Planejamento Orçamentário para Agências

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O plano orçamentário está diretamente ligado aos processos decisórios de uma empresa e é o ponto de partida para alcançar o sucesso financeiro.

Silvio Soledade, que é CEO e consultor da Plano Gestão, uma consultoria de gestão financeira e administrativa para empresas e agências de comunicação, mostra uma visão geral de como fazer um Planejamento Orçamentário para Agências.

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Planejamento Orçamentário para Agências

  1. 1. Webinar PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO
  2. 2. TIPOS DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO OPERACIONAL - Definido para um período de Longo prazo de 4, 5 anos ou mais; - São definidas metas e objetivos das organizações para o futuro com destaque ao aspecto qualitativo. -Definido para um período de curto prazo, geralmente 1 ano; -Plano detalhado das operações devidamente quantificadas.
  3. 3. TIPOS DE PLANEJAMENTO - Exemplo PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 5% 5% 5% 5% 5% PLANEJAMENTO OPERACIONAL OBJETIVO: Redução de 25% nas Despesas Administrativas 5 ANOS Metas anuais para atingimento do ANO 1 ANO 2 ANO 3 ANO 4 ANO 5 plano estratégico
  4. 4. SISTEMA DE PLANEJAMENTO E CONTROLE PLANO ESTRATÉGICO PLANO OPERACIONAL ORÇAMENTO EXECUÇÃO RESULTADOS OBTIDOS ANÁLISE DOS DESVIOS MEDIDAS CORRETIVAS PLANEJAMENTO CONTROLE FASE X1 FASE X2
  5. 5. SISTEMA DE PLANEJAMENTO E CONTROLE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO – 3 Anos ANO 1 ANO 2 ANO 3 PLANOS OPERACIONAIS
  6. 6. PROCESSO ORÇAMENTÁRIO Previsão (Planejamento); Execução; Controle.
  7. 7. ETAPAS ORÇAMENTO  Elaboração das PREMISSAS ORÇAMENTÁRIAS  Parâmetros para as projeções;  Elaboração dos ORÇAMENTOS  Operacional;  Financeiro.
  8. 8. Quando não fazer um Planejamento Orçamentário • Eu não preciso de um! • Eu tenho um na minha cabeça! • Eu não sei por onde começar! • Eu não tenho tempo! • Eu não sou bom com números!
  9. 9. PLANEJAMENTO Estabelecer com antecedência as ações a serem executadas dentro de cenários e condições preestabelecidos, atribuindo as responsabilidades, para atingir os objetivos fixados.
  10. 10. Para que serve um PO: • Sistema de Autorização • Projeção e planejamento • Canal de Comunicação • Instrumento de motivação • Instrumento de avaliação e controle • Fonte de informação para tomada de decisão
  11. 11. Princípios Gerais para um PO • Orientação para objetivos • Envolvimento dos Gestores • Comunicação Integral • Expectativas realistas • Aplicação flexível • Reconhecimento dos esforços individuais e dos grupos
  12. 12. PLANEJAMENTO MEDIÇÃO CORREÇÃO
  13. 13. Premissa básica Administrar é planejar, dirigir, coordenar e controlar.
  14. 14. PLANEJAMENTO GESTÃO CONTROLE EXECUÇÃO
  15. 15. Por onde começar?
  16. 16. Três grandes GRUPOS: • RECEITAS • DESPESAS • INVESTIMENTOS
  17. 17. Planejamento Orçamentário • Previsão de vendas/faturamento • Produção (custos) • Despesas com vendas (comissão) • Mão de Obra direta • Despesas gerais e administrativas • Despesas indiretas • Fluxo de caixa
  18. 18. Previsão de Vendas/Faturamento • Olhar para o ano anterior • Possibilidades de Crescimento sobre a base • Novos Negócios • Investimento em Comunicação • Comissionamento da equipe comercial • Impostos
  19. 19. Mão de Obra Direta (Pessoal) • Equipe e Salários (incluindo encargos) • Provisões de 13.o Salário • Provisões de Férias (12%) • Provisões de Indenizações (12%) • Benefícios • Treinamento e capacitação • Em que momento teremos que contratar mais gente? • Como reter os talentos?
  20. 20. Despesas Gerais e Administrativas • Aluguel/Condomínio/IPTU • Infraestrutura – Luz – Internet/telefone – Manutenção • Operacionais – Materiais de Escritório – Limpeza – Manutenção de equipamentos • Administrativas – Motoboy – Consultorias contábil/jurídica – Correios – Combustível/Estacionamento
  21. 21. Outras despesas • Despesas financeiras (taxas e juros) • Multas diversas • Empréstimos
  22. 22. Investimentos • Equipamentos • Manutenção da Sede • Estrutura
  23. 23. Medição • A contabilidade e os registros históricos • Os componentes financeiros (caixa) • Dados para avaliação de desempenho (previsto x realizado)
  24. 24. VANTAGENS DE UM PO • Introduz o hábito do exame de informações antes da tomada de decisão, • Estimula a participação de todos na fixação dos objetivos; • Exige quantificação das previsões; • Estimula a delegação de poderes; • Exige informações contábeis confiáveis; • Permite identificar áreas eficientes e deficientes; • Contribui para a utilização eficaz dos recursos disponíveis
  25. 25. LIMITAÇÕES DO SISTEMA ORÇAMENTÁRIO • Baseia-se em estimativas; • Deve ser continuamente monitorado e adaptado; • Atrasos na análise dos dados comprometem as ações corretivas; • É mais focado em custos do que na criação de valor.
  26. 26. TÉCNICAS ORÇAMENTÁRIAS
  27. 27. ORÇAMENTO TRADICIONAL - INCREMENTAL OU ORÇAMENTO BASE ZERO
  28. 28. Orçamento Tradicional - Incremental • Elaborado tomando por base o exercício anterior; • A esse custo acrescenta-se um incremento para compensar a inflação • Neste processo, não é realizada revisão detalhada das operações em andamento e dos níveis gastos.
  29. 29. Orçamento Tradicional - Incremental Exemplo: Os valores realizados de determinada empresa no ano de 2014 foram: Despesas 2014 Pessoal $ 110,00 Serviços de terceiros $ 80,00 Material de consumo $ 10,00 TOTAL $ 200,00
  30. 30. Orçamento Tradicional - Incremental Despesas 2014 Projeção 2015 Pessoal $ 110,00 20% $ 132,00 Serviços de terceiros $ 80,00 20% $ 96,00 Material de consumo $ 10,00 20% $ 12,00 TOTAL $ 200,00 20% $ 240,00
  31. 31. Orçamento Base Zero  Revisão crítica dos gastos tradicionais de cada área;  Analisar o custo-benefício de todos dos projetos, processos e atividades, partindo de uma base “zero”;  Aprovar os níveis de gastos após a elaboração com base em critérios previamente definidos;
  32. 32. Orçamento Base Zero Exemplo: Os valores realizados de determinada empresa no ano de 2014 foram: Despesas 2014 Pessoal $ 110,00 Serviços de terceiros $ 80,00 Material de consumo $ 10,00 TOTAL $ 200,00
  33. 33. Orçamento Base Zero Despesas 2014 Projeção 2015 Pessoal $ 110,00 Revisão $ “x” Serviços de terceiros $ 80,00 Revisão $ “x” Material de consumo $ 10,00 Revisão $ “x” TOTAL $ 200,00 Revisão $ “x”
  34. 34. ORÇAMENTO FINANCEIRO
  35. 35. FLUXO DE CAIXA • Liquidez – capacidade de pagar os compromissos no prazo • Crescimento – capacidade de investir • Solidez – capacidade de continuar gerando saldos de caixa positivos.
  36. 36. FLUXO DE CAIXA ENTRADAS • Vendas SAÍDAS • Serviços • Repasses • Despesas
  37. 37. FATORES QUE AFETAM O FC FATORES INTERNOS Negociações com fornecedores Prazo de recebimento Política Salarial Despesas Operacionais superiores a receita Distribuição de lucro
  38. 38. FATORES QUE AFETAM O FC FATORES EXTERNOS Mudanças no mercado Novos concorrentes Mudança nos Impostos Inadimplência
  39. 39. Sejam positivos ou negativos, é necessário primeiro analisar as causas dos resultados para depois planejar estratégias para reverter os problemas.
  40. 40. ERROS IMPERDOÁVEIS NO FC • Não ter categorias • Lançar vendas e não recebimentos • Não ter um acompanhamento diário • Não ser realista
  41. 41. FUNÇÃO CONTROLE
  42. 42. FUNÇÃO CONTROLE • Medir o realizado; • Comparar o realizado com o planejado; • Analisar os desvios significativos; • Adotar medidas corretivas; • Avaliar a efetividade das providências tomadas; • Registrar essas informações, para aperfeiçoar o processo de planejamento.
  43. 43. @silviosoledade silvio@planogestao.com.br

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