Guia de boas práticas no uso do e-mail

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O e-mail é uma poderosa ferramenta de comunicação. Por isso, deve ser usado com atenção, a fim de evitar mal entendidos ou problemas mais severos.

Neste guia, a Senior reúne algumas dicas para o bom uso do e-mail.

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Guia de boas práticas no uso do e-mail

  1. 1. GUIA DEBOASPRÁTICASNO USO DOE-MAIL
  2. 2. DHO . MKT > 2012O e-mail é uma poderosa ferramenta decomunicação, além de ser um recursoprático e acessível para transmitirmensagens. Por isso deve ser usadocom o máximo de atenção, evitando malentendidos ou, até mesmo, problemasmais severos.Neste material, reunimos algumas dicaspara o bom uso do e-mail. Aproveite!ATENÇÃO
  3. 3. DHO . MKT > 2012E-MAIL+-PONTOSPOSITIVOSPONTOSNEGATIVOSRegistro eformalizaçãode informaçõesRapidezBaixo-custoTransformar-seem CHATPropagação de SPAMExcesso de mensagensdesnecessáriasFalha de comunicaçãoEnvio do e-mail nãoé garantia de que amensagem está entendidaou disseminada.
  4. 4. BOASPRÁTICASDHO . MKT > 2012
  5. 5. DHO . MKT > 2012A comunicação escrita precisa ser bemplanejada e objetiva, garantindo que o receptorcompreenda completamente a mensagem.Qual a função do que você quer comunicar?Você irá se comunicarcom qual público?Qual o local?Quais são as ações aserem tomadas?Quais são os valores eporcentagens?Quais são as datas e prazos?QUEMONDECOMOQUANTOQUANDOORGANIZE AS IDEIASORGANIZE SEU TEMPO60%Planejar10%Revisar30%Escrever ConvidarLamentarDesculpar-seAgradecerSolidarizar-seFUNÇÃOSOCIALsentirConfirmarRelatarAtualizarResumirAnalisarRegistrarJustificarRecomendarProporSolicitarPedirFacilitarConvocarFUNÇÃOINFORMATIVAsaberFUNÇÃOATIVAfazer
  6. 6. DICASDHO . MKT > 2012
  7. 7. Digite, por último, o endereço do e-mail.Isso evitará que a mensagem seja enviadaantes de estar completa, com erros oupara o destinatário errado.Existem três campos de destinatário. Cadaum com suas diferenças:Campo “para” : devem constar osendereços dos que estão diretamenteenvolvidos com o assunto da mensagem,quem de fato irá tratá-lo ou quem precisadiretamente da informação.Campo “cc”: devem constar os endereçosdos que estão indiretamente envolvidoscom o assunto da mensagem e precisamestar cientes do que foi ou será tratado.Eles não são responsáveis por tratardiretamente o conteúdo da mensagem.Campo “cco“: é para os endereçoscopiados ocultamente. Deve-se utilizaresse campo quando se quer preservaros endereços eletrônicos do envio demensagens coletivas, evitando a inserçãoindevida de e-mails em listas. Essa açãocombate a propagação de spam.Ao responder ou encaminhar umamensagem, retire do campo Assunto osexcessos de: “EN”, “ENC”, “FWD”, “RE” e“RES”.Atualize o conteúdo do assunto deacordo com o que está sendo tratado namensagem.Ao destacar frases ou palavras, nãomisture negrito com sublinhado. Escolhaapenas uma das formas de destaquepara não poluir a informação.Lembre-se: letras maiúsculas passama impressão de que o remetente estágritando. Evite usá-las.0102030405DHO . MKT > 2012
  8. 8. DHO . MKT > 2012Utilize vocabulário simples e coerente coma mensagem, para que seja garantido oseu entendimento.07Envie menos e-mails. Sempre quepossível, privilegie o contato pessoal.Após terminar a mensagem, revise-a e, sefor possível, peça para que outra pessoaleia o conteúdo, evitando possíveis erros.Ao receber um e-mail que você consideraofensivo, “esfrie” a cabeça antes derespondê-lo. Se possível, ligue ouconverse pessoalmente com o remetente.080910Só utilize siglas e termos em inglês sevocê tiver certeza de que os destinatáriossabem o significado.06
  9. 9. Valorização das pessoase maximização deresultados são algunsdos nossos valores.Comunicação éuma das nossascompetências.Encaminhee-mails produtivose construtivos!DHO . MKT > 2012LEMBRE-SE!
  10. 10. senior.com.br

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