basic to advance use function

1. การพิมพหัวตารางอัตโนมัติ
สภาพปญหา
บางครั้งขอมูลในตารางของ Excel มีความยาวหลายหนา เชน รายชื่อผูเขารวมประชุม
เปนตน เมื่อขึ้นหนาใหม หัวของตาราง จะหายไป ทําใหตองเสียเวลาสรางหัวตารางใหม
อยางไรก็ตาม Excel ไดเตรียมการเรื่องนี้ไวแลว เราสามารถกําหนดให Excel สรางหัว
ตารางใหโดยอัตโนมัติ เมื่อขึ้นหนาใหม
สมมติวา มีรายชื่อผูเขารวมประชุม จํานวน 50 คน โดยมีหัวตาราง ดังนี้
หัวตารางในตัวอยางนี้ คือ ชอง B3 ถึง E3 หรือ เขียนไดวา B3:E3 ดังภาพ
เราตองการใหหัวตารางนี้ปรากฏในทุกหนา ที่ขึ้นหนาใหม มีวิธีการดังนี้
หลักการ
กําหนดใหหัวตารางขึ้นหนาใหม โดยใช Page Setup เพื่อระบุชวง cell ที่ตองการใหเปน
หัวตาราง
วิธีการ
1. พิมพรายชื่อ ตามแบบขางตน จํานวน 37 รายชื่อ เพื่อใหแนใจวา ขอมูลมีความ
ยาวมากกวา 1 หนา
2. ไปที่ File > Page Setup…
3. จะเกิดหนาตาง ใหเลือกแถบ Sheet ดังภาพ

2. 4. ในแถบ Sheet ในสวน Print titles คือสวนที่จะสั่งใหพิมพหัวตาราง ซึ่งสามารถ
เลือกไดวา จะใหพิมพสวนหัว เมื่อขึ้นหนาใหม (Rows to repeat at top:) หรือ
จะใหพิมพแถวตามแนวตั้งซ้ํา เมื่อขึ้นหนาใหม (Columns to repeat at left) ใน
กรณีที่เรามีรายการ ซ้ํา ๆ กัน ในตัวอยางนี้ เราจะใช Rows to repeat at top
ดังภาพ
5. ปุมที่เห็นเมาสขี้ในภาพ คือปุมที่เราสามารถเลือกตําแหนงโดยใชเมาสเลือก แต
มีทางลัด คือ ในกรณีที่เราทราบตําแหนงของหัวตารางที่ตองการ เราสามารถ
พิมพเขาไปไดทันที
6. ในตัวอยาง เราทราบวา ตําแหนงที่เราตองการ คือตําแหนง B3:E3 ใหพิมพ
ตําแหนง ดังภาพ
7. กดปุม OK ที่อยูดานลาง เทานี้ ก็จะไดหัวตารางเมื่อขึ้นหนาใหมทุกหนา
8. การตรวจสอบ ใหกดปุม Print Preview บนแถบเมนู
9. ใหคลิกเลื่อนดูหนาตาง ๆ โดยคลิกที่ Next เพื่อดูหนาถัดไป
10. ถาขอมูลของทานมีนอย อาจจะไมมีหนาถัดไป ใหพิมพขอมูลเพิ่มเติม หรือ
กําหนดตัวอักษร ใหใหญขึ้น ก็ได

3. 11. เมื่อคลิกหนาถัดไป จะเห็นวา มีหัวตารางเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
12. กดปุม Close หรือ ปด เพือกลับหนา Excel ตามเดิม
่
13. ในกรณีที่มีตารางหลายชุด ในแตละชุดใหกําหนดเหมือนขั้นตอนขางตน ก็จะมี
หัวตารางปรากฏตามตองการ

4. การปดเศษ จํานวนสตางค
จํานวนสตางค ควรมีเศษสตางค เปน 25 50 หรือ 75 สตางค เพราะเรามีเหรียญพอจะหามาได ถามี
เศษเปนอยางอืน เชน 30 หรือ 45 สตางค ก็ไมทราบจะเอาเหรียญที่ไหนมาใหไดเทากับจํานวน
่
สคางค อยางไรก็ตาม ในการคํานวณ ผลการคํานวณทีไดหลายครั้ง จะไมลงเศษตามทีตองการ แต
่ ่
เราสามารถปดเศษใหเปนเศษ 25, 50 หรือ 75 ได
สมมติวาชอง A2 มีคาเปน 2.33 ดังภาพ
1. เราตองการปดเศษ ใหเปนเศษสตางค 25, 50 หรือ 75
2. จะเห็นวา เศษ 0.33 มีคาใกล 0.25 มากกวา 0.50 ดังนั้น การปดเศษ จะปดลง เปน 2.25
3. ในตัวอยางนี้ เราจะนําคาที่ไดจากการปดเศษแลว ไปไวที่ชอง B3
หลักการ
ใชสูตร round เพื่อปดเศษ ดังนี้
=round( cellขอมูล*4,0)/4
ถาตองการปดเศษ เปน 0.50 ก็ใหเปลี่ยนสูตร เปน ดังนี้
=round( cellขอมูล*2,0)/2
วิธีการ
1. คลิกที่ชอง B3 เพื่อระบุตําแหนงทีจะนําผลการปดเศษมาไวที่นี่
่
2. พิมพ =round(A2*4,0)/4 ในชอง formula bar

5. 3. กดปุม Enter จะเห็นวา ตัวเลขในชอง B3 คือตัวเลขที่ไดจากการปดเศษ ใหมีคาเปนเศษสตางค
ตามที่กําหนด ดังภาพ
กิจกรรม
1. ที่ชอง A2 ลองเปลี่ยนตัวเลขเปนอยางอื่น โดยใหมีจุดทศนิยม 2 ตําแหนง เชน 5.68, 4.55
เปนตน แลวสังเกตผลลัพธที่ได
2. ใหทานเขียนสูตร และทดลองทําการเปลี่ยน เศษสตางค ใหมีเพียง 50 สตางค หรือ มิฉะนั้น
ก็ไมตองมีเศษสตางค

6. การเลื่อนกรอบของ cell ไปในทิศทางที่ตองการ เมื่อกดปุม Enter
ในการกรอกขอมูลของ Excel เมื่อกดปุม Enter โดยปกติ กรอบของCell จะเลื่อนลงมาตรง
ๆ แต ถาตองการให กรอบนี้ เลื่อนไปทางซาย หรือ ขวา ก็ใหใชกลุมลูกศร บนแปนพิมพ
อยางไรก็ตาม เมื่อมีการกรอกขอมูลในลักษณะขางลางนี้
ซึ่งจะเห็นวา การกรอกขอมูลตองเลื่อนไปทางขวา จึงจะสะดวก และถาปอนขอมูลโดยใชกลุม
ตัวเลขบนแปนพิมพ จะเห็นวา ไมสะดวกเลย เมื่อพิมพเสร็จแลว ตองมากดปุมลูกศรเพื่อเลื่อนกรอบ
ไปทางขวา แตถาจะใชปุม Enter ที่อยูในกลุมตัวเลข จะสะดวกกวา ปญหามีอยูวา ถากดปุม
Enter แทนที่กรอบจะเลื่อนไปทางขวา กรอบจะเลื่อนมาตรง ๆ ขางลาง
การแกปญหา
เราตองไปตั้งคาเมื่อกดปุม Enter แลว ใหกรอบ หรือ cell pointer เลื่อนไปทางขวา ไมใช
เลื่อนลงมาตรง ๆ
วิธีการ
1. ไปที่ Tools > Options
2. เลือก ทิศทางของ cell pointer ในหัวขอ Move selection after Enter โดย
สามารถเลือกใหเคลื่อนที่ ไปทางซาย หรือ ทางขวาได ตามตองการ

8. การคัดลอกสูตรไปยัง cell ตาง ๆ โดยไมมีการเปลี่ยนแปลง
สมมติวาตองการคัดลอกสูตร ที่ B2 ไปยัง B3 โดยใหสูตรใน B3 มีคาเปน = C2+C3
เหมือนเดิม
ถาเรา copy ที่ B2 แลวมา paste ที่ B3 สูตรที่ไดจะเปน =C3+C4 ทั้งนี้เพราะ การ
อางอิงในสูตรของ B2 เปนการอางอิง แบบ Relative Referencing ถาตองการ คัดลอก
สูตร โดยใหเหมือนเดิมทุกประการ มีวิธการดังนี้
ี
วิธีที่ 1
เปลี่ยนการอางอิงใน B2 ใหเปน การอางอิงแบบ Absolute Referencing ทุกตัว
โดยการลากดําชื่อ cell แลวกด F4 ทําทีละชื่อจนหมด แลวทําการ copy และ paste
ตามปกติ
1. ลากดําที่ C2
2. กดปุม F4 บนแปนพิมพ 1 ครั้ง จะได $C$2

9. 3. ลากดําที่ C3 และกด F4
4. คลิกเครื่องหมายถูก หรือ กด Enter
5. High light และเสนกรอบแสดงความสัมพันธตาง ๆ จะหายไป ดังนี้
6. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่ บนแถบเมนู เพื่อคัดลอกสูตรนี้
7. คลิกที่ชอง B5 หรือชองที่ตองการนําสูตรนี้ไปวาง
8. ไปที่ Edit > Paste คลิกที่ บนแถบเมนู
9. จะไดคาเหมือนเดิม ดังนี้
10. กด Enter หรือ Esc เพือเอาเสนประในชอง B2 ออกไป
่

10. วิธีที่ 2 ที่งายกวา
1. ลากดําที่สูตร
2. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่ บนแถบเมนู เพื่อคัดลอกสูตรนี้
3. คลิกที่หลัง C3 ในชอง formula bar เพื่อเอา high light ออก
4. คลิกที่ชอง B4
5. ไปที่ Edit > Paste คลิกที่ บนแถบเมนู จะไดสูตรเหมือนเดิม ดังภาพ

11. การคัดลอก หรือ Copy ขอมูลไปยังหลาย ๆ cell
เมื่อตองการคัดลอกขอมูลจาก Cell ใด Cell หนึ่ง ไปยัง Cell ที่อยูดานลาง หรือ ที่อยูถัดไปทาง
ขวามือ จํานวนหลาย ๆ Cell ถาจะทําทีละ cell ก็อาจจะใชเวลามาก แต Excel มีวิธีการคัดลอก ที่
รวดเร็ว ซึ่งมีวธี ดังนี้
ิ
จากขอมูลขางลางนี้
ตองการคัดลอก ขอมูลที่ B1 ไปยัง B2 จนถึง B8 ใหทําดังนี้
1. ลากดําตั้งแต B1 จนถึง B8
2. กดปุม Control คางไว แลวกดปุม D
3. ขอมูลใน B1 จะถูกคัดลอก หรือ Copy มาไวที่ B2:B8 ดังภาพ

12. ถาตองการคัดลอกขอมูล ไปไวทางขวามือ
1. คลิกเลือกตั้งแต B1 ไปจนถึง F1
2. กดปุม Control คางไว แลวกดปุม R
3. ขอมูลใน B1 จะถูกคัดลอก หรือ Copy มาไวที่ C1:F1 ดังภาพ

13. การคัดลอกขอความเพียงอยางเดียว
ในโปรแกรม Excel เมื่อมีการคัดลอก หรือ Copy ขอความใน Cell ใด Cell หนึ่ง จะคัดลอกสิ่งที่อยูใน Cell
ทั้งหมด เชน รูปแบบ สูตร เสนกรอบ ขนาดตัวอักษร สีพื้นหลังของ Cell เปนตน ดังนั้นเมื่อนําไปวาง หรือ
paste รูปแบบตาง ๆ จึงติดไปดวย
สวนใหญมักจะเปนเรื่องดี เพราะเราไมตองเสียเวลามาจัดการปรับแตงรูปแบบใหม แตก็มีหลายครั้ง ที่เราไม
ตองการรูปแบบเดิม ตองการแตเฉพาะขอมูลหรือตัวเลขเทานั้น
จากตัวอยางขางลางนี้
ถาเราตองการคัดลอก หรือ Copy ขอมูลใน B1 ไปไวยัง C2 โดยไมตองการใหตัวเลข 123 เปนสีแดง และ ใหมี
ขนาดตามปกติ ไมใหญเกินไป เรามีวิธีการ ดังนี้
1. คลิกเลือก B1 ตามปกติ
2. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่รูป บนแถบเครื่องมือ จะเกิดเสนประรอบ ๆ B1 แสดงวา cell
นี้กําลังถูกคัดลอก
3. คลิกที่ C2
4. ไปที่ Edit > Paste Special จะเกิดหนาจอใหเลือก ดังนี้

14. 5. ใหเลือกที่ Value คือกําหนดใหเอามาเฉพาะคาเทานั้น รูปแบบ หรือ format ไมตองการ
6. กด OK จะไดเฉพาะขอมูลเทานั้น ดังภาพ

15. การแกไขสูตร โดยไมตองไปคลิกที่ formula bar
คนสวนใหญที่ใช Excel เมื่อตองการแกไขสูตร จะตองคลิกที่ Cell ขอมูลกอน แลวก็ไปคลิกที่
Formula bar ซึ่งอยูดานบนของจอ ทําใหเสียเวลา โดยเฉพาะถาขอมูลอยูบริเวณลางของหนาจอ ก็
จะทําใหเสียเวลามาก แตมีวธีการที่ไมตองไปคลิกที่ formula bar ก็สามารถแกไขสูตรได
ิ
มีวิธีการดังนี้
สมมุติวา มีขอมูลดังขางลาง
จะเห็นวา ในชอง C1 มีสูตร โดยใหนําขอมูลใน A1 ไปรวมกับขอมูลใน A2 ถาเราตองการแกไข
สูตร จาก A2 เปน A3 เรามีวธีการทําได ดังนี้
ิ
วิธีที่ 1
1. คลิกที่ชอง C1 ซึ่งมีสูตรที่ตองการแกไข
2. กดปุม F2 บนแปนพิมพ จะปรกฎสูตรขึ้น ในชอง C1
3. สามารถแกไขสูตรในชอง C1 ไดทันที ในที่นี้คือ แกจาก A2 เปน A3
จะสังเกตเห็นวา กรอบสีเขียวรอบ A2 เปลี่ยนมาอยูที่ A3 ดวย

16. 4. ถาถูกตองแลว ใหกด Enter
Excel ทําการประมวลผล และนําผลที่ไดมาใสไวตามตองการ
5. แตถาตองการยกเลิก ใหกด Esc จะกลับไปเหมือนเดิม
วิธีที่ 2
ใหดับเบี้ลคลิกที่ C1 จะเห็นสูตรในชอง C1 และทําการแกไขเหมือนขางบน

17. การหาผลรวมจากตาราง แนวนอนและแนวตั้ง
บางครั้ง เรามีขอมูลทั้งแนวนอนและแนวตั้ง และตองการหาผลรวมทั้งแนวนอน และแนวตั้ง
ตลอดจนผลรวมทั้งหมด โดยปกติ เรามักจะหาผลรวมทีละแถว แตมีวธีลัดที่สามารถหาผลรวมได
ิ
อยางรวดเร็วเพียงไมกเี่ มาสคลิก
มีวิธีการดังนี้
สมมุติวา มีขอมูลดังขางลาง
จะเห็นวา มีรายการสินคาอยู 3 รายการ โดยแบงเปนรายเดือน 3 เดือน ถาเราตองการหาวา สินคาแต
ละตัว มียอดขายรวมทั้งหมดทุกเดือนเปนเทาไร เราตองหาผลรวมในแนวนอน และขณะเดียวกัน
ตองการทราบวา ในแตละเดือนมียอดขายสินคาทุกตัวเปนเทาไร เราตองรวมตามแนวตั้ง ซึ่งทําได
ดังนี้
วิธีการ
1. ลากดํา หรือ High light จากชอง B2 ถึง E5

18. 2. คลิกรูป บนแถบเครื่องมือ จะปรากฏผลรวมใหเห็นทันที

19. การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข
การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข เราใชฟงกชั่น SUMIF ซึ่งมีรูปแบบการใช ดังนี้
SUMIF(range,criteria,sum_range)
range คือชวงขอมูลที่จะนํามากําหนดเปนเงื่อนไข ซึ่งจะครอบคลุม
ขอมูลทั้งหมด เชน ชื่อสินคา หรือ ราคาสินคา ก็ได
criteria คือเกณฑหรือเงื่อนไขที่กําหนด เชน มากกวา 500 (“>500”)
หรือกําหนดเปนขอความก็ได เชน “รองเทา” เปนตน
sum_range คือชวงขอมูลตัวเลขที่จะนํามารวมกัน เชน ราคา เปนตน
การกําหนดเงือนไข สามารถทําไดหลายลักษณะ ดังนี้
่
1. ใหเลือกขอมูลที่เหมือนกับเงื่อนไขทุกประการ
2. ใหเปรียบเทียบขอมูลกับเงือนไขที่กําหนด
่
1. การกําหนดใหเลือกขอมูลตามที่เหมือนกับเกณฑทุกประการ
สมมติวา เรามีขอมูลตอไปนี้
จะเห็นวามีรายการเลื้ออยู 2 รายการ เราตองการหาผลรวมเฉพาะเสื้อเทานั้น
วิธีการ
1. คลิกที่ B8 ซึ่งจะเปนผลรวมของเสื้อ
2. พิมพ สูตรที่ชอง Formula bar ดังนี้ =SUMIF(A1:A7,"เสื้อ",B1:B7)

20. 3. กด Enter จะไดผลรวมเทากับ 500 ที่ชอง B8 ตามที่กําหนด
2. ใหเปรียบเทียบขอมูลกับเงือนไขที่กําหนด
่
จากขอมูลขางตน เราจะเห็นวา มีรายการรองเทาอยูหลายรายการ ถาเราตองการรวมรายการ
รองเทาทั้งหมด เราตองกําหนดเงื่อนไขในลักษณะการเปรียบเทียบ คือ ใหกําหนดวา ในชวง A1 ถึง
A7 ถามีคําวา รองเทา ใหนําขอมูลในคอรลัมน B ของแถวนั้น ๆ มารวมกัน ซึ่งจะเขียนเปนสูตรได
ดังนี้
=SUMIF(A1:A7,"รองเทา*",B1:B7)
ขอใหสังเกตการณใชเครื่องหมาย ดอกจัน * หลังคําวา รองเทา เครื่องหมายดอกจันนี้ ใช
แทนขอความใด ๆ ก็ได นั่นคือ ขอใหขึ้นตนดวยคําวา รองเทาอยูกแลวกัน จะมีคําใด ๆ อยูหลังจาก
็
คําวา รองเทา ก็ได หรือไมมี ก็ได จากขอมูลจะเห็นวา มีรายการที่เปนไปตามเงื่อนไขอยู 3 รายการ
คือ รองเทากีฬา รองเทาแตะ และรองเทาวิ่ง และจากสูตร จะนําเอาขอมูลราคาของสินคาทั้งสาม
อยางนี้ ซึ่งอยูในคอรลัมน B1:B7 มารวมกัน
วิธีการทํา
1. เปด Work Sheet ใหม
2. พิมพขอมูล

21. 3. คลิกที่ชอง B8 เพื่อกําหนดตําแหนงที่จะเปนผลรวมของราคารองเทาทั้งหมด
4. ที่ formula bar พิมพสูตร ดังนี้
5. กดปุม Enter จะไดผลลัพธ ตามตองการ

22. เงื่อนไขและเครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร
ในการกําหนดเงื่อนไข นอกจากจะกําหนดใหเหมือนแบบ หรือกําหนดเงื่อนไขใหเปรียบเทียบกับ
ตัวอักษร แลว เรายังสามารถกําหนดเงื่อนไข โดยใชเครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร ได
อีกดวย เชน
=SUMIF(A1:A7,">20",B1:B7)
เงื่อนไขในทีนคือ มากกวา 20
่ ี้
เครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร มีดังนี้
= เทากัน เชน A1=B1
> มากกวา เชน A1>B1
< นอยกวา เชน A1<B1
>= มากกวา หรือ เทกับ เชน A1 >= B1
<= นอยกวา หรือ เทกับ เชน A1 <= B1
<> ไมเทากัน เชน A1<>B1
สมมติวามีขอมูล ดังขางลางนี้
ถาเราตองการทราบจํานวนหนี้ทั้งหมด ของผูที่มีบุครตั้งแต 3 คนขึ้นไป เราสามารถหาไดดงนี้
ั
วิธีการ
1. เปด Work Sheet ใหม
2. พิมพขอมูลเหมือนขางบน
3.คลิกที่ชอง C9 เพื่อระบุตําแหนงของขอมูล

23. 4. พิมพสูตร =SUMIF(B2:B7,">=3",C2:C7)
5. เมื่อกด Enter จะไดผลลัพธ ดังขางลาง

24. การเปด Sheet ครั้งละหลายแผน
Excel ประกอบไปดวยแผนงาน หรือ Sheet จํานวนมาก แตเรามักจะทําครั้งละ 1 Sheet
เมื่อตองการไปทําหนาอื่น ก็จะคลิกไปเลือกที่ Sheet นั้น ๆ เชนในภาพขางลางนี้ แสดงวาขณะนี้อยู
ที่ Sheet1 และกําลังจะคลิกเพื่อไปที่ Sheet2
สภาพปญหา
บางครั้งเราตองการเปดคราวละ 2 Sheet เพื่อดูขอมูลประกอบกัน จะทําอยางไร
หลักการ
เปดหนาตางใหม และจัดเรียงใหเห็นทั้ง 2 หนา
วิธีการ
1. เปด Excel ตามปกติ
2. ไปที่ Window > New Window โปรแกรมจะเปด Workbook ที่กําลังใชงานขึ้นอีก 1
ชุด แตเรายังไมสามารถมองเห็นได
3. ไปที่ Window > Arrange … เพื่อจัดเรียงหนาจอใหม จะไดมองเห็น เมื่อคลิกจะเกิด
หนาตางใหม ใหเลือกกําหนดวา จะเรียงแบบใด
Tile คือเรียงปูเต็มหนา คลายปูกระเบื้อง
Horizontal เรียงกันตามแนวนอน
Vertical เรียงกันตามแนวตั้ง
Cascade เรียงซอน ๆ กัน

25. 4. ถาเลือก Tile จะเห็นดังนี้
5. ทานสามารถคลิกดูขอมูลหนาตาง ๆ ไดครั้งละ 2 หนาพรอมกัน โดยคลิกที่แถบ Sheet
ดานลาง ในภาพขางลาง เปนตัวอยางการคลิกไป Sheet2
6. ถาตองการเปดมากกวา 2 หนา ก็ใหทําขันตอนที่ 2 ซ้ํา ๆ คือ ไปที่ Window > New
้
Window แลวเรียงใหม ก็จะไดตามตองการ

26. การตั้งรหัสผาน สําหรับโปรแกรม Excel
การตั้งรหัสผานชวยเพิ่มความปลอดภัยใหแกโปรแกรม Excel ผูที่ไมมีรหัสผาน จะไม
สามารถแกไขขอความในไฟลได หรือไมสามารถเปดได ทําใหขอมูลมีความปลอดภัย
หลักการ
การตั้งรหัสผาน มี 2 ประเภทคือ
1. ตั้งรหัสสําหรับเปดโปรแกรม การตั้งรหัสผานประเภทนี้ ถาไมมีรหัส ก็จะไมสามารถดู
ไฟลไดเลย
2. ตั้งรหัสผาน และอนุญาตใหผูที่ไมมีรหัส สามารถเขาไปดูขอมูล แตไมสามารถ
เปลี่ยนแปลง หรือแกไขขอมูลได
วิธีการ
1. เปดไฟล Excel ที่มีขอมูลที่ตองการจะตั้งรหัส
2. ไปที่ File > Save As … จะเกิดหนาจอการบันทึกไฟล
3. ใหคลิกที่ Tools
4. เลือก General Options…

27. 5. เลือก General Options…
6. ถาตองการตั้งรหัสการเขาโปรแกรม ถาไมมีรหัสก็จะไมสามารถเปดโปรแกรมได
ใหพิมพรหัส ในชอง Password
7. การตั้งรหัส ควรตั้งใหงายแกการจํา และระวังการพิมพตัวอักษร โดยเฉพาะภาษา
อังกฤษ ตัวอักษรตัวเล็กและตัวใหญ ถือวาเปนคนละตัวกัน การตั้งรหัส สามารถ
ตั้งไดทั้งตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน
8. ถาตองการตั้งรหัส ที่อนุญาตใหผูที่ไมมีรหัสผาน สามารถเขาดูขอมูลได แตแกไขไมได
ใหเลือกตั้งรหัสที่ชอง Password to modify
9. การตั้งรหัสผานแบบนี้ เมือเปดโปรแกรม โปรแกรม Excel จะถามหารหัส ถาไมมี
่
สามารถกดปุมขอดูแบบ read only หรือ แบบอานอยางเดียว แตไมสามารถแกไขได

28. การทําแผนงานคุมงบประมาณ
ในปหนึ่ง ๆ หนวยงานมักจะมีการดําเนินงานตามโครงการตาง ๆ แตละโครงการจะมี
งบประมาณ มีการขออนุมัติการใชเงินเพื่อจัดทําตามแผนหลายครั้ง แผนงานตัวอยางนี้ เปนตัวอยาง
การเก็บขอมูลการใชงบประมาณของโครงการตาง ๆ พรอมทั้งมีการคํานวนหายอดเงินโครงการที่
เหลือ
ความตองการ
ลักษณะแผนงาน จะตองเก็บขอมูลการใชจายเงินงบประมาณ มีการคํานวณยอดเงินคงเหลือ
และเมื่อขออนุมัติงบประมาณ แตยังอยูในระหวางการดําเนินการ ก็จะตองมีการกันยอดงบประมาณ

ที่ไดรับการอนุมัติแลว และคํานวณยอดเงินคงเหลือหลังจากที่กนเงินทีอยูในระหวางดําเนินการ แต
ั ่
ยังไมไดเบิกจาย
หลักการ
ใชฟงกชั่น sum และ ฟงกชน sumif พรอมกับมีการขยาย cell สําหรับชองลงรายการ
ั่
เพื่อใหสามารถกรอกขอความไดอยางสวยงาม
วิธีการ
1. เปดไฟล Excel ใหม
2. พิมพและจัดความกวางของคอรลัมน ดังภาพ
3. งปม คือยอดงบประมาณทั้งหมด ของโครงการนี้
4. เบิกแลว คือ งบประมาณทีเ่ บิกจายตามหลักฐานเรียบรอยแลว
5. เหลือ คือ งบประมาณทั้งหมดที่เหลือจริง หลังจากทีหักสวนที่เบิกออกไปเรียบรอยแลว
่
6. กันไวเบิก คือ งบประมาณที่ขออนุมัติ และไดรับการอนุมัติแลว แตยงอยูระหวา
ั
ดําเนินการ ยังไมไดเบิก
7. เหลือกัน คือ งบประมาณที่เหลือ หลังจากที่กันไวสําหรับรายการทีอนุมัติแลว แตยัง
่
ไมไดเบิก

29. 8. ขออนุมัติ คือ ยอดที่ขออนุมัติ แตละรายการ
9. เบิกจริง คือ ยอดในรายการนั้น ๆ ที่เบิกจริง อาจจะไมเทากับยอดที่อนุมัติก็ได
10. สมมติวา เราตองการกันพื้นที่ไวทั้งสิ้น 200 รายการ สําหรับพิมพรายการเบิกจายใน
โครงการนี้ และเราจะใชในการคํานวณเงินของโครงการดวย
การหายอดเบิกแลว
ยอดเบิกแลว คือ ผลรวมของ cell ตั้งแต D9 จนถึง D200 หรือ D9:D200 ยอดเบิกแลว อยู
ที่ชอง D3 ซึ่งมีวิธีหา ดังนี้
1. คลิกที่ชอง D3
2. พิมพสูตร ดังนี้
3. กดปุม Enter
การหายอดเหลือ
ยอดเหลือ คือยอดงบประมาณทั้งโครงการ ซึ่งอยูที่ D2 หักดวย งบประมาณที่เบิกไปแลว
ซึ่งอยูที่ D3 ซึ่งมีวิธีหา ดังนี้
1. คลิกที่ชอง D4 ซึ่งเปนตําแหนงยอดเหลือ
2. พิมพสูตรดังนี้

30. 3. กด Enter
การหายอดกันไวเบิก
ยอดกันไวเบิก คือยอดที่ไดรบการอนุมัติ ซึ่งไดแกชอง C9:C200 แตยังไมมีการเบิกจาย
ั
ดังนั้น ชองเบิกจริง จะยังคงไมมีตัวเลขใด ๆ นั่นคือ เราจะรวมตัวเลขในชอง C9:C200 เฉพาะที่
ชองถัดไปไมมีตัวเลข
การรวมในลักษณะนี้ จะใชสตร SUMIF ซึ่งมีรูปแบบ ดังนี้
ู
SUMIF(ชวงที่จะใชเปนเงื่อนไข,เงื่อนไข,ชวงที่จะนําขอมูลมารวม)
วิธีการ มีดังนี้
1. คลิกที่ชอง D5
2. พิมพสูตรดังนี้
3. กดปุม Enter

31. การหายอดเหลือกัน
ยอดเหลือกัน คือยอดเหลือ หรือ D4 ลบดวยยอดเงินที่เบิกไปแลว ซึ่งอยูที่ชอง D5 ซึ่งมี
วิธีการ ดังนี้
1. 1. คลิกที่ชอง D6 ซึ่งเปนตําแหนงยอดเหลือกัน
2. พิมพสูตรดังนี้
3. กดปุม Enter
การทดสอบ
ใหกรอกจํานวนเงินตน และพิมพรายการ ตามตัวอยาง และสังเกตขอมูลที่คํานวณโดย
อัตโนมัติ ทั้งในชอง เบิกจริง ชองกันไวเบิก เปนตน

32. การบังคับใหขึ้นบรรทัดใหม
โดยปกติ เมื่อพิมพขอความในชอง cell ถาขอความมีความยาวมากเกินกวา cell นั้น
โปรแกรมจะแสดงขอความเลยไปในชองถัด ๆ ไป ทางขวามือ ถาชอง ถัด ๆ ไปนั้น ไมมีขอความอยู
หรือถามีขอความ ขอความก็จะถูกตัดหาย ไป ถาตองการใหขอความขึนบรรทัดใหม ก็ไปตั้งคา
้
Wrap Text ใหขึ้นบรรทัดใหมได
สภาพปญหา
การใช Wrap Text จะทํางานก็ตอเมื่อความยาวเต็มบรรทัดแลว จึงขึนบรรทัดใหมให เรา
้
ไมสามารถบังคับใหขึ้นบรรทัดใหมไดตามตองการ (นอกจากจะเคาะ ๆ เรื่อย ๆ ใหเต็มบรรทัด) แต
ถาตองการบังคับ ใหขึ้นบรรทัดใหม (โดยที่ไมตองเคาะ) โดยที่ความยาวยังไมถึงบรรทัด ดังตัวอยาง
ขางลางนี้
จะเห็นวา ขอความที่เปน email ไมควรจะตอทายชื่อ และขอความที่เปนเว็บ ก็ไมควรจะ
ตอทาย email แตควรขึ้นบรรทัดใหม และเราตองการใหทั้งหมดอยูใน cell เดียวกัน

หลักการ
เมื่อตองการบังคับใหขึ้นบรรทัดใหมภายใน cell เดียวกัน ใหกด Alt+Enter
วิธีการ
1. เปดไฟล Excel
2. ขยายคอลัมนของ cell ที่ตองการจะพิมพ ใหมีความยาวพอประมาณที่สามารถ
ครอบคลุมขอความที่จะพิมพได ในตัวอยางจะพิมพขอความที่ A1

33. 3. พิมพขอความ เชน สุดา มายาทดี
4. กดปุม Alt บนคีบอรดซึ่งอยูแถวลางสุด คางไว แลวกดปุม Enter
5. เคอรเซอรจะมาอยูอีกหนึ่งบรรทัด ใหพิมพขอความ เชน suda@yahoo.com
6. ถาตองการพิมพอีกบรรทัด ก็ใหกดปุม Alt คางไว แลวกดปุม Enter
7. ถาพอแลว ก็กดปุม Enter โปรแกรมจะปรับบรรทัดใหเรียบรอย ดังตัวอยางขางลาง

34. การซอนสูตร
บางการซอนสูตร มีไวเพื่อปองกันการแกไขขอมูลใหผิดเพี้ยนไปจากความเปนจริง
บางครั้งจึงตองมีการซอนสูตรไมใหเห็น ซึ่งจะไมสามารถแกไขได
สภาพปญหา
ตองการไมใหผูใช worksheet เขาไปแกไขสูตร เพื่อปองกันไมใหขอมูลผิดพลาดจาก
ความเปนจริง โดยการซอนสูตรใน Formula Bar ไมใหเห็น และไมอนุญาตใหแกไขได
จากในภาพ เราจะซอนสูตร ของ Cell D8 แตอนุญาตให B1 และ C1 สามารถรับขอมูล
ได
หลักการ
ใช Format Cell เพื่อซอนสูตร แลวทําการ Protect Sheet ถาตองการให Cell ใด
สามารถรับขอมูลได ก็ไมตอง lock Cell นั้น ๆ
วิธีการ
1. เปดไฟล Excel
2. ในชอง B1 พิมพ เลข 3 ในชอง C1 พิมพ เลข 5 และในชอง D1 พิมพสูตรวา =B1+C1
ดังภาพ
3. พิมพสูตรในชอง D1 เสร็จแลว กด Enter และคลิกเลือก ชอง D1 อีกครั้ง จะไดดังภาพ
ขางลาง ทั้งนี้เพื่อจะทําการซอนสูตรใน Cell D1 จึงตองคลิกเพื่อเลือกเสียกอน

35. 4. ไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกใหเกิดเครืองหมายถูก ใน
่
สี่เหลี่ยมหนาชอง Hidden (ซอน) ดังภาพ
5. คลิกปุม OK ดานลาง จะกลับมาที่เดิม ใหคลิก B1 เพือทําการปลด lock เสียกอน
่
6. ไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกเครื่องหมายถูก ในสี่เหลี่ยม
หนาชอง Lock ออก ดังภาพ
7. กดปุม OK ดานลาง จะกลับมาที่เดิม
8. ใหคลิก C1 แลวไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกเครื่องหมาย
ถูก ในสี่เหลี่ยมหนาชอง Lock ออก เชนเดียวกับ B1
9. ขั้นตอนตอไป เราจะทําการ Protect Sheet เพื่อใหบงเกิดผลตามที่เราตั้งคาไว
ั
10. ไปที่ Tools > Protection > Protect Sheet…

36. 10. ถาตองการใสรหัส ใหใสรหัสในชอง Password to unprotect sheet รหัสนี้ จะ
นํามาใช เมื่อมีการขอยกเลิกการ Protect Sheet ถาใส และลืมรหัส จะไมสามารถแกไขได
11. คลิกปุม OK เมื่อคลิกที่ D1 จะไมเห็นสูตร ดังภาพ

37. วัน เดือน ป และการคํานวณหาอายุ
เรื่อง วัน เดือน ป เปนเรื่องสําคัญมากในชีวตประจําวัน โดยเฉพาะกับ Excel ซึ่งเปน
ิ
โปรแกรมที่ชวยในการจัดการเกี่ยวกับตัวเลข และบัญชีตาง ๆ เชนการลงบัญชีรายจายประจําวัน
แลวมาสรุปยอด เปนรายเดือนหรือแมแตการคํานวณ อายุของคน หรือสิ่งของตาง ๆ ก็ตองใชเรื่อง
ของ วัน เดือน ป ทั้งสิ้น ถารูวา Excel มีหลักในการคิดอยางไรในเรื่อง วัน เดือน ป ก็จะทําให
สามารถใชงานไดดยิ่งขึ้น
ี
Excel ใชระบบ วัน เดือน ป ที่เรียกวา 1900 date system คือ ใชจํานวนวันตั้งแต วันที่ 1
มกราคม ค.ศ. 1900 (พ.ศ. 2443) เปนตนมา เชน 1 วัน นับตั้งแตวนที่ 1มกราคม ค.ศ. 1900 และ 2
ั
คือ 2 วัน นับตั้งแตวนที่ 2 มกราคม 1990 เรื่อย ๆ มา จนถึงปจจุบัน ตัวเลขเหลานี้ เรียกวา เปน
ั
Serial Values และ Excel ใชตัวเลขเหลานี้ มาแสดงเปน วัน เดือน ป โดยใชรูปแบบตาง ๆ เชน
1/1/2549 หรือ 1 มกราคม 2549 เปนตน แตเบื้องหลังคือมาจากตัวเลขเดียวกัน
ลองพิมพ 1/1/2006 ที่ A1 และเปลี่ยน format ของ A1 เปน General (คลิกที่ A1 แลวไป
ที่ Format > Cell.. เลือกแถบ Number และคลิก General แลวคลิก OK) จะเห็นวา ตัวเลข วัน
เดือน ป เปลี่ยน เปนเลข 38718
สําหรับ คนไทย ซึ่งใชปพุทธศักราช ไมใชคริสตศักราช โปรแกรม Excel ไมไดแยกแยะวา
เปน ค.ศ. หรือ พ.ศ. แตถือเอาวา เปน ค.ศ. ทั้งหมด ทดสอบได โดยการ พิมพ 1/1/2549 ลงใน A2
และเปลี่ยน Format ของ A2 เปน General จะเห็นวา Excel มองเห็นเปน 237045 ซึ่งก็คือจํานวน
วัน ตั้งแต วันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 1600 จนถึง 1 มกราคม ค.ศ. 2549 (พ.ศ. 3092) นั่นเอง ดังนั้น สิ่งที่
เราพิมพ วัน เดือน ป โดยใชป พ.ศ. Excel จะนึกวาเปนป ค.ศ. ซึ่งแตกตางกันถึง 543 ป
ขอที่ควรทราบอีกอยางหนึ่งก็คือ Excel ฉลาดมาก ถาเราพิมพวันที่ถกรูปแบบที่กําหนด
ู
เชน 1/1/2549 หรือ 1 มกราคม 2549 Excel จะรูไดทนทีวา เปนขอมูลวันที่ แตก็อยาลืมวา เปน
ั 
ระบบคริสตศักราช ไมใชพทธศักราช ทดสอบงาย ๆ ถาพิมพ 1 มกราคม 2549 และเปลี่ยนรูปแบบ
ุ
หรือ Format ของ Cell ที่พิมพ จะเห็นวา Excel ใหเปนตัวเลข 237045
อีกอยางหนึ่ง คือ จากตัวเลขธรรมดา ถากําหนดใหเปนขอมูลแบบ วันเดือนป หรือ DATE
โปรแกรม Excel จะปรับโดยยึดวาตัวเลขนี้ เปนตัวเลขจํานวนวันหลังจากวันที่ 1 มกราคม 1900
เชน เลข 35 ก็จะตรงกับวันที่ 4 กุมภาพันธ 1990 เปนตน (เดือนมกราคม มี 31 วัน ตอจากนั้นอีก 4
วัน จึงเปนวันที่ 4 กุมภาพันธ)
การที่ Excel ใชระบบ ค.ศ. ทําใหเราตองปรับปรุงขอมูล ใหถูกตอง เชน นํา 543 ไปลบป
พ.ศ. เพื่อทําใหเปนป ค.ศ. เปนตน

38. การคํานวณหาอายุ
สภาพปญหา
ใหสมาชิกกรอก วัน เดือน ป เกิด ในชอง C2 และตองการคํานวณหาอายุ จนถึง ณ วันที่
ปจจุบัน ลงในชอง D2 ดังภาพ
หลักการ
เราจะใช ฟงกชั่น YEAR() เพื่อนําคาป มาคํานวณหาอายุ โดยการนําไปเปรียบเทียบกับ ป
ปจจุบัน โดยใชฟงกชั่น TODAY() แตเนืองจาก การกรอก วัน เดือน ป ใชระบบ พ.ศ. แต Excel
่
ถือวา เปน ค.ศ. เราจึงตองมีการปรับใหถูกตอง โดยการลดวันลง 543 วัน เพราะ Excel เห็นวา พ.ศ.
2525 คือ ค.ศ. 2525 ดังนั้น ค.ศ. 2525 จริง ๆ คือ ค.ศ. (2525-534) เนื่องจาก พ.ศ. เกิดกอนป ค.ศ. อยู
543 วัน
1. การหาป ค.ศ. ปจจุบัน
ฟงกชั่น TODAY() บอก วันเดือน ป ปจจุบัน เปน ระบบ ค.ศ.
ฟงกชั่น YEAR() รับคา วันเดือนป และ สงคาเฉพาะ ป ออกมาให
ดังนั้น ถาสงคา TODAY() เขาสูฟงกชั่น YEAR ก็จะได ป ค.ศ. ปจจุบัน ดังนี้
=YEAR(TODAY())
2. การหาปเกิด ของสมาชิก เปนป ค.ศ.
สงคา วัน เดือน ป เกิดของสมาชิก ซึ่งจากตัวอยาง อยูในชอง C2 เขาฟงกชั่น YEAR() เพื่อ
คํานวณหาปเกิด ดังนี้
YEAR(C2)
แตเนื่องจาก คาที่ไดคือ ค.ศ. 2525 จึงตองลบออกเสีย 542 ป เพื่อใหถูกตอง จึงเปน
YEAR(C2)-543
3. การคํานวณหาอายุ
นําคาที่ไดจาก 2 ไปลบออกจาก 1 ก็จะได จํานวนปของสมาชิกรายนี้
วิธีการ
1. คลิกที่ชอง D2 ซึ่งจะบอกจํานวนป
2. พิมพ สูตรเพื่อคํานวณหาอายุ ในชอง Formula Bar ดังนี้
=YEAR(TODAY())-(YEAR(C2)-543)

39. 3. กดแปน Enter จะไดดังนี้
จะเห็นวา Excel คิดวาตัวเลข 24 ที่ได เปน serial value เพราะเรากําลังคํานวณเกียวกับวัน
่
เดือน ป จึงปรับใหเปน วันที่ 24 เดือน มกราคม ป ค.ศ. 1900 (เพราะ serial value ที่มีคา 1 คือ
วันที่ 1 มกราคม 1900) ซึ่งเราไมตองการ ดังนั้นจึงตองปรับรูปแบบ ของ D2 ใหเปน General
เพื่อใหเปนคาตัวเลขธรรมดา ไมใช วันเดือนป
4. คลิกที่ชอง D2 แลวคลิกขวา เลือก Format Cell … ดังภาพ
5. เลือกแถบ Number และเลือก General
6. คลิก OK จะได อายุป ดังภาพ

40. อางอิง
Rubin, Joseph Calculate Years, Months, Days elapsed from a certain date in
Microsoft Excel Retrieved January 2, 2006, from http://www.exceltip.com/st/Calculate_
Years,_Months,_Days_elapsed_from_a_certain_date_in_Microsoft_Excel/390.html
Excel Dates and Excel Times. Retrieved January 2, 2006, from http://www.ozgrid.com/
Excel/ExcelDateandTimes.htm

41. การสงขอมูลจาก Excel ไปยังโปรแกรม SPSS เพื่อวิเคราะหผล
สภาพปญหา
แมวา Excel จะมีความสามารถในการวิเคราะหคาทางสถิติ แตบางทานอาจจะสะดวกที่
จะใชโปรแกรม SPSS ซึ่งออกแบบมาสําหรับการวิเคราะหคาทางสถิติโดยเฉพาะ และ
นอกจากนี้ ยังอาจจะมีเหตุผลอื่นที่ทําใหตองใชโปรแกรม SPSS เชน เปนความตองการ
ของหนวยงาน หรือเปนความเห็นของคณะทํางานในการเลือกตัดสินใจใชโปรแกรม
SPSS ในการประมวลผล เปนตน
ถาทานเก็บขอมูลในรูปแบบของ Excel ไวแลว ก็สามารถที่จะนํามาใชไดกับโปรแกรม
SPSS ไดโดยไมยากนัก
หลักการ
1. ทานสามารถถายโอนขอมูลจาก Excel ไปยัง SPSS ได โดยจัดขอมูลใหอยูใน
ลักษณะแถว และ คอรลมน โดยในแตละแถวเปนขอมูลของแตละรายการ เชน
ั
ขอมูลการตอบแบบสอบถามทั้งฉบับของผูตอบคนที่ 1 และคอรลัมน เปนคาตัวแปร
เชน เพศ อายุ อาชีพ เปนตน
2. ทานสามารถถายโอนขอมูลที่จัดอยูในลักษณะ สีเหลี่ยม (แถวและคอรลัมน) จาก
่
Excel ไปยัง SPSS ได โดยสามารถกําหนดใหเอาขอมูลไปเฉพาะสวน เชน จาก
B1:K60 แตทั้งนี้ ตองมีจํานวนคอรลัมน ไมเกิน 256 คอรลัมน
3. ถาขอมูลที่สงไปยัง SPSS มีแตขอมูล ไมมีหัวตาราง SPSS จะใช หัวตารางมาตรฐาน

ของ Excel คือ A, B,C …Z, ZA, ZB, ZC … แทน
4. ทานสามารถกําหนดหัวตาราง และบอกให SPSS ทราบ โดยมีรูปแบบ ดังนี้
4.1. ความยาวชื่อไมเกิน 8 ตัวอักษร ประกอบดวย ตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ @ #
$ . หรือ _ แตตองขึ้นตนดวยตัวอักษร หรือ @ เทานั้น
4.2. ตัวสุดทายตองไมใช เครื่องหมาย . หรือ _
4.3. ชื่อตองไมใชชื่อที่สงวนไวสําหรับโปรแกรม เชน ALL, AND, WITH, NOT, OR
เปนตน ถาไมเปนไปตามนี้ SPSS
4.4. ฟลดที่ไมมีชื่อ จะถูกตัดทิ้ง
5. SPSS จะดูขอมูลในแถวแรก และตรวจสอบวาเปนตัวเลขหรือตัวอักษร ถาเปนตัวเลข

และพบวามีขอมูลถัดมาที่เปนตัวอักษร SPSS จะถือวาขอมูลนั้นไมมีการเติม หรือเปน
missing value
6. SPSS ไมสามารถเปลี่ยนคาจากสูตรใน Excel ได ดังนั้น ถาเปนสูตร ตองจัดการให
เปนตัวเลขธรรมดาเสียกอน โดยใช Paste Special เพื่อเปลี่ยนใหเปนคาตัวเลข
วิธีการ
เมื่อจัดการขอมูลเบื้องตนใหพรอมที่จะถายโอนไดแลว ใหทําดังนี้
1. เปด โปรแกรม SPSS
2. ไปที่ File > Open > Data
3. จะเกิดหนาตาง ใหดูที่ File Type จะเห็นวา SPSS ตั้งคา *.sav เอาไว เพราะ
คาดวา จะเปนการเปดไฟลของ SPSS ทานตองเปลี่ยนเปน *.xls โดยเลื่อนแถบ
Scroll ลงมาและเลือก *.xls

42. 4. ไปหาไฟล excel ที่ตองการนําขอมูลเขา
5. ในชอง Options ถาตองการใหมีหัวชื่อตัวแปร เชนเดียวกับใน Excel ใหคลิก
เลือก Read Variable names
6. ถาตองการเลือกเฉพาะบางสวนใน Excel sheet ใหระบุในชอง range เชน
B1:K60
7. เมื่อเสร็จแลว ใหคลิก OK
8. หากมีปญหา ใหกลับไปแกขอมูลใน Excel แลวนําเขา SPSS อีกครั้ง

43. การสรุปขอมูลโดยการไขว ดวย Pivot Table
สมมติวาเรามีขอมูลเกี่ยวกับรายจายประจําวัน จํานวน 3 วัน ดังนี้
เราตองการสรุปรายจาย แตละรายการ แยกเปนรายวัน ดังนี้
การสรุปในลักษณะนี้ จะเห็นวา มีการไขวรายการ เปนตาราง 2 มิติ คือ เอาวัน เดือน ป มา
เปนแนวนอน และ เอาประเภทของรายจาย หรือ รายการ มาเปนแนวตั้ง และ มีการรวมขอมูล เชน
ในวันที่ 1/1/2550 มีรายการคาอาหาร 2 รายการ คือ 70 และ 100 ตามลําดับ เมื่อสรุปขอมูล จะเห็นวา
มีการรวมคาอาหารเขาดวยกัน เปน 170 และนอกจากนี้ ยังมีการรวมยอย รายวัน เชน วันที่ 1/1/2550
มีคาใชจายทั้งหมด 420 บาท นอกจากนี้ยังมีการรวมยอยแยกประเภท เชน คาอาหาร จายทั้งหมด ทัง ้
3 วัน เปนเงิน 275 บาท และในที่สุด มีการรวมใหญ เปนยอดรวมคาใชจายทุกรายการทั้ง 3 วัน เปน
เงิน 675 บาท

44. หลักการ
ใช Pivot Table ซึ่งเปนเครื่องมือที่ Microsoft Excel จัดหาไวใหแลว แตทั้งนี้ ตอง
ออกแบบเสียกอนวา จะนําขอมูลมาไขวกนอยางไร โดยออกแบบเปนตาราง 2 ทาง เชน นําวันเดือน
ั
ป มาไขวกับ รายการ ก็จะไดตาราง ดังนี้
รายการ เดินทาง อาหาร อื่นๆ รวม
ว/ด/ป
1/1/2550
2/1/2550
3/1/2550
วิธีการ
1. สรางขอมูลรายจายประจําวัน ที่ Sheet1 โดยใหมีหวคอรลัมนแตละคอรลัมน ดังภาพ ทั้งนี้
ั
เพื่อนําไปใชเปนขอมูลในการจัดทําตารางสรุป
หัวคอรลัมน
2. คลิกภายในบริเวณขอมูล เพือบอก Excel วา บริเวณนี้ จะเปนตารางขอมูล
่

45. 3. ไปที่ Data > PivotTable and PivotChart Report …
4. โปรแกรมจะมีตัวชวย Wizard เพื่อชวยสรางตารางสรุปขอมูล
5. เลือก PivotTable แลวคลิก Next โปรแกรม Excel จะไปกําหนดขอบเขตขอมูลให จะ
สังเกตเห็นเสนประรอบ ๆ ขอบเขตขอมูล ถาไมไดนําเมาสไปคลิกในบริเวณขอมูล
โปรแกรม จะถามหา แทนทีจะเสนอหนาจอนี้
่

46. 6. คลิก Next
7. โดยปกติ Excel จะสรางตารางสรุปใน Sheet ใหม แตทานสามารถกําหนดใหแสดงที่ใดก็
ได
8. ใหคลิก Layout… เพื่อตรวจสอบ และกําหนดการสรุปใหเปนไปตามที่ตองการ เมื่อคลิก
Layout … จะปรากฎหนาจอ ดังนี้
9. หนาจอนี้ จะทําใหการสรุปเปนไปตามตองการ ตามที่ออกแบบไว จากหนาจอนี้ จะเห็นวา
Excel ไดนําเอาชื่อคอรลัมนมาเตรียมไวใหเพื่อจะไดทาการไขวขอมูลใหไดตามตองการ
ํ
และบริเวณหัวตารางแมแบบที่จะสรุป มีคําวา COLUMN บริเวณนี้ เราจะนํา รายการ
รายจาย มาวางไว สวนอีกทางหนึ่ง คือ ROW จะเปนบริเวณที่เราเอา วัน เดือน ป มา วาง
เหมือนกับที่ออกแบบไวกอนแลว สวน DATA ก็คือขอมูลที่จะมากระทํากัน ในที่นี้ของเรา
คือ เงิน เพราะเราตองการไขวขอมูลเพื่อใหทราบวา วันทีเ่ ทาไร รายการอะไร จายเงินไป
เทาไร

47. 10. ใหลาก มาวาง ที่ ROW
11. ลาก มาวางที่ COLUMN
12. ลาก มาวางที่ DATA ดังภาพ
13. คลิกปุม OK จะกลับมาที่หนาจอเดิม เหมือนขอ 6
14. คลิกปุม Finish โปรแกรม Excel จะสราง Sheet ใหม พรอมทั้งสรางตารางสรุปให ดัง
ภาพ

48. การสรางตัวเลือกสําหรับกรอกขอมูลใน Cell
สภาพปญหา
การพิมพขอมูลซ้ํา ๆ ใน Cell ของ Excel เชน ชื่อแผนก บางครั้งอาจจะมีการพิมพผิดได
ถามีการสรางตัวเลือกใหเลือก ก็จะขจัดปญหาการพิมพผิด และทําใหการทํางานรวดเร็ว
มากยิ่งขึ้น
สมมุติวา เรามีขอมูลที่จะพิมพ ดังนี้
ที่ ชื่อ แผนก
1 มานะ การเงิน
2 วิทยา บุคคล
3 สารภี การเงิน
4 นฤมล การเงิน
5 ไพโรจน ชาง
6 ทองจุล ชาง
7 พิไลวรรณ บุคคล
8 วราวรรณ บุคคล
จะเห็นวา ในชองแผนก มีการพิมพแผนกซ้ํา ๆ กัน 3แผนก คือ การเงิน บุคคล และ ชาง
ถามีการพิมพผิด จะทําใหการประมวลผลผิดพลาดไปดวย เชน ถาตองการดูรายชื่อ ผูที่
อยูในแผนกชาง ก็จะไมมีรายชื่อของบุคคลผูซึ่งมีการพิมพชือแผนกชางผิดไป เปนตน
หลักการ
เราสามารถสรางตัวเลือกในแตละ Cell ใหสามารถคลิกเลือกจากตัวเลือกที่กําหนดได
โดยการสรางขอความใน Cell ที่จะใชเปนตัวเลือกเสียกอน จากขอมูลในตารางขางตน
คือ ชื่อแผนก เราตองพิมพชื่อแผนกไวเสียกอน จากนั้น จึงกําหนดใหเอาไปใชเปน
ขอมูลในตัวเลือกของ Cell ที่จะมีการกรอกขอมูลชื่อแผนก
วิธีการ
1. พิมพชื่อแผนก ใน Cell ตั้งแต G1 ถึง G3 ดังนี้
2. พิมพหัวตาราง ดังนี้
A1 พิมพคําวา ที่
B1 พิมพคําวา ชื่อ
C1 พิมพคําวา แผนก

49. 3. กําหนดชวงเซลที่จะพิมพแผนก จะเห็นวา จากตัวอยาง เรามีชื่อทั้งหมด 8คน
ควรจะอยูใน Cell ที่ C2 ถึง C9 ดังนั้น ใหลากดํา เลือก Cell ตั้งแต C2 ถึง C9
4. กําหนดขอมูลที่จะนํามาทําเปนตัวเลือก โดย ไปที่ Data > Validation…
5. จะเกิดหนาตาง Data Validation
6. ที่แถบ Settings ในชอง Allow: ใหคลิกที่ลูกศร แลวเลือก List

50. 7. ตอไปใหระบุขอมูลที่จะนํามาทําเปนตัวเลือก ซึ่งอยูใน Cell ตั้งแต G1 ถึง G3 ให
พิมพขอความในชอง Source วา =$G$1:$G$3
8. ถาหนา Ignore blank มีเครื่องหมายถูก แสดงวา ในชองนี้ สามารถใหมีชองวาง
โดยไมเติมอะไรก็ได
9. หนา In-cell dropdown ใหคลิกเครื่องหมายถูกเอาไว จะทําใหตัวเลือกใน Cell
ที่เรากําหนดไวแลว
10. เสร็จแลวคลิก OK
11. จากนั้นใหกรอกขอมูลตามปกติ
12. เมื่อนําเมาสมาคลิกที่ชอง C2 จะมีปุมใหเลือกแผนกเกิดขึ้น ดังภาพ
13. ใหคลิกที่ปุมลูกศร เพื่อเลือกแผนกได ตามตองการ
14. เปนอันเสร็จสิ้น การสรางตัวเลือกในชอง Cell

51. การพิมพขอความ หรือ ตัวเลขใน AutoShapes
สภาพปญหา
บางครั้งเราตองการเนนผลลัพธ โดยใหปรากฎในรูปรางอัตโนมัติ (AutoShapes)
ดังภาพ และถามีการเปลี่ยนแปลงขอมูล ก็ใหตัวเลขในรูปรางอัตโนมัติ เปลี่ยนแปลงตาม
ดวยโดยอัตโนมัติ
หลักการ
โดยปกติ เราสามารถเรียกใชรูปรางอัตโนมัติไดจาก เมนูรูปวาด หรือ drawing
และสามารถพิมพตัวเลข หรือ ขอความลงไปไดโดยตรง แตถามีการปรับขอมูล ตัวเลข
เหลานั้น ก็จะไมปรับตามไปดวย ถาตองการใหตัวเลขปรับเปลี่ยนตาม ตองใชการระบุ
ตําแหนงใน cell แทนการพิมพตัวเลขเขาโดยตรง
วิธีการ
1. พิมพรายได ในชอง B1 ถึง C3 ดังภาพ
2. ที่ชอง B4 ใหพิมพคําวา รวม และชอง C4 ใหใชสูตรรวมขอมูลตั้งแตชอง C1 ถึง
C3 ดังภาพ

52. 3. เลือก AutoShapes… จากเมนู Drawing (ถาไมเห็นเมนู Drawing ใหไปเอามา
ไดที่ เมนู View > Toolbars คลิกใหมีเครื่องหมายถูกหนา Drawing)
4. วาดภาพ AutoShape ที่เลือก บริเวณที่ตองการ ดังภาพ
5. ที่ชองสูตร พิมพ ระบุ Cell ที่ตองการนําขอมูลมาแสดง ในตัวอยางคือ C4 เพราะ
เปนผลรวมของ ทั้ง 3 เดือน
6. กดแปน Enter จะเห็นตัวเลขปรากฎในกรอบ AutoShape ดังภาพ

53. 7. ตกแตง AutoShape โดยคลิกขวา เลือก Format AutoShape…
8. และเปลี่ยนสี เปลี่ยนขนาดตัวอักษร พรอมทั้งจัดกลาง โดยการเลือกตั้งคาบน
แถบ ตาง ๆ ดังภาพ
9. จนไดภาพดังตัวอยางขางตน

54. การกําหนดใหพิมพเฉพาะตัวเลขที่ตองการใน Cell
สภาพปญหา
ในการกรอกขอมูลตัวเลขที่ทราบลวงหนาวา จะมีคาอยูตั้งแตเทาไรถึงเทาไร บางครั้ง
การกรอกขอมูลอาจจะกรอกผิดพลาดไปได คือกรอกตัวเลขซึ่งอยูนอกขอบเขต ในกรณี
นี้ เราสามารถให Excel ตรวจสอบเบื้องตนไดวา ตัวเลขที่พิมพไปนั้น อยูในชวงที่
ตองการหรือไม ถาไมอยู ก็ใหแสดงขอผิดพลาดขึ้นมาได
สมมติวา ในการกรอกขอมูลจากแบบสอบถามความคิดเห็น จะมีตัวเลขใหเลือก 1-5 เรา
จะให Excel ชวยตรวจสอบเบื้องตน หากมีการพิมพตัวเลขที่ ไมอยูในชวง 1-5
หลักการ
เราจะใช validation ของ Excel เพื่อให Excel ตรวจสิ่งที่พิมพ ถาไมอยูในชวง 1-5 ก็ให
แจงใหทราบเพื่อใหแกไขใหถูกตองเสียกอน
วิธีการ
1. เปด Sheet งานใหม
2. ลากดํา หรือ hi-light บริเวณที่จะกรอกขอมูล ในภาพ คือ C3
3. ไปที่ Data > Validation …
4. จะเกิดกลองโตตอบ ใหเลือกแถบ Setting ในสวน allow: ใหคลิกเพื่อคลี่
combo Box ออก ดังภาพ

55. 5. เลือก Whole number เพราะตองการใหกรอกเปนเลขจํานวนเต็ม ถาตองการให
กรอกเปนรูปแบบอื่น ใหเลือกตามตองการ เชน ทศนิยม เลือก Decimal เปนตน
6. Excel ทราบวาจะเลือกเปนเลขจํานวนเต็ม ดังนั้น จะมีตัวเลือกเกิดขึ้น ใหระบุชวง
ในสวน Data: ใหเลือก Between เพราะตองการระบุชวงของขอมูลที่ตองการ
ถาตองการระบุ เปนตัวเลขขั้นต่ํา ก็สามารถทําได โดยคลี่ Combo Box ในสวน
ของ Data: แลวเลือกตามตองการ
7. ในที่นี้ เราตองการระบุตัวเลขที่จะกรอก คือ ระหวาง 1-5 ดังนั้น ในชอง
Minimum ใหกรอก 1 และชอง Maximum ใหกรอก 5

56. 8. ตอไปเราจะกําหนดขอความแจงใหทราบ ถามีการพิมพผิดไปจากเงื่อนไขที่
กําหนด ใหคลิกที่แถบ
9. กําหนดขอความที่ตองการใหแสดงเมื่อมีการพิมพผิดไปจากเงื่อนไขที่กําหนด
10. เสร็จแลวกดปุม OK
11. เมื่อพิมพตัวเลข ที่ไมไดอยูในเงื่อนไขที่กําหนด และกดปุม Enter เพื่อไปยัง
Cell ตอไป จะเกิดขอความเตือน ดังภาพ

57. 12. ถาตองการให กรองมากกวา 1 ชอง เมื่อกําหนดตามขั้นตอนที่ 1-11 เสร็จ
เรียบรอยแลว ใหลากเพื่อคัดลอก ลงมาตามจํานวน Cell ที่ตองการ

58. การเปลี่ยนสีตัวอักษร ตามเงื่อนไขที่กําหนด
สภาพปญหา
บางครั้งเราตองการแสดงขอมูลบางตัวใหแตกตางไปจากขอมูลอื่น ๆ เชน ถาตัวเลขต่ํา
กวาเปาหมาย ใหตัวอักษรที่ปรากฎเปนสีแดง หรือ ถาสูงกวาเปาหมายใหเปนสีน้ําเงิน
หรือเปนการจัดกลุม ถาใครอยูในกลุม A ใชสีหนึ่ง กลุม B ใชอีกสีหนึ่ง เปนตน ซึ่งวิธีการ
นี้ สามารถนําไปประยุกตไดในหลายลักษณะ
ถาหากเราทําเองโดยการดูวาอายุใน Cell ใด มีคานอยกวา 20 ก็เปลี่ยนสีเปนสีแดง ทํา
อยางนี้ทุก Cell ก็จะตองใชเวลามาก ยิ่งถามีขอมูลมาก ก็ยิ่งใชเวลามากขึ้น นอกจากนี้
ยังอาจมีขอผิดพลาดไดงาย เชน มองไมเห็นหรือขามบางคนไป ทางที่ดี ควรให
โปรแกรม Excel หาใหดีกวา เมื่อพิมพขอมูล จะเปลี่ยนสีทันที
สมมติวา มีรายชื่อสมาชิก และอายุ ดังนี้
เราตองการใหคาที่นอยกวา 20 เปนตัวสีแดง ดังนี้

59. หลักการ
ให Excel ตราวจดูคาในคอรลัมที่กําหนด แลวพิจารณาวา อยูในเกณฑที่กําหนดหรือไม
ถาเปนไปตามเกณฑ ก็ใหเปลี่ยนรูปแบบของ Cell ตามที่กําหนด ทั้งหมดนี้ใช เมนู
Conditional Formating… หรือเปนการกําหนดรูปแบบ อยางมีเงื่อนไข
วิธีการ
1. พิมพขอมูล ดังนี้
2. ลากดํา หรือ high-light บริเวณขอมูลที่ตองการจัดรูปแบบ ในตัวอยางนี้คือ B2
ถึง B11 หรือ B2:B11
3. ไปที่ เมนู Format > Conditional Formating…
4. จะเกิดกลองโตตอบ ใหเลือกดังภาพ
5. ถาตองการกําหนดเงื่อนไขอื่น ๆ ใหคลิกเลือก และสามารถพิมพตัวเลข ในชอง
ถัดไปไดเลข หรือ จะไปคลิกเลือกเอาจากใน Sheet ก็ได โดยคลิกที่ เพื่อ
ไปคลิกเลือกขอมูลบน Sheet
6. เสร็จแลวไปคลิกปุม Format ดังภาพ เพื่อกําหนดวา ถาเปนไปตามเงื่อนไข จะ
จัดรูปแบบอยางไร
7. ที่แถบ Font ใหเลือกเปลี่ยนลักษณะอักษร เปน หนา หรือ Bold และ สีตัวอักษร
ใหเลือกสีแดง
8. คลิกปุม จะใหพิมพแถวตามแนวตั้งซ้ํา เมื่อขึ้นหนาใหม (Columns to repeat at
left) ในกรณีที่เรามีรายการ ซ้ํา ๆ กัน ในตัวอยางนี้ เราจะใช Rows to repeat
at top ดังภาพ

60. 9. คลิก OK
10. คลิก Cell อื่นใด นอกขอบเขตขอมูลที่ทําไว จะไดตัวหนังสือสีเแดง ที่เปนไป
ตามเงื่อนไขที่กําหนด

61. การสรางหนาจอ ยินดีตอนรับ ใน Excel
สภาพปญหา/ความตองการ
ถาเราใช Excel สรางฟอรมกรอกขอมูลบางอยาง เชน ฟอรมคิดเกรด คิดคะแนน หรือ
รายงานขอมูลใด ๆ ที่ใหคนอื่นสามารถนําไปใชไดทันที และเราตองการสรางหนาจอ
ยินดีตอนรับ หนาจอนี้จะปรากฎทุกครั้งกอนใชงาน บนหนาจอยินดีตอนรบอาจจะมีตรา
ของหนวยงาน มีชื่อหนวยงาน มีชื่อผูพฒนา เปนตน หนาจอนี้จะปรากฎสักครู แลวก็จะ
ั
หายไป
หนาจอยินดีตอนรับในลักษณะนี้ เราเรียกวาเปน Splash Screen
หลักการ
1. สรางแบบฟอรม ยินดีตอนรับ ที่แบบฟอรมเขียนโคดตั้งเวลาที่จะใหแสดงหนาจอ
ยินดีตอนรับเปนเวลากี่วินาที จากนั้นจึงปดแบบฟอรม
2. ที่ workbook เขียนโคดใหแสดงแบบฟอรม ยินดีตอนรับ

วิธีการ
การสรางแบบฟอรม ยินดีตอนรับ

1. เปดโปรแกรม Excel
2. ไปที่ Tools > Macro > Visual Basic Editor
3. จะเกิดหนาตางสําหรับเขียนโปรแกรม ใหเลือก Insert > UserForm เพื่อสราง
ฟอรมใหม สําหรับเปน Splash Screen
4. ฟอรมที่เราสรางขึ้นใหมนี้ โปรแกรมจะตั้งชื่อใหวาเปน UserForm1 เราสามารถ
เปลี่ยนชื่อไดตามตองการ แตตอนนี้ขอใหใชชื่อนี้ไวกอน
5. สังเกตจะเห็นกลองเครื่องมือ (Toolbox) ใหเลือก label หรือ ปายขอความ ดัง
ภาพ (ถาไมเห็นกลองเครื่องมือ ใหไปที่ View > Toolbox) การเขียนขอความ
บนฟอรม จะพิมพโดยตรงไมได ตองเขียนบน label

62. 6. มาที่ฟอรมทีสรางขึ้น แลวคลิกเมาสลาก เปนรูปสี่เหลี่ยมสําหรับเขียนขอความ
่
7. คลิกในกรอบสี่เหลี่ยมและพิมพคําวา ยินดีตอนรับ ดังภาพ
การเขียนโคดบนฟอรมที่สรางขึ้น
1. ดับเบิ้ลคลิกบริเวณใด ๆ บนฟอรม (แตตองไมอยูในบริเวณที่เขียนขอความ ยินดี
ตอนรับ หรือ label ที่สรางขึ้น) จะเกิดหนาตางสําหรับเขียนโคด ใหเลือก
Initialize ดังภาพ
2. จะเกิดบริเวณสําหรับเขียนโคด เมื่อฟอรมที่ถูกเริ่มตน
3. ใหเขียนโคดเพิ่มเติม ในระหวาง Private Sub และ End Sub ดังภาพขางลาง
4. ขอความขางบน เปนการตรวจสอบเวลา เมื่อครบตามกําหนด ใหไปเรียกใชงาน
Sub procedure ชื่อ KillForm
5. เราจะสรางโมดูลใหม และเขียนโคดใน KillForm

63. 6. ไปที่ Insert > Module
7. จะเกิดหนาจอสําหรับพิมพโคด ใหพิมพใหเหมือน ดังภาพ
8. คําสั่ง Unload เปนการบอกใหลบแบบฟอรม ที่เราสรางขึ้น ซึงมีชื่อวา
่
UserForm1
การเรียกใชฟอรมเมื่อเปด Workbook
1. ตอไป เราจะเขียนโคดที่ Workbook
2. ใหปดหนาจอ Visual Basic Editor โดยคลิกที่ปุม เพื่อกลับมาหนา Sheet
ของ Excel
3. คลิกขวาที่ไอคอนของ Excel ที่ติดกับ เมนูไฟล (File) แลวเลือก View Code ดัง
ภาพ
4. จะกลับมาที่หนาจอสําหรับเขียนโคด