1. Cuadro comparativo
modelo características ventajas desventaja
detalla la estructura 1. Logra y mantiene un 1. Muchas compañías
organizativa, los órganos sólido plan de organización. consideran que son
que la componen, sus 2. Asegura que todos los demasiado pequeñas para
niveles jerárquicos, las interesados tengan una necesitar un manual que
relaciones formales que los adecuada comprensión del describa asuntos que son
vinculan y las funciones plan general y de sus conocidos por todos sus
y actividades asignadas a propios papeles y relaciones integrantes. 2. Algunas
cada órgano elaboran un pertinentes. 3. Facilita el consideran que es
manual general donde estudio de los problemas de demasiado caro, limitativo y
describen los órganos de organización. 4. Sistematiza laborioso preparar un
mayor nivel y luego la iniciación, aprobación y manual y conservarlo al día.
elaboran manuales publicación de las 3. Existe el temor de que
Manuales específicos Para cada área modificaciones necesarias pueda conducir a una
es recomendable que un en la organización. 5. Sirve estricta reglamentación y
manual de Organización y como una guía eficaz para rigidez. 4. Su deficiente
Funciones incluya como la preparación, clasificación elaboración provoca serios
mínimo: y compensación del inconvenientes en el
Carátula Índice personal clave. 6. desarrollo de las
Introducción, Objetivos y Determina la operaciones. 5. El costo de
Propósito del manual responsabilidad de cada producción y actualización
Aspectos Metodológicos puesto y su relación con los puede ser alto. 6. Si no se
involucrados en su demás de la organización. actualiza periódicamente,
elaboración Organigrama 7. Evita conflictos pierde efectividad. 7. Incluye
Para cada órgano, su jurisdiccionales y la solo aspectos formales de la
denominación, descripción yuxtaposición de funciones. organización, dejando de
de su relacionamiento 8. Pone en claro las fuentes lado los informales, cuya
formal y dependencia de aprobación y el grado de vigencia e importancia es
jerárquica, misión o autoridad de los diversos notorio para la misma.
2. propósito y las actividades o niveles.
funciones Asignadas.
Se redacta en tercera El memorando transmite Evita las generalizaciones
persona. información, que que no se puedan apoyar
Se refiere por completo al normalmente, incluye con hechos
tema planteado(es instrucciones, orientación, Evita las expresiones
específico-exacto). peticiones, informes, innecesariamente prolijas o
Utiliza la construcción respuestas, advertencias, formales, por ejemplo, "de
positiva. etc., todo los que sea acuerdo con nuestra
No usa rodeos de palabras. importante tener presente discusión", y la jerga técnica
Las oraciones son directas y entre oficinas o cuando cites hechos y cifras
Memorándum claras y cortas departamentos, ante algún Usa la voz activa en lugar
Los modelos son de problema o situación de de la pasiva para estimular
diferente tamaño y forma. trascendencia. Aunque es la acción. Si conoces al
No llevan saludo ni un documento más bien destinatario del memorando,
despedida. informal, en comparación utiliza pronombres en
Es un medio de con las memorias o las primera persona como "yo"
comunicación que da a notas, es necesario que sea y "nosotros", porque existen
conocer asuntos breves o redactado de manera más probabilidades de que
extensos según el modelo precisa, clara y concisa las personas hagan algo por
aquellos que conocen
personalmente. Puedes
enfatizar más este tipo de
conexiones personales
mediante el uso de
expresiones tales como "Yo
soy".
Utiliza frases cortas. Escribes el texto a mano o corres el riesgo de que no le
Recurre a un vocabulario en algún otro medio en una llegue, o llegue a un
exacto y cortés. Usa hoja, lo escribes en un destinatario incorrecto, y
oraciones completas medio físico o mecánico aparte, es imposible que te
3. organizadas correctamente. Que te será muy fácil de llegue su respuesta al
No abrevia las palabras. usar instante
Utiliza una puntuación
Cartas adecuada al sentido de lo
que se quiere expresar. Usa
elementos cohesivos que
interrelacionan las
oraciones y los párrafos
Los boletines, se definen 1- Son fáciles de realizar, 1- La publicidad en internet
como publicaciones solamente debes escribirlos. es fácilmente detectada por
periódicas sobre un 2- No requieren gastos de la competencia.
determinado campo del impresión ni envío ya que 2- La competencia puede
saber permiten ser enviados por estar fácilmente al tanto de
correo electrónico. los posibles sitios en donde
3- Brindan la posibilidad de nos podemos anunciar,
promocionar otros estudiando así nuestras
productos (cada boletín campañas y pudiendo
Boletines puede incluir una pequeña superarlas rápidamente
publicidad sobre algún 3- Los usuarios de Internet
producto que comercialices, están cansados de la
o bien puedes vender publicidad on line, y por eso
espacio publicitario a la evitan constantemente.
terceros). 4- Internet está plagado de
4- El bajo costo de anuncios publicitarios, al
suscripción hace que estén punto de que muchos
al alcance de millones de servicios supuestamente
personas. gratis (e-mails, motores de
5- Permiten una total búsquedas, redes de
automatización. Los clientes información, comunidades
se suscriben utilizando su virtuales, etc.) son pagados
4. tarjeta de crédito y luego un por los anunciantes, a
programa los agrega a la cambio de que los usuarios
lista de suscriptores. vean constantemente
En las fechas establecidas, banners, pantallas en
otro programa envía miniatura, reciban
automáticamente el boletín newsletters (boletines
a cada suscriptor. De esta informativos), etcétera. En
forma tú solamente te respuesta a esta situación,
dedicas a investigar y a los usuarios tratan de
escribir los boletines que, si bloquear dichas
son de aparición semanal, herramientas publicitarias.
pueden ser escritos en un 5- La publicidad en Internet
solo día y luego enviados en solamente va dirigida a los
fechas diferentes, lo cual usuarios de Internet. No
significa que trabajarías un todas las personas tienen
solo día al mes acceso a internet, ni
siquiera todas las que
tienen acceso a una
computadora.
6- Cada día surgen nuevas
páginas y sitios en internet,
y se modifican o mueren
otros. A parte de eso, los
usuarios no son tan fieles a
las web-pages como lo son
a emisoras de radio o
canales de televisión, lo que
dificulta la tarea de
determinar en donde
publicitar por Internet.
5. Membrete o nombre de la Ventajas, muchas ya que Desventajas, pues que
Empresa. para empezar puedes llevar pagas impuestos, pero tarde
2. Numero RUC. control de tus ingresos y o temprano los vas a pagar.
3. De quien recibió dinero. esto ayuda a que la gente
4. De cuanto fue la cantidad que trabaje contigo no te
Recibo (en número y letra).
5. En concepto de que se
robe, otra es que puedes
aumentar un poco tus
recibió ese dinero. ventas ya que hay muchas
6. Si el dinero se recibió en empresas que solo tienen
efectivo o en cheque. proveedores que expidan
7. El día, la fecha y el año. comprobantes fiscales y por
8. Firma de quien entrego y tanto tu mercado aumenta,
quien recibió otra es que tiene una
certeza de lo que haces en
tu actividad económica y por
consecuencia ante una
revisión del SAT todo está
bien y no te ponen multas. Y
una muy importante es que
estas haciendo las cosas
dentro de la ley y eso te
permite poder dormir
tranquilo
Aunque las facturas pueden •Reduce tiempos y •Es necesario adquirir un
Factura tener aspectos muy procesos administrativos, sistema para manejarla.
diferentes, todas han de brinda rapidez y seguridad •El representante legar de
contener una serie de datos en el intercambio de una PM o la PF, necesita
mínimos para que el información y agiliza la dar de alta en el SAT la
documento sea válido. Así, recepción de mercancía, lo firma electrónica.
es imprescindible que cual se traduce en ahorros y •Es necesaria la
aparezca el número de en un importante capacitación en el manejo
6. factura, que servirá para su incremento de la de éstas para los elementos
identificación, y la fecha en productividad. en la empresa que las
la que se realiza, así como •Logra ahorros mayores a manejan.
los datos básicos (nombre, 50% de los costos en el •En México no es del uso
domicilio y NIF) tanto de la proceso de facturación (en de la mayoría de las
persona que emite la factura gastos de papelería, empresas la e-factura
como de aquélla a la que va bodegas de almacenaje y
dirigida. Igualmente, es envíos).
necesario incluir una •Aunque implica un cambio
descripción de los servicios de cultura y una reingeniería
prestados por los que se de los procesos, las
emite la factura, así como el obligaciones fiscales se
importe de los mismos. Por simplifican. Facilita los
último, se ha de detallar el procesos de auditoría, ya
tipo de IVA y de IRPF que que permite la búsqueda y
se aplica, el importe localización rápida y en un
resultante y la forma de mismo lugar.
pago •Facilita procesos
administrativos, recepción y
envío oportunos, así como
la posibilidad de explorar la
información. No hay riesgo
de que se infecte con virus
informáticos.
•Asegura confidencialidad
en el manejo, resguardo y
envío de facturas.
Disminuye la posibilidad de
falsificación: a una persona
le llevaría 10 años decifrar
el código de una llave
7. privada asociada a un
certificado de sello digital
(elementos que sirven para
generar el sello digital de
cada factura), en
comparación con los 30
minutos que le tomaría a un
falsificador copiar una firma
en papel
El oficio es un tipo de El texto de este tipo de No hay retroalimentación
Oficio documento que sirve para documento se basa en la Inmediata. Es clara la
comunicar disposiciones, emisión de órdenes, diferencia entre la
consultas, órdenes, instrucciones, interactividad que hay en la
informes, o también para recomendaciones, comunicación escrita y
llevar a cabo gestiones de sugerencias o verbal en cuanto a un
acuerdos, de invitación, de informaciones a diferentes aprendizaje inmediato.
felicitación, de colaboración, oficinas o despachos Puede haber una
de agradecimiento, etcétera. simultáneamente. Interpretación Equivoca del
Estas redacciones se Mensaje. Como no existe
utilizan en instituciones El trato que se considera en una persona que explique el
como: ministerios, el oficio múltiple es vertical mensaje de la información o
embajadas, municipios, descendente y horizontal. su contenido en esta como
colegios profesionales, Es decir, va dirigido a en la comunicación verbal;
sindicatos y oficinas de subordinados, o entre jefes esta se puede prestar a
gobierno, entre otras. de instituciones del mismo otros entendimientos que no
El texto de este tipo de nivel o jerarquía. sean los propuestos.
documento se basa en la
emisión de órdenes,
instrucciones,
recomendaciones,
sugerencias o
8. informaciones a diferentes
oficinas o despachos
simultáneamente.
El trato que se considera en
el oficio múltiple es vertical
descendente y horizontal.
Es decir, va dirigido a
subordinados, o entre jefes
de instituciones del mismo
nivel o jerarquía.
un informe es el documento Diariamente se acumulan La información de
Informes caracterizado por contener cuentas importantes como contabilidad se encuentra
información u otra materia son ingresos, costos y separadamente en los
reflejando el resultado de gastos de una compañía. diferentes diarios.
una investigación adaptado Se pueden obtener los No es posible conocer el
al contexto de una situación saldos conciliados de acumulado de renglones
y de una audiencia dadas. cuentas importantes importantes como son
Generalmente, el propósito bancos, inventarios, cuentas ingresos, compras y gastos
del informe, como su propio por cobrar y cuentas por hasta final del mes.
nombre indica, es informar. pagar.
Sin embargo, los informes La documentación que En los diarios especiales no
pueden incluir elementos sustenta la información tenemos control de cuentas
persuasivos, tales como registrada puede verificarse importantes como son
recomendaciones, en forma sencilla y eficaz. banco, cuentas por cobrar,
sugerencias u otras Los asientos que se van a cuentas por pagar y otros.
conclusiones motivacionales contabilizar en el diario Los documentos
que indican posibles general, muestran la archivados no se pueden
acciones futuras que el exactitud de débitos y localizar rápidamente.
lector del informe pudiera créditos diariamente. Que el manejo y registro de
adoptar. Los informes las operaciones es mucho.
pueden ser públicos o Este informe controla el El registro es más costoso
9. privados y tratan a menudo manejo de los ingresos ya porque necesita más
sobre preguntas planteadas que permite observar si informes y más personal.
por individuos del gobierno, éstos se depositan
los negocios, la educación o íntegramente al banco y se Esquema Del Informe Diario
la ciencia. hacen los cargos correctos De Operaciones
a cuentas por cobrar.
El esquema del informe
diario de operaciones tiene
como objetivo primordial
observar, medir, registrar,
clasificar y revisar las
transacciones comerciales
de una entidad, expresadas
en términos monetarios.
Además permite a la
administración interpretar la
información contenida y
lograr oportunamente los
avances requeridos en la
búsqueda de sus objetivos
empresariales. Los datos
contables constituyen el
material clave para la toma
de decisiones económicas
fundamentales sobre la
asignación de los recursos
productivos de la empresa.
Es rápido y económico. El Es uno de los inventos más Fácil de recibir virus a
Correo envío a cualquier parte del revolucionario de los últimos través de los correos
electrónico mundo tarda unos segundos tiempos y ha facilitado la dudosos.
en ser recibido, además vida comunicacional de las Recibimos bastantes
10. cuesta lo mismo enviar un personas y de las publicaciones (SPAM) que
mensaje de tres líneas que empresas. llenan la bandeja de
uno de mil y, el precio es el Acortan distancia y tiempo. entrada. Además este nos
mismo sin importar el Se puede enviar cualquier hace perder tiempo
destino. tipo de archivos aparte de También podemos perder
textos, como: imágenes, información si se presenta
Permite trabajar videos, archivos de audio, una falla en el medio en que
directamente con la documentos en Word, etc. se encuentra almacenado.
información recibida Se puede revisar desde El destinatario debe tener
utilizando, por ejemplo, un cualquier punto del mundo, acceso a Internet, algo no
procesador de textos, una lo que se necesitaría es una muy complicado en la
hoja de cálculo o el conexión a internet. mayoría de los países.
programa que sea Últimamente la conexión Conocimiento, se requiere
necesario, cosa que no Wi-fi, y le sumamos ahora un conocimiento mínimo de
ocurre con el correo desde los teléfonos móviles computación para poder
tradicional o el fax. Es decir, como el Blacberry o el leer un correo electrónico.
cualquier mensaje se puede Apple. El correo electrónico ha
modificar, reutilizar, Rapidez el envío de email facilitado mucho el robo de
imprimir, etc. es instantáneo. información.
Puede enviar o recibir Económico, 5 minutos en un
mucha información, ya que café internet cuesta poco.
se pueden mandar archivos Podemos enviar un mensaje
que contengan libros, sin importar donde está la
revistas, datos. persona, y sin importar la
Es multimedia ya que se hora.
pueden incorporar Ayuda al medio ambiente al
imágenes y sonido a los evitar el uso del papel
mensajes.
Permite enviar mensajes a
grupos de personas
utilizando las listas de
11. correo.
No utiliza papel.
Puede consultarse en
cualquier lugar del mundo.
Es muy fácil de usar
Publicaciones en curso de Su uso Funcionalidad para Crear hábito de su uso.
Publicaciones título común y periodicidad Guía y presenta la Aprendizaje poco interactivo
continúa. información Organiza la Material poco llamativo
periódicas Se plantean para que información Ventajas
tengan una duración Relaciona información Crea
indefinida. conocimiento Desarrolla
Son de autoría colectiva, habilidades Aprendizaje
sin que exista de antemano puede volverse monótono
previsión de quienes serán
los colaboradores en cada
ejemplar.
La existencia de diversos
colaboradores implica la
diversidad de desarrollos
dentro de un contenido
común.
Son un vehículo de
comunicación rápido y
eficaz que, además,
traslada información
reciente.
Tiene carácter acumulativo,
ya que los diferentes
números o ejemplares no se
sustituyen unos a otros
debido a la diversidad de
12. autores y criterios que se
reflejan en cada uno de
ellos.
Hay tableros que están •bajo coste, •Flexibilidad de Se presta poca atención. No
Tablero cerrados con una mampara difusión. •Simultáneas o se renuevan con facilidad
de cristal En otras exclusivas. •Diversidad de Poca argumentación. No
avisos organizaciones los tableros
son abiertos. La realización
información. •Grandes
recursos de diseño.
existe retroalimentación.
de notas para el tablero de
anuncios debe ser de una
factura profesional,
dependiendo del contexto
de la organización.
El tablero de anuncios exige
una permanente
actualización de sus noticias
o eventos. Para ello es
necesaria la existencia de
un responsable que
actualice el mismo,
desechando las noticias que
hayan pasado de fecha y
colocando en el mismo las
noticias que sean de
interés. En cada
organización puede existir
un número indeterminado
de tableros de anuncios o
avisos: por área, por
departamento o por división
o incluso una zona de paso
13. obligatorio
Cuando hacemos nuestro Las ventajas es que tiene El trabajador puede sentir
Carta trabajo de manera una motivación extra hacia una superioridad y
adecuada y logramos los los trabajadores equivocarse ante sus
felicitación objetivos planteados, el
resto de la gente lo ve y lo
compañeros por sentirse
superior ante los demás
aprecia. Todos sabemos
que los trabajadores más
eficientes son aquellos que
se encuentran
constantemente motivados
por sus superiores y
compañeros.
Hay empresas en las que se
escogen “empleados del
mes” a manera de
felicitación a la persona más
resaltante durante ese
periodo o que haya
realizado un muy buen
trabajo. También hay
empresas que optan por
felicitar a sus empleados
individualmente a través de
pequeñas reuniones o
cartas.
Las anteriores son un par
de opciones que emplean
las empresas cuando deben
ofrecerle motivación a
quienes trabajan para ellos
14. y, así, lograr que se
encuentren felices en donde
estén trabajando