Palestra: Introdução ao Software Livre e Gerenciamento de Documentos com Alfresco

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Palestra realizada no FLISOL 2015 - Marília.

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Palestra: Introdução ao Software Livre e Gerenciamento de Documentos com Alfresco

  1. 1.  Web Semântica: conceitos, padrões e tecnologias. Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo santarem@usp.br http://santaremsegundo.com.br Universidade de São Paulo – USP Introdução ao Software Livre e Gerenciamento de Documentos com Alfresco
  2. 2. Apresentação  Formação  Graduado em Processamento de Dados  Especialista em Sistemas para Internet  Mestre e Doutor em Ciência da Informação  Experiência de 14 anos como Analista de Sistemas da UNESP
  3. 3. Apresentação  Atuação  Docente e Coordenador do Curso de Graduação em Ciências da Informação e da Documentação e Biblioteconomia USP em Ribeirão Preto/SP.  Docente do Programa de Pós- Graduação em Ciência da Informação da UNESP/Marília, na linha de Informação e Tecnologia.
  4. 4. Agenda  Software Livre  O que é, porque usar, porque fazer parte da comunidade!  Gerenciamento de Documentos  O que são documentos  Porque gerenciar  Software Alfresco
  5. 5. Quem são vocês?  Qual é o público que temos aqui?!  Quem é estudante?  Quem é profissional?  Quem usa software livre?  Quem só usa software livre?  Quem não usa software livre?  Quem usa Linux no computador de casa ou notebook pessoal?  Quem não usa, porque usaria?
  6. 6. Alguém usa?
  7. 7. Eu uso!
  8. 8. Free Software Fundation  A Free Software Foundation (FSF, Fundação para o Software Livre) é uma organização sem fins lucrativos, fundada em 04 de Outubro de 1985 por Richard Stallman e que se dedica a eliminação de restrições sobre a cópia, redistribuição, estudo e modificação de programas de computadores – bandeiras do movimento do software livre, em essência.  Fonte: Wikipedia, 2015.
  9. 9. O Que é Software Livre?  Software Livre  Segundo a definição criada pela Free Software Foundation, é qualquer programa de computador que pode ser usado, copiado, estudado, modificado e redistribuído sem nenhuma restrição.  Um software é considerado livre quando atende às Quatro Liberdades definidas pela Free Software Foundation.
  10. 10. 4 liberdades!  Liberdade 0  Liberdade para executar o programa, para qualquer propósito;  Liberdade 1  A liberdade de estudar como o programa funciona, e adaptá-lo para as suas necessidades. Acesso ao código-fonte é um pré-requisito para esta liberdade.  Liberdade 2  A liberdade de redistribuir cópias de modo que você possa ajudar ao seu próximo;  Liberdade 3  A liberdade de aperfeiçoar o programa, e liberar os seus aperfeiçoamentos, de modo que toda a comunidade se beneficie. Acesso ao código-fonte é um pré-requisito para esta liberdade;
  11. 11. Porque usar software livre?  Quem aqui usa Windows e/ou Photoshop por exemplo?  Quem paga para usar? Porque usa? Quando precisa formatar o computador como faz?  E se você puder usar um software sem pagar por ele?  O que acha de ter atualizações de versão sem custo?  Ter uma comunidade imensa que discute e trabalha com problemas e sugestões para o software que você usa?!
  12. 12. Porque usar software livre?  Autonomia para atualizar e adaptar de acordo com sua necessidade.  Comunidade muito disponível para colaborar quando houver problemas.  Utilizar o software para qualquer finalidade;  Ter acesso ao código fonte e poder modificá-lo;  Poder copiá-lo e executá-lo;
  13. 13. Porque usar Software Livre?  Ficar livre da pirataria;  Interagir e compartilhar soluções com sua comunidade, seja física ou virtual.  Não ser refém de um programas ou de uma empresa.  Ter o seu computador equipado com software de qualidade a um custo baixo ou nulo;
  14. 14. Vou trabalhar de graça??  Qual é o modelo de negócios do SL?  Todo mundo se pergunta sobre isso!  É um fenômeno do ponto de vista comercial.  Quanto vc paga para usar as ferramentas da Google?  Desenvolvimento de componentes para SL.  Se você domina uma ferramenta, é bem provavel que esteja apto a dar treinamento, suporte, integração, manutenção, integração… consultoria em uso ou implantação!  Modelos de certificação (como Sun, Java).  Venda do software como serviço.  Entre outros….
  15. 15. Posso contribuir? Porque faria isso?  Por que você acredita em software livre!  Porque devolve a comunidade o que está recebendo.  Para melhorar seus conhecimentos sobre tecnologias e ferramentas.  Porque a comunidade te faz ser conhecido e reconhecido  Porque é uma oportunidade de carreira profissional.  Porque é bom pra caramba contribuir com a comunidade!
  16. 16. O Que faço para contribuir??  Principal: todo mundo ja foi iniciante! Mergulhe na comunidade!  Design, Desenvolvimento e Teste  Tradução  Documentação  Usabilidade  Organização de eventos, Marketing, Patrocínio
  17. 17. Me convence a usar SL?  Porque usar Software Livre?  Socialmente justo, economicamente viável e tecnologicamente sustentável e ainda produzido através do compartilhamento de conhecimento e saberes globais e compartilhado por redes e para todos.
  18. 18. Gerenciamento de Documentos  Antes de falar sobre o assunto é importante saber exatamente do que estamos falando!!
  19. 19. Documento  Belloto (2004, p. 35) “qualquer elemento ... Pelo qual o homem se expressa ... Tudo que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana”  Nos limitaremos hoje a tratar do documento administrativo, em vários contextos!
  20. 20. Arquivo  “Um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27)
  21. 21. Tipologia Documental  Há uma grande quantidade de documentos sendo produzidos hoje em dia, em formato digital ou não!  Oficios, Notas Fiscais, Petições.. Mas também: som, video, foto, mapa…  Continuo com a ideia de tratar apenas do documento administrativo!!
  22. 22. Gestão Documental  Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados:  art. 3° Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (BRASIL, 1991, p. 1)
  23. 23. Gerenciamento de Documentos  Porque falar sobre isso?  Porque produzimos muitos documentos;  Porque não sabemos organizar os documentos;  Porque sempre que precisamos, é dificil encontrar aquele documento!  Porque dependemos muito dos documentos!  Sabe o que é uma tabela de temporalidade???
  24. 24. Legislação  O Brasil tem uma lei específica para microfilme, mas juridicamente ainda não tem uma lei para que possamos substituir o documento em papel pelo eletrônico.
  25. 25. Vetos da Lei 12.682/12 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Msg/VEP- 313.htm Senhor Presidente do Senado Federal, …. Ouvido, o Ministério da Justiça manifestou-se pelo veto aos seguintes dispositivos: Arts. 2o, 5º e 7o “Art. 2o É autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos e privados, sejam eles compostos por dados ou imagens, observadas as disposições constantes desta Lei e da regulamentação específica. § 1o Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar a legislação pertinente. § 2o O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o disposto nesta Lei terão o
  26. 26. Vetos da Lei 12.682/12 “Art. 5o Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.” “Art. 7o Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, consoante a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, e regulamentação posterior.” Razões dos vetos: “Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente não observam o procedimento previsto na legislação arquivística....
  27. 27. Alguns probleminhas com documentos!  Grande quantidade de arquivos;  Identificar e estabelecer versões dos arquivos (petições, ofícios, );  Auditar edição de documentos;  Restringir acesso a documentos (individual – grupo);  Recuperar rapidamente o documento necessário;  Converter documentos em massa;  Organizar e separar os processos/grupos de arquivos, incluindo segmentação por área.  Estabelecer um workflow dos documentos quando o trabalho é realizado por mais de uma pessoa;  Documentos em formato analógico (papel).
  28. 28. Algumas tecnologias interessantes…  Scanners de alta produtividade  OCR - (Reconhecimento Optico de Caracteres)  PDF/A – Formato de Arquivo de Longo Prazo – Norma ISO.  Assinatura Digital  Certificado Digital
  29. 29. Uso de Software  Com o uso do software, estamos falando de organizar processos de gestão documental:  Alguns processo deixam de ser manuais e passam a ser controlados e auditados:  Gerar,  Captar (digitalizar),  Armazenar,  Gerir,  Disponibilizar,  Pesquisar/recuperar/Usar,  Preservar
  30. 30. Como resolver? Usando Alfresco!  Porque usar Alfresco?  OpenSource  Comunidade grande e motivada  Utilizado por grandes empresas ao redor do mundo  Multiplatatorma  Ferramentas para acesso mobile
  31. 31. Alfresco –Versões e Comunidade  Versões:  Community (inclui versão PT-BR) – Versão atual 5.0.d  Enterprise  Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, fórums)  Foruns e Comunidade Portuguesa de Alfresco com usuários, profissionais de TI e do Ensino  Documentação (https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page)  Lista de prestadores de serviço cada vez maior
  32. 32. Alfresco - Sites  Alfresco  http://www.alfresco.com  Alfresco Community  http://www.alfresco.com/community  Alfresco Wiki  https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page
  33. 33. Alfresco  Algumas características:  Gerencia de usuários e grupos;  Trabalha com categorias;  Trabalha com tags (marcas);  Estrutura de Pastas e Permissões;  Criar e editar documentos e suas propriedades;  Versionamento;  Integração com Google Docs;  Mobilidade;  Workflow!
  34. 34. Usuários e Grupos  Criação e importação de usuários!
  35. 35. Categorias  É a classificação de um documento na estrutura da empresa.
  36. 36. Categorias na Recuperação
  37. 37. Marcas -Tags  Relacionado aos índices que podem ser criados.  Podem ser criadas por usuários comuns!
  38. 38. Tags na recuperação
  39. 39. Estrutura de Pastas e Permissões  O Alfresco conta com uma estrutura de pastas (chamadas de repositório).  Todo usuário tem uma pasta individual e restrita ao seu acesso.  É possível criar pastas compartilhadas entre grupos de usuários, seções, setores....
  40. 40. Pastas e Permissões
  41. 41. Documentos, propriedades e ações
  42. 42. Versionamento
  43. 43. Google Docs  É possível integrar a edição de documentos com Google Docs, Libre Office…
  44. 44. Mobilidade  O Alfresco dispõe de aplicativo para Android e iOS. Apesar de facilitar muito o acesso a documentos, as funcionalidades são limitadas em relação a plataforma Web.
  45. 45. Workflow – Fluxos deTrabalho  Possibilidade de criar novos fluxos usando BPMN.
  46. 46. Workflow – Fluxos deTrabalho
  47. 47. Finalizando!
  48. 48. Finalizando  Use Software Livre, é sempre uma ótima opção!  E transforme as empresas com:  Eficiência,  Agilidade,  Segurança,  Controle,  Mobilidade,  Produtividade no acesso a documentos.  USE Alfresco!
  49. 49. Referências  ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.  BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado; Imprensa Oficial do Estado, 2002.  BRASIL. Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília, DF: Congresso Nacional. 1991. Diário Oficial. Disponível em < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso em: 15 abril 2015.  FREE Software Foundation. In: Wikipédia: a enciclopédia livre. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Free_Software_Foundation> Acesso em: 15 abril 2015.
  50. 50.  Web Semântica: conceitos, padrões e tecnologias. Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo santarem@usp.br http://santaremsegundo.com.br Universidade de São Paulo – USP OBRIGADO!

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