Boi duong tin hoc excel rat hay

1. Microsoft EXCEL
Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft,
Excel thực sự là một công cụ rất hữu ích để quản lý các dữ liệu không quá lớn và
những tính toán, đánh giá hàng ngày trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Excel có các đặc
tính và ứng dụng tiêu biểu sau:
 Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
 Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kết toán,
bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán,...
 Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới.
 Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có
kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa,...
5.1. Các thao tác cơ bản
1. Khởi động, thoát khỏi Excel
• Khởi động Excel:
Dùng lệnh Start | Programs | Microsoft Excel
Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Ms. Excel theo các cách
sau:
•
trên màn hình nền.
•
•
Click biểu tượng Excel
Click biểu tượng Excel
trên Start Menu.
Thoát khỏi Excel: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu không
Ms. Excel sẽ hỏi:
-
Chọn Yes nếu muốn ghi.
-
Chọn No nếu không muốn ghi.
-
Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh
thoát.
Các cách thoát :
•
Click nút Close
hình.
•
Dùng lệnh File | Exit.
•
Double click biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình.
•
Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
ở góc trên phải màn
2. Màn hình Excel
105

2. Title Bar
Menu Bar
Standar
d
Formatting
Formula
Column Border
Row Border
Drawing
Status bar
•
Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa tên các mục lệnh chính của Excel,
mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc). Thao tác để
mở một Menu Popup là click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự
đại diện của tên mục.
•
Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng, nút điều khiển thực
hiện các chức năng thông dụng như ghi nội dung tập tin vào đĩa, mở tập tin ...
•
Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc
định dạng dữ liệu bảng tính như loại font chữ, cỡ font, canh lề ...
•
Formula (thanh công thức): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (Cancel), nút
chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành.
Toạ độ ô
•
Cancel Enter
Nội dung dữ liệu của ô
Drawing (thanh vẽ): chứa các công cụ để vẽ hình.
Để hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, ta dùng lệnh View | Toolbars, sau đó
click đánh dấu hoặc bỏ dấu check
tại các mục tương ứng.
106

3. •
Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin. Tên tập tin hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ
với phần mở rộng định sẵn là XLS. Tên tập tin Workbook mặc nhiên là Book# (#
là số thứ tự tương ứng với những lần mở tập tin). Các thành phần của Workbook
là:
-
-
-
-
ĐƯỜNG VIỀN NGANG (Column Border): ghi ký hiệu cột từ trái sang
phải theo chữ cái A, B, C,...,Y, Z, AA, AB,..., IV. Cột (Column) là một tập
hợp những ô theo chiều dọc. Độ rộng mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi
trị số này từ 0 đến 255). Có tổng cộng 256 cột.
ĐƯỜNG VIỀN DỌC (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ trên xuống
dưới. Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang. Chiều cao
mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 409). Có
tổng cộng 65536 dòng.
Ô (Cell): giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bởi
cột trước dòng sau, ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6.
Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
VÙNG BẢNG TÍNH : bao gồm một hoặc nhiều ô đứng liền nhau, tên của
vùng được xác định bởi tên của ô ở góc trên bên trái và tên của ô ở góc
dưới phải của vùng, phân cách tên hai ô bằng dấu hai chấm (:). Ví dụ:
vùng B2:D6.
107

4. -
-
BẢNG TÍNH (Sheet): là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng. Tên
bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tập tin Excel thông
thường có 3 bảng tính. Ta có thể quy định số Sheet trong một tập tin
Workbook bằng lệnh Tools | Options, chọn lớp General:
Chọn số lượng sheet trong mục Sheets in new workbook (có thể lên đến
255).
Trong lớp General ta cũng có thể chọn phông chữ và cỡ chữ ngầm định
cho các Sheet.
Status Bar: dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện
hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như
NumLock, Capslock,...
Các chế độ làm việc thông thường gồm:
•
Ready: sẵn sàng nhập dữ liệu.
•
Enter : đang nhập dữ liệu.
•
Point : đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ.
•
Edit : đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành.
Chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ
phím F2.
108

5. -
Trên bảng tính, con trỏ chuột là hình chữ thập rỗng, con trỏ ô là một khung chữ
nhật bao xung quanh một ô, ô có con trỏ gọi là ô hiện hành.
3. Làm việc với tập tin Excel
a. Tạo tập tin mới:
Click biểu tượng New
trên thanh Standard
để tạo nhanh một tập tin mới, hoặc sử dụng lệnh
File | New.
b. Mở một tập tin Excel đã có trên đĩa:
-
Dùng lệnh File | Open (hoặc click biểu tượng
mở cửa sổ Open.
-
Trong cửa sổ Open, chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin muốn mở trong
khung Look in.
-
Click chọn tập tin Excel và click nút Open.
c. Lưu tập tin vào đĩa:
Click biểu tượng
trên thanh Standard hoặc
dùng lệnh File | Save
-
Nếu là lưu lần đầu Excel sẽ mở hộp thoại Save
As (Theo mặc định tên sẽ là Book1.xls hoặc
Book2.xls ...), nếu không phải lần đầu Excel sẽ
tự động lưu mà không thông báo gì.
-
Trong trường hợp tập tin đã lưu rồi nhưng bạn
muốn lưu với tên khác thì chọn lệnh File | Save
As. Hộp thoại Save As:
109
trên thanh Standard) để

6. -
Nếu bạn muốn bảo mật tập tin,
bạn có thể đặt mật khẩu cho tập
tin nhằm không cho người khác
mở tập tin của mình. Trong hộp
thoại Save As, bạn chọn Tools |
General Options. Hộp thoại
Save Option hiển thị:
•
Always create backup: tạo
ra một tập tin dự phòng
trước khi lưu.
•
Password to open: tạo mật khẩu mở tập tin
•
Password to modify: tạo mật khẩu để lưu tập tin
•
Read only recommended: đặt thuộc tính chỉ đọc cho tập tin
4. Cách nhập dữ liệu
Để nhập dữ liệu vào ô nào bạn click chuột vào ô đó để chọn, hoặc dùng các phím
mũi tên trên bàn phím để di chuyển ô chọn. Tuỳ loại dữ liệu mà bạn có những
cách nhập khác nhau. Khi nhập xong gõ Enter hoặc dùng các phím mũi tên để di
chuyển đến các ô khác.
Các kiểu dữ liệu : Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu phụ
thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào.
a. Kiểu số (Number). Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 đến 9, các dấu +
- . ( $. Một số được nhập vào ở chế độ mặc định hiển thị ở bên phải của ô và
ở dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng
lệnh Format | Cells.
Lưu ý: không được nhập dấu phân cách hàng ngàn. Thông thường Excel sử
dụng dấu chấm (.) là dấu phân cách số lẻ; dấu phẩy (,) là dấu phân cách hàng
ngàn.
110

7. b. Kiểu chuỗi (Text). Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự chữ từ A đến Z, các ký
tự canh biên như sau: Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái; ký tự "
để canh các ký tự trong ô về bên phải; Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào
giữa; ký tự để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng ô. Các ký tự
canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định: Tools | Option |
Transition, trong đó chọn mục:Transition navigation Keys.
Lưu ý: nếu muốn các số hiển thị theo dữ liệu chuỗi thì phải nhập dấu nháy đơn
(‘) đứng trước dãy số, như vậy các số này sẽ không tính toán được.
c. Kiểu công thức (Formular).
Trong Excel, bạn có thể nhập các công thức để tính toán các dữ liệu trong
bảng tính, công thức có thể là các phép toán cộng, trừ, nhân, chia … hay các
hàm trong Excel … Khi nhập công thức, ký tự đầu tiên gõ vào là dấu bằng (=),
cộng (+) hoặc dấu trừ (-). Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ
vào mà chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ : gõ =4*5+2 thì kết quả trình
bày trong ô là 22. Trong thành phần của
một công thức có thể gồm có : số,
chuỗi (phải được đặt trong cặp nháy kép), tọa độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại
hàm.
•
•
•
Các toán tử sử dụng trong công thức:
Toán tử tính toán: + (cộng)
- (trừ)
* (nhân)
/ (chia)
^ (lũy thừa) % (phần trăm)
Ví dụ :
= 25 + 6 kết quả {31}
= 16 - 4
{12}
= 80/10
{8}
= 80 * 25%
{20}
= 2^4
{16}
Toán tử chuỗi: & (nối chuỗi)
Ví dụ :
= 24 & “Bis”
{24Bis}
Lưu ý : Trong công thức muốn nhập chữ phải để trong dấu ngoặc kép.
Toán tử so sánh:
= (bằng)
<> (không bằng)
> (lớn hơn)
>= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn)
<= (nhỏ hơn hay bằng).
Độ ưu tiên của các toán tử trong công thức theo thứ tự sau:
1.
2.
3.
4.
Biểu thức trong ngoặc (...)
Lũy thừa
Nhân, chia
Cộng, trừ
Trong các phép toán cùng ưu tiên, thì phép toán nào đứng trước được tính
trước.
Ví dụ :
= 3+5*3
{18}
= (3+5)*3
{24}
= 5/2*3
{7.5}
= 2*3^(2+1)-2
{52}
d. Kiểu ngày tháng: tức là nhập ngày, tháng, ... vào máy tính, và làm cho Excel hiểu
111

8. được ngày tháng để tính ra số ngày, tháng, ...
Thông thường bạn cần nhập ngày tháng bằng các con số, nhưng phải nhập tháng
trước ngày sau, rồi đến năm. Phân cách giữa ngày tháng năm là dấu (-) hay dấu (/),
nếu không nhập năm thì Excel sẽ hiểu là năm hiện hành.
Tuỳ theo cách định dạng mà Excel sẽ hiển thị tháng bằng chữ hay bằng số, nhưng
thông thường tháng được hiển thị bằng 3 ký tự tiếng Anh viết tắt. Ví dụ : 25-May
(ngày 25 tháng 5).
Ghi chú :
• Khi muốn hiệu chỉnh dữ liệu của ô nào bạn cần double click vào ô đó.
•
•
•
Có thể click chọn ô muốn nhập dữ liệu, sau đó click trỏ chuột vào khung công
thức để nhập hoặc hiệu chỉnh dữ liệu, nhập xong gõ Enter. Nếu nhập tiếng Việt
vào khung công thức, bạn sẽ không thấy hiển thị dấu tiếng Việt, nhưng dấu tiếng
Việt vẫn hiển thị trong ô.
Khi chiều dài của dữ liệu dài hơn chiều rộng của ô thì có thể thấy hiển thị như sau:
Tràn sang ô bên phải, nếu ô bên phải không có dữ liệu.
Ẩn phần dữ liệu dài hơn nếu ô bên phải có dữ liệu.
Nếu là dữ liệu kiểu số hay ngày tháng dài hơn chiều rộng của ô thì có thể
chỉ thấy hiển thị các dấu ###... nhưng vẫn tính toán được.
Để xoá dữ liệu, bạn chọn vùng muốn xoá, sau đó gõ phím Delete hoặc dùng lệnh
Edit | Clear.
5. Chọn vùng bảng tính
Trước khi thực hiện một thao tác, bạn phải chọn phạm vi làm việc (có thể một
vùng hoặc nhiều vùng).
• Chọn một ô: Di chuyển con trỏ ô đến ô chọn hoặc click tại ô chọn.
•
Chọn một cột: Click tại ký hiệu cột muốn chọn.
•
Chọn một dòng: Click tại ký hiệu (số thứ tự) dòng muốn chọn.
•
Chọn nhiều dòng hoặc cột liền nhau: Drag trên các ký hiệu dòng hoặc cột
muốn chọn.
•
Chọn các dòng hoặc cột không liền nhau: Nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó click
vào ký hiệu dòng hoặc cột muốn chọn.
•
Chọn một vùng, có các cách chọn:
-
Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím mũi tên
dịch chuyển đến ô cuối vùng.
Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, drag đến ô cuối vùng.
Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift trong
khi click tại ô cuối vùng.
112

9. •
•
Chọn nhiều vùng: Nhấn và giữ phím
Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện
thao tác chọn các vùng khác nhau.
Chọn toàn bộ bảng tính: Nhấn tổ hợp
phím Ctrl+A, hay click vào ô giao
điểm của tiêu đề dòng và cột.
6. Định dạng Font chữ
Chọn vùng muốn định dạng và thực hiện như sau:
a. Định dạng nhanh bằng thanh định dạng (Formatting) : Nếu không
thấy hiển thị thanh Formatting, thì thực hiện lệnh View | Toolbar |
Formatting.
•
Khung
Khung Font
Font
Size
Click mở khung Font để chọn kiểu chữ.
•
Click mở khung Size để chọn cỡ chữ.
•
Các biểu tượng định dạng :
•
Bold : chữ đậm.
•
Italic : chữ nghiêng.
•
Underline : gạch dưới.
b. Định dạng bằng cửa sổ Format:
Dùng lệnh Format | Cells ... để mở cửa sổ Format Cells, và click chọn lớp
Font.
113

10. •
Chọn kiểu chữ trong khung Font.
•
Chọn dạng chữ trong khung Font Style.
•
Chọn cỡ chữ trong khung Size.
•
Click mở khung Underline để chọn dạng gạch dưới.
•
Mở khung Color để chọn màu.
•
Khung Effects có các mục sau:
•
•
•
Strikethrough : gạch ngang chữ. Trung tâm.
Superscrip : đưa lên trên. Ví dụ : 2x2 + 3x = 0.
Subscrip : đưa xuống dưới. Ví dụ : H2O.
7. Hiệu chỉnh dòng và cột
a. Thay đổi chiều cao dòng, độ rộng cột:
•
Đưa trỏ chuột đến đường biên trên thanh tiêu đề của dòng hay cột (trỏ
chuột chuyển thành hình mũi tên hai đầu), drag để thay đổi chiều cao
dòng hay độ rộng cột.
114

11. 
•
Khi double click vào đường biên trên thanh tiêu đề của dòng, bạn sẽ có
chiều cao của dòng bằng chiều cao của ô dữ liệu cao nhất trong dòng.
•
Khi double click vào đường biên trên thanh tiêu đề của cột, bạn sẽ có
chiều rộng của cột bằng chiều rộng của ô dữ liệu rộng nhất trong cột.
•
Bạn có thể hiệu chỉnh chiều cao của dòng và chiều rộng của cột từ trình
đơn Format trên Menu Bar (cần phải lựa chọn các cột hoặc dòng muốn
hiệu chỉnh trước khi dùng trình đơn này).
•
•
Hiệu chỉnh chiều cao dòng: dùng lệnh Format | Row :
- Height : hiệu chỉnh chiều cao dòng.
- AutoFit : tự động hiệu chỉnh độ cao.
- Hide : ẩn.
- Unhide : thôi ẩn.
Thực hiện tương tự với lệnh Format | Column | ... để điều chỉnh độ
rộng cột.
b. Chèn dòng, cột: Di chuyển ô chọn đến dòng hay cột muốn chèn và sử dụng
trình đơn Insert:
•
Chèn dòng : Dùng lệnh Insert | Rows.
•
Chèn cột : Dùng lệnh Insert | Columns.
c. Xóa dòng, cột:
•
Chọn dòng hay cột muốn xóa.
•
Dùng lệnh Edit | Delete ...
Lưu ý: Nếu bạn nhấn phím Delete thì chỉ xóa được nội dung trong vùng chọn.
115

12. 8. Thao tác trên vùng
a. Xóa dữ liệu vùng: Chọn vùng muốn xóa, gõ phím Del.
b. Hiệu chỉnh dữ liệu vùng:
•
Chọn vùng cần hiệu chỉnh, gõ F2.
•
Dùng phím mũi tên chuyển điểm chèn (vạch đứng nhấp nháy) tới ký tự
hoặc số sai cần sửa.
•
Gõ phím Backspace để xóa ký tự hoặc số trước điểm chèn; gõ phím
Delete để xóa ký tự hoặc số sau điểm chèn.
•
Gõ phím Enter để kết thúc hiệu chỉnh.
c. Khôi phục dữ liệu:
Để hủy bỏ một thao tác vừa thực hiện, có hai cách:
Dùng bàn phím: thực hiện lệnh Edit | Undo ... hay gõ Ctrl+Z.
Dùng chuột: nháy chuột vào biểu tượng Undo
trên Standard
Toolbar.
d. Sao chép dữ liệu vùng:
•
Chọn vùng nguồn (Source)
•
Thực hiện lệnh Edit | Copy (hoặc gõ Ctrl + C)
•
Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di
chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích.
•
Thực hiện lệnh : Edit | Paste (hoặc gõ Ctrl + V)
Hoặc có thể sao chép dữ liệu vùng bằng cách đặt con trỏ chuột vào cạnh
viền của vùng cần sao chép sao cho con trỏ có dạng mũi tên , rồi ấn phím
Ctrl trong khi drag kéo vùng đến vị trí mới.
GHI CHÚ : Khi chép dữ liệu, nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi,
kết quả vùng đích sẽ giống vùng nguồn. Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu kiểu
công thức, kết quả vùng đích sẽ thay đổi hay không tùy thuộc vào công
thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối.
a. Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu
địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp.
•
Địa chỉ tương đối (Relative Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng
<cột><dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích
sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách.
Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau : A1=2, B1=4, A2=4, B2=6.
A
1
2
B
C
2
4
4
6
D
8
24
Công thức: =A1*B1
116
32
144

13. •
Công thức tại ô C1 là : =A1*B1 ⇒ Kết qủa là 8
•
Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là:
=A2*B2 và kết quả là 24
• Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là:
=B1*C1 và kết quả là 32
Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối.
•
Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng
$<cột>$<dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng
đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.
Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau:
A
1
2
3
4
5
Ngoại tệ
Đô la Mỹ
Yên Nhật
Đô la Úc
B
C
Số tiền đổi :
Tỉ giá
15752
144
11397
10000000
Số NT đổi được
Công thức: =$C$1/B3
•
Số tiền đổi được ghi vào ô C1
•
Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ hiện có
•
Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ
•
Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/ Tỉ giá cho những
ô tương ứng. Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3. Sau đó chép công
thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, bạn thấy địa chỉ ô $C$1 trong
công thức sẽ không bị thay đổi.
Địa chỉ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệt đối.
•
Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng
$<cột><dòng> (tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc <cột>$<dòng> (tương
đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng
đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng.
Ví dụ :
•
Công thức của ô C5 là : =A$5+B$5
•
Sao chép công thức này đến ô C6 là : =A$5+B$5
•
Công thức của ô C5 là : =$A5+$B5
• Sao chép công thức này đến ô F5 là : =$A5+$B5
Lưu ý: Có thể chuyển đổi nhanh kiểu địa chỉ (tương đối/ tuyệt đối) bằng phím
F4:
Bấm F4 một lần: tuyệt đối cột, dòng; bấm F4 lần nữa: tương đối cột, tuyệt đối
dòng; bấm F4 lần nữa: tuyệt đối cột, tương đối dòng; bấm F4 lần nữa: tương đối
cột, dòng.
117

14. b. Di chuyển dữ liệu vùng :
•
Chọn vùng nguồn (Source).
•
Thực hiện lệnh Edit | Cut (hoặc gõ Ctrl+X).
•
Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển
con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích.
•
Thực hiện lệnh Edit | Paste (hoặc gõ Ctrl+V).
Hoặc có thể di chuyển dữ liệu vùng bằng cách đặt con trỏ chuột vào cạnh
viền của vùng cần sao chép sao cho con trỏ có dạng mũi tên , rồi rê
chuột kéo vùng đến vị trí mới.
9. Điền dãy số tự động
Điền dãy số tự động là việc điền một dãy số vào một hàng hay một cột ô. Thao tác
như sau:
•
Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên.
•
Chọn vùng cần đánh số thứ tự.
•
Thực hiện lệnh
Edit | Fill | Series.
Hộp đối thoại sau hiện ra:
•
•
Mục Series: chọn việc đánh
chuỗi số trên dòng (Rows) hay
trên cột (Columns).
Mục Type: chọn kiểu điền dữ
kiện:
Linear: cộng với trị số bước nhảy
Growth: nhân với trị số bước nhảy
Date: theo dạng ngày
AutoFill: theo chế độ điền tự động
•
Mục Step Value: chọn trị số bước nhảy.
•
Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc.
5.2. Hàm trong Excel
Trong Excel, bạn có thể thành lập các công thức để tính toán giá trị của các ô.
Thay vì phải nhập giá trị của ô nào đó vào công thức thì chỉ cần nhập địa chỉ
của ô là đủ, Excel sẽ tự hiểu là lấy giá trị của các ô đó tính toán với nhau.
Ví dụ:
118

15. Lưu ý : Những báo lỗi thường gặp khi nhập công thức :
#VALUE! : Trong công thức có cộng và/ hoặc trừ các dữ liệu kiểu chuỗi nên
làm cho giá trị trở nên vô nghĩa.
#NUM! : Có thể đã sử dụng các con số trong công thức không hợp lý.
#REF! : Trong công thức có tham chiếu đến ô không có thực.
#NAME? : Sai tên ô hoặc tên vùng...
1. Các hàm thường dùng
Excel có một số hàm mẫu (Function Wizard) dùng tiện lợi và đơn giản, ví dụ công
thức =A3+A4+A5+A6+A7 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A7). Dạng thức tổng
quát của hàm:
=<Tên hàm>(Danh sách đối số)
•
Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định. Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX,...
•
Danh sách đối số: có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức,
tên hàm.
Chú ý: Hàm phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), tên hàm không phân biệt chữ thường
và chữ hoa. Đối số phải đặt trong ngoặc đơn ( ), giữa các đối số phân cách nhau
bởi dấu phẩy.
a.
Các hàm số học:
•
•
Hàm ABS(N): cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N
Ví dụ:
= ABS(-25)
cho kết quả 25
= ABS(5-149)
cho kết quả 144
Hàm SQRT(N): cho trị là căn bậc hai của biểu thức số N (N>0)
Ví dụ:
= SQRT(25) cho kết quả 5
119

16. •
•
•
•
Hàm INT(N): cho trị là phần nguyên của biểu thức số N
Ví dụ:
= INT(236.26)
cho kết quả 236
Hàm PI(): cho trị là số Pi (3.141593)
Hàm MOD(N,M): cho trị là phần dư của phép chia nguyên N cho M
Ví dụ:
= MOD(10,3)
cho kết quả 1
= MOD(8,2)
cho kết quả 0
Hàm ROUND(biểu_thức_số, n): làm tròn giá trị của biểu_thức_số đến n số lẻ.
Nếu n > 0: làm tròn về bên phải cột thập phân. Nếu n < 0: làm tròn về bên trái
cột thập phân. Nếu n = 0: làm tròn, không lấy số lẻ.
Ví dụ:
•
•
= ROUND(10/3,0)
cho kết quả 3
= ROUND(10/3,2)
cho kết quả 3.33
= ROUND(333333,-3)
cho kết quả 333000
= ROUND(35123.374,2)
cho kết quả 35123.37
= ROUND(12345.5432,0) cho kết quả 12346
Hàm SUM(danh sách các trị): tính tổng của các giá trị có trong danh sách.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B6 lần lượt là : 4, 8, 3, và 6. Công
thức ở ô B7 là: =SUM(B1:B3,B6). Giá trị trả về trong ô B7 là 21.
Hàm SUMPRODUCT: Tổng của các tích
Cú pháp: SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3],…)
Nhân các thành phần tương ứng trong các dãy array1, array2, array3,… rồi
tính tổng của các tích này.
Ví dụ:
{3*2 + 4*7 + 8*6 + 6*7 + 1*5 + 9*3}
•
•
•
Hàm AVERAGE(danh sách các trị ): tính trung bình cộng của các giá trị
có trong danh sách.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B4 lần lượt là: 4, 8, 6 và 2. Công
thức ở ô B6 là: =AVERAGE(B1:B4,5). Giá trị trả về trong ô B6 là 5.
Hàm MAX(danh sách các trị): tìm giá trị số học lớn nhất của các giá trị có
trong danh sách.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2.
=MAX(B1:B4) cho kết quả 8
Hàm MIN(danh sách các trị): tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có
trong danh sách.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2.
120

17. =MIN(B1:B4) cho kết quả 2
Ví dụ: Xem bảng tính sau:
Lưu ý: Trong Excel có sẵn tính năng tính toán nhanh như sau: Trước tiên bạn
đánh dấu vùng cần tính toán rồi right click vào thanh trạng thái của Excel (nằm
bên dưới màn hình, nếu không thấy bạn vào menu View, chọn Status Bar), sẽ
hiện menu có các mục chọn là các giá trị cần tính: None (huỷ giá trị đã tính),
Average (tính trị trung bình), Count (đếm số ô), Count Nums (chỉ đếm số ô chưa
giá trị số), Max (tìm giá trị lớn nhất), Min (tìm giá trị nhỏ nhất) và Sum (tính tổng
các giá trị). Tiếp theo bạn chỉ cần click một mục tương ứng thì kết quả sẽ được
hiển thị ngay bên phải thanh trạng thái.
b.
Các hàm điều kiện:
•
Hàm IF: Trả về các giá trị cho trước với điều kiện nào đó.
Cú pháp: IF(điều kiện, trị đúng, trị sai)
- Điều kiện là một biểu thức logic.
- Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức logic: nếu đúng sẽ chọn trị thứ
nhất (trị đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong
cú pháp).
- Bản thân trị đúng, trị sai có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi, số,
logic) và cũng có thể là một hàm IF.
Ví dụ : Xem bảng sau :
121

18. •
•
Thiết lập công thức cho cột “ghi chú” với điều kiện thí sinh nào có
tổng số điểm từ 16 trở lên thì ghi “Đậu”, ngược lại thì ghi “Hỏng”.
• Công thức ở ô F3 :
=IF(E3>=16,”Đậu”, “Hỏng”).
Lưu ý: Các giá trị trả về nếu là dạng chuỗi thì phải để trong dấu ngoặc kép.
Hàm SUMIF: Tính tổng có điều kiện.
Cú pháp: SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Nếu các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn điều kiện thì cộng các giá trị
tương ứng trong vùng tính tổng.
Ví dụ: Trong bảng kết quả tuyển sinh trên. Tính tổng số điểm
của các thí sinh có số điểm toán từ 9 trở lên.
=SUMIF(B3:B10,”>=9”,E3:E10)
{Kết quả 44}
•
Hàm COUNTIF: Đếm có điều kiện.
Cú pháp: COUNTIF(vùng muốn đếm, điều kiện đếm)
Đếm các giá trị thỏa mãn điều kiện trong vùng muốn đếm.
Ví dụ : Trong bảng kết quả tuyển sinh trên. Đếm có bao nhiêu điểm 9
trong kỳ thi ?
=COUNTIF(B3:D10,”=9”);
{kết quả 4}
Lưu ý : Có thể lấy ô nào đó làm điều kiện, khi đó địa chỉ của ô không cần
để trong ngoặc kép.
Ví dụ :
=COUNTIF(B3:D10,D3)
{kết quả 4}
Vì ô D3 = 9, nên có thể lấy ô này làm điều kiện thay vì phải viết “=9”
trong ngoặc kép.
•
Hàm AND(điều kiện 1, điều kiện 2,...) : cho giá trị đúng khi mọi điều
kiện nêu trong danh sách đều cho trị đúng.
Ví dụ:
=AND(3>2,5<8)
{kết quả TRUE}
=IF(AND(B2>8, C3>=5),”yes”,”no”)
122

19. {kết quả: nếu giá trị ô B2 lớn hơn 8 và ô C3 lớn hơn hoặc bằng
5 thì cho giá trị là “yes”, ngược lại cho giá trị “no”}.
•
Hàm OR(điều kiện 1, điều kiện 2,...) : cho giá trị đúng khi có bất kỳ
một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng.
Ví dụ:
=OR(3>2,5=8)
{kết quả TRUE}
=OR(1+1=3,2+3=6)
{kết quả FALSE}
•
Hàm NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu
điều kiện đúng.
Các hàm ngày tháng: Nhóm hàm ngày tháng sẽ trả về các giá trị
c.
ngày tháng để giúp ta tính toán về thời gian như số ngày, tuần, tháng năm, ...
Dữ liệu ngày (Date) là một dạng đặc biệt của dữ liệu số. Dữ liệu ngày thường
có dạng M/D/YY, ví dụ : 1/25/02 (ngày 25 tháng 1 năm 2002). Bạn có thể
chọn các kiểu dữ liệu
ngày, bằng cách dùng
lệnh Format | cells,
chọn lớp Number,
chọn mục Date và sau
đó chọn dạng dữ liệu
ngày muốn dùng trong
khung Type.
Có thể chọn mục
Custom
ở
khung
Category và nhập dạng
cần thiết vào khung
Type, chẳng hạn thay
đổi dữ liệu kiểu ngày
theo
Việt
Nam
(Ngày/Tháng/Năm).
Dạng tổng quát của kiểu ngày theo qui định như sau:
- d: hiển thị số thực tế của
ngày hiện tại.
- dd: hiển thị ngày theo 2
số.
- ddd: hiển thị ngày theo 3
chữ viết tắt bằng tiếng
Anh.
- mm: hiển thị tháng theo
hai số.
- mmm: hiển thị tháng theo
3 chữ viết tắt.
- yy: hiển thị hai số sau
cùng của năm.
- yyyy: hiển thị bốn số của năm.
Ví dụ:
Định dạng : dd/mm/yyyy
123

20. Hiển thị : 15/11/2001
•
Hàm WEEKDAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị thứ (từ 1 đến 7) của
dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ:
=Weekday(“2/9/2001”)
{kết quả 1}
(Ngày Quốc khánh năm 2001 là ngày chủ nhật)
* Giả sử dữ liệu trong ô D3 là ngày 14 tháng 2 năm 2002.
=Weekday(d3)
•
•
•
{kết quả 5}
(Ngày Valetine năm 2002 là thứ năm).
Hàm TODAY(): Cho ngày tháng năm hiện hành (lấy ngày theo ngày hệ
thống của máy tính).
Hàm DAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ:
=DAY("1/11/96")
{kết quả 1}
Hàm MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu
ngày.
Ví dụ:
=MONTH("1/11/96")
{kết quả 11}
•
Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ:
=YEAR("1/11/96")
{kết quả 1996}
•
Hàm DAYS360(ngày bắt đầu, ngày kết thúc): Cho tổng số ngày kể
từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc.
Ví dụ: giá trị ô B2 là ngày 25/4/2001 và B3 là 2/9/2001.
=DAYS360(B2,B3)
{kết quả 127}
Các hàm thống kê: Xem bảng sau :
d.
A
B
Tên
1 TT
2 1 Hùng
3 2 Hoa
4 3 Dũng
C
D
E
Toán
Văn
6
5
7
6
5
7
6.0
5.0
7.0
DTB Xếp hạng
5
4 Long
6
7
6.3
6
5 An
4
5
4.3
7
8
•
6 Hòa
7 Lộc
9
8
9
7
9.0
7.7
Hàm COUNT(danh sách các trị): cho số các ô chứa giá trị số trong
danh sách.
Ví dụ:
=COUNT(-2,"VTD",5,8)
{kết quả 3}
=COUNT(D1:D8)
•
F
{kết quả 7}
Hàm COUNTA(danh sách các trị): cho số các ô chứa dữ liệu trong
danh sách.
124

21. Ví dụ :
=COUNTA(-2,"VTD",5,8)
{kết quả 4}
=COUNTA(D1:D8)
{kết quả 8}
• Hàm RANK(x, Danh sách, Thứ tự): xác định thứ hạng của trị x so
với các giá trị trong Danh sách. Trị x và danh sách phải là các trị số, nếu
không sẽ gây ra lỗi #VALUE!. Trị x phải rơi vào một trong các trị của
danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #N/A!.
- Thứ tự: Nếu xếp theo thứ tự giảm (số lớn nhất là hạng nhất) thì giá trị
này bằng 0 hoặc không nhập giá trị này; nếu xếp theo thứ tự tăng (số nhỏ
nhất là hạng nhất) thì giá trị này là 1.
Ví dụ :
=RANK(E2,E$2:E$8)
{kết quả 5}
=RANK(E3,E$2:E$8)
=RANK(E4,E$2:E$8,1)
{kết quả 6}
{kết quả 5}
e. Các hàm chuỗi:
• Hàm LEFT(text, n): cho trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ trái
sang phải n ký tự.
Ví dụ :
=LEFT("ABCD",2)
•
{kết quả : "AB"}
Hàm RIGHT(text, n): cho trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ
phải sang trái n ký tự.
Ví dụ :
=RIGHT("ABCD",2)
{kết quả : "CD"}
•
Hàm MID(text, n, m): cho trị là chuỗi con tính từ vị trí n của chuỗi text
m ký tự.
Ví dụ :
=MID(”mùa thu Hà Nội”, 4, 3)
{kết quả : “thu”}
•
Hàm LEN(text): cho độ dài của chuỗi text.
Ví dụ :
=LEN("ABCD")
{kết quả là 4}
•
Hàm LOWER(text): chuyển chuỗi text thành chữ thường.
Ví dụ :
=LOWER("TRUNG TAM") {kết quả : “trung tam”}
•
Hàm UPPER(text): chuyển chuỗi text thành chữ hoa.
Ví dụ :
=UPPER("Trung tam")
{kết quả : “TRUNG TAM”}
•
Hàm PROPER(text): chuyển các ký tự đầu từ của chuỗi text thành chữ
hoa.
Ví dụ :
=PROPER("trung tam”)
{kết quả : “Trung Tam”}
•
Hàm TRIM(text): cắt bỏ ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi text.
Ví dụ :
=TRIM(” Hà Nội ”)
{kết quả : “Hà Nội”}
Ví dụ : Xem bàng tính sau:
125

22. •
Hàm FIND(find_text, text, start_num): cho vị trí của chuỗi con
find_text trong chuỗi text bắt đầu tìm từ vị trí start_num, nếu bỏ qua
start_num nó cho giá trị bằng 1. Hàm này phân biệt chữ HOA và thường.
Ví dụ :
=FIND("e","MS. Excel 6.0")
{kết quả : 8}
=FIND("E","MS. Excel 6.0")
{kết quả : 5}
=FIND("Excel","MS. Excel 6.0")
{kết quả : 5}
Giả sử giá trị trong ô A1 là chuỗi “Lê Văn Hùng”
=LEFT(A1;Find(" ";A1)-1)
•
•
{kết quả: “Lê”}
Hàm SEARCH(find_text, text, start_num)
Tương tự hàm FIND nhưng không phân biệt chữ HOA và thường.
Hàm SUBSTITUTE(text, oldtext, newtext, instance): thay thế
newtext vào vị trí oldtext trong text ở lần xuất hiện instance (nếu không có
đối số này sẽ thay thế ở mọi vị trí).
Ví dụ:
=SUBSTITUTE("Hãy xem xem","xem","nhìn";1) {Hãy nhìn xem}
=SUBSTITUTE("Hãy xem xem";"xem";"đây";2) {Hãy nhìn xem}
f. Các hàm tìm kiếm:
• Hàm VLOOKUP(x, Bảng, Cột tham chiếu, Cách dò) : dò tìm trị x ở
cột bên trái của bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu
để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x.
Bảng: là một khối các ô, thường gồm nhiều hàng và nhiều cột. Cột
bên trái luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị
tương ứng để tham chiếu.
Cột tham chiếu: là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột
đầu tiên của bảng là cột 1.
Cách dò: là số 0 hoặc số 1. Ngầm định là 1.
Nếu cách dò là 1:
•
Danh sách ở cột bên trái của bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần.
•
Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị
là #N/A (Not Available: bất khả thi)
•
Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm
thấy ở phần tử cuối cùng.
•
Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không
phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy
ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu
cùng hàng với phần tử này.
Nếu cách dò là 0:
•
Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự.
126

23. •
Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh
sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), hàm cho
trị là #N/A (Not Available: bất khả thi).
•
Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách
(không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), mới cho trị là
trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này.
Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền
cho từng loại công lao lao động là :
- loại A : 20000 đồng/công.
- loại B : 10000 đồng/công.
- loại C : 5000 đồng/công.
- Tiền lương được tính theo công thức :
TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCông
Bạn thực hiện như sau :
- Tạo bảng gồm hai cột : cột A chỉ các loại công lao động (A, B, C) và
cột B chỉ số tiền công tương ứng.
- Chọn ô E6, nhập công thức :
- =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6
- Copy công thức này xuống các ô E7, E8, ...
Ta có kết quả:
A
B
C
D
1 A
20000
2 B
10000
3 C
5000
4
5 TT HỌ TÊN LOẠI SỐ CÔNG
6
1 Tuấn
A
28
7
2 Anh
C
25
8
3 Hùng
D
17
9
4 Thanh
B
27
E
TIỀN
560000
125000
85000
270000
Nếu công thức ở ô E6 là:
=VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0)*D6
thì ta có kết quả:
TT HỌ TÊN LOẠI SỐ CÔNG
TIỀN
1 Tuấn
A
28
560000
2 Anh
C
25
125000
3 Hùng
D
17
4 Thanh
B
27
#N/A
270000
Chú ý: Trong công thức bạn dùng địa chỉ tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo
địa chỉ này không bị thay đổi trong quá trình Copy.
127

24. •
Hàm HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò):
Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up) này
giống như hàm VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là hàm
VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên
phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở
các hàng phía dưới.
Ví dụ :
Công thức ở ô C3: =HLOOKUP(B3,$B$7:$D$8,2,0)
{Máy tính}
2. Chọn hàm mẫu từ hệ thống menu
Trong Excel có khoảng hơn 300 hàm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Một hàm
mẫu có thể nhập vào ô qua hệ thống menu và hộp thoại bằng cách :
• Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu.
•
Thực hiện lệnh Insert | Function hoặc click biểu tượng
Toolbar. Xuất hiện hộp thoại Paste Function :
128
trên thanh

25. Trong hộp thoại Paste Function, tìm nhóm các hàm cần thực hiện trong khung
Function Category (ví dụ All) và chọn tên hàm cần thực hiện trong khung
Function Name (ví dụ AVERAGE), click OK, xuất hiện hộp thoại mới:
Xác định vùng ô để xác định đối số của hàm, click OK, kết quả tính hàm xuất
hiện trên ô đã chọn.
5.3. Định dạng dữ liệu số và tiền tệ
1. Định dạng dữ liệu số
Sau khi nhập dữ liệu, tính toán,... bạn còn phải trình bày bảng tính sao cho thích
hợp với yêu cầu. Khi nhập dữ liệu kiểu số trong Excel, bạn không thể nhập dấu
phân cách hàng ngàn và các đơn vị cho số (ví dụ: 100 cái). Nhưng bạn có thể dùng
phương pháp định dạng để đưa chúng vào mà Excel vẫn hiểu chúng là dữ liệu
kiểu số. Các bước thực hiện để định dạng số:
•
Chọn vùng số muốn định dạng.
•
Thực hiện lệnh Format | Cells.
•
Trong cửa sổ Format Cells, chọn lớp Number.
•
Trong khung Category, click chọn mục Number.
129

26. -
Use 1000 separator (,): Sử dụng dấu phân cách hàng ngàn (dấu phẩy).
Negative numbers: Cách hiển thị số âm (hiển thị dấu trừ, chuyển
thành màu đỏ hay để trong ngoặc đơn).
2. Định dạng tiền tệ
Cũng tương tự như định dạng số nhưng:
•
Trong khung Category ở cửa sổ Format Cells, chọn mục Currency.
•
Chọn dạng tiền tệ trong khung Symbol.
Đối với Excel 2002 trở đi, trong khung này có hầu hết các ký hiệu viết tắt của
các loại tiền tệ trên thế giới theo tiêu chuẩn quốc tế (tiền tệ của Việt Nam viết
tắt là VND).
Nếu muốn đưa vào một ký hiệu riêng, bạn chọn mục Custom trong khung
Category.
Nhập dạng cần thiết trong khung Type, khi nhập các loại đơn vị riêng, phải để
trong ngoặc vuông và phải nhập dấu “$” phía trước.
Ví dụ : - Nhập định dạng : #,##0 [$đồng]
- Số 1000 sẽ hiển thị : 1,000 đồng.
130

27. Lưu ý: Có thể dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar để định dạng một số
kiểu dữ liệu số :
•
Biểu tượng
Ví dụ :
•
để biểu diễn dữ liệu số kiểu tiền tệ.
156,456
158,358
$156,456.00
$158,358.00
để biểu diễn dữ liệu số kiểu phần trăm (%)
Ví dụ :
•
Biểu tượng
156456
158358
15645600%
15835800%
Biểu tượng
để biểu diễn dữ liệu số kiểu phân nhóm, bắt đầu từ bên
phải, 3 chữ số một nhóm, dùng dấu phẩy phân nhóm. Dấu chấm (.) tách
phần lẻ thập phân.
Ví dụ :
•
156456
158358
Biểu tượng
để tăng phần lẻ thập phân một chữ số 0
Ví dụ :
•
156,456
158,358
Biểu tượng
Ví dụ :
156,456.00
158,358.00
156,456.0
158,358.0
để giảm phần lẻ thập phân một chữ số 0
156,456.00
158,358.00
156,456.0
158,358.0
5.4. Trang trí bảng tính
1.
Canh lề trong ô
Để định dạng vị trí hiển thị dữ liệu trong ô, bạn thực hiện các bước sau:
•
Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng.
•
Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Alignment, sau đó hiệu
chỉnh các thông số.
131

28. •
•
Vertical : Canh lề theo hàng dọc.
• Top
: canh trên.
• Bottom : canh dưới.
• Center
: canh giữa.
• Justify
: canh đều hai bên.
•
Orientation: Hiệu chỉnh hướng của chữ: Chọn dạng chữ ngang, đứng
hoặc nghiêng. Chỉnh độ nghiêng trong khung Degrees.
•
2.
Horizontal: Canh lề theo hàng ngang.
• General : giữ nguyên dữ liệu như khi nhập vào từ bàn phím.
• Left
: điều chỉnh thẳng mép trái.
• Center
: điều chỉnh giữa ô.
• Right
: Điều chỉnh thẳng mép phải
• Fill
: điền toàn ô bởi các ký tự có trong ô đó.
• Justify
: điều chỉnh thẳng hai bên.
• Center across selection: điều chỉnh giữa qua một dãy ô.
Text control: Kiểm soát chữ.
• Wrap text : độ rộng cố định, dữ liệu nhập vào tự động dàn qua
nhiều dòng.
• Shink to fit : Hiệu chỉnh vừa bằng ô.
• Merge Cell : nối các ô đang chọn.
Lưu ý: Nếu ô đã được nối, khi click thôi chọn thì ô này sẽ được tách ta
như cũ.
Tạo các đường kẻ theo vùng ô đã chọn
•
Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng.
•
Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Border.
132

29. •
Style : Chọn dạng đường viền.
•
Color : Chọn màu đường viền khung.
•
None : Không có đường viền khung.
•
Outline : Tạo khung xung quanh vùng chọn.
•
Inside : Tạo các đường viền khung bên trong vùng chọn.
•
Có thể click vào các cạnh trong khung Border để tạo các đường viền tương
ứng.
Lưu ý : Để tạo khung nhanh, bạn có thể sử dụng biểu tượng Borders
thanh định dạng.
3.
Định dạng nền dữ liệu
•
Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng.
•
Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Patterns.
133
trên

30. Chọn màu trong bảng Color. Có thể mở bảng Patterns để chọn các dạng màu
khác. Xem mẫu trong khung Sample trước khi click OK để tạo màu.
Lưu ý: Có thể chọn màu nền từ biểu tượng Fill Color
biểu tượng Font Color
4.
và chọn màu chữ từ
.
Bật tắt lưới ô của bảng tính
Lưới ô trong bảng tính giúp cho việc nhìn các ô được rõ ràng, khi in nó không
được in ra. Để bật/tắt lưới ô, dùng lệnh : Tools | Options, chọn lớp View, đánh
dấu kiểm (hay bỏ chọn) mục Gridlines.
5.5. Sắp xếp và tìm kiếm
1.
Sắp xếp
Trong Excel có thể sắp xếp số liệu trong một phạm vi được chọn một cách độc lập
với các ô ngoài khu vực chọn. Việc sắp xếp có thể thực hiện trên hàng ngang hoặc
cột dọc. Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo ba khóa. Ví dụ, nếu một danh
sách lương sắp xếp theo từng đơn vị, trong mỗi đơn vị sắp xếp theo Tên, cùng tên
sắp xếp theo Họ thì khóa thứ nhất là dữ liệu cột đơn vị, khóa thứ hai là dữ liệu cột
Tên, khóa thứ ba là dữ liệu cột Họ.
Các bước để sắp xếp dữ liệu :
• Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp.
•
Thực hiện lệnh Data | Sort. Hộp đối thoại sau hiện ra:
134

31. •
•
Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ nhất và thứ tự sắp xếp (Ascending :
tăng, Descending : giảm).
Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ hai và thứ tự sắp xếp nếu có.
•
Chọn tiêu đề cho khóa sắp xếp thứ ba và thứ tự sắp xếp nếu có.
•
Nếu trong vùng chọn để sắp xếp có dòng đầu tiên là dòng tiêu đề thì bạn
phải chọn mục Header row để dòng tiêu đề không bị đảo lộn. Nếu dòng
đầu tiên không phải là dòng tiêu đề thì bạn phải chọn mục No Header
row.
Click nút OK để bắt đầu sắp xếp.
•
Chú ý: muốn chỉ định sắp xếp theo hàng hay sắp xếp theo cột, thì click nút
Options ... Hộp đối thoại sau hiện ra :
-
2.
Sort top to bottom : sắp xếp theo hàng.
Sort left to right : sắp xếp theo cột.
Tìm kiếm
Nếu bạn có một bảng dữ liệu khoảng vài trăm dòng thì chức năng tìm kiếm này rất
cần khi bạn muốn tìm đến các dữ liệu cần thiết trong bảng tính. Muốn tìm dữ liệu
ở dòng hay cột nào, bạn click chọn dòng hay cột đó để tìm nhanh hơn và thực hiện
như sau:
Thực hiện lệnh Edit | Find. Xuất hiện hộp thoại :
•
Nhập nội dung muốn tìm trong khung Find What.
•
Để chọn phương pháp tìm, click vào Options>> xuất hiện hộp thoại:
135

32. từ đó lựa chọn cách tìm thích hợp.
•
Khi muốn tìm kiếm và thay thế bằng từ khác click nút Replace, xuất hiện hộp
thoại:
•
Nhập từ muốn thay thế trong khung Replace with.
•
Click nút Replace để thay từ vừa tìm thấy, Replace All để thay thế tất cả các
từ tìm được.
•
Khi thực hiện xong, click nút Close để đóng hộp thoại.
5.6. Biểu đồ bảng tính
Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tính. Các biểu đồ làm cho dữ liệu của
bảng tính phức tạp trở thành trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ
các hàng và các cột trên bảng tính thành hình khối, đồ thị ... Biểu đồ có các trục,
trên đó có các giá trị tỉ lệ tương ứng với giá trị dữ liệu trên bảng tính.
1. Các bước tạo biểu đồ
Xét bảng tính dưới đây về thu nhập của một đơn vị sản xuất nông nghiệp trên ba
ngành nghề: trồng trọt, chăn nuôi và thủ công từ năm 1998 đến 2002.
136

33. Tạo đồ thị dạng cột từ dữ liệu của cột trồng trọt. Các bước thực hiện như sau:
•
Chọn dữ liệu trong cột Trồng trọt, kể cả tiêu đề cột (Vùng B1:B6).
•
Thực hiện lệnh Insert | Chart hoặc click biểu tượng Chart Wizard
trên
Standard Toolbar. Hiển thị hộp thoại Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart
Type.
•
Chọn loại biểu đồ trong khung Chart type và chọn kiểu tương ứng trong
khung
Chart
sub-type,
chẳng hạn ta chấp nhận đồ thị
dạng cột được gợi ý theo mặc
định, tiếp đến click Next để
hiển thị hộp thoại Chart
Wizard – Step 2 of 4 –
Chart Source Data. Màn
hình này cho biết dạng của
đồ thị sẽ hiện, chỉ ra các ô
được gộp vào vùng dữ liệu
của đồ thị.
137

34. •
Chọn lớp Series, hộp thoại của lớp này chỉ ra dãy các ô tạo thành dữ liệu và
tựa cột.
•
Click vào biểu tượng ở bên phải của vùng Category (X) axis labels làm hộp
thoại thu lại để có thể nhìn thấy bảng tính. Lựa cột chứa các năm trong bảng
tính để đặt năm như là các nhãn của trục X thay thế cho các nhãn đơn giản
mặc định của Excel.
•
Click một lần nữa lên biểu tượng ở bên phải của vùng Category (X) axis labels để
khôi phục lại hộp thoại Source Data. Chú ý rằng các năm được chèn vào như là nhãn
của trục X.
•
Click nút Next để hiển thị hộp thoại Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart
Options. Trong vùng
Char Title gõ vào “Thu
nhập về Trồng Trọt”, sau
đó nhập thuyết minh cho
các trục X và Y.
•
Click nút Next để đến
màn hình cuối cùng
Chart Wizard - Step 4
of 4 - Chart Location.
Hộp thoại này cho bạn
quyết định hoặc là sẽ chèn đồ thị vào trong bảng tính hiện hành, hoặc để đồ thị
như là một đối tượng riêng lẻ ở một Sheet bên trong Workbook hiện hành.
138

35. •
Đối với ví dụ này bạn sẽ đặt đồ thị trong Sheet hiện hành, click nút Finish để
hoàn tất vẽ đồ thị. Cuối cùng bạn được đồ thị và có thể kéo nó đến vị trí bất kỳ
trên Sheet hiện hành.
Đối với dữ liệu của các cột Chăn nuôi, Thủ công bạn cũng có thể lập đồ thị
dạng cột như trên.
Bây giờ bạn muốn vẽ
đồ thị bao gồm dữ liệu
của ba nghề chung lại
với nhau để đễ dàng
so sánh. Khi đó, bạn
lựa chọn dữ liệu của
cả ba cột Trồng trọt,
chăn nuôi và Thủ
công (vùng B1:D6),
sau đó thực hiện các
bước như trên, kết quả đồ thị như sau :
2. Hiệu chỉnh biểu đồ
Để hiệu chỉnh biểu đồ, trước hết bạn chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh bằng cách click
vào biểu đồ, khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 núm ở 4 góc và điểm giữa các cạnh.
• Di chuyển : Drag kéo phạm vi biểu đồ đến vị trí mới.
•
Thay đổi kích thước : Drag các nút trên khung viền để thay đổi kích thước.
•
Right click lên biểu đồ, xuất hiện menu dọc, chọn Chart Options, xuất hiện
hộp thoại Chart Option.
139

36. Hộp
thoại này có nhiều lớp dùng để thay đổi, như thay đổi tiêu đề đồ thị, thuyết
minh các cột, các đường kẻ ngang dọc, chú thích, các nhãn ... Ví dụ, hiệu
chỉnh lại biểu đồ trên như sau :
BiÓ ®å Tæ hî p
u
ng
Trong trot
Chan nuoi
Thu cong
5000
4000
3000
2000
1000
0
1998
•
1999
2000
2001
2002
Hiệu chỉnh các thành phần bên trong của biểu đồ :
•
Xóa một thành phần : Click vào thành phần, gõ Delete.
•
Thay đổi kích thước một thành phần : Click lên thành phần, xuất hiện 8
nút hình vuông, drag các nút để thay đổi kích thước.
•
Di chuyển thành phần sang vị trí khác : Drag lên thành phần.
•
Định dạng lại một thành phần : Double click vào thành phần, xuất hiện
hộp thoại gồm nhiều lớp, tiến hành định dạng lại theo hướng dẫn của hộp thoại.
5.7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
1.
Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu
(Database)
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột
để có thể liệt kê, truy tìm, xóa, rút trích ... những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu
140

37. chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này bạn phải tạo ra các vùng
Database, Criteria và Extract.
•
Vùng Database (vùng Cơ sở dữ liệu): Gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiên
chứa các tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field Name) của CSDL. Tên các
trường phải là dữ kiện kiểu chuỗi và không được trùng lặp. Các dòng còn lại
chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là một bản ghi (Record) của CSDL.
•
Vùng Criteria (vùng tiêu chuẩn): Chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút
trích,... Vùng này gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề. Các dòng còn
lại chứa điều kiện.
•
Vùng Extract (vùng trích dữ liệu) : Chứa các bản ghi của vùng Database thỏa
điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các
tiêu đề muốn rút trích. Chỉ cần dùng vùng này trong trường hợp thực hiện thao
tác rút trích, còn các thao tác tìm kiếm, xóa,... không cần dùng đến vùng này.
Ví dụ :
A
B
C
D
E
1 STT HỌ LÓT TÊN CHỨC VỤ
1 Hồ Văn
2
2 Lê Thị
3
3 Nguyễn
4
4 Trần
5
5 Hồ Văn
6
7
8
9 STT HỌ LÓT
1 Hồ Văn
10
4 Trần
11
Dũng
Hoa
Bính
Hòa
Long
TP
NV
NV
GD
NV
TÊN
SỐ
CON
LƯƠNG
2
1
1
3
2
240000
160000
150000
300000
160000
G
H
CHỨC VỤ
TP
GD
CHỨC VỤ
Dũng
Hòa
F
TP
GD
Ở đây: vùng A1:F6 là vùng Database, vùng H2:H4 là vùng Criteria, vùng
A9:D11 là vùng Extract
2.
Thao tác lọc, rút trích và xóa
a)
Trích lọc dữ liệu: Trích lọc dữ liệu tức là bạn có
thể lấy ra, loại bỏ hoặc dấu đi những dòng dữ liệu không cần thiết, chỉ giữ lại
các dòng dữ liệu thỏa mãn một điều kiện nào đó.
Trong thao tác này chỉ cần tạo trước
vùng Database và vùng Criteria,
không cần tạo trước vùng Extract. Các
bước thực hiện trích lọc :
• Di chuyển con trỏ ô vào vùng
Database.
• Thực hiện lệnh Data | Filter |
Advanced Filter. Hộp thoại sau
hiện ra :
141

38. •
Trong mục Action, chọn “Filter the List, in-place ở mục Action” (hiển
thị những bản ghi thỏa mãn điều kiện ngay trên vùng CSDL).
• Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range: gõ trực tiếp, hoặc có
thể click vào biểu tượng ở bên phải hộp List Range, hộp thoại thu nhỏ lại
để bạn thấy rõ bảng tính, dùng chuột chọn toàn bộ vùng Database, click lại
biểu tượng ở bên phải hộp List Range để trở về lại hộp thoại Advanced
Filter đầy đủ, kết quả địa chỉ của vùng Database hiện trong hộp List
range.
• Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp Criteria range : gõ trực tiếp,
hoặc có thể click vào biểu tượng ở bên phải hộp Criteria range, hộp thoại
thu nhỏ lại để bạn thấy rõ bảng tính, dùng chuột chọn toàn bộ vùng
Criteria, click lại biểu tượng ở bên phải hộp Criteria range để trở về lại
hộp thoại Advanced Filter đầy đủ, kết quả địa chỉ của vùng Criteria hiện
trong hộp List range.
• Nếu chọn “Unique record only”, dữ liệu lọc ra nếu có những dòng trùng
nhau sẽ trình bày chỉ một dòng.
• Gõ Enter hay click OK, các mẫu tin không thỏa điều kiện trong vùng
Criteria sẽ bị dấu đi, chỉ trình bày các mẫu tin thỏa mãn điều kiện.
Chú ý : Sau đó muốn liệt kê lại toàn bộ nội dung các mẫu tin của CSDL, dùng
lệnh Data | Filter | Show All.
Ví dụ: Trong bảng tính ở (5.7.1), sau khi trích lọc ta có bảng sau :
Rút trích các bản ghi thỏa mãn điều kiện
b)
sang vùng khác: Trong thao tác này, cần tạo trước vùng Database, vùng
Criteria và vùng Extract. Các bước
thực hiện :
• Di chuyển con trỏ ô vào vùng
Database.
• Thực hiện lệnh Data | Filter |
Advanced Filter. Hộp đối thoại
như chức năng trích lọc hiện ra.
• Trong mục Action, chọn “Copy to
Another Location ở mục Action”.
• Xác định địa chỉ vùng Database
vào hộp List Range.
• Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp Criteria Range.
•
•
Xác định địa chỉ các tiêu đề của vùng Extract vào hộp Copy to. Bạn chỉ
cần chọn ô làm góc trên bên trái của vùng Extract.
Gõ Enter hay click OK, các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng Criteria sẽ
được chép vào vùng Extract.
142

39. Ví dụ: Trong bảng tính ở (5.7.1), sau khi rút trích theo các địa chỉ trong hộp
thoại Advanced Filter trên, ta có :
Xóa các bản ghi thỏa mãn điều kiện : Trong
c)
thao tác này chỉ cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria, không cần tạo
trước vùng Extract.
• Thực hiện các bước như thao tác trích lọc.
•
•
3.
Sau khi trong vùng CSDL liệt kê các các mẫu tin thỏa mãn điều kiện trong
vùng Criteria, chọn các dòng này và thực hiện lệnh Edit | Delete Row.
Thực hiện lệnh Data | Filter | Show All để trình bày trở lại các mẫu tin bị
dấu đi.
Các dạng vùng tiêu chuẩn
a)
Tiêu chuẩn số:
Ô điều kiện có kiểu số.
Ví dụ: Tiêu chuẩn SỐ CON bằng 2:
b)
Tiêu chuẩn chuỗi: CHỨC VỤ
Ô điều kiện có kiểu chuỗi.
Ví dụ : Tiêu chuẩn chức vụ là "GD":
Trong ô điều kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hoặc *
Ví dụ: Tiêu chuẩn TÊN bắt đầu bằng "H":
c)
SỐ CON
2
GD
TÊN
Tiêu chuẩn so sánh: H*
Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh. Các toán tử so sánh
gồm: > (lớn hơn) < (nhỏ hơn) >= (lớn hơn hay bằng) <= (nhỏ hơn hay
bằng) = (bằng)
<> (khác)
Ví dụ : tiêu chuẩn SỐ CON lớn hơn 2:
SỐ CON
d)
>2
Tiêu chuẩn công thức:
Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trường hợp có sử dụng tiêu chuẩn này
cần lưu ý :
• Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tiêu
đề của vùng Database.
• Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong bản ghi đầu tiên để so sánh.
Ví dụ: Tiêu chuẩn ký tự đầu tiên của Tên khác "H".
TEN-H
TRUE
143

40. Công thức trong ô điều kiện là :
=LEFT(C2,1)<>"H"
Xuất hiện TRUE/FALSE hay 1/0
e)
Liên kết tiêu chuẩn:
Có thể trích lọc, xóa hay rút trích các mẫu tin trong vùng Database bằng cách
dùng các phép toán AND hay OR của nhiều điều kiện khác nhau.
• Nếu các ô điều kiện khác cột thì biểu thị phép tính AND.
•
Nếu các ô điều kiện khác dòng thì biểu thị phép tính OR.
Ví dụ:
SỐ CON CHỨC VỤ
1
NV
>2
GD
4.
Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện:
SỐ CON bằng 1 và CHỨC VỤ là “NV”
hay SỐ CON lớn hơn 2 và CHỨC VỤ là
“GD”.
Sử dụng
hộp thoại Data Form
•
Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng
Database.
•
Thực hiện lệnh Data | Form. Hộp
thoại sau hiện ra:
Trong đó hiện nội dung CSDL theo
từng mẫu tin, có thể sử dụng các phím
sau :
: đến bản ghi trước/sau
bản ghi hiện hành.
- Enter: đến bản ghi sau bản ghi hiện hành.
- PgUp/PgDn: đến bản ghi đầu/cuối
- Tab/Shift-Tab: di chuyển qua lại giữa các trường dữ liệu.
Công dụng của những nút lệnh trong hộp đối thoại :
- New: nhập bản ghi mới.
- Delete: xóa bản ghi hiện hành
- Restore: khôi phục dữ liệu vừa nhập/xóa
- Find Prev: đến bản ghi trước bản ghi hiện hành.
- Find Next: đến bản ghi sau bản ghi hiện hành.
- Criteria: nhập điều kiện truy tìm
- Close: đóng cửa sổ Data Form
5.
Các hàm liên quan đến cơ sở dữ liệu
144

41. •
Hàm DSUM(Vùng CSDL, N, Vùng tiêu chuẩn): cho kết quả là tổng dữ liệu
số trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thỏa mãn điều kiện của
vùng tiêu chuẩn. N là số thứ tự của cột trong vùng CSDL cần thưc hiện tính
tổng, cột đầu tiên được đánh số 1.
Ví dụ: Tính tổng Lương của những người có Số con bằng 1.
=DSUM(A1:F6,6,H2:H3)
ở đây vùng tiêu chuẩn:
H
SỐ CON
2
1
3
•
Hàm DMAX(Vùng CSDL, N, Vùng tiêu chuẩn): cho kết quả là giá trị lớn
nhất trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thỏa mãn điều kiện
của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ: Tính giá trị Lương lớn nhất của những người có một con.
=DMAX(A1:F6,6,H2:H3)
ở đây vùng tiêu chuẩn:
H
SỐ CON
2
1
3
•
Hàm DMIN(Vùng CSDL, N, Vùng tiêu chuẩn): cho kết quả là giá trị nhỏ
nhất trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thỏa mãn điều kiện
của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ: Tính giá trị Lương thấp nhất của những người có một con.
=DMIN(A1:F6,6,H2:H3)
ở đây vùng tiêu chuẩn :
H
SỐ CON
2
1
3
Hàm DCOUNT(Vùng CSDL, N, Vùng tiêu chuẩn): cho kết quả là số ô chứa
giá trị số trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thỏa mãn điều
kiện của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ: Tính số người có Số con bằng 1.
=DCOUNT(A1:F6, 5, H2:H3)
ở đây vùng tiêu chuẩn:
H
SỐ CON
2
1
3
Hàm DCOUNTA(Vùng CSDL, N, Vùng tiêu chuẩn): cho kết quả là số ô
chứa dữ liệu trên cột thứ N của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa mãn
điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ: Tính số người có Số con bằng 2.
=DCOUNTA(A1:F6,3,H2:H3)
ở đây vùng tiêu chuẩn :
H
SỐ CON
2
2
3
•
•
145

42. •
Hàm DAVERAGE(Vùng CSDL,N,Vùng tiêu chuẩn): cho kết quả là giá trị
trung bình trên cột thứ N của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa mãn điều
kiện của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ: Tính trung bình Lương của những người có Số con >= 2
=DAVERAGE(A1:F6,6,H2:H3)
ở đây vùng tiêu chuẩn :
H
SỐ CON
2
3 >=2
6.
Tổng hợp số liệu theo nhóm: Subtotal
Trên một CSDL thường có nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhóm, ví dụ theo nhóm
hàng, theo đơn vị, theo ngày,... Tính năng Subtotal của Excel dùng để phân tích
các nhóm dữ liệu đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê, tính
toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi.
Ví dụ: Giả sử ta có CSDL sau:
Các bước thực hiện:
146

43. a.
Sắp xếp CSDL theo
khóa là cột cần thực hiện tổng hợp thống kê. Ở đây, chẳng hạn ta tổng hợp
theo Loại mặt hàng.
• Quét chọn khối A2:F15.
•
Thực hiện lệnh Data | Sort. Xuất hiện hộp thoại Sort :
•
•
•
b.
hộp Sort By: chọn LOAI, Ascending.
ở mục My list has: chọn Header Row.
Xong click OK hoặc gõ Enter, kết quả có danh sách sau:
Đặt con trỏ vào vùng
CSDL. Chọn lệnh Data | Subtotals, hộp thoại sau hiện ra:
147

44. •
•
•
•
Trong hộp At each change in: chọn LOAI (vùng tin cần tạo nhóm tổng
hợp)
Trong hộp Use function : chọn hàm SUM (chọn hàm cần tính toán/thống
kê)
Trong hộp Add subtotal to : chọn SOLG và TRIGIA (chọn những trường
cần tính toán/thống kê)
Click OK hoặc gõ Enter.
Kết quả ta có bảng sau trên màn hình:
148

45. Chú ý:
•
Mé trái của bảng sẽ thấy các nút điều khiển thứ bậc: jNếu click vào nút số 1,
Database chỉ còn mỗi một dòng Grand Total; nếu click vào nút số 2, Database
chỉ còn lại các dòng Total và một dòng Grand Total ở cuối.
•
Muốn hủy bỏ tính năng Data | Subtotal trong CSDL vừa làm, thực hiện lệnh
Data | Subtotals, rồi chọn Remove All.
5.8. In ấn
1.
in
Định dạng trang giấy
Thực hiện lệnh File | Page
Setup, hộp thoại sau hiện ra:
Chọn lớp Page: để
a.
định chế độ in ngang hay in
dọc, chọn loại giấy in...
•
•
Trong Oriention : chọn
Portrait để in dọc,
Lanscape để in ngang
Trong Scaling : chọn tỉ
lệ in. Nên giữ 100%
149

46. •
normal size. Trường hợp chỉ thiếu vài dòng có thể chọn Fit to 1 page lúc
đó Excel sẽ ép lại cho vừa một trang.
Trong Page Size : chọn kích cỡ giấy in.
•
Trong Print Quality : chọn chất lượng in, càng nhiều dpi (dot per inche)
nét chữ càng sắc sảo.
b.
Chọn lớp Margins: để canh lề. Ý nghĩa các mục trong hộp đối thoại như
sau:
•
•
•
•
Top : lề trên, Bottom : lề dưới,
Left : lề trái, Right : lề phải.
Header: khoảng cách từ mép trên trang giấy đến mép trên của phần
Header.
Footer: khoảng cách từ mép dưới trang giấy đến mép dưới của phần
Footer.
Center on Page : chọn/bỏ chọn canh giữa.
•
Horizontally: canh giữa trang theo chiều ngang.
•
Vertically
: canh giữa trang theo chiều dọc.
150

47. Chọn lớp Header/Footer : để định tiêu đề đầu trang/cuối trang.
c.
•
•
•
•
Excel luôn luôn in một dòng trên đỉnh trang gọi là dòng đầu trang
(Header) và in một dòng dưới đáy trang gọi là dòng chân trang (Footer).
Mặc nhiên Excel sẽ in tên bảng tính trên Header và in số thứ tự trang
dưới Footer. Việc này thường không thích hợp với chúng ta; do đó, để
không in hoặc in nội dung khác ở Header và Footer bạn chọn mục
Custom Header... và Custom Footer... để điều chỉnh lại. Cả hai đều dẫn
đến một hộp thoại gần như nhau, trong đó ngoài các hướng dẫn còn có các
biểu tượng để chọn, Ví dụ : chọn Custom Header... hộp thoại sau xuất
hiện:
Nội dung nhập vào Header hoặc Footer có thể trình bày một trong ba
khu vực : trái, giữa, phải; muốn xuống dòng gõ Enter.
ý nghĩa các biểu tượng:
Chèn tên bảng tính
Chọn
Chèn số
Chèn
151

48. Chèn tên tập tin
Chèn tổng số
Chèn
Chọn lớp Sheet: để tắt những lằn phân cách giữa các ô và khai báo vùng
d.
chọn in ...
•
Print Area : Nhập địa chỉ vùng muốn in trên bảng tính hiện hành.
•
Print title : Xác định dòng hay cột in lặp lại trên mỗi trang.
•
•
Gridlines : Bật/tắt những lằn phân cách giữa các ô. Thông thường tắt
chế độ này.
Page Order (thứ tự trang) : không nên thay đổi.
•
•
2.
Down, then Across: in từ trên xuống dưới, qua phải.
Across, then Down: từ trái sang phải, xuống dưới.
In ra giấy
Trước khi in ra giấy bạn nên xem thử việc phân bố trong một trang hoặc các trang
xem vừa ý chưa bằng lệnh File | Print Preview hoặc click vào biểu tượng
trên Standard Toolbar.
Để in bảng tính ra giấy, bạn thực hiện lệnh File | Print (hoặc gõ Ctrl+P) Xuất
hiện hộp thoại Print:
152

49. •
Trong Find What:
•
Selection : in vùng được chọn.
•
Active Sheet(s) : in bảng tính hiện hành.
•
•
Entire Workbook : in toàn bộ bảng tính có chứa dữ kiện trong
Workbook.
Copies: số bản in
•
Print Range: phạm vi in
•
All : in tất cả
•
Page(s) From : ..... To : in từ trang .... đến trang ....
•
Ô kiểm Print to File: nếu được chọn thì in ra tập tin, trái lại thì in ra máy in.
•
Click nút OK để in.
Lưu ý : Để in toàn bộ bảng tính một lần theo kiểu máy in định sẵn, bạn có thể
click biểu tượng
trên Standard Toolbar.
Bài thực hành 1
1. Khởi động Excel.
2. Thử di chuyển trong bảng tính.
Nhập dữ liệu kiểu số, kiểu chuỗi, kiểu công thức.
3. Xóa toàn bộ bảng tính (Hướng dẫn: chọn vùng có dữ liệu, gõ phím Del).
4. Lập bảng tính sau :
153

50. Yêu cầu :
-
Dữ liệu ở các cột A, B, C, D do học viên nhập vào. Tên các tựa đề :
STT, Tên mặt hàng ... và dữ liệu ở mục tên mặt hàng được canh giữa ô.
-
Dữ liệu ở mục thành tiền tính theo công thức :
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.
-
Dòng 8: cộng số tiền ở cột Thành tiền (từ ô E3 đến ô E7) đưa vào ô
E8.
-
Dùng chức năng sửa dữ liệu thay đổi giá trị ô C6 thành 12. Quan sát
giá trị ô E6 và ô E8 sau khi sửa đổi.
Lưu bảng tính với tên TH-HANH1.XLS.
Hướng dẫn: thực hiện lệnh File | Save as hoặc click biểu tượng
154

51. Bài thực hành 2
Khởi động Excel rồi tạo bảng tính sau:
Yêu cầu :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dữ liệu ở các cột A, B, C, D, E do học viên nhập vào.
Dữ liệu ở mục PCCV (Phụ cấp chức vụ) được tính như sau: Nếu chức vụ "GD"
được phụ cấp 50000; Nếu chức vụ "PG" hoặc "TP" được phụ cấp 40000; Nếu
chức vụ "NV" và (NGAYCONG > 25) được phụ cấp 15000; Ngoài ra không có
phụ cấp chức vụ.
Dữ liệu ở mục LUONGTHANG được tính như sau:
LUONGTHANG = LUONGNGAY * NGAYCONG
Nhưng nếu (NGAYCONG > 25) thì mỗi ngày dư được tính gấp đôi.
Dữ liệu ở mục TAMUNG và CONLAI được tính như sau :
TAMUNG = (LUONGTHANG+PCCV)/3*2 và tính tròn đến hàng ngàn.
CONLAI = LUONGTHANG+PCCV-TAMUNG.
Dòng 12: cộng số tiền ở ba cột LUONGTHANG, TAMUNG, CONLAI.
Dòng 14, 15, 16 tính Bình quân, Cao nhất, Thấp tương ứng với ba cột
LUONGTHANG, TAMUNG, CONLAI.
Lưu trử bảng tính lần thứ nhất trên đĩa với tên LG10.XLS
Chép thêm bảng tính trên vào khu vực bắt đầu từ ô A20 và sửa lại tiêu đề của
bảng lương là: BẢNG LƯƠNG THÁNG 11/1995
Trong BẢNG LƯƠNG THÁNG 11/1995:
•
Bổ sung thêm hai nhân viên sau vào ngay sau tên Trần Trung Trực:
1) Nguyễn Thị Hoa, Chức vụ: PP, Lương ngày: 10000, Ngày công: 25.
2) Trần Văn Tiến, Chức vụ: NV, Lương ngày: 10000, Ngày công: 27.
•
Xóa nhân viên Trần Đức Tâm.
155

52. •
Lưu bảng tính trên đĩa lần cuối cùng và thoát khỏi Excel.
Bài thực hành 3
Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau và lưu vào đĩa với tên BAI3.XLS :
A
B
C
1 Công ty Điện Lực
2
3
4
D
E
F
G
BẢNG CHIẾT TÍNH TIỀN ĐIỆN
Tháng 11/2000
5 TT
Họ Tên
Loại
hộ
6 1 Ngọc Lan SX
7 2 Lê Hùng
KD
8 3 Từ Ngọc
DV
9 4 Lê Tuấn
KD
10 5 Anh Hoa
DV
11 6 Trần Lan
SX
12 7 Đức An
KD
13 8 Hồ Đức
SX
14
Tổng cộng
15
Trung bình
16
Cao nhất
17
Thấp nhất
Số
Cũ
2546
1254
2344
1900
1678
1298
1324
1222
Số
mới
2680
1345
2390
1989
1785
1312
1370
1402
H
I
Đơn giá
Trong Đ.Mức
Vượt Đ.Mức
KW Định Vượt
T.Thụ Mức Đ.Mức
Thành tiền
J
1000
1500
Tỷ lệ
(%)
Các yêu cầu:
• Cột F (Số KW tiêu thụ) được tính: Số KW T.Thụ = SốMới - SốCũ
•
•
Cột G (Định mức) được tính: Nếu loại hộ là "SX" thì Định Mức là 120; Nếu loại
hộ là "KD" thì Định Mức là 100; Nếu loại hộ là "DV" thì Định Mức là 80.
Cột H (Vượt định mức) được tính :
•
•
•
Nếu (Số KW T.Thụ - Đ.Mức) < 0 thì Vượt Định Mức = 0.
Nếu (Số KW T.Thụ - Đ.Mức) >= 0 thì Vượt Định Mức = Số KW T.Thụ - Đ.Mức.
Cột I (Thành tiền) được tính :
•
•
•
•
•
Nếu (Số KW T.Thụ <= Đ.Mức) thì
Thành Tiền = Số KW T.Thụ * ĐơnGiáTrongĐịnhMức
Nếu (Số KW T.Thụ > Đ.Mức) thì
Thành Tiền = (ĐơnGiáTrongĐịnhMức * ĐịnhMức) + (ĐơnGiáVượtĐịnhMức *
VượtĐịnhMức)
Cột J (Tỷ lệ %) được tính: Lấy từng thành phần của cột Thành Tiền đem chia cho
Tổng số của cột Thành tiền (ô I14) rồi đưa về dạng %.
Tính Tổng cộng, Giá trị Trung bình, Cao nhất, Thấp nhất cho cột F, G, H, I.
Định dạng số cho cột Thành tiền có dấu phẩy phân cách hàng ngàn và một chữ số
phần thập phân.
156

53. •
•
Copy Toàn bộ bảng CHIẾT TÍNH TIỀN ĐIỆN (vùng A5:J17) xuống vùng khác
bắt đầu từ ô A20, rồi sắp xếp bảng mới Copy theo thứ tự tăng dần của cột Thành
tiền.
Đóng cửa sổ bảng tính và thoát khỏi Excel.
157

54. Bài thực hành 4
Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau và lưu vào đĩa với tên BAI4.XLS :
Các yêu cầu :
158

55. •
Nhập dữ liệu vào các cột A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K. Trong đó:
•
Mục Họ Và Tên được ghi ở hai cột B và C.
•
Mục Ngày sinh (cột D) được ghi theo dạng dd/mm/yy (kiểu Việt).
•
Mục XL H.Tập (cột F) ghi kết quả học tập cuối khóa.
•
Kẻ khung cho bảng tính.
•
Xác định dữ liệu cho các mục Điểm UT, Điểm TB, Vị thứ, Kết quả.
•
Công thức ở ô L7 (Điểm UT) : =VLOOKUP(F7,$M$22:$N$24,2)
•
Công thức ở ô M7 (Điểm TB) : =(G7*2+H7*2+I7+J7+K7+L7)/7
(Toán và văn có hệ số 2, có cộng thêm điểm ưu tiên)
Công thức ở ô N7 (Vị thứ) :
=RANK(M7,$M$7:$M$16)
•
•
•
Công thức ở ô O7 (Kết quả):
=IF(M7>=8,"Giỏi",IF(M7>=6.5,"Khá",IF(M7>=5,"Trung bình","Yếu")))
Sắp xếp bảng theo mục Vị thứ (Khối sắp xếp là B6:O16).
•
Điền số thứ tự vào mục STT.
•
Copy vùng L7: O7 ở dòng 7 sang các dòng còn lại.
•
Công thức ở ô O4 : =TODAY() → Hàm cho ngày hiện tại của hệ thống.
•
Ghi bảng tính lên đĩa với tên KQTN.XLS
•
Copy toàn bộ bảng kết quả tốt nghiệp (vùng A1:O19) xuống vùng khác bắt đầu từ
ô A28 rồi sắp xếp bảng theo yêu cầu sau :
• Ưu tiên 1 : theo thứ tự tăng dần ABC của Tên Học sinh .
• Ưu tiên 2 : theo thứ tự tăng dần ABC của Họ lót Học sinh.
và ở phần tiêu đề:
KẾT QUẢ THI TỐT NGHIỆP
KHỐI LỚP 12
sửa lại là:
KẾT QUẢ THI TỐT NGHIỆP
(Sắp xếp theo Tên-Họ)
159

56. Bài thực hành 5
1. Lập bảng tính sau và lưu với tên : BAI5.XLS
TỔNG KẾT SẢN PHẨM QUÝ - NĂM
Tổ 1
Tổ 2
Tổ 3
I
60
30
25
II
50
40
30
2. Lập biểu đồ trên bảng tính để biểu diễn số
lượng sản phẩm trong quý I của từng tổ dạng
hình tròn không gian ba chiều như sau:
3. Lập biểu đồ theo mẫu sau trên bảng tính để so
sánh kết quả sản xuất giữa các tổ qua bốn
quý.
- Biểu đồ 1: Trong không gian hai chiều.
- Biểu đồ 2: Trong không gian ba chiều.
III
60
70
45
IV
65
50
45
SAN PHAM Q UY I
Tæ3
22%
Tæ1
52%
Tæ2
26%
SAN PHAM
DO THI THONG KE
80
60
40
20
0
I
II
III
QUY
160
IV
Tæ1
Tæ2
Tæ3

57. SAN PHAM
BIEU DO THONG KE
80
60
40
20
0
I
II
III
Tæ1
Tæ2
Tæ3
IV
Q UY
Bài thực hành 6
Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau và lưu vào đĩa với tên BAI6.XLS :
A
1
B
C
D
E
F
G
H
I
Nhà khách XYZ
2
BẢNG THANH TOÁN
Ngày thanh toán :
3
TT Họ lót
4
1 Võ Văn
2 Lê Đức
3 Đức
4 Hồ
5 Võ Thị
6 Ngọc
7 Hồ
8 Lê
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Tên
Hòa
Anh
Ngọc
Tuấn
Hòa
Lan
Anh
Đức
Ngày
đến
Số ngày
ở
Mã
Phòng
25/04/95
11/05/95
12/05/95
12/04/95
26/04/95
12/04/95
24/04/95
20/03/95
Tổng Cộng :
Tiền Thuê
Chi phí
phục vụ
12/05/95
Tiền trả
C02
A02
B05
B02
A01
C01
A06
B08
Bảng Đơn Giá
Loại phòng
A
B
C
Các yêu cầu :
•
Nhập dữ liệu cho các cột A,B,C,D,F
•
Xác định dữ liệu cho phần còn lại, biết rằng:
•
Số Ngày ở = Ngày thanh toán - Ngày đến
161
ĐGía Ngày CPhí Phục vụ
50000
35000
20000
10%
8%
5%

58. •
Tiền thuê = Đơn giá ngày tương ứng với loại phòng * Số Ngày ở
(Tham khảo bảng đơn giá ở vùng G16:I19)
Lưu ý : a. Loại phòng được phân biệt dựa vào ký tự đầu tiên của Mã phòng.
b. Nếu số ngày ở = 0 thì
Tiền thuê =1/2 * đơn giá ngày tương ứng với loại phòng
•
Chi phí phục vụ = Tiền thuê * Chi phí phục vụ tương ứng với loại
phòng
(Tham khảo bảng đơn giá ở vùng G16:I19)
•
Tiền trả = Tiền thuê + Chi phí phục vụ
•
Vẽ khung, ấn định kiểu chữ, định dạng số cho thích hợp.
•
Trích trong bảng thanh toán những người có số tiền trả lớn hơn 800000 và liệt kê
trên màn hình bắt đầu từ dòng 22.
Đóng cửa sổ bảng tính và thoát khỏi Excel.
•
Bài thực hành 7
Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau và lưu vào đĩa với tên BAI7.XLS :
A
1
B
C
D
E
F
G
CỬA HÀNG THỰC PHẨM ABC
2
Tháng 02/01
3
4 Tên hàng Số lượng
5
Gạo
120
6
Gạo
50
7
Nếp
30
8
Gạo
500
9
Nếp
100
10 Cafe
500
11 Gạo
400
12 Cafe
1000
13 Nếp
70
14 Đường
600
15 Sữa
100
16 Đậu xanh
40
17
18
TỔNG
Ngày tổng kết :
Đơn giá
Thành tiền
TRUNG BÌNH
MAX
Gạo
Nếp
Cafe
Đậu xanh
Đường
Sữa
Các yêu cầu :
1) Trong bảng A4:D16
162
Tên hàng Đơn giá
Gạo
4000
Nếp
6500
Cafe
6000
Đậu xanh
11000
Đường
6500
Sữa
7000
MIN
SỐ LẦN

59. •
•
Nhập dữ liệu cho các cột A,B.
Cột C được xác định bằng cách dùng hàm VLOOKUP dò tìm ở bảng
đơn giá (F4:G10).
•
Cột D được tính theo công thức: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.
2) Dùng hàm TODAY để đưa ngày tháng năm hiện hành vào ô D3.
3) Tính tổng, trị trung bình, số lớn nhất, nhỏ nhất (theo mục thành tiền) của từng mặt
hàng và số lần bán được theo từng mặt hàng.
4) Vẽ khung, ấn định kiểu chữ của bảng và định dạng số ở các cột Đơn giá, Thành
tiền, Trung bình có dấu phẩy phân cách hàng ngàn, triệu,... và có một chữ số phần
thập phân.
5) Đóng cửa sổ bảng tính và thoát khỏi Excel.
Bài thực hành 8
Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau và lưu vào đĩa với tên BAI8.XLS:
A
1
2
C
D
Ngày nhập
PT
01/01/01
04/01/01
08/01/01
24/01/01
05/05/01
12/05/01
16/05/01
20/05/01
25/07/01
N
N
X
N
N
X
X
N
X
E
F
G
Cửa hàng XYZ
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
B
Mã VT
SOBT
X300
TU50
SOAL
T15
TU50
X400
X300
X400
Tên Vật tư
Sơn bạch tuyết
Ximen 300
Thép U50
Sơn Alkyde
Thép phi 15
Thép U50
Ximen 400
Ximen 300
Ximen 400
Số
Đơn giá Thành tiền
lượng
50
800
100
4500
120
8000
100
1000
200
10000
50
8000
120
5000
200
4500
100
5000
Tổng cộng :
Các yêu cầu :
1) Nhập dữ liệu cho các cột: A, B, C, D, E, F.
2) Xác định số liệu ở cột thành tiền và tính tổng ở cột số lượng và cột thành tiền
biết:
•
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá
•
Định dạng số ở cột thành tiền có dấu phẩy phân cách hàng ngàn,
triệu ... và có một chữ số phần thập phân.
163

60. 3) Tính tổng số tiền nhập của mỗi lọai vật tư có chữ cái đầu bên trái ở cột Mã VT
giống nhau (theo dạng bảng bên dưới), biết rằng vật tư nhập có phương thức (cột
D): PT=N.
Mã VT
PT
Tổng
S*
N
?
X*
N
?
T*
N
?
4) Trích ra các vật tư được nhập xuất trong tháng 5.
164