Gestão Corporativa e Redução  de Despesas em São Paulo Case  da Prefeitura de  São Paulo Projeto de Modernização  da Admin...
Projeto Modernizando a Administração Pública <ul><li>Reduzir despesas sem reduzir serviços prestados, aliás, buscar aument...
Projeto Modernizando a Administração Pública <ul><li>Análise de  R$ 1,2 bilhões  (2005) –( R$ 1,43 bilhões  , 2009) </li><...
Projeto Modernizando a Administração Pública <ul><li>R$ 1,6 bilhões  analisados (2008 –  R$ 1,71  bi em 2009), distribuído...
Projeto Modernizando a Administração Pública Em bilhões de Reais Entre 2006 e 2009 Em bilhões de Reais Projeção Capacidade...
Processos, Métodos e Pessoas <ul><li>Identificar, isolar e estudar a forma de cada tipo de despesa, como e onde ela ocorre...
Método Preço Benefício Nova Matriz  X Y X’ Y’ Matriz de De s pesas Original REDUÇÃO DO PREÇO AUMENTO DO  BENEFÍCIO
Método PDCA 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 ...
Indicadores: Identificando o problema Padrão: Ação sobre os Parâmetros Renegociação de Contratos X = Minuto Servidor R$ Mi...
Metas: Definição Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa): Cluster  A Cluster B Secretarias Sub-Prefeitura...
Análise do Processo CAUSAS Ex1: Elevado número de ligações para celulares  Ex2: Falha no uso da operadora para interurbano...
Plano de Ação Ex1: Elevado número de ligações para celulares  Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos CAUSAS PRIO...
Sistemas de Apoio Here comes your footer     Page
Processo de Trabalho Fluxo de Acompanhamento INÍCIO Matrizes de Resultados Reunião Prefeito Mensal Trimestral Reunião Lide...
Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações Energia Elétrica de Média Tensão Ganho Anual R$ 3,26 milhões IPC/FIPE R$ 2,...
Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações Demanda  de Ultrapassagem (Tarifa 3x maior) Ganho Anual R$ 2,57 milhões Nov...
Exemplos Práticos – Novas Licitações ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO) CONSUMO MÉDIO MENSA...
Exemplos Práticos – Novas Licitações Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular Redução 83% Redução 59% R$/min R...
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Educação <ul><li>Recurso direto nas escolas; </li></ul><ul><li>Autonomia de gasto...
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão <ul><li>Investimento R$7,6 mi; </li></ul><ul><li>Modernização; </li></ul><ul><li>...
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples…
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação <ul><li>Reavaliação dos pacientes:  alta  do serviço  (672 pacientes,...
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação Padronização Serviços Terceirizados
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Zeladoria e Manutenção da Cidade
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Fonte: Subprefeituras e SIURB 2006/2007 Oportunidade de melhoria na contratação d...
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do piscinão:...
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Zeladoria e Manutenção da Cidade
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Saúde
Gestão de Contratos <ul><li>Formação de uma  base única de dados  de contratos de toda Prefeitura; </li></ul><ul><li>Padro...
Gestão de Contratos <ul><li>Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura. </li></ul><ul><li>Realizar estudos em massa...
Seminários, Workshop e Apresentações
[email_address] www.ruizdematos.com <ul><li>Projeto Modernizando a Administração Pública  </li></ul><ul><li>Frente de Redu...
Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB (*) Real 1°sem/08 + Previsão Otimista 2º sem/08. Fontes: PIB  e Inflação Estimada ...
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  1. 1. Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo Case da Prefeitura de São Paulo Projeto de Modernização da Administração Pública Rodrigo Mauro Ruiz de Matos TCM/SP – 15 de maio de 2009
  2. 2. Projeto Modernizando a Administração Pública <ul><li>Reduzir despesas sem reduzir serviços prestados, aliás, buscar aumentá-los em qualidade e quantidade. </li></ul><ul><li>Modernizar a gestão interna da Prefeitura. </li></ul><ul><li>Deixar legados de gestão ao corpo funcional. </li></ul><ul><li>Gerir corporativamente despesas, racionalizando-as. </li></ul><ul><li>Melhorar a cadeia de processos que geram gastos. </li></ul><ul><li>Criar ferramentas de alta gestão. </li></ul>Contexto, Desafios e Objetivos
  3. 3. Projeto Modernizando a Administração Pública <ul><li>Análise de R$ 1,2 bilhões (2005) –( R$ 1,43 bilhões , 2009) </li></ul><ul><ul><li>Ganhos Quantitativos: Em 18 meses R$ 122 milhões de economia (10,5%) ( R$ 131,5 milhões , 2009). </li></ul></ul><ul><ul><li>Qualitativos: Rede de 2.000 pessoas ; Redesenho de processos visando resultados; Criação de nova cultura, métodos e processos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemplos de serviços: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Serviços públicos concedidos (Água, Luz e Telefonia – R$ 381,3 milhões) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Serviços terceirizados (vigilância, limpeza – R$ 20,2 milhões) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Serviços com frota locada (R$ 89 milhões) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Alimentos, Locação de Imóveis, Órgãos Pilotos, Transporte Escolar, Suprimentos, Autarquias Hospitalares. </li></ul></ul></ul>1º Fase: Despesas Administrativas comuns: IPC/FIPE IPC/FIPE
  4. 4. Projeto Modernizando a Administração Pública <ul><li>R$ 1,6 bilhões analisados (2008 – R$ 1,71 bi em 2009), distribuídos em: </li></ul><ul><ul><ul><li>Saúde </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Educação </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Manutenção da Cidade </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Resultados até dezembro de 2008: R$ 117 milhões (meta R$ 94 milhões ) </li></ul></ul><ul><ul><li>Qualitativos: Aumento dos serviços prestados à população, melhorias nos processos internos, melhor gestão de gastos </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemplos de serviços: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zeladoria da Cidade </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Serviços Médicos Especializados </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Contra partidas e Convênios </li></ul></ul></ul>2º Fase: Despesas Específicas IPC/FIPE
  5. 5. Projeto Modernizando a Administração Pública Em bilhões de Reais Entre 2006 e 2009 Em bilhões de Reais Projeção Capacidade de Redução em 4 anos: R$ 830 milhões Alcançados em 18+12 meses: R$ 248 milhões. IPC/FIPE
  6. 6. Processos, Métodos e Pessoas <ul><li>Identificar, isolar e estudar a forma de cada tipo de despesa, como e onde ela ocorre. </li></ul><ul><li>Identificar cada instância interna ligada à cadeia de aquisição e gastos. </li></ul><ul><li>Desenhar e propor melhorias sistêmicas. </li></ul><ul><li>Centralizar o modelo e descentralizar as ações </li></ul>Processos Métodos <ul><li>Uso de consagrada metodologia (PDCA) – Consultoria INDG. </li></ul><ul><li>Gerenciamento Matricial de Despesas </li></ul><ul><li>Uso intensivo de TIC </li></ul>A organização de um processo complexo como esse requer Pessoas <ul><li>Treinamento de servidores </li></ul><ul><li>Motivação, participação e liderança: fixação de objetivos. </li></ul>
  7. 7. Método Preço Benefício Nova Matriz X Y X’ Y’ Matriz de De s pesas Original REDUÇÃO DO PREÇO AUMENTO DO BENEFÍCIO
  8. 8. Método PDCA 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.
  9. 9. Indicadores: Identificando o problema Padrão: Ação sobre os Parâmetros Renegociação de Contratos X = Minuto Servidor R$ Minuto R$ Servidor Preço Consumo Indicador Global A otimização dessas despesas é possível através da atuação em duas variáveis. GASTO Redução 2 1
  10. 10. Metas: Definição Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa): Cluster A Cluster B Secretarias Sub-Prefeituras Minutos / Servidor Meta: reduzir o valor dos indicadores das áreas até o valor proposto pela régua. Meta: manter o valor dos indicadores das áreas que estão abaixo da régua.
  11. 11. Análise do Processo CAUSAS Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos ELEVADO GASTO COM TELEFONIA FIXA RECURSOS PESSOAS EQUIPAMENTOS AMBIENTE PROCESSOS INFORMAÇÕES
  12. 12. Plano de Ação Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos CAUSAS PRIORITÁRIAS
  13. 13. Sistemas de Apoio Here comes your footer  Page
  14. 14. Processo de Trabalho Fluxo de Acompanhamento INÍCIO Matrizes de Resultados Reunião Prefeito Mensal Trimestral Reunião Liderança Análise Gestores Análise Gestores Famílias
  15. 15. Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações Energia Elétrica de Média Tensão Ganho Anual R$ 3,26 milhões IPC/FIPE R$ 2,75 mi (2005)
  16. 16. Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações Demanda de Ultrapassagem (Tarifa 3x maior) Ganho Anual R$ 2,57 milhões Nova Demanda de Ultrapassagem Energia Elétrica de Média Tensão IPC/FIPE R$ 2,17 mi (2005)
  17. 17. Exemplos Práticos – Novas Licitações ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO) CONSUMO MÉDIO MENSAL = 8,1 milhões ATUAL ANTERIOR SECRETARIA MUNICIPAL DA SAÚDE Compra de Medicamentos Ganho Anual R$ 876 mil/ano PREÇOS PESQUISADOS PREÇO MÉDIO (META)
  18. 18. Exemplos Práticos – Novas Licitações Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular Redução 83% Redução 59% R$/min R$/min Ganho Anual R$ 16,7 milhões IPC/FIPE R$ 14 mi (2005) Telefonia Fixa
  19. 19. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Educação <ul><li>Recurso direto nas escolas; </li></ul><ul><li>Autonomia de gasto; </li></ul><ul><li>Agilidade na execução . </li></ul><ul><li>Educação Infantil: </li></ul><ul><ul><li>Centro de Educação Infantil – CEI = R$ 4.500 ; </li></ul></ul><ul><ul><li>Escola Municipal de Educação Infantil - EMEI = R$ 6.000 ; </li></ul></ul><ul><li>Ensino Fundamental e Médio – EMEF/EMEFM = R$ 8.500 ; </li></ul><ul><li>Educação Especial – EMEE = R$ 8.500 ; </li></ul><ul><li>Centro Educacional Unificado – CEU = R$ 19.000 . </li></ul>$
  20. 20. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão <ul><li>Investimento R$7,6 mi; </li></ul><ul><li>Modernização; </li></ul><ul><li>Treinamentos. </li></ul><ul><li>Gestão do consumo; </li></ul><ul><li>Mudança de postura; </li></ul><ul><li>Bonificação. </li></ul><ul><li>Investimento R$ 14 mi. </li></ul><ul><li>Reforma de 500 escolas e revisão e modernização; </li></ul><ul><li>Treinamento de 2000 pessoas </li></ul>sabesp Ganho Anual R$ 3,5 milhões Ganho Anual R$ 15,7 milhões
  21. 21. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples…
  22. 22. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação <ul><li>Reavaliação dos pacientes: alta do serviço (672 pacientes, 30%); </li></ul><ul><li>Ampliação do atendimento a novos pacientes . </li></ul><ul><li>Acompanhamento sistemático dos pacientes. </li></ul>Saúde Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES 1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO 3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE R$ / PACIENTE MÊS R$ 343 R$ 264 2007 2008 R$ 612 2004
  23. 23. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação Padronização Serviços Terceirizados
  24. 24. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Zeladoria e Manutenção da Cidade
  25. 25. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Fonte: Subprefeituras e SIURB 2006/2007 Oportunidade de melhoria na contratação de serviços para limpeza de piscinões e córregos. Oportunidade R$ 415 mil Melhor
  26. 26. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do piscinão: <ul><ul><li>Aumento na quantidade de materiais retirados do piscinão; </li></ul></ul><ul><ul><li>Maior número de viagens realizadas pelo mesmo caminhão; </li></ul></ul><ul><ul><li>Maior empenho dos trabalhadores no exercício da atividade; </li></ul></ul><ul><ul><li>Melhoria na utilização das máquinas e equipamentos pesados. </li></ul></ul><ul><ul><li>Benefícios resultantes da ação: </li></ul></ul>Contratação Atual Horas de Trabalho R$/hora Contratação Proposta Produtividade R$/tonelada
  27. 27. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Zeladoria e Manutenção da Cidade
  28. 28. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Saúde
  29. 29. Gestão de Contratos <ul><li>Formação de uma base única de dados de contratos de toda Prefeitura; </li></ul><ul><li>Padronização e melhoria dos processos de contratação da Prefeitura; </li></ul><ul><li>Disseminação dos padrões por todas as Unidades; </li></ul><ul><li>Acompanhamento da utilização dos padrões. </li></ul>REDESENHO DO PROCESSO Concepção do Objeto Preparação do Edital/Contrato Solicitação Contrato e Gestão O que Como Compra Condição da Compra Compra
  30. 30. Gestão de Contratos <ul><li>Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura. </li></ul><ul><li>Realizar estudos em massa de dados, com fins de gerar políticas para organização do sistema como um todo. </li></ul><ul><li>Realizar ações em todas as fases da cadeia. </li></ul><ul><li>Atuar centralmente para agir descentralizadamente. </li></ul><ul><li>Sistema de Cadastro de Informações sobre os contratos obrigatório. </li></ul><ul><li>Travamento na execução orçamentária. </li></ul><ul><li>Permite a extração de relatórios, que geram preços de referência, compras centrais ou determinações de padrão para compras descentralizadas. </li></ul><ul><li>Permite o acompanhamento em tempo real. </li></ul>
  31. 31. Seminários, Workshop e Apresentações
  32. 32. [email_address] www.ruizdematos.com <ul><li>Projeto Modernizando a Administração Pública </li></ul><ul><li>Frente de Redução de Despesas </li></ul><ul><li>Fase I (2005 a 2007) Base de Dados inicial: Gastos Executados em 2005 com as famílias de despesas administrativas comuns; Metas revistas em 2007. </li></ul><ul><li>Fase II – (2008): Base de Dados de gastos executados em 2007 nas famílias de despesas da Secretaria de Educação, Saúde e Subprefeituras. </li></ul><ul><li>Dados de metas e demais valores de referência do Sistema de Acompanhamento Matricial cedido pelo INDG à Prefeitura. </li></ul><ul><li>Valores atualizados pelo ICP/Fipe (até março de 2009) apenas para demonstração. </li></ul><ul><li>ruizdematos.com/projetos </li></ul>Obrigado. Rodrigo Mauro Ruiz de Matos Gerente de Consultoria
  33. 33. Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB (*) Real 1°sem/08 + Previsão Otimista 2º sem/08. Fontes: PIB e Inflação Estimada (IPCA 6,5% 2008 e 5% 2009)- Relatório Focus – Bacen; PIB Real - IBGE

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