Este documento presenta las posibilidades de gestionar una empresa con menos uso de papel a través de una oficina sin papeles. Explica los beneficios de reducir el uso de papel y digitalizar los procesos, así como los mitos sobre este enfoque. Propone analizar los circuitos de trabajo existentes, diseñar soluciones digitales y capacitar a los empleados para adoptar nuevos hábitos de trabajo sin papel utilizando herramientas como formularios digitales, gestión documental y workflows.

1. CONFIDENCIAL
Oficina sin Papeles
baufest. (del Aleman). bau: construcción / Fest: sólida

2. Objetivos de la charla
Conocer las posibilidades existentes para gestionar una
empresa “con menos papeles”

3. Agenda
 Beneficios de la Oficina sin Papeles
 Mitos
 Definición: “¿qué es una Oficina sin Papeles”
 Beneficios
 Nuestro enfoque
 ¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles?
 Nuestro proceso y la tecnología que recomendamos
 Ejemplos de implementación
 Propuesta para comenzar a transitar el cambio

4. Mitos de Oficina sin Papeles
 La tecnología no está preparada para la Oficina sin Papel
 El papel es mucho más seguro que una copia digital.
 Vivir sin papel es demasiado caro
 Leer en el monitor cansa demasiado la vista

5. Se hace uso inadecuado de las tecnologías …
. . . y el papel no desaparece.
 Impresión masiva de documentos
 Incremento del volumen de la documentación
 Convivencia de diferentes soportes y formatos
 Obsolescencia de los nuevos formatos
 Incertidumbres en la gestión de la documentación.

6. Oficina sin papeles . . .
. . . es aquella en la que:
 Toda información se genera en soportes digitales.
 Toda documentación en papel se convierte a formatos
digitales.
 Toda la documentación se transmite por medios telemáticos.
El objetivo final es reducir el papel de los
procesos de gestión, para lo cuál es
necesario incrementar el grado de
informatización de nuestros procesos y
servicios.

7. ¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles?
Oficina sin
Papel
Drivers
Marco JurídicoTecnología
Cambio Cultural

8. Oficina sin Papeles - Drivers
 Disminuir el uso de papel (costos de impresión,
mailing y despacho)
… y el espacio que ocupa
 Mejorar procesos (circuitos)
– Mejorar la gestión administrativa
– Mejorar la calidad del servicio ofrecido a los clientes.
– Vigencia de la información
– Dashboards como herramienta para una mejora continua
 Posibilitar un mayor control y seguridad de la
documentación.
Drivers
Tecnología

9. Oficina sin Papeles - Tecnología
 Infraestructura de Base
– Herramientas
Repositorios
Digitalización
Captura de información
Firma digital
 Sistemas amigables (UX)
– Incentivar a las personas a dejar el papel
– Lograr herramientas que permitan mejorar la
productividad de las personas.
 Intranet como punto de acceso
 Gestión Documental
Drivers
Tecnología

10. Portal de acceso
Logo
Menú de áreas
Imagen del área / Animación informativa
Instructivos generales
Calendario de
Eventos
Vínculos a
aplicaciones
según el
usuario
Políticas y procedimientos
Anuncios
Buscador del
sitio
Cerrar
sesión
Quienes somos
Buscador de
personas
 Mismo esquema conceptual para todas las áreas.
 Colaboración
 Búsqueda

11. Gestión Documental
Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de
forma sistemática la creación, recepción, organización,
almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación
de documentos.
Con el objetivo de:
 Facilitar el trabajo con los documentos
 Facilitar que la información se comparta
 Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más
allá de los individuos que trabajan en ella.

12. Oficina sin Papeles – Cambio Cultural
 Cambio de hábitos
 Política empresarial de uso de papel
 Automatización de procesos de negocio
Drivers
Tecnología
Cambio Cultural

13. Oficina sin Papeles – Marco Jurídico
 Factura electrónica
 SOX
 Regulaciones de la industria
 Green IT
Drivers
Marco JurídicoTecnología

14. Enfoque baufest
Cultura
Corporativa
• Análisis de circuitos de la compañía
• Costumbres
• Políticas
Diseño
Conceptual
•Clasificación ¿Qué gestionamos?
•Búsqueda y recuperación
•Plazos de conservación y eliminación
Herramientas
Informáticas
• Captura de la información
• Controles y Seguridad
Oficina sin Papeles

15. Enfoque baufest – Cultura Corporativa
 Identificación de circuitos, pasos y roles de negocio
 Análisis de un día de trabajo
 Clasificación de tareas
 Identificación de aplicaciones/sistemas involucrados
 Identificación de colaboración y otras tareas sin
soporte de sistemas transaccionales
 Costumbres
 Políticas
Cultura
Corporativa

16. Enfoque baufest – Diseño Conceptual
Planificar:
 ¿qué gestionamos?
 ¿quién gestiona?
 ¿cómo se gestiona?
Clasificación
Captura de información
Controles y seguridad
Plazos de conservación y eliminación
Búsqueda y recuperación
Diseño
Conceptual

17. Enfoque baufest – Herramientas
Informáticas
 : Portal de acceso y Gestión de Documentos
 : Formularios para Captura de Información.
 : Gestión de workflows y circuitos de negocio
 : UX / Mejoras de Usabilidad
Herramientas
Informáticas

18. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
1 Buscar formulario
“Solicitud de
Vacaciones” en la
Intranet o solicitarlo
por mail a RRHH
2 Imprimir el
formulario,
completarlo y
llevárselo al jefe para
que lo firme.
3 Si es necesario, el
jefe consulta con
RRHH los días
disponibles de
vacaciones.
4 El jefe da su
conformidad
firmando el
formulario.
5 Se envía el
formulario a RRHH
por correo interno.
6 RRHH ingresa los
datos al sistema,
indicando quien
autorizó las
vacaciones.
7 Se guarda el
formulario en el
Legajo físico de la
persona.
8 En la fecha
correspondiente,
el sistema liquida
el plus vacacional.
Circuito de partida Cultura
Corporativa

19. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
» Disponible para todos los
empleados
» Chequeos automáticos
Diseño
Conceptual
Herramientas
Informáticas
» Formulario InfoPath
» Visualización de días disponibles
» Control de días solicitados vs. días
disponibles
 Formulario de Solicitud de Vacaciones
» Conformidad por sistema
» Registro de novedades en el sistema
» Alertas / Notificaciones
» Consultas de Vacaciones y Licencias
pendientes aprobación
» Mail a quien debe autorizar
» Mail recordando autorizaciones pendientes
» Circuito de aprobación con registro de
novedades en el ERP
» Mail notificando vacaciones otorgadas
 Autorización

20. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
» Todos solicitan licencias por sistema
» Aprobación por el Jefe directo
» Los datos de legajos son
confidenciales, aún para el Jefe
Diseño
Conceptual
Herramientas
Informáticas
» Autenticación
» Conversión Usuario – Nro. Legajo
» Validación de roles / Organigrama
 Acceso a datos controlado
» Mis solicitudes
» Mis aprobaciones pendientes
» Interfaz rica
» Indicador gráfico de estado.
» Involucrados con indicador de presencia.
» Posibilidad de disparar proceso de autorización
masiva.
 Consultas

21. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
1 Realizar la “Solicitud de
Vacaciones” en la
Intranet.
2 El jefe da su
conformidad también en
la Intranet.
3 En la fecha
correspondiente, el
sistema liquida el plus
vacacional.
Circuito final
Oficina con menos Papel y un
poco más eficiente

22. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones

24. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones

25. Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de
Gastos
Punto de Partida
 La aplicación soporta solo una pequeña porción del proceso
 Acceso desde entorno host (pantalla verde)
 2 pantallas para captura de información de la rendición
 Usuario necesariamente conectado al mainframe
 Navegación vía opciones y comandos natural
 Centro de Costos requiere el código legacy, llevando en
ocasiones a consulta en SAP y posterior ingreso manual en
host

27. Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de
Gastos
Solución
Formularios InfoPath accesibles desde la Intranet y el
Outlook
 Acceso desde Windows y Outlook, entornos al que todos los
usuarios acceden de manera natural
 Front end web más amigable, no es necesario conocer los
comandos del host
 Look & feel mejorado
 Facilidades de integración con herramientas de escritorio y
servicios de backend
 Flexibilidad tecnológica para incorporar mejoras de usabilidad

28. Por dónde empezar
Alcances y Planificación Elaboración Implementación
Adopción
General
Assessment
•Identificar
Escenarios de
Negocio
•Definir Visión (hoy
vs. futuro)
•Selección de
componentes
•Elección Proyecto
Piloto
Piloto
- Primer Caso -
•Definir estrategia
Tecnológica
•Definir
Metodología
•Modificar
Arquitecturas
•Construir Piloto
•Validar
•Documentar
Incorporar otros
circuitos
•Ajustar
Metodología
•Definir mejores
prácticas
•Definir métricas
•Incorporar otros
circuitos de
trabajo
Gestionar
Implementación
•Capacitación
•Evaluación de
métricas
•Mejora continua
•Incorporación de
otros circuitos

29. Primer Caso
Cultura
Corporativa
•Elegir un circuito, analizarlo (y mejorarlo)
•Costumbres
•Políticas
Diseño
Conceptual
•Representarlo
•Definir métricas
•Cálculo ROI
Herramienta
s
Informáticas
•Relevar tecnología existente en la compañía
•Recomendar tecnología
•Hacer el piloto
Resultados
•Ponerlo en práctica
•Medir resultados
•Recomendar próximos pasos
Oficina sin Papel

30. Por dónde empezar
Ejemplos:
 Solicitud de Vacaciones y Licencias
 Anticipo de Sueldos
 Solicitud de Préstamos
 Solicitud de Capacitaciones
 Evaluaciones de Desempeño
 Declaraciones Juradas
 Solicitud de Anticipos y Rendición de Gastos
 Gestión de Proveedores (Gestión de Horas)
 Asignación de inventarios (hardware)
 Políticas y Procedimientos
 Knowledge Base

31. Resumen
 El estado del arte actual permite gestionar una empresa con
“menos papeles”.
 Una adecuada gestión documental puede suponer
importantes beneficios económicos para la empresa.
 Cualquier empresa, independientemente de su tamaño,
puede abordar un proyecto “Oficina sin Papeles”.
 ¡Baufest los puede ayudar a dar los primeros pasos!

32. ¡Muchas gracias!
marketing@baufest.com | www.baufest.com
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Fax: +54 (11) 4801-6146
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Monte Pelvoux 111, 2do Piso
Col. Lomas de Chapultepec
(11000) Del. Miguel Hidalgo
México D.F.
EE.UU
Tel - +1 (617) 273_ 8095
470 Atlantic Avenue, 4th floor
Boston, MA 02210
United States of America

33. SharePoint ← Volver

34. Microsoft InfoPath
 Herramienta para crear formularios y recopilar datos
 Pensado para usuarios avanzados y programadores
 Principales características
– Es una aplicación de Office
– Poco tiempo de aprendizaje
– Creación de formularios sofisticados sin escribir código
– Formularios Web
– Se integra con SharePoint, fáciles de publicar
– Mejorarlos con código
– Diferentes vistas de un mismo formulario
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35. Nintex
 Extiende las capacidades de los workflows de MS SharePoint 2007 /
2010
 Permite
– diseñar, publicar, administrar y recolectar los resultados de los
workflows desde una interfaz gráfica web
– acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento
– compartir y reutilizar flujos.
– “Si”, “No”, “Ok”, …
– visualizar progreso y generar reportes
 Provee
– Conectores para AD, BizTalk, MOSS BDC, Web Services, OleDB, fuentes
ODBC
– SDK para desarrollos de nuevas acciones y conectores
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