Uc 5 planeamento_geral_seminário_30_6

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Uc 5 planeamento_geral_seminário_30_6

  1. 1. Sílvia Gomes Fernandes n.º15 UC_5_Projectos de Organizações de Eventos PLANEAMENTO GERAL Participantes: ...........................................................................1 Recursos Necessários:................................................................1 Promoção do Evento:.................................................................2 Grupos de Supervisão das Actividades:.........................................2 Grupo Organizador:................................................................2 Relações Organização / Cliente..............................................2 Relações Organização / Espaço / Decoração / Publicidade..........2 Relações Organização / Serviços de Restauração......................2 Relações Organização / Serviços Técnicos Informáticos..............3 Relações Organização / Serviços Hoteleiros..............................3 Orçamentação.....................................................................3 Grupo de Planeamento Temporal:.............................................3 Grupo Operacional:.................................................................4 Grupo Financeiro:...................................................................4 Análise SWOT:..........................................................................4 Metas e Objectivos:...................................................................4 Evento/ Tema: Seminário Comércio e Investimentos na Galiza Participantes:  Gerentes, Directores financeiros ou Directores comerciais de empresas portuguesas com intercâmbio comercial com a Galiza;  Gerentes ou Directores de RR. HH. de empresas portuguesas interessadas em estabelecer sociedades ou filiais na Galiza;  Gerentes de empresas portuguesas subcontratastes de empresas galegas Recursos Necessários:  Auditório de fácil localização e atractivo, que promova a região.  Decoração do espaço, flyers, banners  O local do Seminário deverá estar equipado com material multimédia actualizado. - Ter em atenção os participantes (gestores, administradores e investidores de alto nível)
  2. 2. Sílvia Gomes Fernandes n.º15 UC_5_Projectos de Organizações de Eventos  O local escolhido, terá de ter salas de recepção, para permitir os coffe-breaks.(atenção à qualidade)  Respectivo pessoal qualificado para dar assistência aos coffee breaks (atenção à qualidade)  O local escolhido terá de ter salas de refeição, de modo a permitir o almoço (atenção à qualidade)  Respectivo pessoal qualificado para dar assistência aos almoços. (atenção à qualidade)  Contratar hospedeiras, para a recepção (atenção à qualidade)  Garantir os técnicos de Helpdesk  Assistência à mesa de oradores  Garantir a estadia dos oradores convidados  Verificar parcerias com grupos hoteleiros de modo a hospedar participantes do evento – escolha facultativa Promoção do Evento:  Consultar empresas de divulgação de eventos, e garantir a promoção do evento, conforme objectivos do cliente Grupos de Supervisão das Actividades: Grupo Organizador: Relações Organização / Cliente  Criar as condições, elaborar bugets para o Cliente validar  Organizar e delegar grupos de trabalho  Planear o dia dos eventos: horários, esquemas de apresentação, intervalos, programa do evento • Realiza-se no dia 30 Junho no Auditório das Caves Cálem na Avenida Diogo Leite, nº 344 em Vila Nova da Gaia Relações Organização / Espaço / Decoração / Publicidade  Organizar e definir a decoração do espaço  Definir as necessidades, de modo a contratar empresas necessárias  Definir objectivos de divulgação de promoção do evento Relações Organização / Serviços de Restauração  Organizar e definir as respectivas necessárias  Organizar orçamentos e de modo a definir prioridades conforme programa a executar
  3. 3. Sílvia Gomes Fernandes n.º15 UC_5_Projectos de Organizações de Eventos Relações Organização / Serviços Técnicos Informáticos  Garantir / Certificar / Fazer o check da instalação correcta dos equipamento  Conhecer os programas dos convidados ou oradores a utilizar  Contratar técnicos especializado, de modo a manter o helpdesk, antes, durante e depois do evento. Relações Organização / Serviços Hoteleiros  Consultar os serviços hoteleiros do local de evento, ou perto do local do evento (o ideal é escolher um local válido, ás várias operações hoteleiras.  Contratar hospedeiras para a recepção e manutenção na sala de Auditório  Verificar alojamentos (qualidade)  Escolher tipos de alojamentos e os requisitos necessários dos vários participantes do evento  Consultar os serviços extra alojamento (pacotes de alojamento)  Elabora ficha de inscrição dos participantes, de modo a elaborar listagem de necessidades para executar as reservas Orçamentação  Elaborar em conjunto com os subgrupos, todos os orçamentos, tendo como report o grupo organizador.  Elabora os Pedidos de Orçamentos: • Pedidos de estimativa de custo do Espaço – Local proposto Caves Além • Pedidos de estimativa de custos dos Técnicos de Helpdesk • Pedidos de estimativa de custos dos Técnicos de restauração e/ou serviços de restauração • Pedidos de estimativa de custos de Hospedeiras para a recepção • Pedidos de estimativa de custos Grupo de Planeamento Temporal:  Garante e estabelece os tempos de execução de tarefas operacionais de todos os subgrupos
  4. 4. Sílvia Gomes Fernandes n.º15 UC_5_Projectos de Organizações de Eventos Grupo Operacional:  Garantir a execução de todas as tarefas operacionais, respeitando os death-lines.  Garante a contratação de segurança e assistência médica Grupo Financeiro:  Elabora propostas de preços dos serviços a prestar pela organização de eventos  Elabora as facturas correspondentes aos serviços prestados, conforme tabelas dos organizadores de eventos  Garante as propostas de financiamento e os recebimentos  Garante e Elabora os pagamentos a Fornecimentos de Serviços Externos. Análise SWOT:  S : Local do evento reúne todas as condições : sistemas multimédia; auditório com capacidade prevista e alternativas móveis; sala de recepção; salas de refeições  W : O local do evento poderá ter reservas para data do evento; os oradores poderão não estar disponíveis  O : Os participantes do evento serão potenciais clientes  T : Conflitos de interesses Metas e Objectivos:  Criar ambiente propício ao evento  Verifica-se um evento promocional ao investimento nacional Políticas e Regras:  O uso de telemóvel interfere com o sistema audiovisual, assim o a sua utilização não é permitida.  As saídas e entradas durante o evento é garantido pela identificação de acreditações: acreditação de organizador; acreditação de técnicos; acreditação de participantes; acreditação dos oradores; acreditação de seguranças  Utilização de protocolo a elaborar

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