De Projectgroep Nieuwbouw Stadhuis Beverwijk organiseert een informatiemarkt om de medewerkers bewust te maken van de kansen en mogelijkheden die de nieuwe werkplek hen biedt. Er is gelegenheid om informatie omtrent de nieuwe werkplek met elkaar uit te wisselen via interactieve workshops.
Doel:
- medewerkers te betrekken bij de nieuwe manier van werken,
- hen te enthousiasmeren over de kansen die de nieuwe manier van werken hen biedt
- trots te zijn op de nieuwe werkplek dat het nieuwe gebouw hen biedt
- de medewerkers worden geïnformeerd over de nieuwe werkplek
- medewerkers te informeren over flexwerken
2. Kijk even mee...
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 2
3. Digitaliseren
Achtergronden, aanleidingen
Informatie blijft groeien
Alles snel terug kunnen vinden
Sneller inspelen op behoefte van burger (b.v. self service)
Informatie op elke plek beschikbaar (any time, anywhere)
Kennis en informatiedeling (b.v. sociale netwerken)
Efficiënter en effectiever werken
Flexwerken en digitaliseren
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 3
4. "Digitaliseren", waar hebben we het over?
Digitalisering
Digitaal vastleggen van gegevens i.p.v. op oudere media zoals
papier, ondersteuning medewerkers met digitale hulpmiddelen
Automatisering
Automatiseren van behandelproces (automatische vergaring en
vastlegging van gegevens, auto. beslissen m.b.v. risicoprofielen)
E-Dienstverlening
Digitaliseren van klant contact via Internet (e-formulier,
voorinvullen, statusterugkoppeling)
Self Service
De klant doet het werk zelf m.b.v. digitalisering, automatisering
en e-dienstverlening
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 4
5. Digitaliseren: waarom zou je?
Omdat het ruimte bespaart?
dan moet de huurprijs per vierkante meter wel èrg hoog zijn
Omdat het direct veel geld bespaart?
financiële businesscase niet bij voorbaat sluitend
Omdat het snel kan?
langlopend traject
Omdat het "modern" is?
er lopen al veel verschillende innovatietrajecten
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 5
6. Waarom dan wèl digitaliseren?
Bestaand businessprobleem lijnafdeling oplossen
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 6
7. Problemen
Dossiers raakten soms kwijt
hele dossier is dan weg, niet slechts één document
Vertraagt werkprocessen, slecht voor
doorlooptijd/aanvraag
dossiers moesten bij het werk gehouden worden
langzame toegang tot dossier
wachten op elkaar bij mutaties, aanvragen, bezwaar
Intensief beheer van meerdere archieven
opschonen was te intensief, dossier werd dikker en dikker
opeenstapeling papieren documenten
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 7
8. Wat is belangrijk voor digitaliseren
Documenten terug kunnen vinden
Voorkomen dat bestanden misplaatst worden en zoek raken
Documenten via desktop PC terugvinden
Makkelijk documenten centraal te archiveren
Eenvoudig zijn
Investering moet zichzelf terug verdienen
Snel resultaat zien
Uitbreidbaar als het bevalt
Terug kunnen vallen op helpdesk
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 8
9. Gedragsregels Flexwerken
Zo werken wij hier!
Wij respecteren en helpen elkaar
Iedereen mag overal zitten
Wij werken op de werkplek en vergaderen op de vergaderplek
Wij maken onze werkplek vrij tijdens vergaderingen > 1 uur
Wij laten ons bureau schoon en netjes achter
Wij zijn matig met geluid
Onze agenda’s zijn open voor iedereen
Wij laten de opstelling van meubilair en faciliteiten in tact
Wij digitaliseren onze documenten
Wij gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 9
10. Gedragsregels Flexwerken en digitaliseren
Zo werken wij hier!
Wij respecteren en helpen elkaar
Iedereen mag overal zitten
Wij werken op de werkplek en vergaderen op de vergaderplek
Wij maken onze werkplek vrij tijdens vergaderingen > 1 uur
Wij laten ons bureau schoon en netjes achter
Wij zijn matig met geluid
Onze agenda’s zijn open voor iedereen
Wij laten de opstelling van meubilair en faciliteiten in tact
Wij digitaliseren onze documenten
Wij gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 10
11. Iedereen mag overal zitten
Elk werkstation kan worden gebruikt.
Inloggen m.b.v. smartcard.
Lastig alle papieren/mappen mee te slepen.
1 meter eigen plank
Thuiswerken
...
Gedragsregels Flexwerken
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 11
12. Onze agenda’s zijn open voor iedereen
Gezamenlijke afspraken inplannen.
Efficiënt plannen.
Weten waar iemand is.
...
Gedragsregels Flexwerken
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 12
13. Wij digitaliseren onze documenten
Minder papier.
Via DMS/e-mail/andere middelen gegevens
uitwisselen.
Eenvoudige kennis en informatie delen.
...
Gedragsregels Flexwerken
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 13
14. Wij gaan zorgvuldig om met
vertrouwelijke informatie
Beveiliging (b.v. smartcard, screenlock)
Papier raakt makkelijker kwijt.
"Clean Desk".
...
Gedragsregels Flexwerken
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 14
15. En nu U....
Zaal inrichten...
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 15
16. Discussie a.d.h.v. stellingen
8 minuten per stelling
Bij elke stelling: kiest u of u EENS of ONEENS bent (...)
Ga in het juiste vak staan.
Als u nog even twijfelt: WEET NIET vak.
Wissel als u uw mening aanpast!
Steek uw hand op als u uw argumenten wil delen.
Bedenk:
Waarom EENS?
Waarom ONEENS?
Ziet u tegenstellingen of knelpunten?
Hoe kunnen we dit oplossen?
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 16
17. STELLING 1
Digitalisering zorgt dat ik
efficiënter en effectiever
kan werken.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 17
18. STELLING 2
We praten al tien jaar over:
"paperless office".
Dat is toch ècht onmogelijk.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 18
19. VRAAG 1
Wat is volgens de EPA (US environment Protection Agency)
de voornaamste bron van afval in een kantoor?
1. Stroom verbruik
2. Papier
3. Plastic bekers
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 19
20. VRAAG 1
Wat is volgens de EPA (US environment Protection Agency)
de voornaamste bron van afval in een kantoor?
1. Stroom verbruik
2. Papier (Het EPA geeft aan dat de gemiddelde
kantoorgebruiker 12.000 vel papier per jaar gebruikt)
3. Plastic bekers
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 20
21. STELLING 3
Er zijn bij ons onvoldoende
digitale hulpmiddelen.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 21
23. VRAAG 2
Hoeveel water is er volgens EPA nodig om een enkel vel
papier te produceren?
1. 0,085 liter
2. 0,185 liter
3. 0,385 liter
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 23
24. VRAAG 2
Hoeveel water is er volgens EPA nodig om een enkel vel
papier te produceren?
1. 0,085 liter
2. 0,185 liter
3. 0,385 liter (Verder geeft het EPA aan dat het 10X zoveel
energie kost een vel papier te maken dan te printen)
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 24
25. STELLING 5
De systemen zijn te ingewikkeld
want ik begrijp er niets van.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 25
26. STELLING 6
We moeten 'meegaan met de tijd',
anders blijven we in de
'digitale middeleeuwen'.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 26
27. VRAAG 3
Hoeveel CO2 emissie wordt er, volgens het
World Watch Institute geproduceerd tijdens
de productie van 1000 vel papier?
1. 12 kg
2. 22 kg
3. 32 kg
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 27
28. VRAAG 3
Hoeveel CO2 emissie wordt er, volgens het
World Watch Institute geproduceerd tijdens
de productie van 1000 vel papier?
1. 12 kg
2. 22 kg
3. 32 kg (1000 vel papier produceert 32 kg CO2 totdat het
standaard wit papier is)
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 28
29. STELLING 7
In 2020 is er geen enkel
papieren dossier meer in de
Gemeente Beverwijk te vinden.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 29
30. STELLING 8
Digitaliseren heeft geen nut
en het lost niets op.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 30
31. STELLING 9
Ik vind het fijn om alles uit te
printen en met een stapel
papier rond te lopen.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 31
32. STELLING 10
Stoffige dossiers, stapels papier,
volle kasten... ik ga het missen.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 32
33. Conclusie / Afronding
Afrondende vragen:
Wat neem u mee naar huis van deze sessie?
Waar zaten voor u de meest scherpe tegenstellingen?
Welke onderwerpen zou u extra aandacht willen geven?
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 33
34. Wisselen / Plenaire terugkoppeling
15 minuten pauze.
Naar volgende workshop / verzamelen in De Salle.
Forum met o.a. de dagvoorzitter, gemeentesecretaris
en workshopleiders.
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 34