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Introducción y concepto - ERP
Enterprise Resource Planning
ERP- Enterprise Resource Planning

• problema:
   – responder a la llamada de un cliente que solicita un producto para tenerlo en su
     almacén en una fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para
     cerrar o no la operación en ese momento.
   – involucra:
        • consultar inventario (productos disponibles, reservados, en inspección,
          suficientes, pendientes de llegar,...)
        • considerar importancia del pedido (adelantar o no a otros pendientes),
          controlando el riesgo de la operación
        • plantear conveniencia y plazos de fabricación para añadirlos a los de
          entrega de proveedores (si es necesario material)
        • considerar un plazo de entrega real (nivel de saturación de la fábrica)
        • considerar subcontratación a terceros
        • considerar productos sustitutivos para completar el pedido (por ejemplo,
          servidos anteriormente al mismo cliente
        • tener en cuenta costes de los productos en su compra y en su transformación
          considerando distintas alternativas de compra por volumen, o de fabricación
          por lotes económicos,...00
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
         PLANNING



– para responder a la pregunta se involucra a gran parte de las
  áreas de la empresa
– los ERP son el área de software más importante dedicado a
  dar soporte a las operaciones de las empresas
   • antes: soporte de procesos de fabricación
   • actualmente: abarcan todos los procesos y recursos
   • complejos de implantar
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            PLANNING

solución ERP
   aplicación integrada de gestión, modular, y que cubre las necesidades de las
   distintas áreas de una empresa
   aporta conectividad entre aplicaciones complementarias
   aporta una metodología de control de los proyectos de implantación del producto
   con control de todos los recursos necesarios
   con garantía de evolución con las necesidades globales informáticas del mercado y
   las últimas tecnologías
características aplicaciones ERP
   amplia funcionalidad
   globalidad (permite trabajar con múltiples idiomas, monedas y compañías)
   flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa
beneficios esperados
   incrementos de eficiencia
   mejoras de calidad, productividad y rentabilidad
   implantaciones que cubren funcionalidades de comercio electrónico
   puede ser un factor estratégico que repercute en beneficio del negocio
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hay sectores en los que no siempre se cubren las necesidades
  • se desarrollan herramientas de enlace (middleware) a otras aplicaciones conocidas que se
    convierten en módulos del estándar
  • necesidad de poder utilizarlos aunque se cambie de ERP o de actualizar versiones de módulos
    complementarios
  • implantaciones muy especializadas y necesidad de
           amplios conocimientos tecnológicos
           trabajo en equipo con las empresas que desarrollan los módulos complementarios

complejidad: la mitad de las implantaciones no alcanzan los beneficios esperados
    los responsables subestiman el esfuerzo de gestión del cambio, centrándose en beneficios
    directos: reducción tiempos de entrega, reducción de inventario, mayor satisfacción del cliente,...
    imprescindible invertir en cambio corporativo y formación del personal

costes implementación
    la implementación es mucho más costosa (entre tres y diez veces) que el producto en sí:
           altos costes de asistencia de implementación por parte de empresas de integración de sistemas
           enfoques de reingeniería adoptados por las empresas implementadoras de ERPs (es decir, adaptar la
           empresa al producto)
           necesidad de reemplazar gran parte de la arquitectura de tecnología de información para dar soporte al ERP
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           PLANNING



grado de estandarización
   para cambiar los procesos estándar de los ERPs hay que reprogramarlos
   y puede ser complicado y delicado
   solución: ajustar la empresa a los procesos del ERP
   pregunta: ¿se obtienen ventajas competitivas al utilizar procesos
   estandarizados que también pueden implementar las empresas de la
   competencia?
   alternativa: enfoque híbrido
        mantener gran parte de los procesos estándar
        cambiar el código del ERP donde se compruebe que se van a obtener
        ventajas competitivas (difícil demostrarlo)

cambios en el código del ERP
   necesidad de mantener la capacidad de actualizar nuevas versiones el
   ERP en el futuro (internamente o presionando al proveedor)
   si los cambios no se incorporan rápido, el sistema ERP puede influir
   negativamente en la flexibilidad y grado de respuesta
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ejemplo: Dell
   1994: comenzó a implantar R/3 en las actividades de producción
   1996:
        abandonó R/3
        razón:
            el modelo de negocio cambió de un enfoque mundial a un enfoque segmentado en
            regiones
            SAP R/3 resultó ser demasiado monolítico para ser alterado por las necesidades
            cambiantes del negocio

   alternativa: integrar diferentes herramientas
        i2Technologies: gestión materias primas
        Oracle: gestión de pedidos
        Glovia: fabricación
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                                        arquitectura de un ERP

                                                                       Cuentas                          Análisis
                                               Perfiles                                   otros
              Salarios y                                               a cobrar                       financiero
              convenios         otros       profesionales
                                                                                    contabilidad
           Planificación
                            recursos        Formación y
                                                                        Activos           y      Contabilidad
                            humanos                                      fijos        finanzas     general
            de turnos                        desarrollo

                                                                       nóminas                        tesorería




                       Software                         almacén                               Software
                       extendido                                                              extendido
                                                        de datos

CLIENTES


                                                                                            Planificación          PROVEEDORES
                                                                Plan de
           facturación                    Gestión de                                        recursos de
                                                              producción     inventario y
                                          transporte                                         materiales
                             ventas y                                         fabricación
             compras       distribución
                                                            Administración                  Planificación
                                          Análisis de        de la calidad                  capacidades
             pedidos          otros         ventas                                otros
                                                                                                  ARQUITECTURA


                                        SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA
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           PLANNING

Elección de un ERP – Criterios y Costes de
Implantación
¿ERP? Enterprise Resource Planning (formal)
El ERP es una herramienta que ayuda
a integrar todos los procesos del
negocio y a optimizar los recursos
disponibles.
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Características principales buscadas en un
ERP
• Integrado
• Flexible
• Modular y abierto
• Multifuncional
• Tiempo real
• Conectividad
• e-business
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principales módulos
   producción
   finanzas
   distribución
   recursos humanos

otros módulos
   gestión comercial
   control de almacén
   mantenimiento
   gestión de proyectos
   servicio postventa y soporte
   herramientas de desarrollo

módulos con autonomía propia
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planificación de la producción
   cubre las actividades de producción de una compañía industrial
   planifica la producción (stocks, capacidades, empleados, compras de
  materias primas o componentes,...)
   subsistemas
       plan maestro de producción (MPS)
           anticipan cuellos de botella en la producción y permiten tomar decisiones
           especifica para el próximo pedido de producción qué productos deben fabricarse y
          comprarse, en qué cantidades y cuándo
           utilización de datos históricos, cálculo de tendencias,...
       planificación de recursos de materiales (MRP)
           planifican las materias primas y los componentes necesarios para responder a los
          pedidos
           calcula fechas en que se deben lanzar órdenes de compra y fabricación
       planificación de capacidades (CRP)
           reúne la información del trabajo en curso y la añade a la programada por MRP,
          calculando la carga de trabajo con respecto a la capacidad de las instalaciones
          productivas
           permiten planificar horas extra, turnos de operarios, mantenimiento preventivo,
          adquisición de nuevos equipos,...
       otros módulos
           gestión de costes
           administración de calidad
           enlaces con CAD
           monitorización de la producción
           ...
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distribución
   actividades de ventas y distribución de los productos
       presentación de ofertas
       pedido
       gestión de almacenes
       facturación,...
   abarca varias áreas funcionales de la empresa
       comercial (compras y ventas)
       almacén
       transporte
   permiten conocer
       estado de pedidos
       niveles de créditos pactados con clientes y proveedores
       posiciones de cuentas de los clientes
       facturas pendientes de pago
       análisis de ventas en términos de volumen y ganancias
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submódulos de distribución
   planificación de necesidades de
  distribución                               previsiones
                                                   gestión de transporte
    intercambio electrónico de datos (EDI)         gestión de flotas de transporte
    tiempos y administración de gastos             gestión de combustible
                                                   órdenes de transporte
    facturación                                    tarifas de transporte
    lotes                                          administración de entregas
                                                   planificación de órdenes de
    compras                                        transporte
        solicitudes de ofertas de compra     gestión de almacén
        contratos de compra                        control de inventarios
                                                   embalajes
        órdenes de compra                          órdenes de
    ventas                                         reaprovisionamiento
                                                   ubicaciones
         contratos de venta
                                             gestión de la calidad
         ofertas de ventas
         análisis de ventas
         promociones y ofertas
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módulos de contabilidad y finanzas
   cuentas a cobrar
   cuentas a pagar
   costes de recursos
   costes de actividad
   costes dinámicos
   contabilidad general
   tesorería
   activos fijos
   nóminas
   análisis financiero
   contabilidad de contratos
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gestión de la cadena de suministros (SCM)
   conjunto de procesos de negocio que ocupan a una comunidad de
  partners con un objetivo en común: satisfacer al usuario final
   incluye sistemas de varios tipos
       transaccionales (módulos ERP, como gestión de almacén o de envíos)
       módulos de planificación y optimización
       analíticas de la cadena de suministros (por ejemplo, datos extraídos y
      organizados por el datawarehouse)
   ayudan a
       aumentar la participación en el mercado mediante una captación de
      demanda universal
       reducir los costes operativos de adquisición de materiales
       aumentar la eficacia de la organización
       competir de forma más eficaz
   objetivo final: integrar clientes, proveedores, fábricas, almacenes,
  distribuidores, transportistas y otros socios
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gestión de las relaciones con el cliente (CRM)
   recopilación y análisis de información de los departamentos de
  ventas, márketing y servicios postventa de forma integrada con el
  resto de la empresa
       evitar fuga de clientes
       incremento de ingresos
       mejores niveles de satisfacción
       aumento de la fidelidad
   ejemplos
       marketing: promociones más eficaces si conocen la base de productos y
      servicios instalada por los clientes
       ventas: se propondrán productos correctos conociendo el historial de
      servicios de un cliente
       servicios: mejores propuestas de planes o servicios de mantenimiento si
      conocen los ciclos de pedidos del cliente
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              PLANNING


finales de los 90:
    incrementos de la implantación de ERPs
    razones
        simplificar y estandarizar la infraestructura de tecnologías de la
      información (grandes cantidades de sistemas antiguos y diferentes entre
      sí)
        necesidad de acceder a información fiable para mejorar las interacciones
      y comunicaciones con clientes y proveedores
        mejorar los procesos de negocio, gracias a una mejor disponibilidad y
      calidad de datos e información del funcionamiento de la empresa
        otros factores (efecto 2000)
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PLANNING

personal involucrado
    alta dirección:
         propuesta e impulso de los proyectos ERP
         asignación de recursos y establecimiento de prioridades
    importante participación del personal de TI
Selección e implantación de una solución
  •GERP (Global Enterprise Resource Planning): es el ideal, pero resulta muy
  complejo e incide mucho en la organización
  •Metodología
         Selección de varios productos que pueden solucionar la problemática planteada
         Presentación comercial de la/s empresa/s
         Elección del producto que mejor se adapta
         Encargo de la definición de la implantación
         Definición del proyecto
         Revisión coste proyecto
         Negociación precio, implantaciones y modificaciones
         Puesta en marcha
         Implantación
         Sustitución antiguo sistema por el nuevo
         Valoración de resultados
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             PLANNING
                                                  implantación de ERP
                                                                         Fases de la implantación
                                                        Definición del
Análisis de la situación de la empresa                    proyecto
-comprensión de los procesos de negocio
-Información que se suministra a los
directivos
-Controles de la situación de la empresa
-Carencias de los SI

Memorando del Proyecto
-situación empresa en aspectos                       Preparación de la
organizativos y operativos                             implantación
-Recomendaciones y comentarios
-Objetivos y plan de implantación
-Responsabilidad equipo de proyecto
-Programa de reuniones
-Factores críticos de éxito
-Obstáculos que se pueden anticipar

                                                       Desarrollo y
                                                       confirmación      -Revisión de políticas operativas y procesos
                                                                         de negocio para identificar áreas que
                                                                         requieren modificaciones
                                                                         -Prototipo para impartir un curso de
                                                                         capacitación a directivos (definición de
                                                                         requisitos, procedimientos, controles,...)
                                                                         -Plan Detallado de Implantación:
                                                                                            - tareas
    -Desarrollo de nuevos procedimientos y                                                  - tiempo de cada una
    controles                                                                               - responsable/s
    -Generación de las bases de datos                   Implantación
    -Programación y prueba de modificaciones en
    los módulos
    -Prueba piloto
    -Formación de usuarios


                                                          Puesta en
                                                         explotación
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             PLANNING


Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna,
veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de
gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
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tiempo de implantación:
   compañías pequeñas y medianas: desde unos meses hasta un año y medio
       mayores facilidades de coordinación
       posibilidad de implantar todo el sistema de una sola vez
   grandes compañías: hasta cuatro años
       implementaciones por fases, en diferentes unidades de negocio, múltiples
      departamentos y elevado número de módulos
       gran cantidad de niveles de decisión que dificultan la coordinación
   otros factores que influyen en el tiempo
       módulos erp implantados
       necesidad de acometer proyectos de reingeniería de procesos
       modificaciones en el erp
            no son muy habituales (la empresa se ajusta al erp)
            cuando se realizan suelen provocar retrasos e incrementos significativos de costes
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               costes de implantación de un ERP
            concepto          coste medio         rango
 consultoría                     30%         20% - 60%
 hardware/infraestructura        25%         0% - 50%
 equipo de implementación        15%         5% - 20%
 entrenamiento y formación       15%         10% - 20%
 software                        15%         10% - 20%
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING


 composición teórica del equipo de proyecto
     por parte del cliente
          ejecutivo “sponsor”:
                 establece el compromiso de la alta dirección con el proyecto
                 formula los objetivos estratégicos
          director de proyecto
          comité de seguimiento
                 asignación de recursos humanos y financieros
                 resuelve posibles conflictos
                 toma de decisiones estratégicas
                 reuniones mensuales
          responsables de las áreas funcionales de la empresa
          usuarios finales
          usuarios clave
     por parte del proveedor
          ejecutivo de cuenta
                 asiste al ejecutivo sponsor y al director de proyecto en la definición de objetivos, alcance y criterios
                 corresponsable de la dirección y seguimiento
                 coordina la asignación de recursos
          consultor principal
                 coordina recursos
                 gestiona la planificación del proyecto
          consultor de aplicación: responsable de tareas funcionales, forma al equipo y realiza el análisis y diseño
         conceptual de adaptaciones, personalizaciones y mejoras del ERP
          director técnico: responsable de las tareas de desarrollo de mejoras
          consultor técnico: instalación del sistema estándar, control de calidad de las adaptaciones, coordinación
         del equipo de desarrollo, documentación adaptaciones
          programador
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
           PLANNING


 rentabilidad de las implantaciones de ERPs
     tasas de retorno sobre la inversión (ROI): del 5% al 20%
     descensos iniciales de productividad, y mejoras graduales posteriores
     grandes implantaciones: hasta 12 meses para utilizar de forma efectiva un ERP
 beneficios más citados por los responsables (en el caso de implantaciones
con éxito)
     estandarización e integración de procesos, tanto locales como globales
     disponibilidad y calidad de los datos
     menores inventarios
     ciclos de entrega más cortos
     vida útil estimada: al menos 10 años
 tipos de implantación más habituales
     pocas soluciones de un único proveedor
     implantación de un subconjunto de módulos, cubriendo el resto de necesidades
    con otros sistemas
     extensiones de diferentes proveedores
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING


Expectativas vs. resultados de la implantación

un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:


¿Se establecieron las expectativas antes de invertir?
¿ Se establecieron las expectativas
antes de invertir?
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING



Expectativas vs. resultados de la implantación


Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:


¿Se establecieron los procesos de medición de
expectativas?
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
            PLANNING


Expectativas vs. resultados de la implantación


Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:


¿Se controlan los procesos de implantación?
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING


Expectativas vs. resultados de la implantación




Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:


¿Se midieron los resultados de la implantación?
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING



Expectativas vs. resultados de la implantación

Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:

¿Se consiguieron ventajas competitivas al termino de
la implantación?
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING



Expectativas vs. resultados de la implantación


Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:


¿Realizaría otra implantación?
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
            PLANNING



Expectativas concretas
Se debe traducir en mejoras concretas
 Mejorar servicio a cliente
 Inventario reducido
 Manufactura estabilizada
 Personal cuente con información de calidad que les permita
tener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo.

Unido a:
     Retorno de la inversión realizada en hardware,
     software,servicios y tiempo invertido por la
Organización.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
        PLANNING




 ERP - Enterprise Resource Planning
 Costes en la implantación
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING


Costes a considerar en una implantación
COSTES EXTERNOS
Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...)
Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)
Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y
mantenimiento

COSTES INTERNOS
Dedicación necesaria por parte de los recursos de la
organización
Costes asociados a la aparición del ERP en la organización.

a la aparición del ERP en la empresa
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
           PLANNING


Distribución lógica de los Costes Externos


Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10%
Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30%
Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y
mantenimiento 60%
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING


Distribución lógica de los Costes Internos


80%. Dedicación necesaria por parte de los recursos de la
compañía.
20%. Costes asociados a la aparición del ERP en la
empresa


LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS
PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
                     PLANNING


INFRAESTRUCTURA TÉCNICA
Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables
proyectos que en el pasado no lo eran, pero...
...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos
asociados a la implantación de un ERP.

COSTE VISIBLE             COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)
• Hardware             • Dedicación necesaria por parte de los
• Red                   recursos de la compañía.
• Comunicaciones            #Análisis de las necesidades
                            # Reasignaciones y Reutilizaciones
                                # Petición y seguimiento de ofertas con proveedores
                              • Coste de comunicaciones
                              • Coste de seguridad
                              • Contratos de mantenimiento
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
                PLANNING


SOFTWARE
Los costes del Software son marcados por los
fabricantes
Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios.
La solución es completa. Un buen software lo hace malo una
mala implantación...
COSTE VISIBLE                    COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)
• Módulos propios del software    • Dedicación necesaria por parte de los
• Licencia                          recursos de la compañía.
                                  • Coste de seguridad
                                  • Elección del Software
                                  • Coste de la actualización
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
                PLANNING

SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y
MANTENIMIENTO.
Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo
formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor
de servicios.
COSTE VISIBLE                  COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)
• Servicios de consultaría y    • Dedicación necesaria por parte de los
Organización                     recursos de la compañía...con una dedicación
• Nuevos desarrollos             en todas las fases similar a la del proveedor
• Implantación y Formación       de servicios...
• Mantenimiento                 • Coste de “fuera de alcance”
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING




 Elección de un ERP – Criterios y Costes de
 ERP - Enterprise Resource Planning
 Adecuada asignación de
 esfuerzos y recursos
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
                PLANNING



Clave principal...
La única manera de no errar en la adecuada asignación de
esfuerzos y recursos al proyecto
es seguir la metodología proporcionada por la empresa
consultora de implantación. Sólo
con la repetición se consigue ir depurando los métodos.

“…                El          “…El ÉXITO de un proyecto, ,
                       de    depende más de la metodología de
Impla                       a implantación…qque del propio
Software                     software…”
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING




Elección de un ERP – Criterios y Costes de
ERP - Enterprise Resource Planning
Factores críticos y Administración de
Riesgos en la implantación
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
              PLANNING


Principales riesgos de una implantación
 Las razones principales de fallos de una implantación son:
Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas.
Mala migración de datos.
Involucración parcial de la compañía en el proyecto.
Salida del patrocinador del proyecto.
Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos.
Uso ineficiente de los consultores.
Administración del cambio no ejecutada o de manera
insuficiente.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
            PLANNING


Medidas para controlar los riesgos de implantación
Control de procesos y seguridad...
La implantación de un ERP es relativamente sencilla.


El ERP debe almacenar información fija que la compañía
necesita para administrar el negocio, materiales y datos
basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar,
stock de seguridad, etc.).


A esta información se le agregan procesos como ordenes de
venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de
materiales, etc.
!
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
           PLANNING



Medidas para controlar los riesgos de implantación
Algunas consideraciones....


       Si la Información que      y los procesos de negocio
    maneja la organización     no se adecuan al nuevo
    no es depurada              modelo de trabajo a


no es depurada

       Solo se automatiza información
              y los procesos no mejoran
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
           PLANNING



Medidas para controlar los riesgos de implantación
Algunas consideraciones....
       Si la Información que      y los procesos de negocio
    maneja la organización     no se adecuan al nuevo
    no es depurada              modelo de trabajo a


no es depurada

       Si hay controles de seguridad sobre
              Procesos e Información
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING


Medidas para controlar los riesgos de implantación
      ...con la implantación del ERP,
             obtendremos
             mejoras significativas:
                Mejor servicio a clientes,
                Inventario reducido,
                Mejoras en producción
                Información de calidad
                Etc.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
            PLANNING




Medidas para controlar los riesgos de
implantación
Reingeniería de Procesos...
No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay
cambio cultural en la organización.
El ERP debe habilitar y establecer nuevos procesos para la
gestión de los negocios.
El ERP debe crear confianza en la información que fluye por
los procesos de la organización sea oportuna, veraz y segura.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
             PLANNING



Medidas para controlar los riesgos de
implantación
Administración de riesgos...
Establecer mecanismos de control que administren los riesgos.
Crear un equipo que permita:
Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada.
Que se apoye la reingeniería de procesos
Que se apoye la nueva tecnología
Administre de forma correcta la gestión del cambio.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
              PLANNING


ELECCION DEL ERP...
Parámetros que debemos considerar...
Requerimientos resueltos por ERP estándar
Flexibilidad
Coste de la solución
Experiencias y casos de éxito en el sector
Calidad de los distribuidores
Solidez financiera del vendedor
Tecnología empleada y su estabilidad
Cantidad y perfil de clientes
Inversión en I+D
Capacidad de customización
Cantidad de módulos adaptables
Facilidad de uso
Escalabilidad
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
                PLANNING


ELECCION DEL IMPLANTADOR...
Parámetros que debemos considerar...
Experiencia en el sector
Coste
Conocimiento y experiencia del personal en el producto
Metodología de implantación
Presencia global
Proximidad geográfica
Compromiso en la implantación
Experiencia en integración de sistemas
Disponibilidad de recursos
Estabilidad financiera del implanador
Servicio de soporte post-implantación
Formación
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING




Elección de un ERP – Criterios y Costes de
IERP - Enterprise Resource Planning
ROI - Retorno de la inversión
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
             PLANNING




El ROI como concepto...
El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad
monetaria invertida durante un período de tiempo.
• Formalmente sería el valor actualizado de la corriente de
beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil;
partido por el valor actual de la inversión realizada.
   ROI=(Beneficios/Costes)x100
• Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio
es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de
factores.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
          PLANNING




El método ROI. Período de Recuperación
• Cantidad de tiempo en recuperar la inversión
realizada.
• Tiene una carencia: no contar con los intereses
del capital.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
              PLANNING


Áreas clave para incrementar el ROI
Incremento de la productividad, reduciendo el tiempo empleado
por los trabajadores para realizar sus tareas, e incrementando la
eficacia de los procesos de negocio.
Reducción de costes, en la medida en que la mejora en la eficacia
lo permita.
Generación de ingresos.
Se puede abordar negocios que antes estaban vedados por las
limitaciones de las aplicaciones y la ineficiencia de los procesos.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
                PLANNING


Algunos ejemplos prácticos...                     Empresa de Ingeniería

SITUACIÓN INICIAL
Intensivo en personal y control analítico.
Empresa buscando un ahorro en costes.
Disgregación de sistemas.
Dobles y triples imputaciones de datos.

ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Detección de tareas duplicadas.
Tareas manuales
Tareas mejorables, procesos ineficientes.

ACTUACIONES
Consultoría de organización y mejora de procesos.
Implantación de un ERP de fácil uso.
Reducción de tareas y ahorro de costes de personal.
Personal para tareas de control y seguimiento de procesos.
Evaluación de 1 año en retorno de la inversión.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
       PLANNING


Algunos ejemplos prácticos... Empresa venta y distribución de libros
SITUACIÓN INICIAL
Parado expansión de Delegaciones (imposibilidad de control)
Dobles imputaciones
Decenas de personas dedicadas sólo a revisión de duplicaciones.

ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Detección de tareas duplicadas.
Tareas manuales
Tareas mejorables, procesos ineficientes.
Análisis del lugar de entrada de datos

ACTUACIONES
Consultoría de organización y mejora de procesos.
Implantación de un ERP.
Organización de tareas y mejoras del control
Personal reducido en IT y en los puntos de control.
Imputación del dato donde se produce.
Posibilidad de continuar la política expansiva de la compañía.
Evaluación de 6 meses en retorno de la inversión.
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
                PLANNING



Proceso Típico
Antes
Medir situación actual en el caso de existir aplicación.
Identificar procesos básicos susceptibles de mejora.
Recolección de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...).
Estimar los costes del proyecto
¿Puedo incrementar la productividad?¿en qué procesos?
¿me permitirá ahorrar costes?
¿qué oportunidades de negocio podría abordar?

Durante el desarrollo
Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo.

Después
Números resultante tras la inversión (costes finales, beneficios obtenidos)
Conversión de estos datos en valores monetarios.
Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas,
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
        PLANNING

                    proveedores de ERPs
                                                         JBA International
                         JDE   Baan   SSA/BPCS                  3%
      PeopleSoft         7%     7%      3%
         9%
                                                            Intentia
                                                              2%


 Oracle                                                            QAD
  13%                                                               2%




                                                           Otros
                                                           22%

                   SAP
                                                 Fuente: AMR Research (1999)
                   32%
ERP- ENTERPRISE RESOURCE
                     PLANNING

   Apoyando los ERP                                           Criticando los ERP
   un sistema ERP es el único SI que necesita una      la utilización de sistemas ERP está al alcance únicamente de
empresa para dar soporte a su negocio               grandes empresas
   el enfoque ERP simplifica y estandariza los         los sistemas ERP se hicieron populares gracias al Y2K, pero
sistemas a lo largo de la empresa haciendo más      con el tiempo su futuro es poco claro
fácil de actualizar los sistemas en el futuro          el sistema ERP y su implementación son muy caros. El
   un sistema ERP reduce el coste de las            sistema necesita grandes modificaciones o la empresa necesita
operaciones de TI y el personal necesario para      someterse a importantes reingenierías de procesos para
mantener el SI corporativo                          adaptarse
   un sistema ERP fuerza la integración de todos       los ERP son normalmente lentos y no se ajustan a las
los procesos y permite alcanzar un elevado grado    transacciones que necesitan la mayoría de las empresas
de integridad de los datos                             los ERP no han obtenido los retornos de inversión previstos
   un ERP es una excelente herramienta de           inicialmente
soporte de decisiones que aportará ventajas            muchas empresas han abandonado sus negocios debido a la
competitivas                                        implementación de un ERP
   los sistemas ERP engloban las mejores               los ERP incrementan los costes en TI
prácticas para diferentes procesos, permitiendo a      a pesar de una implementación ERP, se necesitan muchas
la empresa configurar sus sistemas rápida y         otras aplicaciones para un correcto funcionamiento
fácilmente, así como minimizar sus costes de
implementación
   los sistemas ERP permiten una mejor
integración global

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Sistema ERP(Enterprise Resource Planning)

  • 1. Introducción y concepto - ERP Enterprise Resource Planning
  • 2. ERP- Enterprise Resource Planning • problema: – responder a la llamada de un cliente que solicita un producto para tenerlo en su almacén en una fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para cerrar o no la operación en ese momento. – involucra: • consultar inventario (productos disponibles, reservados, en inspección, suficientes, pendientes de llegar,...) • considerar importancia del pedido (adelantar o no a otros pendientes), controlando el riesgo de la operación • plantear conveniencia y plazos de fabricación para añadirlos a los de entrega de proveedores (si es necesario material) • considerar un plazo de entrega real (nivel de saturación de la fábrica) • considerar subcontratación a terceros • considerar productos sustitutivos para completar el pedido (por ejemplo, servidos anteriormente al mismo cliente • tener en cuenta costes de los productos en su compra y en su transformación considerando distintas alternativas de compra por volumen, o de fabricación por lotes económicos,...00
  • 3. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – para responder a la pregunta se involucra a gran parte de las áreas de la empresa – los ERP son el área de software más importante dedicado a dar soporte a las operaciones de las empresas • antes: soporte de procesos de fabricación • actualmente: abarcan todos los procesos y recursos • complejos de implantar
  • 4. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING solución ERP aplicación integrada de gestión, modular, y que cubre las necesidades de las distintas áreas de una empresa aporta conectividad entre aplicaciones complementarias aporta una metodología de control de los proyectos de implantación del producto con control de todos los recursos necesarios con garantía de evolución con las necesidades globales informáticas del mercado y las últimas tecnologías características aplicaciones ERP amplia funcionalidad globalidad (permite trabajar con múltiples idiomas, monedas y compañías) flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa beneficios esperados incrementos de eficiencia mejoras de calidad, productividad y rentabilidad implantaciones que cubren funcionalidades de comercio electrónico puede ser un factor estratégico que repercute en beneficio del negocio
  • 5. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING hay sectores en los que no siempre se cubren las necesidades • se desarrollan herramientas de enlace (middleware) a otras aplicaciones conocidas que se convierten en módulos del estándar • necesidad de poder utilizarlos aunque se cambie de ERP o de actualizar versiones de módulos complementarios • implantaciones muy especializadas y necesidad de amplios conocimientos tecnológicos trabajo en equipo con las empresas que desarrollan los módulos complementarios complejidad: la mitad de las implantaciones no alcanzan los beneficios esperados los responsables subestiman el esfuerzo de gestión del cambio, centrándose en beneficios directos: reducción tiempos de entrega, reducción de inventario, mayor satisfacción del cliente,... imprescindible invertir en cambio corporativo y formación del personal costes implementación la implementación es mucho más costosa (entre tres y diez veces) que el producto en sí: altos costes de asistencia de implementación por parte de empresas de integración de sistemas enfoques de reingeniería adoptados por las empresas implementadoras de ERPs (es decir, adaptar la empresa al producto) necesidad de reemplazar gran parte de la arquitectura de tecnología de información para dar soporte al ERP
  • 6. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING grado de estandarización para cambiar los procesos estándar de los ERPs hay que reprogramarlos y puede ser complicado y delicado solución: ajustar la empresa a los procesos del ERP pregunta: ¿se obtienen ventajas competitivas al utilizar procesos estandarizados que también pueden implementar las empresas de la competencia? alternativa: enfoque híbrido mantener gran parte de los procesos estándar cambiar el código del ERP donde se compruebe que se van a obtener ventajas competitivas (difícil demostrarlo) cambios en el código del ERP necesidad de mantener la capacidad de actualizar nuevas versiones el ERP en el futuro (internamente o presionando al proveedor) si los cambios no se incorporan rápido, el sistema ERP puede influir negativamente en la flexibilidad y grado de respuesta
  • 7. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ejemplo: Dell 1994: comenzó a implantar R/3 en las actividades de producción 1996: abandonó R/3 razón: el modelo de negocio cambió de un enfoque mundial a un enfoque segmentado en regiones SAP R/3 resultó ser demasiado monolítico para ser alterado por las necesidades cambiantes del negocio alternativa: integrar diferentes herramientas i2Technologies: gestión materias primas Oracle: gestión de pedidos Glovia: fabricación
  • 8. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING arquitectura de un ERP Cuentas Análisis Perfiles otros Salarios y a cobrar financiero convenios otros profesionales contabilidad Planificación recursos Formación y Activos y Contabilidad humanos fijos finanzas general de turnos desarrollo nóminas tesorería Software almacén Software extendido extendido de datos CLIENTES Planificación PROVEEDORES Plan de facturación Gestión de recursos de producción inventario y transporte materiales ventas y fabricación compras distribución Administración Planificación Análisis de de la calidad capacidades pedidos otros ventas otros ARQUITECTURA SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA
  • 9. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación ¿ERP? Enterprise Resource Planning (formal) El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursos disponibles.
  • 10. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Características principales buscadas en un ERP • Integrado • Flexible • Modular y abierto • Multifuncional • Tiempo real • Conectividad • e-business
  • 11. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING principales módulos producción finanzas distribución recursos humanos otros módulos gestión comercial control de almacén mantenimiento gestión de proyectos servicio postventa y soporte herramientas de desarrollo módulos con autonomía propia
  • 12. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING planificación de la producción cubre las actividades de producción de una compañía industrial planifica la producción (stocks, capacidades, empleados, compras de materias primas o componentes,...) subsistemas plan maestro de producción (MPS) anticipan cuellos de botella en la producción y permiten tomar decisiones especifica para el próximo pedido de producción qué productos deben fabricarse y comprarse, en qué cantidades y cuándo utilización de datos históricos, cálculo de tendencias,... planificación de recursos de materiales (MRP) planifican las materias primas y los componentes necesarios para responder a los pedidos calcula fechas en que se deben lanzar órdenes de compra y fabricación planificación de capacidades (CRP) reúne la información del trabajo en curso y la añade a la programada por MRP, calculando la carga de trabajo con respecto a la capacidad de las instalaciones productivas permiten planificar horas extra, turnos de operarios, mantenimiento preventivo, adquisición de nuevos equipos,... otros módulos gestión de costes administración de calidad enlaces con CAD monitorización de la producción ...
  • 13. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING distribución actividades de ventas y distribución de los productos presentación de ofertas pedido gestión de almacenes facturación,... abarca varias áreas funcionales de la empresa comercial (compras y ventas) almacén transporte permiten conocer estado de pedidos niveles de créditos pactados con clientes y proveedores posiciones de cuentas de los clientes facturas pendientes de pago análisis de ventas en términos de volumen y ganancias
  • 14. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING submódulos de distribución planificación de necesidades de distribución previsiones gestión de transporte intercambio electrónico de datos (EDI) gestión de flotas de transporte tiempos y administración de gastos gestión de combustible órdenes de transporte facturación tarifas de transporte lotes administración de entregas planificación de órdenes de compras transporte solicitudes de ofertas de compra gestión de almacén contratos de compra control de inventarios embalajes órdenes de compra órdenes de ventas reaprovisionamiento ubicaciones contratos de venta gestión de la calidad ofertas de ventas análisis de ventas promociones y ofertas
  • 15. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING módulos de contabilidad y finanzas cuentas a cobrar cuentas a pagar costes de recursos costes de actividad costes dinámicos contabilidad general tesorería activos fijos nóminas análisis financiero contabilidad de contratos
  • 16. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING gestión de la cadena de suministros (SCM) conjunto de procesos de negocio que ocupan a una comunidad de partners con un objetivo en común: satisfacer al usuario final incluye sistemas de varios tipos transaccionales (módulos ERP, como gestión de almacén o de envíos) módulos de planificación y optimización analíticas de la cadena de suministros (por ejemplo, datos extraídos y organizados por el datawarehouse) ayudan a aumentar la participación en el mercado mediante una captación de demanda universal reducir los costes operativos de adquisición de materiales aumentar la eficacia de la organización competir de forma más eficaz objetivo final: integrar clientes, proveedores, fábricas, almacenes, distribuidores, transportistas y otros socios
  • 17. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING gestión de las relaciones con el cliente (CRM) recopilación y análisis de información de los departamentos de ventas, márketing y servicios postventa de forma integrada con el resto de la empresa evitar fuga de clientes incremento de ingresos mejores niveles de satisfacción aumento de la fidelidad ejemplos marketing: promociones más eficaces si conocen la base de productos y servicios instalada por los clientes ventas: se propondrán productos correctos conociendo el historial de servicios de un cliente servicios: mejores propuestas de planes o servicios de mantenimiento si conocen los ciclos de pedidos del cliente
  • 18. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING finales de los 90: incrementos de la implantación de ERPs razones simplificar y estandarizar la infraestructura de tecnologías de la información (grandes cantidades de sistemas antiguos y diferentes entre sí) necesidad de acceder a información fiable para mejorar las interacciones y comunicaciones con clientes y proveedores mejorar los procesos de negocio, gracias a una mejor disponibilidad y calidad de datos e información del funcionamiento de la empresa otros factores (efecto 2000)
  • 19. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING personal involucrado alta dirección: propuesta e impulso de los proyectos ERP asignación de recursos y establecimiento de prioridades importante participación del personal de TI Selección e implantación de una solución •GERP (Global Enterprise Resource Planning): es el ideal, pero resulta muy complejo e incide mucho en la organización •Metodología Selección de varios productos que pueden solucionar la problemática planteada Presentación comercial de la/s empresa/s Elección del producto que mejor se adapta Encargo de la definición de la implantación Definición del proyecto Revisión coste proyecto Negociación precio, implantaciones y modificaciones Puesta en marcha Implantación Sustitución antiguo sistema por el nuevo Valoración de resultados
  • 20. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING implantación de ERP Fases de la implantación Definición del Análisis de la situación de la empresa proyecto -comprensión de los procesos de negocio -Información que se suministra a los directivos -Controles de la situación de la empresa -Carencias de los SI Memorando del Proyecto -situación empresa en aspectos Preparación de la organizativos y operativos implantación -Recomendaciones y comentarios -Objetivos y plan de implantación -Responsabilidad equipo de proyecto -Programa de reuniones -Factores críticos de éxito -Obstáculos que se pueden anticipar Desarrollo y confirmación -Revisión de políticas operativas y procesos de negocio para identificar áreas que requieren modificaciones -Prototipo para impartir un curso de capacitación a directivos (definición de requisitos, procedimientos, controles,...) -Plan Detallado de Implantación: - tareas -Desarrollo de nuevos procedimientos y - tiempo de cada una controles - responsable/s -Generación de las bases de datos Implantación -Programación y prueba de modificaciones en los módulos -Prueba piloto -Formación de usuarios Puesta en explotación
  • 21. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Expectativas de la implantación... 1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business
  • 22. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING tiempo de implantación: compañías pequeñas y medianas: desde unos meses hasta un año y medio mayores facilidades de coordinación posibilidad de implantar todo el sistema de una sola vez grandes compañías: hasta cuatro años implementaciones por fases, en diferentes unidades de negocio, múltiples departamentos y elevado número de módulos gran cantidad de niveles de decisión que dificultan la coordinación otros factores que influyen en el tiempo módulos erp implantados necesidad de acometer proyectos de reingeniería de procesos modificaciones en el erp no son muy habituales (la empresa se ajusta al erp) cuando se realizan suelen provocar retrasos e incrementos significativos de costes
  • 23. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING costes de implantación de un ERP concepto coste medio rango consultoría 30% 20% - 60% hardware/infraestructura 25% 0% - 50% equipo de implementación 15% 5% - 20% entrenamiento y formación 15% 10% - 20% software 15% 10% - 20%
  • 24. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING composición teórica del equipo de proyecto por parte del cliente ejecutivo “sponsor”: establece el compromiso de la alta dirección con el proyecto formula los objetivos estratégicos director de proyecto comité de seguimiento asignación de recursos humanos y financieros resuelve posibles conflictos toma de decisiones estratégicas reuniones mensuales responsables de las áreas funcionales de la empresa usuarios finales usuarios clave por parte del proveedor ejecutivo de cuenta asiste al ejecutivo sponsor y al director de proyecto en la definición de objetivos, alcance y criterios corresponsable de la dirección y seguimiento coordina la asignación de recursos consultor principal coordina recursos gestiona la planificación del proyecto consultor de aplicación: responsable de tareas funcionales, forma al equipo y realiza el análisis y diseño conceptual de adaptaciones, personalizaciones y mejoras del ERP director técnico: responsable de las tareas de desarrollo de mejoras consultor técnico: instalación del sistema estándar, control de calidad de las adaptaciones, coordinación del equipo de desarrollo, documentación adaptaciones programador
  • 25. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING rentabilidad de las implantaciones de ERPs tasas de retorno sobre la inversión (ROI): del 5% al 20% descensos iniciales de productividad, y mejoras graduales posteriores grandes implantaciones: hasta 12 meses para utilizar de forma efectiva un ERP beneficios más citados por los responsables (en el caso de implantaciones con éxito) estandarización e integración de procesos, tanto locales como globales disponibilidad y calidad de los datos menores inventarios ciclos de entrega más cortos vida útil estimada: al menos 10 años tipos de implantación más habituales pocas soluciones de un único proveedor implantación de un subconjunto de módulos, cubriendo el resto de necesidades con otros sistemas extensiones de diferentes proveedores
  • 26. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Expectativas vs. resultados de la implantación un ERP – Criterios y Costes de Implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se establecieron las expectativas antes de invertir? ¿ Se establecieron las expectativas antes de invertir?
  • 27. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se establecieron los procesos de medición de expectativas?
  • 28. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se controlan los procesos de implantación?
  • 29. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se midieron los resultados de la implantación?
  • 30. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se consiguieron ventajas competitivas al termino de la implantación?
  • 31. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Realizaría otra implantación?
  • 32. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Expectativas concretas Se debe traducir en mejoras concretas Mejorar servicio a cliente Inventario reducido Manufactura estabilizada Personal cuente con información de calidad que les permita tener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo. Unido a: Retorno de la inversión realizada en hardware, software,servicios y tiempo invertido por la Organización.
  • 33. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ERP - Enterprise Resource Planning Costes en la implantación
  • 34. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Costes a considerar en una implantación COSTES EXTERNOS Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento COSTES INTERNOS Dedicación necesaria por parte de los recursos de la organización Costes asociados a la aparición del ERP en la organización. a la aparición del ERP en la empresa
  • 35. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Distribución lógica de los Costes Externos Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10% Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30% Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento 60%
  • 36. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Distribución lógica de los Costes Internos 80%. Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía. 20%. Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...
  • 37. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING INFRAESTRUCTURA TÉCNICA Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero... ...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación de un ERP. COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Hardware • Dedicación necesaria por parte de los • Red recursos de la compañía. • Comunicaciones #Análisis de las necesidades # Reasignaciones y Reutilizaciones # Petición y seguimiento de ofertas con proveedores • Coste de comunicaciones • Coste de seguridad • Contratos de mantenimiento
  • 38. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SOFTWARE Los costes del Software son marcados por los fabricantes Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios. La solución es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantación... COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Módulos propios del software • Dedicación necesaria por parte de los • Licencia recursos de la compañía. • Coste de seguridad • Elección del Software • Coste de la actualización
  • 39. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO. Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor de servicios. COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Servicios de consultaría y • Dedicación necesaria por parte de los Organización recursos de la compañía...con una dedicación • Nuevos desarrollos en todas las fases similar a la del proveedor • Implantación y Formación de servicios... • Mantenimiento • Coste de “fuera de alcance”
  • 40. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Elección de un ERP – Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Adecuada asignación de esfuerzos y recursos
  • 41. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Clave principal... La única manera de no errar en la adecuada asignación de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodología proporcionada por la empresa consultora de implantación. Sólo con la repetición se consigue ir depurando los métodos. “… El “…El ÉXITO de un proyecto, , de depende más de la metodología de Impla a implantación…qque del propio Software software…”
  • 42. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Elección de un ERP – Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Factores críticos y Administración de Riesgos en la implantación
  • 43. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Principales riesgos de una implantación Las razones principales de fallos de una implantación son: Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas. Mala migración de datos. Involucración parcial de la compañía en el proyecto. Salida del patrocinador del proyecto. Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos. Uso ineficiente de los consultores. Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.
  • 44. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Medidas para controlar los riesgos de implantación Control de procesos y seguridad... La implantación de un ERP es relativamente sencilla. El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.). A esta información se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc. !
  • 45. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones.... Si la Información que y los procesos de negocio maneja la organización no se adecuan al nuevo no es depurada modelo de trabajo a no es depurada Solo se automatiza información y los procesos no mejoran
  • 46. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones.... Si la Información que y los procesos de negocio maneja la organización no se adecuan al nuevo no es depurada modelo de trabajo a no es depurada Si hay controles de seguridad sobre Procesos e Información
  • 47. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Medidas para controlar los riesgos de implantación ...con la implantación del ERP, obtendremos mejoras significativas: Mejor servicio a clientes, Inventario reducido, Mejoras en producción Información de calidad Etc.
  • 48. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Medidas para controlar los riesgos de implantación Reingeniería de Procesos... No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay cambio cultural en la organización. El ERP debe habilitar y establecer nuevos procesos para la gestión de los negocios. El ERP debe crear confianza en la información que fluye por los procesos de la organización sea oportuna, veraz y segura.
  • 49. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Medidas para controlar los riesgos de implantación Administración de riesgos... Establecer mecanismos de control que administren los riesgos. Crear un equipo que permita: Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada. Que se apoye la reingeniería de procesos Que se apoye la nueva tecnología Administre de forma correcta la gestión del cambio.
  • 50. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ELECCION DEL ERP... Parámetros que debemos considerar... Requerimientos resueltos por ERP estándar Flexibilidad Coste de la solución Experiencias y casos de éxito en el sector Calidad de los distribuidores Solidez financiera del vendedor Tecnología empleada y su estabilidad Cantidad y perfil de clientes Inversión en I+D Capacidad de customización Cantidad de módulos adaptables Facilidad de uso Escalabilidad
  • 51. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ELECCION DEL IMPLANTADOR... Parámetros que debemos considerar... Experiencia en el sector Coste Conocimiento y experiencia del personal en el producto Metodología de implantación Presencia global Proximidad geográfica Compromiso en la implantación Experiencia en integración de sistemas Disponibilidad de recursos Estabilidad financiera del implanador Servicio de soporte post-implantación Formación
  • 52. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Elección de un ERP – Criterios y Costes de IERP - Enterprise Resource Planning ROI - Retorno de la inversión
  • 53. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING El ROI como concepto... El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un período de tiempo. • Formalmente sería el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil; partido por el valor actual de la inversión realizada. ROI=(Beneficios/Costes)x100 • Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores.
  • 54. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING El método ROI. Período de Recuperación • Cantidad de tiempo en recuperar la inversión realizada. • Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital.
  • 55. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Áreas clave para incrementar el ROI Incremento de la productividad, reduciendo el tiempo empleado por los trabajadores para realizar sus tareas, e incrementando la eficacia de los procesos de negocio. Reducción de costes, en la medida en que la mejora en la eficacia lo permita. Generación de ingresos. Se puede abordar negocios que antes estaban vedados por las limitaciones de las aplicaciones y la ineficiencia de los procesos.
  • 56. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Algunos ejemplos prácticos... Empresa de Ingeniería SITUACIÓN INICIAL Intensivo en personal y control analítico. Empresa buscando un ahorro en costes. Disgregación de sistemas. Dobles y triples imputaciones de datos. ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Detección de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. ACTUACIONES Consultoría de organización y mejora de procesos. Implantación de un ERP de fácil uso. Reducción de tareas y ahorro de costes de personal. Personal para tareas de control y seguimiento de procesos. Evaluación de 1 año en retorno de la inversión.
  • 57. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Algunos ejemplos prácticos... Empresa venta y distribución de libros SITUACIÓN INICIAL Parado expansión de Delegaciones (imposibilidad de control) Dobles imputaciones Decenas de personas dedicadas sólo a revisión de duplicaciones. ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Detección de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. Análisis del lugar de entrada de datos ACTUACIONES Consultoría de organización y mejora de procesos. Implantación de un ERP. Organización de tareas y mejoras del control Personal reducido en IT y en los puntos de control. Imputación del dato donde se produce. Posibilidad de continuar la política expansiva de la compañía. Evaluación de 6 meses en retorno de la inversión.
  • 58. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Proceso Típico Antes Medir situación actual en el caso de existir aplicación. Identificar procesos básicos susceptibles de mejora. Recolección de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...). Estimar los costes del proyecto ¿Puedo incrementar la productividad?¿en qué procesos? ¿me permitirá ahorrar costes? ¿qué oportunidades de negocio podría abordar? Durante el desarrollo Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo. Después Números resultante tras la inversión (costes finales, beneficios obtenidos) Conversión de estos datos en valores monetarios. Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas,
  • 59. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING proveedores de ERPs JBA International JDE Baan SSA/BPCS 3% PeopleSoft 7% 7% 3% 9% Intentia 2% Oracle QAD 13% 2% Otros 22% SAP Fuente: AMR Research (1999) 32%
  • 60. ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Apoyando los ERP Criticando los ERP un sistema ERP es el único SI que necesita una la utilización de sistemas ERP está al alcance únicamente de empresa para dar soporte a su negocio grandes empresas el enfoque ERP simplifica y estandariza los los sistemas ERP se hicieron populares gracias al Y2K, pero sistemas a lo largo de la empresa haciendo más con el tiempo su futuro es poco claro fácil de actualizar los sistemas en el futuro el sistema ERP y su implementación son muy caros. El un sistema ERP reduce el coste de las sistema necesita grandes modificaciones o la empresa necesita operaciones de TI y el personal necesario para someterse a importantes reingenierías de procesos para mantener el SI corporativo adaptarse un sistema ERP fuerza la integración de todos los ERP son normalmente lentos y no se ajustan a las los procesos y permite alcanzar un elevado grado transacciones que necesitan la mayoría de las empresas de integridad de los datos los ERP no han obtenido los retornos de inversión previstos un ERP es una excelente herramienta de inicialmente soporte de decisiones que aportará ventajas muchas empresas han abandonado sus negocios debido a la competitivas implementación de un ERP los sistemas ERP engloban las mejores los ERP incrementan los costes en TI prácticas para diferentes procesos, permitiendo a a pesar de una implementación ERP, se necesitan muchas la empresa configurar sus sistemas rápida y otras aplicaciones para un correcto funcionamiento fácilmente, así como minimizar sus costes de implementación los sistemas ERP permiten una mejor integración global