Este documento ofrece consejos sobre protocolo y etiqueta al realizar llamadas telefónicas de negocios. Recomienda ser breve y conciso, obtener una cita rápidamente, no distraerse durante la llamada, y ser cortés al interrumpir o finalizar la conversación. Además, aconseja sonreír, hacer preguntas breves, y no dejar el número telefónico sin permiso. Finalmente, establece pautas sobre el uso adecuado del celular en reuniones y oficinas.
2. Introducción
Es el método más importante utilizado
en el mundo de los negocios
La voz que contesta puede expresar
una actitud positiva, negativa, o una
actitud de “No me importa”
No debemos olvidar que cuando
hacemos una llamada telefónica, no
deja de ser una interrupción y una
intromisión en el muy ocupado día de
cualquier persona.
3. Detalles que se deben cuidar al
hacer una llamada…
Es una llamada de negocios, vayamos
al grano, seamos breves, concisos.
Recuerden que el objetivo de la llamada
telefónica es conseguir la cita.
No hablemos al mismo tiempo con
alguien más, ni hagamos algo que
requiera concentración mientras
estamos en el teléfono; la gente nota
que estamos distraídos y es una
descortesía.
4. Detalles que se deben cuidar al
hacer una llamada…
Si nos interrumpen mientras estamos
en la línea, digamos:
“Permíteme, tengo que ver algo”. Y
disculpémonos al retomar la llamada.
Si la persona extiende su
conversación interminablemente,
podemos decirle:
“Señor X, no le quiero quitar más su
tiempo, es usted muy amable”
5. Detalles que se deben cuidar al
hacer una llamada…
No tratemos de manejar dos asuntos en
una misma llamada, sobre todo cuando
uno de estos asuntos es agradecer algo.
Es preferible volver a llamar.
Si marcamos un número equivocado,
disculpémonos amablemente en lugar de
colgar de manera brusca.
Cuando una persona ha tomado la
llamada, pregunte si es un buen momento
para hablar, o si se comunica más tarde.
6. Detalles que se deben cuidar al
hacer una llamada…
No comamos nada, ni mastiquemos chicle
al hablar por teléfono. Los sonidos que
producimos le llegan amplificados al que
escucha y es muy molesto, además de
que damos la impresión de no estar
atentos.
Sonrían cuando hablen por teléfono. Sí se
puede escuchar su sonrisa.
7. Detalles que se deben cuidar al
hacer una llamada…
No permanezcamos callados cuando
alguien nos está platicando algo; esto
saca de balance a la persona.
“¿De veras?”
“Sí”
Si hacemos una llamada y se corta la
comunicación, es nuestra obligación
llamar otra vez.
8. Detalles que se deben cuidar al
hacer una llamada…
Si estamos de visita y entra una llamada,
debemos ofrecer salirnos.
Si dice que nos quedemos, revisemos algún
papel o el periódico.
No nos quedemos viendo.
Cuando hable por teléfono pónganse de
pie y sonrían, su voz sonara con mas
energía.
9. Detalles que se deben cuidar al
hacer una llamada…
Jamás dejen su número telefónico cuando
la persona a quien llama no los conoce.
Se tomará como impertinencia o candidéz
el que ustedes piensen que alguien que
no los conoce les devolverá una llamada.
Mejor vuelvan a llamar más tarde.
Nunca pongan en espera una llamada
que les interesa por tomar otra.
Transmitirán desinterés y desagradarán a
su interlocutor.
10. Etiqueta
Absténgase de llamar antes de las 8
de la mañana y después de las 10:30
pm
Si debe llamar a su casa entre las
horas de comidas, discúlpese y sea
muy breve
La persona que llama es la que debe
poner fin a la llamada
11. El celular...
Manténgalo tan oculto como puedan.
Llegar a una oficina y ponerlo sobre el
escritorio será una falta de etiqueta que
comunicará a los demás que están
dispuestos a usarlo y a restar importancia
a los asuntos que ahí se tratarán.
Usen la alerta vibratoria.