi klämmer väl in lite till!
”Ja, vi har ett scope och väldefinierade leverabler, men jag är flexibel och tillmötesgående. Klart vi lägger in mer, för vi har redan
levererat vad vi ska och har kvar medel och tid för det. Jag håller mig gärna vän med sponsorn för jag vill ju gärna att han ska
tycka att jag är en bra projektledare som kan överleverera. Lite extra funktionalitet kan vi väl hantera inom befintlig budget. Jag
håller mig gärna vän med linjen som ser sin chans få lite mer levererat. Själv ser jag min chans kanske få ett nytt uppdrag någon
annanstans. Eller så vågar jag inte säga nej, av diverse olika skäl. Jag kanske har en övertro att mina medarbetare kan frigöra
några extra timmar någonstans för att hjälpa mig leverera. I värsta fall kanske jag kan hitta en gratisresurs i egna
konsultorganisationen som kan hjälpa mig leverera”.
Varför?
Gör så här!
• Projektledaren
•
•
•
•
•
Överoptimistiskt lagd
Inget/förlorat fokus på projektmålet
Vågar inte säga ifrån
Tänker inte på konsekvenserna
Ingen förmåga eller erfarenhet
uppskatta vilken extra insats det
utökade omfånget faktiskt innebär
8 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
• Ta emot förfrågningar
• Utveckla konsekvensbeskrivning av
vad utökade omfånget skulle
innebära
• Diskutera igenom med beställare
och/eller styrgrupp
• Säkerställ beslut

9. 6. Ingen frågar efter vad vi gör
”Nej, beställaren verkar inte speciellt engagerad och intresserad utan delegerar allting till mig. De
som ska implementera projektresultatet ifrågasätter utvecklingsprojektet och linjeorganisationen
motarbetar aktivt mina projektmedlemmars jobb. Vi kämpar i motvind när det gäller omgivningen,
men i projektet har vi en samsyn kring vad vi ska leverera, är taggade för att lösa uppgiften samt har
byggt en bra vi-känsla. Så vi sköter vårt jobb, gör en snygg överlämning och hoppas på att intresset
vänder. Om inte, så har vi ändå gjort vårt jobb bra”.
Varför?
• Projektet ej förankrat i
organisationen
• Beställare inte intresserad och
motiverad av att köra projektet
• Slutkunden inte intresserad av
projektresultatet
9 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Engagera din beställare och/eller
styrgrupp
• Förankra projektet i
verksamheten och med alla
intressenter
• Skaffa ambassadörer i
verksamheten
• Involvera verksamheten i
projektet

10. 7. Det är bara att köra
”Alla vet ju vad vi ska göra, vi ska ju bara flytta ett hundratal medarbetare till
ett nytt kontor, det är väl bara sätta igång och göra. Hur svårt kan det vara? Vi
har en tydlig målbild, vi har en detaljerad plan, vi har fördelat ut arbetet och
startskottet har gått! Nu kör vi!”
Varför?
• För mycket fokus på struktur och
formalia, för lite fokus på
medarbetarna som ska göra
jobbet
• Unga, oerfarna projektledare
• Erfarna, kaxiga som tycker att
alla borde väl kunna
• Erfarna, som tror att alla lika
erfarna
10 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Förstå vilka medarbetare du har
• Specialister/generalister?
• Tidigare projektvana eller
inte?
• Intresse/motivation?
• Få med alla på banan
• Ta dig tid för alla medarbetare

11. 8. Vi säger ingenting – vi gör
färdigt!
”Leverantören har ännu inte levererat vindkraftsturbinerna, men vi har ju ett avtal förenat
med höga viten om de bryter, så de där turbinerna kommer, snart. Enda killen i projektet som
kan något om server virtualisering är förvisso jämnt och ständigt hemma med sin sjuke son,
men han kommer nog ikapp med leveranserna, så fort han bara är tillbaka på jobbet.
Systemet håller inte måttet, vi hinner fixa till kvaliteten innan vi ska överlämna”.
Varför?
• Vill inte förstöra perfekt fasad
• Vill inte besvära i onödan
• Ser det inträffade som en
engångsföreteelse
11 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Öka transparensen
• Lyft upp problem och risker med
projektet kontinuerligt
• Både från
projektmedlemmarna, men
även upp till sponsor och
beställare
• Håll alla aktivt involverade och
informerade

12. 9. Vi kan ju inte lägga ner nu!
”Medel är allokerade och resurserna bokade, nu måste vi göra av med pengarna och hålla resurserna
sysselsatta. Så många har lagt ner så mycket tid på det här redan och vi har också redan lagt ner en
hel del pengar på det. Projektet är halvvägs igenom, men visst, det är tveksamt om nyttan som
beställaren och styrgruppen såg inledningsvis fortfarande går att realisera. Icke desto mindre, vi kan
ju inte stoppa nu, vad ska vi annars göra? Vi kör på och stänger ner enligt plan, så får styrgruppen
utvärdera i efterhand”.
Varför?
• Projektets förutsättningar har
förändrats
12 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Ifrågasätt och gå igenom
nyttokalkylen vid större
förändringar i projektets
omgivning eller inför viktiga
styrgruppsbeslut
• Lyft upp till styrgrupp för beslut

13. 10. Varsågoda – nu är det färdigt!
”Verksamheten förstår inte riktigt hur det här projektet ska genomföras, vi vet bäst för vi har gjort
det här förut. Därför går det snabbare om vi bara gör allting själva. Varför krångla till det med
linjeresurser först. Hallå, alltså, titta vilket fantastiskt IT-system vi har konfigurerat/utvecklat till er,
nu är det bara till att börja använda! Vi har använt experter till att tala om för oss hur ni ska jobba.
Vi har inte brytt oss om att titta på hur det stödjer era processer, men det är väl bara förändra
processerna. Så här använder alla andra företag systemet”.
Varför?
• Verksamheten involveras inte av
diverse olika skäl:
• De kan inte
• De förstår inte
• Det går snabbare om vi gör
det
13 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder
Gör så här!
• Involvera
mottagarorganisationen så tidigt
som du bara kan
• Kravställning
• Kommunikation
• Förändringsledning

14. silvie@gmail.com
Om du vill komma i kontakt med mig;
för kommentarer &
eller frågor!
Jag finns även på:
http://se.linkedin.com/in/silvanabalcanovic/
14 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder