Estilos de Comunicaçãm em Projetos - Comunicação Assertiva

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Como se comunicar assertivamente me projetos entendendo seu estilo de comunicação e de seu interlocutor

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Estilos de Comunicaçãm em Projetos - Comunicação Assertiva

  1. 1. Nelson Rosamilha, PMP®, Prince 2 Practitioner ®, Black Belt rosamilha@rosamilha.com Título do Artigo Curta a página de Excelência Operacional e Gestão de Projetos: • Facebook: http://www.facebook.com/nelsonrosamilha, • Twitter: nelsonrosamilha (vagas e frases de gestão) , • Mantenha-se informado tecnicamente no blog www.rosamilha.com (artigos e vídeos) Estilos de Comunicação em Projetos
  2. 2. Nelson J. Rosamilha, possui mais de 25 anos de de experiência em tecnologia de informação, atuando como Diretor de Projetos em âmbito nacional e internacional em mercados de telecomunicação, indústria e finanças. Foi Diretor do Project Management Institute – Capítulo São Paulo e do PMI-Specific Interest Group (SIG) de TI e Telecomunicações, foi presidente e Fundador da Comunidade Brasileira de Lean Six Sigma . Premiado em 2006, como membro que mais contribuiu para a comunidade de Gerência de Projetos em São Paulo pelo PMI Capítulo São Paulo. Atualmente é professor de Gestão de Projetos e Excelência Operacional em cursos de Pós-Graduação na Universidade São Judas e UNIP e Dirertor de Projetos da Agility Networks Autor do Livro: Prince2® Foundations Certificação. Autor
  3. 3. Objetivo Enfatizar a importância da Comunicação em projetos com assertividade levando em consideração os estilo de comunicação dos envolvidos
  4. 4. Agenda • Introdução • Estilos de Comunicação 4
  5. 5. Introdução 5
  6. 6. Estilos de Comunicação • Mix de Quatro Estilos • Estilo Primário e Suporte • Comportamento seu e dos colegas • Utilizados demais ou subutilizados…. • Receptividade • Modificados temporariamente
  7. 7. Estilos de Comunicação Estilos de Comuni- cação Analítico (PROCESS) Sensitivo (PEOPLE) Intuitivo (IDEA) Produtor (ACTION)
  8. 8. ESTILOS DE COMUNICAÇÃO 8
  9. 9. Analítico (PROCESS)
  10. 10. Estilo de Comunicação – Analítico Características • Tenaz • Racional • Evita emocionalismo • Cético:  Quanto à novas trajetórias  Até que tenha sido testado e analisado • Prefere refletir sobre novas ideias, antes de assumir compromissos. • Evita envolver-se com necessidades momentâneas
  11. 11. Estilo de Comunicação – Analítico Sob Tensão • Pode ser super cauteloso • Tende à rigidez e insegurança • Preocupa-se tanto com a precisão a ponto de perder oportunidades. • Emocionalmente intocável • Não tem interesse em abandonar métodos e rotinas já estabelecidas.
  12. 12. Estilo de Comunicação – Analítico Aplicação das Características Negativamente Positivamente Prolixo Comunicativo Indeciso Deliberativo Cauteloso Prudente Excessivamente Analítico Ponderado Excessivamente Frio Emocionalmente Estável Pouco Dinâmico Objetivo Controlado e Controlador Racional Excessivamente Rígido Analitico Analítico(P ROCESS)
  13. 13. Estilo de Comunicação – Analítico Como Identificá-lo Ao telefone • Metódico mas sem brilho • Pouca inflexão na voz e assinala especificidades • Sugere regras básicas pelo telefone, como “Começamos pela minha agenda ou a sua?" • Modos ordenados e medidos
  14. 14. Estilo de Comunicação – Analítico Como Identificá-lo Comunicação oral ou escrita • Cartas e memorandos lógicos, fáceis de acompanhar, bem pensados • Frequentemente é mais eficiente escrevendo do que falando, porque a ausência de sentimento na voz o faz monótono e plano
  15. 15. Estilo de Comunicação – Analítico Como Identificá-lo Apresentação pessoal • Conservador, adequado, modesto, moderado • Adequado às circunstâncias: metódico no escritório e correto fora dele Escritório • Correto e neutro • Mobiliado com bom gosto, mas convencional • Preferencialmente mantém gráficos para uso profissional, relatórios e trabalhos de referências às mãos • Pequenos toques de informalidade e cores
  16. 16. Estilo de Comunicação – Analítico Como Agir • Cuidado quanto a oferecer amizade muito rapidamente • Demonstre que você pode contribuir bastante para seus esforços • Seja especíco e cumpra o que prometeu • Demonstre conhecimento dos prós e contras • Vá devagar, seja persistente • Seja ponderado • Esteja preparado, não divague • Influencie com fatos tangíveis e de sólida evidência
  17. 17. Estilo de Comunicação – Analítico Motivações e Recompensas Motivações • Gosta de estar certo: odeia estar errado • Gosta de completar os trabalhos sem pressa • Gosta de trabalhar com quem aprecie suas qualidades Recompensas • Elogiar:  A clareza  Conclusão do trabalho  Perfeição e detalhes • Permitir aplicar sua própria programação de conhecimentos e ensaios  Agrupá-lo com pessoas que os apreciam
  18. 18. Sensitivo (PEOPLE)
  19. 19. Estilo de Comunicação – Sensitivo Características • Dinâmico e estimulativo • Caloroso e sensível • Capta discrepância entre o que se fala e o que realmente quer dizer • Introspectivo e perceptivo • Paciente • Bom ouvinte • Entende a psicologia do comportamento humano. • Intuitivo • Baseia-se nas suas próprias reações emocionais
  20. 20. Estilo de Comunicação – Sensitivo Sob Tensão • Impulsivo • Pode ser sensível ou agressivo • Comportamentos imprevisível • Preocupado com o impacto emocional de uma situação.
  21. 21. Estilo de Comunicação – Sensitivo Aplicação das Características Negativamente Positivamente Impulsivo Espontâneo Manipulador Persuasivo Personalista Enfático Sentimental Tradicionalista Procrastinador Inquisitivo Dominado por culpa Introspectivo Estimula conflitos Capta sentimento dos outros Subjetivo Leal Sensitivo (PEOPLE)
  22. 22. Estilo de Comunicação – Sensitivo Como Identifica-lo Ao telefone • Não distingue chamada profissional da social • Prefere ser informal • Adiciona humor, associações pessoais com respeito ao bem estar • Gosta de papear
  23. 23. Estilo de Comunicação – Sensitivo Como Identifica-lo Comunicação oral ou escrita • Dá preferência a notas pessoais sobre outras formas • Conversar pessoalmente ou por telefone ao invés de escrever. • Tende à maior efetividade na comunicação oral do que na escrita • Usa a inflexão para transmitir interesse, entusiasmo e impacto.
  24. 24. Estilo de Comunicação – Sensitivo Como Identifica-lo Apresentação pessoal • Veste-se de acordo com o seu humor ao invés de atender às expectativas externas  Aprecia roupa colorida e informal Escritório • Personalizar seu meio, informalizando e dando toques domésticos • Gosta de antiguidades, cores quentes, grandes plantas naturais, lembretes e instantaneos, ao invés de fotos de família • Bagunça “organizada” • Mesa grande, espalhada, bagunçada.
  25. 25. Estilo de Comunicação – Sensitivo Como Agir • Sentimentos de cooperação ao invés de competição • Dê tempo para estabelecer um relacionamento • Pergunte sobre a família, hobbies, etc... • Observe frustrações e insatisfações antes de tomar ação conjunta • Casual, informal • Escute o que ele tem a dizer • Não são interessados em opções: querem certezas, garantias e soluções específicas • Evite debates lógicos dos fatos: encoraje opiniões pessoais.
  26. 26. Estilo de Comunicação – Sensitivo Motivações e Recompensas Motivações • Aprecia:  Atenção pessoal  Ser útil às pessoas • Gosta de escutar e falar sobre sentimentos Recompensas • Elogiar os bons esforços  Dar oportunidade de ajudar  Permitir atividades criativas e de expressão  Compartilhar a parte pessoal de suas reações
  27. 27. Intuitivo (IDEA)
  28. 28. Estilo de Comunicação - Intuitivo Características • Pensador, rápido e profundo • Questiona a si e aos outros • Parece as vezes saber das coisas antes dos outros. • Ressente-se de ser cerceado ou ser solicitado a operar de forma bem definida • Aprecia criar estrutura própria a partir do caos • Corta caminho através do pensamento tradicional e se permite descobrir novas direções e situações lucrativas. • Preocupa-se com o quadro global • Pode ser impaciente com aqueles que pedem detalhes • Pode se preocupar mais com o desenvolvimento de idéias do que coloca-las em prática
  29. 29. Estilo de Comunicação – Intuitivo Sob Tensão • Pode ser visto como alienado ou excessivamente intelectualizado • Algumas vezes, é descompromissado e pouco prático • É mais preocupado com o desenvolvimento e defesa de idéias, do que traduzi-las em formas palpáveis ou adaptá-las às sugestões de outros • Evita detalhes tediosos ou ninharias
  30. 30. Estilo de Comunicação – Intuitivo Aplicação das Características Negativamente Positivamente Irrealistico Original Muito avançado Imaginativo Fantasioso Criativo Disperso Abrangente Divergente Carismático Distante Idealista Dogmático Intelectualmente tenaz Teórico Ideológico Intuitivo (IDEA)
  31. 31. Estilo de Comunicação – Intuitivo Como Identifica-lo Ao telefone • Usa muitas palavras, mas é um pouco alienado • Impessoal • Sai pela tangente • Não se preocupa com o tempo, seu ou dele
  32. 32. Estilo de Comunicação – Intuitivo Como Identifica-lo Comunicação oral ou escrita • Cartas e memos orientados para idéias, prolixos, técnicos, frequentemente complexos • Conversações frequentemente erráticas passando de longo silêncio para papo professoral
  33. 33. Estilo de Comunicação – Intuitivo Como Identifica-lo Apresentação pessoal • Imprevisível, tipo professor ausente, voltado mais para ideias do que imagens, gênero descuidado Escritório • Imaginação na seleção do mobiliário new-wave • aqueles que trabalham em ocupações e profissões que requerem pensa • Lembram mini tanques de pensamento: mesas redondas de conferência, blocos de inspiração nas paredes, periódicos fora de assunto • Citações sobre trabalho idealístico, sobre serviços comunitários, ecologia e outros
  34. 34. Estilo de Comunicação – Intuitivo Como Agir • Pergunte suas opiniões e idéias • Explore idéias • Evite arguí-los, gostam de vencer • Identifique detalhes importantes • Eles mudam de idéia: portanto consiga acordo nos pontos específicos • Dê-lhes o máximo de crédito pelas idéias desenvolvidas.
  35. 35. Estilo de Comunicação – Intuitivo Motivações e Recompensas Motivações • Aprecia  Responder a desafios intelectuais  Pensar sobre metas e realizações importantes • Necessita tempo e espaço para respirar Recompensas • Valorize sua criatividade • Dar-lhe tempo para pensar • Designar seus próprios objetivos e metas • Colocá-lo com pessoas que valorizem suas habilidades • Reservar tempo para trocar ideias e assuntos de seu interesse
  36. 36. Produtor (ACTION)
  37. 37. Estilo de Comunicação – Produtor Características • Executor, avança criativamente, parece mover montanhas. • Empolga-se em trabalhar em vários projetos e tarefas ao mesmo tempo • Inacreditável habilidade em cumprir tarefas • Assume compromissos apenas após ter certeza de poder cumprí- los. • Tem que estar apto a entender e relacionar uma ação proposta com sua própria experiência ou terá dificuldades para dar continuidade • Aprende melhor fazendo, ao invés de fazê-lo por análise teórica ou conceitual • Diretivo e decisivo • Descarrega suas ansiedades através da ação • Organizado, pragmático e conduz incisivamente • Impõe altos padrões para si mesmo e para os outros
  38. 38. Estilo de Comunicação – Produtor Sob Tensão • Pouco paciente (age impulsivamente, busca resultados a curto prazo, perdendo a visão de longo prazo) • Reage, com excesso a opiniões que refreiam ação e movimento • Tendência a passar como um trator sobre os sentimentos alheios • Considera lealdade o grau com que os outros concordam ou colaboram com ele • Pode demonstrar visão de fora
  39. 39. Estilo de Comunicação – Produtor Aplicação das Características Negativamente Positivamente Visão a curto prazo pragmático Preocupado com status, auto-envolvido Assertivo, Direcionado Age antes, pensa depois Voltado para resultados Não confia em terceiros objetivo - opina baseado no que vê Arrogante, dominador Competitivo, confidente Produtor (ACTION)
  40. 40. Estilo de Comunicação – Produtor Como Identifica-lo Ao telephone • Súbito, vai logo ao ponto e espera o mesmo dos outros • Ininterrupto • Necessita controlar a conversação
  41. 41. Estilo de Comunicação – Produtor Como Identifica-lo Comunicação oral ou escrita • Lamenta ter que escrever • Breve, algumas vezes descuidado nas notas que solta • Comunicação escrita é uma ação orientada, urgente • Atende a diversos telefonemas ao mesmo tempo
  42. 42. Estilo de Comunicação – Produtor Como Identifica-lo Apresentação pessoal • Roupa informal, simples e funcional • Estar bem vestido, mas não extravagante Escritório • Atmosfera de desordem e trabalho • As agendas, se existem, demonstram ação: troféus de caça, de tênis, peixes empalhados, gravuras de corridas • A mesa de trabalho é uma confusão. Muito trabalho para limpa-la • Extremamente orientado para ação para se preocupar com imagem, a não ser que tenha um estilo suporte do intuitivo
  43. 43. Estilo de Comunicação – Produtor Como Agir • Seja específico • Seja orientado para a ação em direção ao que você pretende fazer e quer que ele faça • Evite debates teóricos • Mantenha relacionamento profissional • Apoie ou desaprove as idéias e não as pessoas • Influencie através de opções de consequencias ponderáveis • Não decida por eles • Não perca tempo • Eles agem rapidamente: esteja preparado para isto
  44. 44. Estilo de Comunicação – Produtor Motivações e Recompensas Motivações • Aprecia agir • Aprecia o papel de liderança • Gosta de iniciar novos projetos Recompensas • Permitir atividades após a conclusão de trabalho em silêncio. • Elogiar a conclusão de empreendimentos bem sucedidos. • Permitir oportunidades do exercício de sua liderança. • Atribuir responsabilidades específicas e ativas.
  45. 45. CONCLUSÃO
  46. 46. Conclusão – Estilo Comportamental  Analítico: evita riscos, segue normas e formalidades, evita controvérsias, age de modo metódico e analítico, evita mudanças, age lentamente com indecisão, documenta tudo.  Intuitivo: assume riscos, compartilha idéias, gosta de inovação e desenvolvimento, dá orientação e fala muito, cria clima positivo, informal e aberto, age de modo intuitivo, é expressivo.  Produtor: é dominador e autoritário, demonstra egocentrismo, é pretensioso, soluciona problemas, é competitivo e quer levar a fama, busca reconhecimento, é empreendedor.  Sensitivo : é amistoso e leal, faz confidências, é envolvente e informal, gosta de entretenimento, evita conflitos e é empático, aprecia a intimidade, oferece apoio e auxílio.
  47. 47. Conclusão Saber o que fazer e o que não fazer em relação aos diferentes estilos comportamentais é uma clara vantagem competitiva
  48. 48. Conclusão Ações em Relação aos outros ANALÍTICO PRODUTOR INTUITIVOSENSITIVO Menos comunicação, frio, independente Comunicativo, afável, abordável Competitivo Competitivo Autoridade, Apóia Princípios e Raciocínio Comportamento e Consistência Apóia Conclusões E Ações Interação, Apóia Sentimentos e Relações Validação Social Apóia sonhos e Intenções
  49. 49. Conclusão Dicas O que fazer O que não Fazer Analítico  Atue com organização  Demonstre profundo Conhecimento  Informe com precisão detalhada  Siga sequências Lógicas  Não demosntre improvisação  Não faça associações vagas  Não perca a sequência do assunto  Não pressione por decisões rápidas Intuitivo  Dedique tempo para os contatos  Enfatize pontos inovadores  Faça uma síntese global  Valorize as idéias do interlocutor  Não valoriza os detalhes  Não apresse por conclusões  Não se alongue ao falar  Não insita em cumprir roteiros Produtor  Apresenta soluções  Enfático e Praticabilidade  Indique os resultados acima de tudo  Reconheça as realizações  Não discorde frontalmente  Não entre em detalhes  Não force qualquer informalidade  Não interrompa o interlocutor Sensitivo  Esteja fisicamente próximo  Harmonize o relacionamento  Indentificar afinidades pessoais  Mencione que outros aprovam  Não inicie sem um “quebra gelo”  Não lembre de nomes e datas  Não ouvir interessadamente  Não seja frio e impessoal
  50. 50. Obrigado

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