Guia de boas práticas para reuniões produtivas

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Segundo o especialista em produtividade Christian Barbosa, quando mal planejadas e mal conduzidas, reuniões podem se transformar nas maiores vilãs da produtividade no ambiente de trabalho.

Para que situações assim sejam evitadas, a Senior reúne neste guia as boas práticas para a realização de reuniões produtivas.

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Guia de boas práticas para reuniões produtivas

  1. 1. GUIA DEBOASPRÁTICASPARAREUNIÕESPRODUTIVAS
  2. 2. DHO . MKT > 201266% DAS PESSOASAFIRMAM QUE AS REUNIÕES EMSUAS EMPRESAS SÃO IMPRODUTIVASE MAL CONDUZIDAS.Pesquisa realizada pela revista VocêS/A e consultoria Tríade do Tempo.
  3. 3. DHO . MKT > 2012QUANDO MALPLANEJADAS E MALCONDUZIDAS, ASREUNIÕES PODEMSE TORNAR ASMAIORES VILÃS DAPRODUTIVIDADENO AMBIENTE DETRABALHO.Christian Barbosa – especialistaem produtividade em seu livro ATríade do Tempo.
  4. 4. DHO . MKT > 2012A comunicação escrita precisa ser bemplanejada e objetiva, garantindo que o receptorcompreenda completamente a mensagem.Qual a função do que você quer comunicar?Você irá se comunicarcom qual público?Qual o local?Quais são as ações aserem tomadas?Quais são os valoresenvolvidos?Quais são as datas e prazos?QUEMONDECOMOQUANTOQUANDOORGANIZE AS IDEIASORGANIZE SEU TEMPO60%Planejar10%Revisar30%Escrever ConvidarLamentarDesculpar-seAgradecerSolidarizar-seFUNÇÃOSOCIALsentirConfirmarRelatarAtualizarResumirAnalisarRegistrarJustificarRecomendarProporSolicitarPedirFacilitarConvocarFUNÇÃOINFORMATIVAsaberFUNÇÃOATIVAfazer
  5. 5. BOASPRÁTICASANTES, DURANTE E DEPOISDHO . MKT > 2012
  6. 6. Só marque uma reunião serealmente for necessário.Convoque as pessoas quepodem contribuir ou decidir oassunto tratado.A indisponibilidade de sala não deveser motivo para adiar reuniões,principalmente as rápidas. Avaliealternativas (5° andar, café, copa,posto de trabalho).Sempre que possível, marque aagenda com antecedência.O objetivo e a pauta devem serdefinidos e enviados na convocação.Esses itens são imprescindíveis, poisnorteiam a reunião.Reserve um local apropriado eos recursos necessários.Se for pertinente, solicite aosconvidados sugestões de itens para apauta.Avalie o tempo necessáriopara reunião e coloque-o nocompromisso, mesmo quesejam 15 minutos.Prepare a forma de conduzir areunião e prepare-se para possíveisimprevistos.Sempre que possível, verifiquea disponibilidade de agenda(outlook) dos convidados.127384 95 106DHO . MKT > 2012ANTES
  7. 7. Reveja o objetivo e a pauta nocomeço da reunião.Não misture assuntos muitodiferentes em uma mesmareunião. Mantenha o foco noobjetivo e na pauta.Registre as decisões e pendênciascom datas de conclusão eresponsáveis (Ata – modelo padrãoSGQ Senior ou e-mail)Gerencie o tempo. Caso sejanecessário, solicite ajuda de umparticipante para auxiliá-lo.Em torno de 10min antes do términoda reunião, verifique se os objetivosforam cumpridos e se os registrosdas decisões e pendências estãoalinhados.Estabeleça as regras de uso denotebook e celular.A postura do coordenador dareunião será determinantepara coibir ou estimular aparticipação/contribuição dospresentes.O coordenador da reunião deveorganizar as participações paraque não haja tumulto.12738456DHO . MKT > 2012DURANTE
  8. 8. DHO . MKT > 2012DEPOIS Certifique-se de que a sala quevocê utilizou está em ordem.Encaminhe os registros dedecisões e as pendências aosparticipantes em até 5 dias úteis.1 2
  9. 9. Maximizar resultadosé um dosnossos valores.Fazer acontecer éuma das nossascompetências.Realize reuniõesprodutivas e promovaesta prática em seudia a dia!DHO . MKT > 2012LEMBRE-SE!
  10. 10. senior.com.br

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