As características de um técnico de secretariado

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As características de um técnico de secretariado

  1. 1. As Caracterí sticas de um Técnico de Secretariado
  2. 2. 1. As Principais Características de um Técnico deSecretariado Para o bom desempenho de qualquer tarefa, o secretário tem que deter comosuporte determinadas características, características estas que se dividem em: Pessoais Profissionais Espírito de Decisão Cultura Geral Espírito de Iniciativa Facilidade de Expressão Oral Dinamismo Facilidade de Expressão Escrita Sociabilidade Organização e Capacidade de Trabalho Delicadeza Conhecimentos Técnicos Boa Memória Conhecimentos Protocolares Inteligência Conhecimentos Informáticos Esmero Discrição 1.1. Características Pessoais Quanto às características pessoais, estas não podem ser ensinadas. O secretáriotem que as possuir, têm que fazer parte de quem é. Na opinião de muitos, estas características podem não parecer muito relevantespara a actividade laboral do secretário. Todavia são estas características que evidenciamum bom profissional de secretariado. 1.1.1. Espírito de Decisão Dadas as responsabilidades que são incumbidas ao secretário actual, estas exigemconstantes tomadas de decisão.
  3. 3. Para se poder tomar uma decisão ciente, é de salientar que esta não deve serconfundida com tomar uma decisão com rapidez. É fundamental, em primeiro lugar,analisar o problema, saber o que se passou e a origem do mesmo. Em segundo,acumular e classificar dados, descartando aqueles que manifestem incertezas,substituindo-os por outras opções. E, por fim, estudar todas as possibilidades depossível resolução do problema e escolher aquela que se mostrar melhor para a solução. 1.1.2. Espírito de Iniciativa A iniciativa é uma característica indispensável, bem como admirada. Mas porquê?No desempenho das suas tarefas, o secretário deverá ser capaz de, por si mesmo,encontrar formas de organizar e aperfeiçoar o seu trabalho, tornando-o mais fácil eeficaz. O espírito de iniciativa é evidenciado pela procura de soluções para os eventuaisproblemas da empresa, pelo que o secretário não deve cingir-se a reagir às situações.Pelo contrário, deve ser proactivo. “A falta de iniciativa pode indicar preguiça ou falta de interesse pelo trabalho”.1 1.1.3. Dinamismo O dinamismo não pode, nem deve ser visto como agitação. Ser dinâmico é teriniciativa e raciocínio rápido. Através desta característica, a produtividade da empresaaumentará, pois terá na sua base trabalhadores mais dinâmicos e activos. “O dinamismo do secretariado representa a sua capacidade de trabalho.”2 1.1.4. Sociabilidade A sociabilidade é fundamental para o bom desempenho da actividade laboral dosecretariado. Este deve ser sociável com os seus superiores e colegas, de modo a evitarconflitos e tensões que podem ser prejudiciais para a produtividade da empresa. Há quehaver um entendimento mútuo. 1.1.5. Delicadeza1 ARDIONS, Isabel, Organização e Técnicas Empresariais, Porto, Edições Politema, 2006, p. 1262 Idem, p. 127
  4. 4. O secretário deve ser delicado com todos, devendo a delicadeza ser equilibrada. O seu exagero pode converter-se em bajulação, o que não é visto com bons olhos.E, por outro lado, a falta de delicadeza transforma-se em má educação, descortesia. Há que respeitar a pessoa com quem se comunica, colocando em prática umconjunto de normas de conduta social. “Ser delicado é saber ouvir, saber estar e saber actuar”.3 1.1.6. Boa Memória Para o secretariado, possuir uma boa memória é imprescindível. Contudo, nãodeve depositar muita confiança nela, pelo que esta pode atraiçoá-lo. É fundamental ter uma memória organizada, devendo o secretariado anotar osassuntos que sejam mais importantes e principais, para que no futuro não hajaesquecimentos desnecessários. 1.1.7. Inteligência A inteligência é fundamental em qualquer profissão, para que o indivíduo consigaadaptar-se a novas situações que lhe possam surgir, quer a nível de condições detrabalho, quer ao nível do progresso tecnológico. 1.1.8. Esmero O esmero está relacionado com perfeição e primor, características estas quedevem estar associadas a todas as tarefas que o secretário realiza. 1.1.9. Descrição O contacto quotidiano que o secretário tem com a empresa leva a que este possuavastas informações acerca do seu superior, bem como da respectiva empresa, pelo queeste deve evitar discutir assuntos relacionados com a mesma, com colegas de trabalho ecom pessoas fora da empresa, mesmo que o assunto não lhe pareça de grandeimportância. É também de grande relevância que este não divulgue qualquer tipo dedocumentos que estejam à sua responsabilidade, sem a autorização do seu superior.3 Ibidem, p. 124
  5. 5. Há que “ver, ouvir e… calar”, ou seja, manter o sigilo profissional. 1.2. Características Profissionais No que diz respeito às características profissionais, estas são imprescindíveis parao Profissional de Secretariado. Estas características estão direccionadas para “o saber-fazer”. Por outras palavras, estão relacionadas com a aquisição de conhecimentos. Dado o constante contacto que o secretariado tem na empresa com os seussuperiores, clientes, colegas de trabalho, visitantes, entre outros, este tem que possuirum conhecimento sintético de vastos assuntos e deter facilidades em muitas áreas, comona expressão escrita e oral. 1.2.1. Cultura Geral O secretário, ao possuir uma boa cultura geral, revela maior facilidade nacomunicação com os outros, mantendo uma conversação sem ter que recorrer a assuntosprofissionais ou a “futilidades”. Esta característica é fulcral para qualquer profissional que exerça funções em queutilize a comunicação como instrumento de trabalho. “A cultura geral adquire-se sendo curioso e reflectindo inteligentemente no que selê, vê e/ou vive.”4 1.2.2. Facilidade de Expressão Oral Deter destreza no que diz respeito à expressão oral é saber empregar a vozeficazmente como instrumento de comunicação. Possuir facilidade de expressão oral não se resume somente a saber utilizar a vozeficazmente. Há também que saber expressar-se com naturalidade, nitidez e correcção,deter um raciocínio rápido e adequar o tom de voz, atendendo à circunstância em que oprofissional se encontra. Deter um amplo vocabulário é muito importante para haver clareza e correcçãodurante a conversação, pelo que deve haver um constante enriquecimento devocabulário.4 Ibidem, p. 127
  6. 6. Outro cuidado a ter é em relação à colocação da voz, para evitar a monotonia e/ououtras falhas que originam uma má recepção da mensagem deve-se dar à palavra“alento”. Também o tom, o timbre, a dicção e a pronúncia detêm um papel importantenuma comunicação. Ainda, os gestos devem ser utilizados durante uma conversação, para“representar” aquilo que o profissional está a tentar transmitir com palavras. 1.2.3. Facilidade de Expressão Escrita A capacidade de expressão escrita do secretariado é extremamente importante nodesenvolvimento de um dia de trabalho. Ao colocar algo por escrito, o secretário deveter atenção redobrada, isto porque já não pode usufruir da expressão gestual para servirde suplemento à comunicação, uma vez que na expressão escrita não existe contactodirecto entre os intervenientes. Por outro lado, o documento escrito serve de prova, peloque mais tarde pode ser utilizado para confirmar algum facto. Para se adquirir maior destreza na expressão escrita, é essencial conhecer umconjunto de técnicas que facilitam a comunicação escrita. Há que redigir com nitidez,simplicidade e exactidão e, ao mesmo tempo, ser-se delicado e prudente. 1.2.4. Organização e Capacidade de Trabalho Antes de o secretário começar o seu dia de trabalho, este terá que, em primeirolugar, organizar o seu dia tendo em conta a prioridade das tarefas que lhe sãoencarregues. Sendo assim, o secretário terá que arranjar um conjunto de medidas parapoder optimizar da melhor forma o seu tempo. Posto isto, poderá orientar-se tendo em conta alguns princípios de gestão dotempo, como por exemplo: Concentrar-se nas actividades/tarefas mais importantes e/ou urgentes; Não deixar nenhuma tarefa a meio; Controlar o tempo disponível para desempenhar cada tarefa; Não fazer várias coisas ao mesmo tempo; Não deixar para amanhã o que pode ser feito hoje;
  7. 7. Evitar olhar para o relógio de 5 em 5 minutos, o secretário deve concentrar-se no que está a fazer. A organização é um factor imprescindível para o bom desempenho doProfissional de Secretariado, pelo que, para organizar bem o seu dia de trabalho, estetem que, antes que tudo, possuir um conhecimento profundo dele próprio, umconhecimento da função que desempenha e deter um melhoramento dos seus métodosde trabalho pessoal. O secretário tem que gerir o seu tempo, de modo a torná-lo mais produtivo. 1.2.5. Conchecimentos Técnicos O Profissional de Secretariado, para desempenhar as suas tarefas, precisa dedominar determinados conhecimentos técnicos, como: Dado o grande mercado europeu e, claro, a globalização constante daeconomia mundial, mostrou-se fundamental para o secretariado saber falar e escreverduas ou três línguas estrangeiras. O idioma necessário varia consoante a função que osecretário desempenha na organização e dos mercados com que trabalha. Saber estenografar. Apesar de esta técnica estar a cair em desuso emPortugal, esta prática possibilita que se escreva de forma rápida através de sinais. Sendoassim, permite-nos poupar tempo na escrita e, como é utilizado um código de sinais quenão é compreensível a todos, as mensagens escritas podem ser conservadas em sigilo. Saber dactilografar. O método decadactilar permite uma utilização devidado teclado do computador através da correcta colocação dos dedos (de ambas as mãos),ajustando-se os elementos humanos (o tipo de teclado, de secretária, de cadeira, etc.).
  8. 8. Figura 1 – “Disposição dos dedos no teclado”.5 O secretário que mostrar destreza na utilização desta técnica conseguiráutilizar o teclado do computador mais fácil e eficazmente, tornando-se mais produtivo. Saber manusear os diversos equipamentos de uso frequente nos escritórios,como os aparelhos que se destinam à reprodução de documentos (ex: fotocopiadora). Deter conhecimentos jurídicos. O Profissional de Secretariado precisa destetipo de conhecimentos para saber onde consultar soluções para resolver problemas quelhe possam surgir (seja qual for a natureza desse problema). 1.2.6. Conchecimentos Protocolares Os conhecimentos protocolares são fundamentais para o sucesso de qualquerempresa, pois, em qualquer profissão, o comportamento social é inigualável. O protocolo é um código de conduta que dirige a pluralidade das situações comque as organizações se deparam. Uma das primordiais funções do protocolo é delinear uma imagem benéfica efomentar as relações dentro e fora da empresa.5 Http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+PowerPoint+METODO+DACADACTILAR.pdf,Maio 2011
  9. 9. É através dele que a empresa prova que, para além de ser sólida e organizada, geratambém firmeza e um ambiente apto para negócio. Posto isto, o secretário carece destes conhecimentos para, no exercício das suasfunções, superar barreiras culturais que possam surgir e ter a aptidão de supervisionar osvários tipos de eventos que a empresa possa organizar. 1.2.7. Conhecimentos Informáticos A área da informática possui um papel relevante em qualquer profissão, pelo queesta agiliza o trabalho de qualquer indivíduo. Para o pessoal de secretariado, dominar as tecnologias de informação ecomunicação revela-se fundamental para o bom desempenho do seu trabalhoadministrativo. Assim, este deve mostrar agilidade em aplicações como: Sistema operativo (ex: Windows); Processamento de texto (ex: Microsoft Word); Folha de cálculo (ex: Microsoft Office Excel); Apresentações multimédia (ex: Microsoft Office PowerPoint); Base de dados (ex: OpenOffice); Gestão da agenda electrónica e do correio (ex: Microsoft Office Outlook); Motores de busca (ex: Internet); Entre outras.

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