Lecciones 05 Esc. Sabática. Fe contra todo pronóstico.
La planeación en el proceso administrativo
1.
2. Contenido:
Administración: Definición, naturaleza y propósito
de la administración
Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
Funciones de los administradores
Planeación: Tipos de planes
Pasos y objetivos de la planeación
Estrategias, políticas y proceso de la planeación
estratégica
Toma de decisiones:
Importancia y limitaciones del proceso de toma de
decisiones
Evaluación de alternativas de decisión
4. Administración: Definición
Es el proceso de:
planear,
organizar,
dirigir y
controlar
los esfuerzos de los miembros de la organización, y de
aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las
metas establecidas
5. El proceso administrativo
El proceso administrativo consiste básicamente en
una serie de actividades relacionadas conducentes a
alcanzar los objetivos organizacionales
6. El proceso administrativo
El proceso administrativo tiene cuatro elementos
básicos:
1. Alcance de objetivos
2. Por medio de personas
3. Mediante técnicas
4. En una organización
7. Funciones de la administración
Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control
8. Funciones de la administración
Planeación:
Implica determinar misiones y objetivos
Determinar las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos
Requiere la toma de decisiones
9. Funciones de la administración
Organización:
Supone el establecimiento de una estructura de los
papeles que cada persona debe desempeñar
Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas
para el cumplimiento de los objetivos y metas
10. Funciones de la administración
Integración de personal:
Implica identificar los requerimientos de los puestos
de trabajo
Reclutar y seleccionar las personas idóneas
Evaluar, compensar y capacitar al personal
11. Funciones de la administración
Dirección:
Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos
para que colaboren en el logro de las metas
organizacionales
Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación,
comunicación
12. Funciones de la administración
Control:
Consiste en medir y corregir el desempeño individual
y organizacional para garantizar que se alcance lo
planeado
Implica evaluar el desempeño de los individuos y de
la empresa
Requiere medir productividad, desperdicio,
variaciones presupuestarias, etc.
13. io nal
Alto
nivel
Nivel
ntermedio
dos inferiores
Plane a ció n
Organi zación
Dire c ció n
Funciones de la administración
Control
15. Habilidades administrativas
Habilidades de
nal
conceptuali-
acio
Alto zación
y diseño
aniz
nivel
Habilidades técnicas
org
Nivel
uía
intermedio
Habilidades
rq
humanas
Jera
Mandos inferiores
16. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
Taylor: padre de la administración científica
Aplica el método científico para mejorar los métodos
de producción
Se basaba en el concepto del hombre económico
17. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
Fayol: padre de la teoría administrativa moderna
Determina funciones administrativas: técnicas,
financieras, comerciales, etc.
Propone 14 principios de la administración: división
del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina,
unidad de mando, orden, equidad, etc.
18. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
McGregor: teoría X y teoría Y
Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el
trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser
dirigido, obligado o amenazado con castigos para que
dé un buen rendimiento
Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo,
adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la
responsabilidad
19. Teoría X Teoría Y
Las personas no gustan del El trabajo puede ser fuente
trabajo y lo evitan de satisfacción
Las personas deben ser Las personas pueden ejercer
controladas y amenazadas autocontrol y autodirección
El ser humano trata de evitar Las personas aceptan y
las responsabilidades asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene El ser humano tiene
poca ambición. imaginación, creatividad e
ingenio
Las personas se preocupan Se puede conseguir una
principalmente de su propia mayor utilización del
seguridad. potencial humano
20. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
Likert: Sistemas de dirección
Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la
organización centraliza la toma de decisiones
Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más
de confianza y comunicación, pero aun la interacción
humana es poca y las decisiones centralizadas
21. Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
Likert: Sistemas de dirección
Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor
interacción a nivel personal y mayor apertura en la
toma de decisiones,
Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza
completa, las personas sienten responsabilidades en
todos los niveles de la organizaciones
22. Enfoque sistémico de proceso
administrativo
Un sistema es:
un conjunto de elementos
dinámicamente relacionados
que desarrollan una actividad para
alcanzar un objetivo
operando sobre insumos tomados del
medio externo
23. Enfoque sistémico de proceso
administrativo
La empresa se ve como un sistema:
Un sistema abierto
Un sistema complejo (implica subsistemas)
Un sistema dinámico
24.
25. Planeación
Implica determinar misiones y objetivos
Determinar las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos
Requiere la toma de decisiones
Tiende el puente entre el punto donde se está y el
punto hacia donde se desea ir
Planeación y control son inseparables
26. Implementación
Planeación Control
de los planes
Desviación
con respecto
Acciones correctivas a lo planeado
27. Tipos de planes
Misión
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos
28. Misión
En la misión se identifica la función o tarea básica de
una empresa o una parte de ella
En todo sistema social, las empresas tienen una
función o tarea esencial que la sociedad les asigna
29. Misión
Algunas veces la misión se sustenta en valores
corporativos
Los valores constituyen la forma en que la empresa se
percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean
Los valores dan forma a su filosofía
30. Objetivos y metas
Los objetivos son los fines que se persiguen por
medio de una u otra actividad
Representan el fin que se persigue mediante la
organización, la integración de personal, la dirección
y el control
Las metas se diferencian porque son medibles o
verificables objetivamente: responden a preguntas
como: qué, cuánto, cuándo.
31. Estrategias
Se relacionan con la determinación de objetivos
básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de
cursos de acción y la asignación de los recursos
necesarios para su cumplimiento
Es un programa general para definir y alcanzar los
objetivos y poner en práctica la misión
Es el patrón de las respuestas de la organización a su
ambiente a través del tiempo
32. Políticas
Consisten en enunciados o criterios generales que
orientan o encauzan el pensamiento en la toma de
decisiones
Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan
en problemas
Vuelven innecesario el análisis de la misma situación
cada vez que se presenta
Permiten delegar autoridad sin perder control
33. Procedimientos
Permiten establecer un método para el manejo de
actividades futuras
Consisten en secuencias cronológicas de las acciones
requeridas
Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se
detalla la manera exacta en que debe realizarse algo
34. Reglas
Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas
a la discrecionalidad de las personas
Implican una decisión administrativa en cuanto a la
obligada realización u omisión de una acción
La diferencia entre las políticas y las reglas es que las
políticas orientan decisiones en las que se puede
actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la
discrecionalidad
35. Programas
Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos,
reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos
por emplear y otros elementos necesario para llevar a
cabo un curso de acción dado
Generalmente se apoyan en presupuestos
36. Presupuestos
Es una formulación de resultados expresados en
términos numéricos
Puede expresarse en términos monetarios o de
unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)
Es el instrumento de planeación fundamental de
muchas empresas
37. Metas
Planes estratégicos
Planes operacionales
Para actividades Para actividades
no recurrentes recurrentes
Planes de un solo uso Planes permanentes
Programas Presu- Políticas
y pues-
Proyectos tos
Procedimientos
Reglas
38. Pasos de la planeación
1. Análisis situacional:
Ambiente interno:
Fortalezas
Debilidades
Ambiente externo:
Oportunidades
Amenazas
39. Pasos de la planeación
2. Establecimiento de objetivos y metas:
Responder a preguntas como:
Dónde se quiere estar?
Qué se desea hacer y cuándo?
Etc.
Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos,
operacionales, generales, individuales, etc.
40. Pasos de la planeación
3. Desarrollo de premisas:
Pronosticar condiciones internas y externas en que se
operará:
Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos
técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales?
Condiciones sociales? Etc.
41. Pasos de la planeación
4. Identificación de cursos de acción alternativos:
Es necesario identificar las mejores alternativas de
acción
Examinar sus ventajas y desventajas
42. Pasos de la planeación
5. Evaluación de las alternativas:
Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la
luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas
que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el
entorno que enfrenta la empresa (paso 1)
43. Pasos de la planeación
6. Selección de un curso de acción:
Se toma una decisión
Se elige el que se pueda considerar como el mejor
curso de acción
44. Pasos de la planeación
7. Formulación de planes de apoyo:
Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico
Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de
compra de materiales, plan de capacitación, etc.
45. Pasos de la planeación
8. Presupuestación:
Los planes se trasladan a cifras a través de los
presupuestos:
Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de
efectivo, estados financieros, inversiones de capital,
entre otros
46. Administración por objetivos
Es un sistema administrativo integral
Se combinan en forma sistemática muchas
actividades administrativas básicas
Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los
objetivos organizacionales e individuales
47. Administración por objetivos
Hace énfasis en la evaluación del desempeño
Da mucha importancia a los objetivos individuales, la
motivación, los incentivos, la participación y la
autonomía
Se concentra mucho en el corto plazo
48. Estrategias y políticas
Las estrategias se relacionan con los objetivos a
largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de
acción
Constituyen un programa general para definir y
alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión
Forman un patrón de las respuestas de la
organización a su ambiente a lo largo del tiempo
49. Características de las estrategias
Horizonte temporal amplio
Impacto final relevante
Concentración del esfuerzo en un número reducido
de fines
Patrón de decisiones uniforme
Engloban a toda la organización: desde la asignación
de recursos hasta las operaciones diarias en todos los
niveles de la organización
50. Principio de la estructura de estrategias y
políticas
Cuanto más claras sean la comprensión de las
estrategias y políticas y su implementación en la
práctica,
Tanto más consistente y efectiva será la estructura de
los planes de la empresa
51. Planeación estratégica
Es el proceso formal de planeación a largo plazo
Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la
organización
Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa
Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante
52. Características de la planeación estratégica
1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:
Responde a preguntas como:
¿En qué negocio estamos?
¿En qué negocio deberíamos estar?
¿Quiénes son nuestros clientes?
53. Características de la planeación estratégica
2. Ofrece un marco de referencia para una
planeación más detallada y para las decisiones
ordinarias:
¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo
con nuestra estrategia?
54. Características de la planeación estratégica
3. Supone un marco temporal más largo que
otros tipos de planeación:
Se diferencia de la planeación operativa porque se
enfoca en el largo plazo
55. Características de la planeación estratégica
4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la
organización hacia las actividades de alta
prioridad:
Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un
número reducido de fines clave
56. Características de la planeación estratégica
5. Es una actividad de alto nivel:
La alta gerencia debe participar activamente
Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para
considerar todos los aspectos de la organización
57. Proceso de planeación estratégica
Aunque no existe un proceso universal de planeación
estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos
básicos en los que el proceso puede fundamentarse
58. Amenazas
Orientación y
ejecutiva Oportu-
Insumos:
Valores nidades
Personas
Visión
Capital
Habilidades
etc.
Desarrollo
Análisis Perfil Evaluación Implemen-
Metas de de
de la empresarial y decisión tación
grupos estrategias
industria estratégica
interesados: alternativas
Empleados
Clientes
Proveedores Propósito
Objetivos Dirección
Accionistas Debilidades y control
etc. Intención y
estratégica fortalezas
59. Algunas estrategias:
La matriz FODA
Factores internos
Fortalezas Debilidades
Estrategias FO: Estrategias DO:
Oportuni-
usar F para superar D para
dades
Factores aprovechar O aprovechar O
externos Estrategias FA:
Estrategias DA:
Amenazas usar F para
minimizar D y A
enfrentar A
60. Algunas estrategias:
Estrategias genéricas de Porter
Tres estrategias genéricas:
Liderazgo de costos
Diferenciación
Enfoque
Se pueden combinar
Se relacionan con ventajas competitivas
61. Instrumentación exitosa de estrategias
1. Comunicar las estrategias a todos los responsables
de tomar decisiones
2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación
3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a
lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo
de los objetivos
62. Instrumentación exitosa de estrategias
4. Revisar regularmente las estrategias
5. Desarrollar estrategias y programas de
contingencia
6. Adecuar la estructura organizacional a las
necesidades de planeación
7. Insistir permanentemente en la planeación y la
instrumentación de estrategias
8. Crear un clima que induzca a la planeación
63.
64. Importancia de la
toma racional de decisiones
La toma de decisiones es la parte más importante
del proceso de planeación
El proceso dirigido a la toma de una decisión puede
concebirse como:
1. Establecimiento de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas
4. Elección de una alternativa
65. Limitaciones del proceso de
toma racional de decisiones
Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones
futuras
No se pueden considerar todas las posibles
alternativas ni sus efectos
Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la
información, el tiempo y la incertidumbre
66. Evaluación de alternativas de decisión
Es necesario considerar factores cuantitativos y
cualitativos
Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
Cualitativos: relaciones laborales, cambio
tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.
68. Selección de una alternativa
Experimentación
¿Cuál
Decisión
Experiencia alternativa
tomada
seleccionar?
Investigación
y análisis
69. Certidumbre, incertidumbre y riesgo
Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará
cierta acción
Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en
términos de probabilidades
Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de
las decisiones presentes