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1. UNIVERSIDAD AUTONOMA
“GABRIEL RENE MORENO”
FACULTAD POLITECNICA
UNIDAD DE POSTGRADO
GESTION DOCUMENTAL – BIBLIOTECAS VIRTUALES
TITULO : DIGITALIZACION DE LA HEMEROTECA EN LA
BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL
ALUMNO : Rosmery Semizo Roca
DOCENTE : Ing. Juan Carlos Peinado
FECHA : Diciembre - 2009
Santa Cruz de la Sierra – Bolivia

2. NOMBRE DEL PROYECTO:
DIGITALIZACION DE LA HEMEROTECA EN LA BIBLIOTECA PÙBLICA
MUNICIPAL
RESUMEN DEL PROYECTO
La Hemeroteca de la Biblioteca Pública Municipal desde que a sido creada en el
año 1983 al igual que la biblioteca ha venido acumulado material documental de
los periódicos y las pocas revista que nos llegan que se los tiene en forma
empastada para resguardarlas del deterioró que sufren de los diferentes usuarios
que los manejan los periódicos es por ello la preocupación de manejarlos en
forma digitalizada.
Actualmente no existe un control adecuado al sacado de fotocopias, de los
periódicos puesto que está empastado, por ellos los usuarios no saben sobre el
manejo y la importancia que tienen este material tan valioso.
La Hemeroteca no cuenta con un programa de digitalización por ello es que cada
vez tenemos grandes problemas tanto con los usuarios como con el material ya
sea con los empastado o periódico del día.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Hemeroteca a lo largo de su vida institucional ha acumulado periódicos tanto
nacional como local y un pequeño lote de revistas. Es por ello que tiene un valor
informativo, incalculable, para sus diferentes usuarios que la utilizan, para realizar
sus investigaciones.
El fondo documental con laque cuenta la Hemeroteca de la Biblioteca Pública
Municipal debe ser digitalizado para facilitar la búsqueda y recuperación de la
información.
Actualmente no se cuenta con un sistema de digitalización es por eso la
preocupación de hacer un programa digitalizado para el cual pueda ser
consultado por sus diferentes usuarios desde cualquier punto de donde se
encuentren operando al mismo tiempo, con la digitalización se evitará el
manipuleo del formato papel, evitando sustracciones o pérdidas, así como el
deterioro de los periódicos y la continúa dependencia del bibliotecario que atiende
la Hemeroteca, y al mismo tiempo se controlará el indiscriminado sacado de
fotocopias.

3. 2.1. ÁMBITO O COMPETENCIA
De información permanente a los diferentes usuarios de la hemeroteca
2.2. PROPÓSITO DEL PROYECTO
Digitalización de todos los periódicos recibidos de los proveedores tantos Locales
como Nacionales de la Hemeroteca en la Biblioteca Publica Municipal.
2.3.LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO
En la Hemeroteca de la Biblioteca Publica Municipal
2.4. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO (UEP)
El servicio que ofrece la Hemeroteca
2.5. UNIDAD DE COORDINACIÓN INSTITUCIONAL (UCI)
En el Sistema de Red Municipal de Biblioteca Publica
2.6.COSTO DEL PROYECTO Y FINANCIAMIENTO
Recursos Propios
2.7. RESPONSABLE DEL PROYECTO
Rosmery Semizo Roca
2.8. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
• Elimina la pérdida de las hojas de los periódicos.
• Varios usuarios pueden consultar el mismo ejemplar.
• Acelera el acceso a cualquier periódico.
• Manejo índices de búsqueda de los periódicos.
• Resguardar los periódicos en diversos formatos electrónicos.
• Controlar el acceso a las consultas que realicen los usuarios por niveles de
seguridad.
• Permite almacenar todo los periódicos (tamaño, formato, color, etc.).
• Protege los periódicos con varios respaldos.
• Se ordena de manera fácil y lógica los diferentes periódicos.
• Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de periódicos en CD-ROM o
almacenado o en discos duros.
• Los periódicos al estar en formato digital están fuera de agentes dañinos
como humedad, fuego, y hongos etc.;

4. 2.9. BREVE DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO
Los recursos a utilizar para el proceso de digitalización e indexación de los
periódicos, que a continuación se lo describirán:
Hardware
Se utilizará cuatro (04) PC’s para el proceso de digitalización.
Características de las PC:
Procesador Intel Core 2 Duo 3.16 Ghz.
Memoria RAM 2 GB DDR2
Disco duro de 160 GB SATA
Tarjeta de video Integrada.
Tarjeta de red.
Sistema Operativo Windows XP SP3.
Teclado USB en Español Latinoamericano
Mouse USB óptico con Scroll.
Monitor Flat Panel 17" HP.
Una PC para el proceso de Indexación de Datos, con las mismas
características ya mencionadas anteriormente.
Escáner Canon DR 3020 de documentos de sobremesa, con las siguientes
características:
Tipo: Escáner de Documentos de Producción en Color
Alimentación de Documentos: Automática o Manual
Tamaño del Documento
Anchura: De 2.1” a 11.8”
Longitud: De 2.8” a 17”
Grosor
Recorrido en Forma de U
Alimentación Automática: Bond de 14 a 32 lb
Alimentación Manual: Bond de 11 a 40 lb
Recorrido en línea recta
Alimentación Automática: Bond de 14 a 32 lb
Alimentación Manual: Bond de 11 a 144 lb
Capacidad del Alimentador/Apilador: 100 Hojas
Escala de grises: 8 bits
Color: 24 bits
Elemento de Escaneo: Sensor de Imagen por Contacto
de 3 Líneas (CMOS)
Fuente de Luz: RGB LED
Modos de Escaneo: Unilateral, Bilateral, en Escala de Grises, Blanco
y Negro, Mejoramiento de Texto Avanzado, Mejoramiento de Texto de Alta

5. Velocidad, Difusión de Error, MultiStream (Escaneo Simple de Múltiples
Imágenes) Eliminación de Color: RGB y personalizado
Resolución Óptica: 600 ppp
Resolución de Salida: 100/150/200/240/300/400/600 ppp
Velocidades de Escaneo* Unilateral / Bilateral
Blanco y Negro: 50 ppm / 100 ipm
Escala de grises: 50 ppm /100 ipm
Color: 50 ppm /100 ipm
Interfaz: USB 2.0 y SCSI-III
Controladores de Escáner: Para Windows® 98/2000/Me/XP
Windows NT® 4.0: ISIS, TWAIN
Software Integrado: CapturePerfect 3.0 y Adobe Acrobat 7.0 estándar
Dimensiones (Al. x An. x Pr.): 7.5” x 15.6” x 12.3”
Peso: 23 lb
Ciclo de Rendimiento Diario: Aprox. 6,000 Escaneos
Material de escritorio en general: ligas, cartón prensado, grapas,
engrapadora, hojas tamaño carta humedecedor de dedos, lapiceros, porta
lapiceros, clips, alicate, tijeras, cuadernos, resaltadotes, calculadora,
perforadora, cd’s.
Software
Windows XP
Staroffice
CanoFile
3. DESARROLLO DEL PROYECTO
El desarrollo se obtiene a partir del levantamiento y análisis referenciales de los
procesos y acumulación de los periódicos y operativos que realiza la Hemeroteca.
3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
La Hemeroteca tiene alto volúmenes de periódicos, sin herramientas para el
préstamo y/o recuperación de la información, por lo tanto es necesario diseñar
una gestión de digitalización del archivo, lo que dará un control y seguimiento de
los documentos en cuanto a entrada y salida (préstamo), así como el
responsable y generador de la misma.

6. 3.4. SITUACIÓN DE LA HEMEROTECA SIN/CON PROYECTO
SITUACIÓN SIN PROYECTO SITUACIÓN CON PROYECTO
• Manipuleo de los periódicos, con
riesgo a perdidas, destrucción, y • consultas de los periódicos
saqueo de las hojas. en un tiempo mínimo
• Demora en la búsqueda de los • Acceso ilimitado a los
periódicos. periódicos de cualquier
• El uso de las diferentes persona punto de donde se encuentre
que accede a los periódicos en el usuarios, y con los
formato papel. diferentes niveles de
seguridad.
4. RESUMEN PLAN DE DESARROLLO DE LA HEMEROTECA
Los periódicos de la Hemeroteca generada y recibida por los diferentes
proveedores, no pueden ser tratados como documentos de consulta informal por
el mismo hecho de que contiene una información incalculable e invalorable para
sus diferentes usuarios que los consultan diariamente.
La hemeroteca por el gran servicio que ofrece a sus usuarios es que se tiene la
gran importancia de preservarla, para que pueda seguir, sirviendo a la población
la cual la visita y la consulta en el día a día.
Razón por la cual siempre tiende a crecer, lo que requiere mayor espacio
físico y estantería especial para preservar y conservar lo cual hace imperiosa
la necesidad de implementar la digitalización de los mismos, lo que permitirá
en una forma más ágil y segura de poder atender las solicitudes de los
usuarios con más eficiencia.
4.1. MISIÓN DE LA HEMEROTECA
La misión, es de “satisfacer las necesidades de información a los usuarios”, de
utilidad para la comunidad social y cultural, a contribuir al desarrollo integral de los
miembros de la comunidad a través de su participación, y actuando como puente
entre la cultura y el libre acceso a ella, a la información, conocimiento y recreación

7. 4.2. La norma ISO dice que:
- Control documental. Ha de actualizarse la información. Los documentos han
de ser precisos y eficientes.
- Conservación y expurgo de documentos. Los documentos importantes han
de conservarse durante un período adecuado.
- Clasificación y descripción de los documentos para su recuperación.
- La empresa debe cumplir con unas condiciones de almacenamiento (de
seguridad).
4.3. LINEAS DE ACCIÓN, Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
LINEAS DE ACCIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Fortalecer la hemeroteca en el manejo y desarrollo
Informatización de las tecnologías de la información, para optimizar
y Virtualización los servicios que ofrece la misma.
Crear las condiciones físicas y ambientales
Infraestructura Física y
Equipamiento de la idóneas para propiciar un alto rendimiento en la
Hemeroteca en la Biblioteca Hemeroteca de la Biblioteca Publica Municipal,
Publica Municipal
implementando el sistema de digitalización.
5. VINCULACIÓN ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y EL
PROYECTO.
OBJETIVOS DEL PLAN
OBJETIVOS DEL PROYECTO
INSTITUCIONAL
Crear las condiciones idóneas para IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
propiciar un alto rendimiento a través de DIGITALIZACION PARA FAVORECER LA
la digitalización de los periódicos de la BUSQUEDA Y RECUPERACION DE LA
Hemeroteca en la Biblioteca Publica INFORMACION QUE OFRECEN LA
Municipal. HEMEROTECA PARA SUS DIFERENTES
USUARIOS.
DICCIONARIO DE TERMINOS

8. CD-ROM: (Compact Disc Read-Only Memory) Disco compacto
de gran capacidad que puede almacenar información,
en distintos formatos, para ser procesada por un
ordenador.
CLASIFICACIÓN: Técnica que se utiliza para la identificación,
agrupación y distribución sistemática de documentos o cosas
semejantes, con características comunes o sistema determinado y que
pueden ser con posterioridad diferenciadas según su tipología
fundamental. Dicho proceso se aplica de acuerdo a un esquema lógico
predeterminado para señalar su ubicación. Cuando se trata de libros o
documentos se llama clasificación bibliográfica o documental.
ESCÁNER: Dispositivo que permite digitalizar imágenes convirtiéndolas
en un formato gráfico comprensible por el ordenador y susceptible de ser
tratado con un programa como, por ejemplo, un procesador de textos, un
programa de dibujo, etc.
FONDO: Colección de los documentos de una biblioteca,
hemeroteca, filmoteca, archivo, etc.
INDEXAR: Analizar y destacar del título de un documento o de su
Contenido algunas palabras clave que lo caracterizan para poder ser
encontrado posteriormente mediante esta palabra.
- Ordenar un conjunto de datos para elaborar un índice.
INDEXACION: Procedimiento de ajuste mediante el cual una variable es
modificada automáticamente en función de un índice determinado.
INDIZACIÓN: Confección de índices. Traducción a un lenguaje
documental (sistema de clasificación, descriptores, encabezamientos
de materias) del contenido de un documento. Indicación de los lugares en
que aparecen en un documento.
INFORMACIÓN: En sentido general es un conjunto organizado de
datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.
ISO: (International Standard Organitation). Organización internacional de
normalización. Sede Web ISO.
NORMA: Documento publicado con la designación de norma o
especificación y otros documentos afines que se refieren a los diferentes
aspectos de la normalización.

9. NORMALIZACIÓN: Establecimiento de procedimientos y formas de
trabajo consensuados, para su aplicación en la fabricación de
productos y en la prestación de servicios.
Santa Cruz de la Sierra, 05 de diciembre de 2009