Biežāk pieļautās kļūdas projektu īstenošanā / Bērenfelds K., Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra (video - http://vimeo.com/35738987 vai youtube.com/siltinam). Prezentācija tika rādīta 2012.gada 18.janvāra seminārā „"Kvalitatīva mājas renovācijas projekta ieviešana un iepirkuma procedūras veikšana".”

1. Biežāk pieļautās kļūdas
projektu īstenošanā
2012. gada 18.janvārī

2. Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas
Projekta īstenošanas laikā netiek ievērots:
projekta iesniegumā paredzētais
līguma ar LIAA nosacījumi
būvdarbu līguma nosacījumi (termiņi, materiāli, apjoms utt.)
Projekta īstenošanas laikā, nesaskaņojot ar LIAA un neizvērtējot
izmaiņu ietekmi uz siltumenerģijas ietaupījuma rādītājiem:
tiek nomainīti energoauditā paredzētie materiāli, to tehniskie
parametri
netiek veikta, kāda no sākotnēji projektā paredzētajām
aktivitātēm
Svarīgi!
Sekot līdzi faktiskajai būvdarbu izpildei, par jebkurām novirzēm no
būvdarbu līguma jāinformē LIAA savlaicīgi.

3. Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas
Būvuzraugs ir veicis savus darbus formāli, iespējams nemaz neesot
objektā
Netiek ieviests un pildīts būvdarbu žurnāls (ja projektā ir paredzētas
būvuzraudzības izmaksas)
Pieņemšanas - nodošanas akts neatbilst faktiski veiktajiem darbiem
un/vai būvdarbu līguma tāmēm un projekta iesniegumam
Projekta īstenošanā netiek ievēroti saistošie normatīvie akti (vispārīgie
būvnoteikumi, būvuzraudzības noteikumi, būvdarbu autoruzraudzības
noteikumi u.c.)
Mājas iedzīvotāji netiek informēti par projekta īstenošanas norisi

4. Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas
Bankas konts:
Nav atvērts atsevišķs norēķinu konts bankā projektam
Ar projekta īstenošanu saistītie maksājumi tiek veikti no
dažādiem banku kontiem, nevis tieši projektam atvērtā norēķinu
konta
Netiek pievienots NP/SP bankas konta apgrozījuma pārskats
(kopija) par maksājuma pieprasījumā norādīto periodu
Bankas konta pārskats nav apstiprināts ar bankas iestādes
elektronisko parakstu vai bankas darbinieka parakstu un zīmogu
Tiek iesniegti maksājumu apliecinošie dokumenti par katru
veikto maksājumu, nevis bankas iestādē apstiprināts bankas
konta apgrozījuma pārskats (kopija) par visiem projekta pārskata
periodā veiktajiem maksājumiem
NP/SP nav pievienots līgums par atsevišķa norēķina konta
atvēršanu bankā (kopija)

5. Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas
Grāmatvedības uzskaite:
Nav nodalīti grāmatvedības konti/subkonti projektam
grāmatvedības uzskaitē
Uzsākot projektu nav apstiprināts kontu plāns, kurā ir iekļauti ar
projektu saistītie konti/subkonti
Grāmatvedības kontu plānā nav atsevišķi nodalīts ieņēmumu
konts 6. vai 8. kontu grupā, kur tiks grāmatots saņemtais ES
finansējums
NP/SP nav pievienots vadītāja apstiprināts grāmatvedības kontu
plāns (kopija)

6. Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas
Vizuālā identitāte:
Pie Progresa pārskata netiek pievienoti apliecinājumi veiktajiem
publicitātes pasākumiem, piemēram fotogrāfijas, kurās var
identificēt, ka ir ievērotas vizuālas identitātes prasības, mājas
lapu izdrukas, preses relīžu vai publikāciju kopijas
Nav nodrošināta ES fonda projekta informatīvajos un
publicitātes pasākumos atbilstošo elementu lietošana:
ES logo (karogs) ar norādi „Eiropas Savienība”
ERAF fonda logo ar norādi “Eiropas Reģionālās attīstības
fonds”
sauklis „Ieguldījums Tavā nākotnē!”
Logo ir pieejami www.esfondi.lv sadaļā Logo

7. Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas
Iesniegtie dokumenti:
Nav iesniegti visi dokumenti saskaņā ar attiecināmo izmaksu
apliecinošo dokumentu sarakstā norādīto (līguma pielikums nr.2)
Tiek iesniegta tikai daļa no maksājumu pieprasījuma, nevis
aizpildītas un cauršūtas visas maksājuma pieprasījuma sadaļas
Uz projekta dokumentācijas nav norādīts līguma numurs
Uz darījumu (rēķiniem u.c.) un maksājumu dokumentiem (uz
bankas konta apgrozījuma izdrukām) nav norādīti grāmatojumi
un grāmatojuma summas latos konta kredītā un debetā
Netiek uzglabāti visi ar projektu īstenošanu saistīto dokumentu
oriģināli. Ar projektu saistītā dokumentācija ir jāglabā līdz
2021.gada 31.decembrim. Ieteikums: izveidot atsevišķu mapi,
kurā tiek glabāta ar projektu saistītā dokumentācija

8. Projektu īstenošanā pieļauto kļūdu sekas
Jāmaina materiāli, to apjomi, veicamie būvdarbi, jāpagarina projekta
īstenošanas termiņš (jāveic līguma grozījumi ar būvnieku, ar LIAA)
Nekvalitatīvi veikta mājas siltināšana, nesasniedzot plānoto
energoietaupījumu
Iedzīvotāju neapmierinātība (veiktie ieguldījumi neattaisno cerēto
siltumenerģijas ietaupījumu)
Finanšu korekcijas attiecībā uz atmaksājamo ERAF finansējuma
apjomu

9. Finanšu korekcijas
Piemēram:
nav nodrošināta vizuālā identitāte – finanšu korekcijas apmērs
līdz 5% no pieprasītā finansējuma
nav nodrošināta atsevišķa grāmatvedības uzskaite - finanšu
korekcijas apmērs līdz 10% no pieprasītā finansējuma
netiek aizpildīts būvdarbu žurnāls, kā rezultātā tiek piemērota
finanšu korekcija 25% no būvuzraudzības izmaksām
neatbilstības, kas ir konstatētas saistībā ar veikto iepirkuma
procedūru (gan līgums, gan līguma izpilde neatbilst veiktajai
iepirkuma procedūrai) - finanšu korekcijas apmērs tiek noteikts
atkarībā no konstatētajām neatbilstībām
Aicinām projektu īstenotājus atbildīgi ieviest projektus!

10. Jautājums:
Kādā veidā FS tiek informēts par LIAA plānoto pārbaudi?
Atbilde:
Par pirmslīguma pārbaudi LIAA sazinās ar FS pa tālruni 3 darba
dienu laikā pirms plānotas pārbaudes dienas un vienojas par
pārbaudes laiku
Par pārbaudi projekta īstenošanas laikā LIAA sazinās ar FS 5
darba dienu laikā pirms plānotas pārbaudes dienas un vienojas par
pārbaudes laiku
Gadījumā, ja ar FS nav iespējams sazināties, FS tiek nosūtīta vēstule,
kurā LIAA vienpusēji nosaka pārbaudes laiku.
Svarīgi!
LIAA ir tiesības veikt pārbaudes projekta īstenošanas vietā bez
saskaņošanas ar FS, lai gūtu pārliecību par projekta īstenošanas
faktisko gaitu.

11. Jautājums:
Vai LIAA pārstāvim pārbaudes laikā jāuzrāda būvdarbu
žurnāls?
Atbilde:
LIAA pārstāvim ir jāuzrāda būvuzrauga aizpildīts būvdarbu žurnāls,
kā arī cita ar projektu saistītā dokumentācija, tai skaitā iepirkuma
dokumentācija un līguma ar LIAA 2.pielikumā norādītā dokumentācija
u.c.

12. Jautājums:
Ja iesniedzot projekta pieteikumu nebija ieplānotas
autoruzraudzības un būvuzraudzības izmaksas, bet pēc
projekta apstiprināšanas, būvatļaujas saņemšanai,
būvvalde pieprasa nodrošināt autoruzraudzību un
būvuzraudzību, vai ir iespējams palielināt projekta
attiecināmās izmaksas?
Atbilde:
Nē, attiecināmo izmaksu palielināšana nav pieļaujama, ja projekta
iesniegums ir iesniegts un apstiprināts LIAA.

13. Jautājums:
Vai visos projektu iesniegumus, kuri tiek iesniegti uz mājokļu
siltināšanu būvniecības risinājumiem ir jāatbilst ETAG-004
prasībām?
Atbilde:
Nosacījumi par ETAG 004 piemērošanu attiecas uz tiem būvprojektiem
un fasādes vienkāršotās renovācijas apliecinājuma kartēm, kuru
saskaņošana un akcepts ir saņemts pēc 2010.gada 27.novembra, kad
stājās spēkā grozījumi par ETAG 004.

14. Jautājums:
Vai projekta realizācijas laikā var mainīt pilnvaroto
personu?
Atbilde:
Jā, var, šādā situācijā dzīvokļu īpašnieki kopsapulcē, aptaujas veidā
vai ar savstarpējās vienošanās palīdzību lemj par pilnvarotās
personas maiņu, kā arī slēdz jaunu pilnvarojuma līgumu. LIAA
iesniedz līguma grozījumu izziņu un lēmuma pamatojošo dokumenta
kopiju, kā arī koriģētās PI sadaļas.

15. Jautājums:
Vai ir iespējams pagarināt projekta īstenošanas termiņu?
Atbilde:
Jā var, LIAA ir jāiesniedz līguma grozījumu pieprasījums par termiņa
pagarināšanu līgumā noteiktajā kārtībā. Katrs gadījums tiek izvērtēts
atsevišķi.
Svarīgi!
Maksimālais projekta īstenošanas termiņš ir 2 gadi no līguma slēgšanas brīža ar
LIAA.

16. Jautājums:
Kā rīkoties, ja laika apstākļu dēļ nav iespējams īstenot
projektu pēc projekta iesnieguma veidlapā paredzētā plāna?
Atbilde:
Ja ir radušās izmaiņas projekta ietvaros uzrādītajiem veicamajiem
darbiem, piemēram, var uzsākt pagraba pārseguma siltināšanas
darbus pirms fasādes siltināšanas, tad ir jāsniedz līguma grozījumu
izziņa, labota projektu iesnieguma veidlapa – laika grafiks (PI
3.2.punkts), kā arī pavadvēstule, kurā tiek sniegts skaidrojums
norādītajām izmaiņām.

17. Jautājums:
Kā rīkoties, ja mājas iedzīvotāji vēlas lauzt Līgumu ar LIAA?
Atbilde:
Mājas iedzīvotāji vienojas (kopsapulcē, aptaujas veidā vai ar
savstarpējas vienošanas palīdzību) par Līguma pārtraukšanu. LIAA tiek
iesniegts iesniegums, kuram ir pievienots dokuments, kurā mājas
iedzīvotāji ir vienojušies par Līguma laušanu ar LIAA

18. Jautājums:
Vai gadījumā, ja projekta īstenošanas laikā tiek mainīti siltināšanas
materiāli, vai tas ir jāsaskaņo ar LIAA?
Atbilde:
Jā, ja paredzētajiem būvdarbiem mainās materiālu izvēle vienā vai vairākas
pozīcijās, tad par šīm izmaiņām ir jāinformē LIAA:
sniedzot skaidrojumu par veiktajām izmaiņām
jāiesniedz precizēta energoaudita 5.sadaļa (MK noteikumi Nr.138) vai
6.sadaļa (MK notteikumi Nr.272), kurā ir redzams, ka materiālu nomaiņa
nemainīs vai nepasliktinās plānoto sasniedzamo energoefektivitātes rezultātu
kā arī koriģētās PI sadaļas un izziņa par Līguma grozījumiem.
Svarīgi!
Gadījumā, ja projekta ietvaros ir veikts iepirkums, materiālu nomaiņa ir
jāorganizē saskaņā ar sākotnēji tehniskajā specifikācijā paredzēto, tāpēc ir svarīgi
tehnisko specifikāciju jau sākotnēji izstrādāt pietiekami elastīgu (piem., norādes
“vai ekvivalents”), pretējā gadījumā pastāv iespēja, ka šīs izmaksas var tikt
neattiecinātas vai iepirkuma procedūra atzīta par nekorekti veiktu.

19. Jautājums:
Cik lielā apjomā var pieprasīt starpposma maksājumu un
kādos periodos?
Atbilde:
Starpposma maksājumu var pieprasīt, ja projekta realizācijas
termiņš pārsniedz 6 mēnešus, iesniedzot pieprasījumu pēc katriem 3
mēnešiem. Saņemtā starpposma maksājuma apjoms nedrīkst
pārsniegt 90% no kopējā pieprasītā ERAF finansējuma.
Ja tiek pieprasīts avansa maksājums, tad attiecīgi avansa un
starpposma maksājumi kopā nevar pārsniegt 90% no kopējā
pieprasītā ERAF finansējuma.
Ja PI nav paredzēts starpposma maksājums, ir jāveic līguma
grozījumi, lai varētu to pieprasīt.

20. Jautājums:
Kādi dokumenti ir jāiekļauj Noslēguma/Starpposma
pārskatā?
Atbilde:
Sniedzot LIAA NP/SP pārskatu (Līguma pielikums Nr.1) papildus ir
jāpievieno maksājumu un darījumu apliecinošie dokumenti (Līguma
pielikums Nr.2), kā arī papildus jāiesniedz sekojoši dokumenti:
Līgums par atsevišķa norēķina konta atvēršanu bankā (kopija)
Grāmatvedības kontu plāns (kopija)
Grāmatvedības kontu apgrozījuma izdrukas (kopija)
Veikto publicitātes pasākumu apliecinājumi
Vēršam uzmanību, ka Maksājuma pieprasījuma sadaļā ir jācaurauklo
atsevišķi no Noslēguma/Starpposma pārskata.
Informācija par NP/SP sagatavošanu ir pieejama LIAA mājas lapā pie
aktivitātes „Daudzdzīvokļu māju siltumnoturības uzlabošanas pasākumi”
sadaļā Projekta īstenošana.
Pēdējo Ikgadējo pārskatu LIAA ir jāiesniedz kopā ar Noslēguma pārskatu.

21. Jautājums:
Iesniedzot LIAA Starpposma/Noslēguma pārskatu, par
kādiem grāmatvedības kontiem ir jāiesniedz konta
apgrozījuma izdrukas un par kādu laika periodu?
Atbilde:
Jāiesniedz kontu izdrukas par visiem tiem grāmatvedības kontiem,
kas ir attiecināmi uz projekta īstenošanu par visu Maksājuma
pieprasījumā norādīto periodu.
Svarīgi!
Izdrukās jābūt identificējamam pārskata periodam, darījuma partneriem,
pamatojuma dokumentiem (datumi, numuri u.tml.), kontu atlikumiem pārskata
perioda sākumā un beigās.

22. Jautājums:
Ja projekta realizācija ilgst 8 mēnešus, vai LIAA ir
jāiesniedz atsevišķi pēc 6 mēnešiem progresa pārskats?
Atbilde:
Jā, LIAA Progresa pārskats ir jāsniedz par katriem Projekta
īstenošanas 6 (sešiem) mēnešiem 15 (piecpadsmit) darba dienu
laikā pēc šī termiņa beigām, ja Projekta īstenošana ilgst vairāk par
sešiem mēnešiem un šajā laika posmā netiek iesniegts Starpposma
pārskats. Pieļaujams, ja projekts ilgst 7 mēnešus Progresa pārskatu
iesniegt Noslēguma pārskata ietvaros.
Informācija par Progresa pārskatu ir pieejama LIAA mājas lapā pie
aktivitātes „Daudzdzīvokļu māju siltumnoturības uzlabošanas
pasākumi” sadaļā Projekta īstenošana.