makalah-apotek

MANAJEMEN APOTEK
APOTEK NAWI SEJAHTERA

Nama:

Bayyinah 108102000026

Dwi Nur Astria 108102000003

Kelas:

Farmasi VII A

Pembimbing:

Ibu Putri, S.Si, Apt

FAKULTAS KEDOKTERAN dan ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

DESEMBER 2011

I. PLANNING

Rencana di buat agar organisasi dapat mengarahkan dana dan sumber daya yang ada
untuk mencapai suatu tujuan dan dapat di gunakan sebagai alat untuk memonitor semua
kegiatan yang terjadi didalam suatu organisasi.
Apotek NAWI SEJAHTERA didirikan pada tanggal 1 November 2011 berdasarkan PP
No.25 Tahun 1980, apotek dapat diusahakan oleh:
a. Lembaga atau intansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat atau di
daerah.
b. Perusahaan milik Negara yang di tujukan oleh Negara.
c. Apoteker yang telah mengucapkan sumpah dan telah memperoleh izin kerja dari
Mentri Kesehatan.
Apotek NAWI SEJAHTERA terletak diJalan Permata Kuning No. 18AYogyakarta.
Diharapkan pendirian apotek akan berjalan dengan baik serta dapat memberikan pelayanan
kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang
sehat dan sejahtera. Apotek NAWISEJAHTERAakan dikelola oleh Ibu Dwi Nur Astria, S.Far,
Apt selaku Apoteker Pengelola Apotek dan Ibu Bayyinah, S.Far, Apt, selaku Pemilik Sarana
Apotek di Apotek NAWI SEJAHTERA ini.

Visi dan Misi
Visi
Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang bermutu,
berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi konsumen dan karyawan.
Misi
1. Menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian lainnya yang
bermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat.
2. Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah, informatif
dengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara professional.

Maksud dan Tujuan
Apotek Nawi Sejahtera didirikan untuk memberikan pelayanan kefarmasian
kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan
sejahtera. Tujuan pendiarian apotek Nawi Sejahtera adalah :
1|Page

1. Sebagai tempat pengabdian profesi apoteker.
2. Melayani kebutuhan obat, bahan obat, alat kesehatan serta perbekalan farmasi
lainnya sesuai dengan kebutuhan masyrakat dengan berorientasi
kepadakepentingan dan kepuasan pasien sebagai implementasi kompetensi
profesi farmasis.
3. Memberikan dan menyediakan informasi, edukasi dan konsultasi kesehatan
kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat
tentang kesehatan, khususnya obat dan cara pengobatan yang tepat.

Lokasi
Pencarian lokasi apotek yang strategis sangat menentukan keberhasilan
apotek dan erat hubungannya dengan aspek pasar yang dilakukan dengan :
- Survey lokasi
 denah lokasi

- Menghubungi kelurahan untuk mendapatkan informasi mengenai penduduk
antara lain :

2|Page

 Kepadatan penduduk
Apotek Nawi Sejahtera berada didaerah dengan kepadatan penduduk
yang tinggi, dekat dengan kawasan perkantoran, sentra Bank swasta,
hotel, pertokoan, dan perumahan penduduk.
 Tingkat social dan ekonomi
Tingkat pendidikan masyarakat relative tinggi mengingat letak apotek
Nawi Sejahtera yang berada di lingkungan perkantoran, pusat
perbelanjaan, kampus, dan sekolah. Dengan demikian, tingkat kesadaran
masyarakat akan pentingnya keselamatan cukup baik. Keadaan ekonomi
secara relative cukup baik.
- Pencatatan pelayanan kesehatan dalam batas radius 1-2 km :
1) Rumah Sakit Bethesda
2) Rumah Sakit Panti Rapih
3) Rumah Sakit Dr. Sardjito
4) Rumah Sakit di DKT Kota Baru
5) Rumah Sakit Bersalin Pura Raharja Kota Baru
6) Klinik Husada Kota Baru

- Jumlah pesaing
Jumlah apotek sebagai pesaing adalah 3yaitu : Wilujeng, Medistra, Kencana.
Akan tetapi dengan melihat lokasi yang sangat strategis maka diharapkan apotek
dapat bersaing dengan apotek lainnya.
- Keamanan
Lingkungan apotek Nawi Sejahtera relative aman dan dekat dengan pos polisi
dan kantor polisi.
- Keterjangkauan
Lokasi apotek sangat mudah dijangkau karena terletak dipinggir jalan, bisa
dijangkau dengan berbagai kendaraan umum.Apotek ini juga memiliki area parker
yang cukup luas.

3|Page

Peluang/Prospek Pemasaran
A. Kekuatan/Strength
Yang menjadi kekuatan kompetitif apotek baru yang akan didirikan adalah
sebagai berikut :
1. Apotek dengan konsep layanan patient oriented yang berbasis layanan
kefarmasian pharmaceutical care.
2. Letak/lokasi apotek berada di Jl.Jendral Sudirman yang ramai dilalui arus
kendaraan dan mudah dijangkau dari segala arah.
3. Petugas apotek yang handal dan loyal, terdiri dari tenaga yang sudah
berpengalaman dan tenaga-tenaga muda yang penuh semangat dan kreatif.
4. Apoteker yang selalu standby diapotek, siap memberikan layanan dan
konsultasi seputar obat.
B. Kelemahan/Weakness
1. Merupakan apotek baru, belum dikenal oleh masyarakat, dan belum
mempunyai langganan yang loyal.
2. Merupakan apotek swasta yang berdiri sendiri dan bukan suatu apotek
jaringan atau warlaba.
3. Lokasi terletak dipertigaan lampu lalu lintas sehingga aksesnya sulit walaupun
banyak dilewati oleh kendaraan.
Untuk menutupi kelemahan tersebut maka :
1. Nama apotek harus dibuat besar begitu juga dengan tulisan pada papan
nama tersebut dengan neon box, tanda/marka apotek ditepi jalan
2. Disediakan parker yang luas dan gratis.
C. Peluang/Opportunity
1. Potensi daerah
a. Jumlah penduduk, terutama daerah terban dan kota baru ( sekitar lokasi
apotek), cukup padat, sehingga menjadi sumber pelanggan apotek
potensial.
b. Penduduk dengan latar belakang social yang beragam, sangat
memungkinkan untuk menjadi pelanggan. Masyarakat golongan ini
mempunyai daya beli lebih tinggi, karena itu apotek harus dikonsep

4|Page

sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi keinginan pelanggan seperti
mereka.
c. Pendidikan dengan tingkat pendidikan yang cukup tinggi. Golongan
masyarakat ini lebih kritis, lebih bisa menerima pikiran logis, dan
mungkin.
2. Karena merupakan pusat perkantoran bank dan hotel, dapat dilakukan
kerjasama. Dalam penyediaan obat bagi karyawan dengan menerapkan
system “jemput bola” atau layanan antar jemput resep atau pembelian obat
lainnya.
D. Ancaman/Threaths
Ancaman terutama dating dari competitor/pesaing yaitu apotek lain yang berada
disekitar lokasi
1. Apotek wilujeng
Berada dilokasi yang banyak dikunjungi orang ( pom bensin ), tempat parkir
sempit.
2. Apotek medistra
Lokasi strategis, terdapat praktek dokter, ada konseling obat, tempat parkir
sempit, kelengkapan obat kurang.
3. Apotek kencana
Lokasi strategis, ada konseling obat, obat yang tersedia kurang lengkap, lokasi
apotek yang sempit dan kurang nyaman.

Sumber Daya Manusia / Tenaga Kerja
Dalam menyelesaikan tugasnya Apotek NAWI SEJAHTERA tidak lepas dari
kinerja para karyawan yang terlibat di dalamnya. Jumlah karyawan yang bekerja di
Apotek Sehat ada 7 orang jumlah tersebut meliputi:
- Apoteker Pengelola Apotek
- Asisten Apoteker : 4 orang
- Tenaga administrasi / obat bebas : 1 orang
- Kasir : 1 orang
- Pembantu umum : 1 orang

5|Page

Masing-masing tenaga kerja mempunyai tugas, tanggung jawab dan
wewenang sesuai dengan peranannya di dalam apotek.

Studi Kelayakan
I. Bayyinah, S.Far, Apt.sebagai PemilikSarana Apotek mempunyai modal sebesar
Rp. 360.000.000
II. Dwi Nur Astria, S.Far, Apt sebagai Apoteker Pengelola Apotek

1. Modal
a. Modal tetap
- Perlengkapan penunjang(Mebeler, kulkas, TV, AC) Rp. 30.000.000;
- Perlengkapan apotek Rp. 20.000.000;
- Biaya perizinan Rp. 2.000.000;
- Kendaraan Rp. 7.000.000;
b. Modal Operasional Rp. 121.000.000;
Cadangan modal Rp. 20.000.000; +
Total Modal Rp. 200.000.000;
2. Rencana anggaran pendapatan dan belanja tahun ke-1
a. Biaya rutin bulanan
1). Tenaga kerja
- Apoteker (1 orang) Rp. 3.500.000;
- Asisten Apoteker (4 orang) @ Rp. 1.200.000 Rp. 4.800.000;
- Tenaga administrasi / penjualan bebas & Kasir (2 orang) Rp. 1.600.000;
- Pembantu umum Rp. 300.000; +
Rp. 10.200.000;

2). Biaya lain-lain
- Administrasi Rp. 500.000;
- Listrik, telepon, wireless Rp.1.500.000;
- Lain-lain Rp. 500.000; +
Rp.2.500.000;

6|Page

b. Biaya rutin tahun ke-1
1). Biaya bulanan 12 x Rp. 12.700.000; Rp. 152.400.000;
2). Tunjangan hari raya (1 bulan gaji) Rp. 10.200.000; +
Rp. 162.600.000;
3. Proyeksi Pendapatan
a. Pendapatan tahun ke-1
Pada tahun pertama dipromosikan resep masuk 15 lembar / hari dengan
harga rata-rata perlembar diperkirakan Rp. 75.000; dengan demikian
akan diperoleh pendapatan pada tahun pertama sebagai berikut :
- Penjualan resep tahun I (Keuntungan 35%)

(15 lembar x26 hari x12 bulan)xRp.75.000; Rp. 468.000.000;
- Penjualan bebas (Keuntungan 25%)

26 hari x12 bulan xRp. 350.000; Rp. 109.200.000;
- Penjualan lain (OWA) (Keuntungan 35%)

26 hari x12 bulan xRp. 100.000; Rp. 31.200.000;+
Total Rp. 608.400.000;

b. Pengeluaran tahun ke-1

- Pembelian obat resep
65% x Rp. 351.000.000 Rp. 304.200.000
- Pembelian obat bebas
75% x Rp. 109.200.000 Rp. 81.900.000
- Pembelian OWA
65% x Rp. 31.200.000 Rp. 20.280.000
- Pengeluaran rutin tahun ke-1 Rp. 162.600.000 +
JUMLAHRp. 568.980.000

7|Page

c. Perkiraan laba rugi tahun ke I
Pendapatan tahun I Rp. 608.400.000;
Pengeluaran tahun I Rp. 568.980.000; -
Laba sebelum pajak Rp. 39.420.000;
Pajak pendapatan (10%) Rp.3.942.000; -
Laba netto Rp.35.478.000;

Perhitungan batas laba / rugi (BEP) tahun I

1. Pay Back Periode

Pay back periode =

=

= 5,6 tahun ( 5 tahun 6 bulan )
2. Return of Investement (ROI)

ROI =

=

= 17,74%
3. Break Event Point (BEP) (laba obat-obatan 35%)

BEP =

= 600.000

= Rp. 490.898.372,4/tahun
4. Presentase BEP

% BEP =

=

= 80,49%
5. Kapasitas BEP

8|Page

Kapasitas BEP = presentase BEP x (jumlah lembar resep per tahun)
= 80,49% x (20 lembar x 26 hari x 12 bulan)
= 5022 lembar/tahun atau 418 lembar/bulan atau 14 resep/hari

Alat dan Perbekalan Farmasi yang diperlukan
1. Bangunan, terdiri dari :
a. Luas bangunan 50m2
b. Ruang tunggu 16m2
c. Ruang peracikan & penyerahan obat 16m2
d. Ruang administrasi & kamar kerja apoteker 12m2
e. Ruang penyimpanan obat
f. Ruang tempat pencucian alat 7m2
g. W.C 2m2
h. Dinding terbuat dari beton
i. Langit-langit terbuat dari plafon
j. Atap terbuat dari genteng
k. Lantai terbuat dari ubin

9|Page

*Denah Bangunan

10 | P a g e

2. Kelengkapan bangunan apotek
a. Sumber air PAM
b. Penerangan dari PLN
c. Alat pemadam kebakaran ada 2 ukuran 9lb & 2lb
d. Jendela ada 2 buah & ventilasi ada 2
e. Sanitasi ada saluran pembuangan air limbah
f. Papan nama (panjang 60cm ; lebar 40cm) dengan tulisan hitam diatas dasar
putih, tinggi huruf 5cm, tebal 5mm. Papan nama memuat : nama apotik,
nama A.P.A , nomor SIA, alamat apotik, nomor telepon
g. Billboard nama apotek
h. 1 buah TV layar datar 32 inch
i. 1 jaringan Telepon
j. 2 buah kipas angin
k. Wireless

3. Perlengkapan kerja
a. Alat pengolahan / peracikan :
- Gelas ukur 10ml, 100ml, 250ml @ 1 buah
- Labu erlenmeyer 100ml, 250ml, 1 liter @1 buah
- Gelas piala 100ml, 500ml, 1 liter @ 1 buah
- Panci pengukur 1 liter 1 buah
- Corong 5cm, 10cm, 15cm @ 1 buah
- Timbangan miligram dgn anak timbanganl 1 set
- Timbangan gram dgn anak timbanganl 1 set
- Termometer 1000C 1 buah
- Mortir dgn garis tengah 5-10cm; dan 10-15cm @ 1 buah
- Spatel logam, tanduk, plastik, dan porselen @ 1 buah
- Cawan penguap porselen dgn garis tengah 5-15cm 1 buah
- Batang pengaduk 2 buah
- Pemanas air 1 buah
- Rak tempat pengering alat
- Kapas / tissu dan alcohol untuk membersihkan

11 | P a g e

- Kain untuk membersihkan kapsul
- Sendok untuk mengambil serbuk
- Sudip untuk membersihkan sekaligus mengeluarkan serbuk dari
dalam mortir.

b. Wadah
- Botol (10-50 ml 50 buah ; 50ml-1liter 50 buah: >1 liter 10buah)
- Pot
- Kapsul ; besar, sedang dan kecil
- Kertas perkamen
- Klip dan kantong plastic
- Etiket (biru dan putih)

c. Tempat penyimpanan
- Lemari / rak obat untuk penyimpanan obat
- Lemari narkotika
- Lemari psikotropika
- Lemari bahan berbahaya
- Kulkas 2 buah

4. Perlengkapan Administrasi
a. Blangko pesanan obat
b. Blangko kartu stok obat
c. Blangko salinan resep
d. Blangko faktur dan blangko nota penjualan
e. Buku pembelian
f. Buku penerimaan
g. Buku penjualan
h. Buku pengiriman
i. Buku pembukuan keuangan
j. Kwitansi
k. Buku pencatatan narkotika dan psikotropika

12 | P a g e

l. Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika
m. Form laporan obat narkotika
n. Form laporan obat psikotropika
o. Buku pencatatan penyerahan racun
p. Alat-alat tulis dan kertas

5. Kelengkapan buku pedoman
a. Buku standar yang wajib :
- Farmakope Indonesia edisi III dan IV
- Kumpulan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan
apotik
b. Buku lainnya :
- ISO volume 46
- MIMS tahun 2010/2011
- IONI
- DOI (Data Obat di Indonesia)
- Farmakologi dan terapi

Strategi dan Inovasi
Dalam rangka mengembangkan usaha perapotekan ini diperlukan strategi
inovasi khusus, sehingga nantinya diharapkan mampu mempertahankan eksistensi
dan mampu memajukan apotek NAWI SEJAHTERAdengan membuka cabang-cabang
baru di daerah lain. Adapun strategi yang ditempuh antara lain :
1. Display ala minimarket, ada flow sebagai alur pasien dari saat kedatangan
hingga keluar meninggalkan apotek.
2. Menyediakan jasa konseling secara gratis oleh APA.
3. Menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan oleh pasien. Jika obat yang
dibutuhkan pasien tidak ada maka berusaha mengambil di apotek lain,
diusahakan agar pasien pulang mendapat obat yang diperlukan tanpa copie
resep.

13 | P a g e

4. Monitoring pasien. Monitoring dilakukan terhadap pasien via telepon,
terutama untuk pasien dengan penyakit kronis. Hal ini dilakukan untuk
mengontrol keadaan pasien dan meningkatkan kepercayaan pasien terhadap
apotek.
5. Fasilitas yang menarik. Ruang tunggu dibuat senyaman mungkin dengan
fasilitas Kipas angin, TV, wireless, tempat duduk yang nyaman, majalah
kesehatan, Koran dan tabloid serta tempat parkir yang luas.
6. Menerima pelayanan resep dengan sistem antar jemput (dengan catatan
masih dalam Jalan Permata Kuning)
7. Memberikan bantuan rakyat bagi masyrakat yang kurang mampu dalam
bentuk subsidi obat serta bekerjasama dengan kelurahan setempat
8. Sistem manajemen pelayanan customer:Bisa diakses secara online di
http://nawi_sejahtera.com
9. Pemesanan obat by phone, fax, sms, internet (Yahoo Messenger, Black berry
Messenger) dan semua jaringan lainnya memungkinkan untuk meraih
customer dengan baik dan bisa dijangkau oleh semua kalangan pembeli obat
dengan resep atau penjualan bebas yang memberi kesan interaktif dengan
customer
10. Member get Member diberikan diskon special untuk member
11. Penjualan langsung dilayani oleh Asisten Apoteker berpengalaman.
12. Racikan per resep = 15 menit, gratis teh botol untuk kelebihannya.

Kebijakan / Police
Merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu
mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). Salah satu
kebijakan di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu dalam penetapan harga yang
menggunakan Price base on competition (PB on competition.)
PB on Competition melandaskan pada besarnya tingkat persaingan.Dimana
penetration pricediharapkan menjadi langkah terbaik untuk ditempuh. Penetration
price merupakan penerapan harga awal yang lumayan rendah untuk meraih pangsa
pasar yang luas menjangkau semua kalangan guna membangun image bisnis apotek
pada konsumen.Kekurangannya yaitu PSA harus siap untuk menerima pendapatan

14 | P a g e

atas margin yang menipis terlebih dahulu, namun sebagai kompensasinya ia akan
mendapatkan market share yang luas dan image.

Aturan-aturan / SOP

Alur orang

Keterangan
1 : pasien masuk ke apotek
2 : pasien menyerahkan resep
3 : pasien menunggu diruang tunggu
4 : pasien membayar resep dan kembali menunggu
5 : pasien mengambil resep
5b : pasien berkonsultasi dengan apoteker
6 : pasien meninggalkan apotek
Catatan pasien :
1 : Pasien yang membeli OTC baik OWA (bukan racikan), sekaligus pemberian
informasi dan pengarsipan.

15 | P a g e

4 : pasien membayar dan menerima obat
6 : pasien meninggalkan apotek

A. SOP Pelayanan OTC
1. Pasien datang
2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa
yang dibutuhkan
3. Tanyakan lebih dahulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien,
kemudian bantu pasien untuk mendapatkan obat yang tepat
4. Menghitung harga minta persetujuan terhadap nominal harga
5. Bila harga sudah terjadi persetujuan, ambilkan obat yang diminta pasien
sesuai dengan permintaan meliputi : nama obat dan jumlah obat
6. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat
meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara
penggunaan obat dan efek samping obat yang diperlukan pengatasan
pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan.

B. SOP Pelayanan OWA
1. Pasien datang
2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat yang
dibutuhkan
3. Tanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya
4. Tanyakan pada pasien apakah sebelumnya pernah menggunakan obat
tertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah)
5. Bila pasien telah menggunakan obat sebelumnya dan hasilnya tidak
memuaskan maka pilihkan obat lain yang sesuai dengan kondisi pasien,
begitu juga untuk pasien yang sama sekali belum pernah minum obat
6. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga
7. Setelah pasien setuju dengan harga obat, ambilkan obat diatas
meliputi : dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara
penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin

16 | P a g e

timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama
terhadap efek samping yang ditimbulkan
9. Catat nama pasien, alamat, dan no telepon pasien
10. Buat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien data
record

C. SOP Pelayanan Resep
1. Menerima resep pasien
2. Lakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmaceutical dan klinik
3. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga
4. Pasien diberi no antrian
5. Tulis no. struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan print out
6. Cocokan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out
7. Siapkan obat sesuai dengan resep
8. Jika obat racikan maka patuhi SOP meracik
9. Buat etiket dan cocokkan dengan resep
10. Teliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinan
resep dan kuitansi ( jika diminta oleh pasien )
meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara
penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah
penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek
samping yang ditimbulkan
12. Catat nama pasien, alamat dan no telepon
13. Buat catatan khusus tentang pasien

D. SOP Meracik Obat
1. Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik
2. Buatlah instruksi meracik meliputi : no resep, nama pasien, jumlah dan cara
mencampur
3. Siapkan etiket dan wadah obat sertakan bersama obat dan instruksinya
untuk diracik

17 | P a g e

4. Cucilah tangan bila perlu gunakan sarung tangan, masker
5. Siapkan bat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya
6. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka persiapkan lebih dahulu
7. Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah hati-hati
8. Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya
9. Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan dberi etiket, kemudian
serahkan pada petugas lain untuk diperiksa dan diserahkan
10. Bersihkan peralatan dan meja racik
11. Cucilah tangan sampai bersih

E. SOP Menimbang
1. Bersihkan timbangan
2. Pastikan timbangan dalam keadaan on dan dalam keadaan 0
3. Ambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep,
4. Timbang bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep,
5. Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama yang tertera
pada botol persediaan bahan
6. Cek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudian
dikembalikan ketempatnya

F. SOP Konseling OTC
1. Menanyakan keluhan pasien dan mengapa menggunakan obat tersebut
dan sudah berapa lama pasien mengalami keluhan tersebut
2. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat
tersebut
3. Apabila obat yang diminta sesuai dengan kondisi pasien dan memberikan
efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan
4. Apabila obat yang diminta tidak sesuai dengan kondisi pasien maka pasien
dipilihkan obat yang tepat untuk kondisinya

18 | P a g e

5. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut, bila
ada yang kurang atau salah maka farmasi wajib membenarkan dan
melengkapinya
G. SOP Konseling OWA
1. Menanyakan keluhan pasien sehingga pasien menggunakan obat tersebut
dan sudah berapa lama pasien mengalami gejala tersebut
2. Cocokkan kondisi pasien dengan obat yang diminta, bila obat kurang sesuai
untuk pasien maka rekomendasikan obat yang tepat untuk pasien
3. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut
meliputi dosis, frekuensi, durasi dan cara penggunaan; bila yang kurang
atau salah maka farmasis wajib membenarkan dan melengkapinya
4. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat
tersebut
5. Apabila obat yang diminta sesuia dengan kondisi pasien dan memberikan
efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan
6. Apabila kondisi pasien tidak membaik atau semakin memburuk maka
sebaiknya dirujuk kedokter
7. Informasikan kepada pasien bahwa pasien diperbolehkan konsultasi
dengan apoteker untuk berdiskusi tentang terapi yang dijalani

H. SOP Konseling resep
1. Obat diserahkan pada pasien sekaligus dicocokkan dengan data pasien
2. Mencocokkan obat dengan kondisi pasien dengan cara menanyakan pada
pasien tentang keluhan yang dialaminya
3. Memberitahu pada pasien tentang obat yang diberikan dan tujuan
penggunaan obat tersebut
4. Memberikan informasi pada pasien tentang aturan penggunaan obat (
dosis, frekuensi, durasi, cara penggunaan)
5. Menanyakan kembali tentang semua informasi yang telah disampaikan
untuk memastikan bahwa pasien telah paham dan mengerti tentang aturan
penggunaan obat

19 | P a g e

6. Memberitahukan pada pasien tentang ESO obat yang mungkin terjasi dan
cara penanganan yang mungkin bisa dilakukan oleh pasien terhadap efek
samping yang terjadi
7. Menyarankan pasien untuk pergi kedokter bila dirasa ESO cukup berat dan
mengganggu
8. Informasikan pada pasien tentang hal apa saja yang perlu dihindari atau
yang perlu dilakukan untuk menunjang keberhasilan riset
9. Catat nama pasien dan no telp pasein,
10. Buat catatan khusus tentang pasien sebagai.

I. SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang
1. Saat barang datang dari PBF,
2. Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya ( kecocokan
tentang nama barang, bentuk, jumlah sediaan, no batch, dan tanggal ED )
3. Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak),
4. Faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapi
dengan no SIK/SIA/NIP serta dibubuhi stempel apotek
5. Faktur diambi 1 lambar untuk arsip apotek,
6. Serahkan faktur kapada bagian adsministrasi untuk diedit di komputer,
7. Cocokkan harga yang sudah ada di computer dengan harga yang ter-
tera pada faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak,
8. Tandatangani faktur yang telah diedit di komputer,
9. Hargai barang-barang/obat bebas dan letakkan sesuai dengan
spesifikasinya. Untuk obat keras langsung disimpan dalam almari sesuai
dengan efek farmakologinya atau berdasarkan abjad
10. Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing merupakan rencana
yang dipilih dari beberapa alternative, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

20 | P a g e

II. ORGANIZING

Proses ini meliputi :

 Pembagian dan pengelompokan aktivitas yang sama dan seimbang kepada setiap
karyawan.
 Pemilihan orang yang tepat dalam setiap bidang, dan disesuaikan pada pengalaman
sifat dan pendidikannya.
 Pelimpahan wewenang dan tanggung jawabdikoordinasikan sebagai aktivitas
hubungan dan tanggung jawab semua.
 JOB REQUIREMENT
Pengertian job requirement adalah penjelasan terkait persyaratan yang harus
dipenuhi oleh pemangku jabatan dalam struktur organisasi apotek agar dapat menjalankan
pekerjaannya sesuai target. Beberapa hal yang dibicarakan dalam Job Requirement adalah:
- Persyaratan mutlak jabatan
- Pendidikan
- Pengalaman kerja
- Kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada pemangku jabatan untuk dapat
memenuhi tanggung jawab dan melakukan pekerjaan dengan baik.
Komponen ini hanya untuk melihat kesesuaian antara pekerjaan dengan orang yang
akan menjalankannya, belum menggambarkan kemampuan orang tersebut dalam
melakukan pekerjaan.
 JOB ROLES
Job roles memiliki arti sebuah penjelasan mengenai tujuan jabatan dalam struktur
organisasi apotek tersebut diciptakan, apa yang menjadi konstribusi spesifik sebuah jabatan,
bagaimana dampaknya jika jabatan tersebut ditiadakan dan mengapa jabatan tersebut
dibutuhkan. Mengambarkan posisi di dalam organisasi, ruang lingkup pekerjaan, tanggung
jawab, aktivitas, keterhubungan aktivitas bisnis apotek, tantangan dan informasi lain yang
terkait dengan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut.

21 | P a g e

Struktur Organisasi

Pemilik Sarana
Apotek (PSA)

APA
(Apoteker)

Fungsi Keuangan
Fungsi Pembelian Fungsi Gudang Fungsi Penjualan Fungsi
(kasir) Pembantu Umum
( AA ) ( AA ) ( AA ) Pembukuan

Asisten Apoteker
/ Juru resep

1. Pemilik Sarana Apotek (PSA)
 Fungsi dan tugas:
 Membuat visi dan misi bersama APA
 Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama APA
 Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi
kegiatan diapotek bersama APA
 Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi
kegiatan diapotek bersama APA
 Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program
kerja pada setiap fungsi kegiatan diapotek bersama APA
 Wewenang dan tanggung jawab:
 Menerima laporan seluruh kegiatan di apotek dari APA
 Memberi gaji seluruh karyawan di apotek
 Memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi
 Memberhentikan karyawan
2. Apoteker Pengelola Apotek (APA)
 Kualifikasi
 Minimal pendidikan Apoteker
 IPK minimal 3,00

22 | P a g e

 Berpengalaman di bidangnya minimal 3 tahun
 Pria/Wanita Usia minimal 25 tahun
 Mempunyai kemampuan leadership yang baik
 English active
 Dapat bekerja tim work
 Disiplin & bertanggung jawab
 Berkelakuan baik
 Fungsi dan tugas :
 Membuat visi dan misi bersama PSA
 Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama PSA
 Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi
kegiatan diapotek bersama PSA
 Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi
kegiatan diapotek bersama PSA
 Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program
kerja pada setiap fungsi kegiatan diapotek bersama PSA
 Memberika KIE pada pelanggan apotek
 Wewenang dan tanggung jawab :
 Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan
 Menentukan sistim atau peraturan yang akan digunakan
 Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja
 Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh dan melaporkan
seluruh kegiatan kepada PSA
3. Asisten Apoteker
I. Fungsi pembelian
 Tugas dan Fungsi
 Mendata kebutuhan barang
 Membuat kebutuhan pareto barang
 Mendata pemasok (supplier)
 Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang
dibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari APA
 Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier

23 | P a g e

 Wewenang dan tanggung jawab
 Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan
masa pembayaran dengan supplier
 Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli
 Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang
II. Fungsi Gudang
 Tugas dan fungsi
 Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang
 Menata, merawat dan menjaga keamanan barang
 Bertanggung jawab keamanan barang
 Menerima dan mengeluarkan barang
 Menata dan menjaga keamanan barang
 Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusak
digudang
III. Fungsi Penjualan / Pelayanan
 Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan
 Menjaga kenyamanan ruang tunggu
 Melayani konsumen dengan ramah dan santun
 Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
 Membina hubungan baik dengan pelanggan
 Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya
 Memberikan intensif kepada pelanggan sesuai dengan matriks
wewenangnya
 Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang
yang terdapat difungsi penjualan
 Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan
fasilitas konsumen lainnya
 Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
 Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

24 | P a g e

IV. Fungsi Keuangan / Kasir
 Membuat rencana aliran kas ( cash flow ) bulanan dan tahunan
 Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya
sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA
 Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan,
kerusakan uang dan surat berharga lainnya
 Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
 Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan
pengeluaran uang dan surat berharga lainnya
 Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya
 Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi
V. Fungsi Pembukuan
 Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan
laporan dengan benar dan tepat waktu
 Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen
apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan
 Mengawasi pelaksanaan sistim yang telah ditetapkan pada
setiap kegiatan yang ada diapotek
 Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian,
penyimpanana (barang,uang) dan penjualan
 Mengawasi pelaksanaan sistim pada seluruh kegiatan
 Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan
penyajian laporan hasil kegiatan apotek
 Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan
dokumen
VI. Pembantu Umum
 Menjamin kebersihan di seluruh lingkungan kerja apotek

25 | P a g e

 Mengelola sampah apotek dengan penuh tanggungjawab
 Membantu AA dalam pengadaan dan penyiapan obat
Bertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek dan melaksanak
an tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.

Kegiatan
1) Pengadaan barang
Pengadaan obat di ApotekNAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian pembelian
di bawah pengawasan APA dan PSA. Semua barang yang ada di apotek NAWI
SEJAHTERA dicatat oleh bagian gudang. Macam – macam barang yang sudah habis
atau yang tinggal sedikit ditulis dalam buku Defekta dan dipapan. Kemudian
dipindahkan ke dalam surat pesanan yang dibuat dalam rangkap dua, satu
diserahkan untuk arsip/disimpan. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepada
apotek dengan disertai faktur pembelian. Pengadaan barang ini didasarkan atas
kecepatan peredaran / penjualan.
Pengadaan obat apotek bertujuan agar tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan apotik dengan mutu yang terjamin
serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan.Pengadaan obat di apotek
dilakukan dengan metode pembelian langsung ke distributor atau Pedagang Besar
Farmasi (PBF).Selanjutnya pengadaan obat dilakukan oleh apoteker atau bagian
khusus pembelian apotek yang berkoordinasi dengan bagian keuangan apotik dan
PSA.Pengadaan obat harus menerapkan prinsip transparan, akuntabel, efisien dan
efektif.Dalam pengadaan penting juga memilih distributor obat.Distributor obat yang
dipilih hendaknya memiliki rekam jejak yang baik dalam dunia farmasi dan
usaha.Hubungan apotek dengan distributor obat sangat penting sekali dalam
menjaga kontinuitas ketersediaan obat di apotek.
Apotek NAWI SEJAHTERA mengadakan perencanaan kebutuhan obat dengan
menerapkan pola metode kombinasi yaitu metode konsumsi dan metode
morbiditas. Metode konsumsi yang didasarkan pada kebutuhan pasien akan obat,
yaitu kebutuhan obat bulan lalu atau obat – obat yang sering diresepkan oleh
dokter.Sedangkan metode morbiditas dilakukan untuk mengantisipasi sehingga tidak

26 | P a g e

terjadi kekosongan obat dan kebutuhan pasien dapat terpenuhi karena adanya pola
penyakit pada bulan-bulan tertentu, seperti pada bulan Januari sampai Februari yang
merupakan musim hujan, sehingga pada bulan tersebut pasien banyak menderita
penyakit influenza, batuk, demam, penyakit kulit, masuk angin dan sebagainya.
Perencanaan akan diawali dengan pemilihan obat yang merujuk kepada
Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN). Di Apotek ini, perencanaan dengan metode
konsumsi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan analisa baik secara VEN
maupun ABC.
Di Apotik NAWI SEJAHTERA, pengadaan tidak dilakukan setiap bulan atau
setiap tahun, namun disesuaikan dengan kondisi stok barang. Jika stok obat sudah
mulai berkurang maka akan dilakukan perencanaan. Biasanya perencanaan yang
diikuti dengan pengadaan dilakukan maksimal 3 kali dalam sebulan baik melalui PBF
( untuk cito dapat langsung menelfon pihak PBF ), kredit 30 hari, atau menunggu
salesman.
Untuk beberapa jenis obat yang bahan aktifnya memiliki masa kadaluarsa
relative pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya sehingga harus dihindari
pengadaan dalam jumlah yang besar.

1. Kerjasama dengan PBF
Menurut keputusan Mentri Kesehatan RI nomor: 1191/MENKES /IX/2002.
Tentang perubahan mentri kesehatan nomer : 918/MENKES/PER/X/1993 tentang
Pedagang Besar Farmasi adalah badan hukum perseorangan terbatas atau koperasi
yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi
dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Fungsi PBF adalah kepanjangan tangan dari pabrik farmasi (principal) untuk
mendistribusikan segala produk farmasi ke seluruh daerah yang telah diliputnya
(coverage). Alasan untuk bertransaksi dengan suatu PBF, yaitu :
 Produk yang dimiliki PBF
 Tanggapan PBF dan pelayanannya
 Citra & reputasi PBF
 Sikap & kemampuan salesman PBF
 Pengiriman

27 | P a g e

 Pelayanan salesman
 Sifat & penampilan salesman
 Jaminan PBF atas produk yang dijual
 Kemudahan bertransaksi dengan PBF
 Diskon & bonus
 Informasi & lokasi PBF dengan apotek
 Hubungan jangka panjang yang telah terjalin
 Faktor harga& pembayaran
 Komisi &entertainment
 Batas nilai pemesanan (credit limit)
 Masalah return (pengembalian) produk

Kualifikasi PBF:
a. Berbentuk badan hukum, perseroan terbatas,Koperasi, Perusahaan nasional,
maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah
memperoleh izin usaha industrial Farmasi di Indonesia dengan perusahaan
nasional. Izin diberikan oleh Mentri Kesehatan RI.
b. Memiliki nomor wajib pajak ( NPWP)
c. Memiliki Apoteker penanggung jawab
d. Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundang-
undangan di bidang farmasi.
e. Pedagang besar farmasi / Pedagang Besar farmasi cabang wajib mengadakan,
menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi yang memenuhi syarat
mutu.Obat-obatan mempunyai sertifikat keaslian dari pabrik, dan untuk alkes
mempunyai sertifikat analisis.
f. PBF wajib melaksanakan pengadaan obat, bahan baku obat dan alkes dari
sumber yang sah.
g. Bangunan atau sarana memadai untuk melaksanakan pengadaan , pengelolaan,
penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi.

28 | P a g e

Awal dari pengadaan dimulai dengan membuat SP ( Surat Permintaan ) yaitu
lembar yang berisi permintaan bulan berikutnya ditandatangani oleh apoteker
penanggung jawab Apotek. SP ini kemudian akan diberikan ke PBF.
Adapun tahapan-tahapan pemesanan barang di Apotek NAWI SEJAHTERA
Kota Yogyakarta, meliputi :
1. Pembuatan surat permintaan ( SP ) oleh pihak Apotek NAWI SEJAHTERA
2. Diserahkan ke ApotekerPengelola Apotek yaitu Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Apt
kemudian mendiskusikannya dengan PSA yaitu Ibu Bayyinah, S.Far, Apt
3. Apabila SP tersebut disetujui kemudian diserahkan ke PBF.Kemudian PBF akan
mengirimkan barang sesuai dengan permintaan, disertai dengan faktur.
Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat akibat delay time dan
peningkatan permintaan atau kelebihan kebutuhan obat dari pasien, perencanaan
permintaan akan dilebihkan 10 % dari permintaan pokok untuk menghindari jika ada
kelebihan dalam kebutuhan obat pasien.
Untuk obat-obat narkotika, menggunakan surat pesanan khusus Narkotika
dan hanya dipesan kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh apoteker
pengelola apotek. Setiap surat pesanan narkotika hanya berlaku untuk 1 item obat,
sedangkan untuk obat psikotropika menggunakan surat pesanan biasa dan
pemesanannya boleh dilakukan oleh PBF yang menyediakan obat tersebut.

2) Penerimaan dan penyimpanan barang
Penerimaan suatu rangkaian kegiatan pada penerimaan obat dari pemasok
kepada Apotek dalam rangka memenuhi permintaan obat dari yang bersangkutan. Di
Apotik Motilango, penerimaan barang dilakukan oleh petugas yang
bertanggungjawab. Penerimaan obat di apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh
bagian pembelian dan gudang. Untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima
sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan maka
sebelum menerima barang, pihak apotek akan memeriksa barang yang datang
apakah sesuai dengan permintaan.Pemeriksaan yang dilakukan meliputi :
Organoleptis barang / wujud luarnya (barang yang diterima dalam keadaan baik).
Kesesuaian barang dengan faktur.
Jenis dan jumlah barang.

29 | P a g e

Harga satuan dan harga total.
Masa pembayaran atau jatuh tempo
Tanggal kadaluarsa dan no Batch.
Kemudian bagi penerima menyerahkan semua barang harus sesuai dengan isi
dokumen dan ditandatangani oleh petugas penerima serta harus diketahui oleh
pimpinan. Apabila tidak memenuhi persyaratan maka petugas dapat mengajukan
keberatan dan bila terdapat kekurangan dalam penerimaan obat maka wajib
menuliskan yang kurang dalam setiap penambahan obat – obatan dicetak dan
dibukukan pada buku penerimaan obat kartu stok.
Penyimpanan obat apotik bertujuan untuk menjamin agar mutu obat yang
akan digunakan oleh pasien tidak berubah sesuai ketika diproduksi. Mutu obat bisa
dilihat dari khasiat dan keamanannya.Tempat penyimpanan obat diapotik
disesuaikan dengan volume obat apotik, jika obatnya sedikit maka cukup disimpan di
rak atau lemari obat atau etalase, tetapi jika obatnya cukup banyak maka apotik
perlu membuat gudang khusus.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan
gudang adalah sebagai berikut :
a. Kemudahan bergerak
Gudang menggunakan sistem satu lantai, tidak menggunakan sekat-sekat karena akan
membatasi pengaturan ruangan. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran
perbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistem arus garis lurus.
b. Sirkulasi udara yang baik
Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi.
Gudang penyimpanan tidak terdapat AC, namum terdapat dua pintu kaca yang lebar
dan ventilasi sehingga mengefektifkan sirkulasi dan penyinaran.
c. Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi
udara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet:
 Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir
 Peningkatan efisiensi penanganan stok
 Dapat menampung sediaan farmasi lebih banyak.
 Pallet lebih murah dari pada rak.
30 | P a g e

d. Kondisi penyimpanan khusus
 Narkotika dan bahan berbahaya disimpan di lemari khusus pintu 2 dan selalu
terkunci.
 Sediaan supositoria, insulin, dan vaksin disimpan dalam lemari pendingin.
 Obat-obat golongan kemoterapautika disimpan tersendiri pada lemari pendingin.
Ketika penyimpanan obat juga kita harus bisa menghindari atau mencegah
hal-hal yang bisa menyebabkan kerusakan obat, misalnya lembab, cahaya matahari,
suhu yang fluktuatif, serangga dan lain-lain.

Penyusunan stok perbekalan farmasi di Apotek NAWI SEJAHTERA
Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah
sebagai berikut :
1. Dengan menerapkan prinsip FEFO (First Exp First Out) dimana barang yang waktu
kadaluarsanya lebih cepat maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan
terlebih dahulu, dan menerapkan prinsip FIFO (First In First Out) yaitu barang yang
pertama diterima maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih
dahulu. Prinsip ini bertujuan agar apotik bisa meminimalisir kerugian akibat
menyimpan obat rusak karena penyimpanan atau kadaluarsa.
2. Meletakkan sediaan dalam rak depan tanpa di susun sehingga terlihat lebih luas
dan mudah untuk diambil.
3. Untuk cairan misalnya Ringer Laktat, Glukosa, Natrium Klorida dan sebagainya di
simpan di gudang penyimpanan dan disusun tidak lebih dari 8 dos. Untuk
mempermudah pengambilan cairan, maka petugas mengambil 3 atau 4 dos dan
diletakkan di samping ruang peracikan.
4. Memisahkan sediaan farmasi berdasarkan jenis baik untuk sediaan oral (obat
tablet, syrup), topical, injeksi, inhaler, antibiotic dan sediaan lainnya, obat juga
harus dibedakan penyimpanannya antara generik dan paten.
5. Dilakukan rotasi stok agar perbekalan terasebut tidak selalu berada dibelakang
sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.
Selain penyimpanan sediaan farmasi, resep-resep yang masuk di Apotek juga
disimpan berdasarkan peraturan yang berlaku. Sebelum resep disimpan, maka obat-

31 | P a g e

obat dalam resep akan dimasukkan ke dalam daftar yang kemudian akan diserahkan
pada pihak yang bersangkutan misalnya PT.ASKES.
Setelah itu resep akan disimpan dalam gudang penyimpanan yang disusun
berdasarkan tanggal resep diterima. Sedangkan untuk resep narkotika akan
dipisahkan dari resep – resep umum dan disusun tersendiri. Jika telah 3 tahun
penyimpanan maka resep akan dimusnahkan dengan cara dibakar.

3) Distribusi barang
Distribusi obat merupakan kegiatan penyaluran obat kepada pasien atau
sarana kesehatan tertentu yang membutuhkan.Distribusi obat diapotik bisa disebut
juga pemberian pelayanan obat kepada pelanggan baik menggunakan resep maupun
tanpa resep.Distribusi obat dari apotik harus menyesuaikan dengan peraturan
perundangan yang telah ada baik. Idealnya obat-obatan yang harus didistribusi
dengan resep maka apotik harus melakukannya juga, misal obat-obatan golongan
narkotika psikotropika, obat-obat keras/yang berlogo merah (kecuali OWA/Obat
Wajib apotik). Proses distribusi obat diapotik juga sebaiknya menerapkan petunjuk
teknis yang tertuang dalam prosedur tetap. Hal ini bertujuan agar proses distribusi
berjalan baik, cepat dan tepat. Pendistribusian barang juga dapat dilakukan dengan
kerjasama dengan pihak lain di sekitar apotek, seperti:
- Dokter praktek
- Puskesmas
- Rumah Sakit
- RSIA
- Poliklinik

Dalam kegiatan distribusi obat termasuk didalamnya yaitu:

Penjualan Obat
Apotek NAWI SEJAHTERA melayani penjualan obat baik obat bebas, bebas
terbatas maupun OWA (Obat Wajib Apotik).Berdasarkan Surat Keputusan Mentri
Kesehatan NO.280/1980 pasal 24 yang menyatakan bahwa harga obat dengan jasa
apotek ditekan serendah mungkin berdasarkan struktur harga yang ditetapkan oleh
Mentri Kesehatan.

32 | P a g e

Struktur harga yang ditetapkan oleh Gabungan Pengusaha farmasi (GPF) dan
disetujui oleh pemerintah yaitu harga eceran tertinggi kepada konsumen yang tidak
boleh dicampuri oleh pedagang eceran.Harga jual apotek dibedakan atas obat
generic dan obat generic bermerek yang dijual umum :
Harga Jual untuk Obat Generik di Apotek Motilango :
HJ = HO X 1,1 P X 1,2 L

Harga jual Obat Generik Bermerek di Apotek Motilango :
HJ = HO X 1,1 P X 1,175 L
Dimana :

HJ = Harga Jual
HO = Harga Obat
P = Pajak
L = Laba

4) Pelayanan di apotek

Jam kerja di apotekNAWI SEJAHTERA yaitu pukul 10.00 – 22.00.

Tahapan pelayanan resep di apotek
 TAHAP 1
Resep diserahkan kepada asisten apoteker bagian pelayanan. Resep akan diperiksa
kelengkapannya yang meliputi nama dokter, alamat dan nomor ijin praktek dokter,
tempat dan tanggal resep di tulis, tanda R pada bagian kiri untuk tiap obat, nama
obat, jenis sediaan obat (puyer, kapsul, tablet, syrup, injeksi, infuse atau salep),
jumlah obat, aturan pakai obat. keterangan lain yang dibutuhkan seperti iter, prn
atau cito (bahasa latin), nama pasien,alamat pasien, umur pasien, berat badan
pasien serta tanda tangan atau paraf dokter.
 TAHAP 2
Kemudian resep ini akan dilihat cara penggunaan obatnya, dosis, frekuensi
pemakaian, jangka waktu penggunaan, ketepatan indikasi, adanya kontra indikasi,
kemungkinan efek samping yang timbul, adanya polifarmasi, interaksi obat, dan hal-
hal lain yang perlu agar obat yang di peroleh pasien aman dan berkhasiat. Apabila

33 | P a g e

apoteker menganggap dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang
tidak tepat maka harus diberitahukan kepada dokter penulis resep.Bila karena
pertimbangannya dokter tetap pada pendiriannya maka dokter wajib membubuhkan
tanda tangan atas resep.
 TAHAP 3
Setelah itu asisten apoteker bagian pelayananakanmenyerahkan kepada kasir agar
dihitung berapa total harga obat resep tersebut, dan menanyakan kepada pasien
apakah setuju untuk menebus resep tersebut seluruh atau tidak. Apabila ada pasien
yang tidak mampu menebus obat dalam resep maka apoteker wajib berkomunikasi
dengan dokter untuk pemilihan obat alternatif. Kemudian lakukan pembayaran
terlebih dahulu sebelum lanjut ke langkah pelayanan resep berikutnya.
 TAHAP 4
adalah peracikan obat oleh juru resep. Secara harfiah peracikan obat merupakan
kegiatan menyiapkan, mencampur, mengemas dan memberi etiket pada
wadah.Langkah awal peracikan obat yaitu persiapan meliputi perhitungan dosis dan
jumlah obat yang diracik.Setelah itu dilakukan pencampuran obat dan dilakukan
pengemasan kembali.Terakhir dilakukan penulisan etiket obat. Peracikan obat
selesai dan dilakukan pengecekan ulang resep oleh apoteker meliputi pencocokan
antara etiket dan resep (nama pasien, tanggal, aturan pakai dan cara pemakaian
obat) serta pencocokan jumlah obat.
 TAHAP 5
asisten apoteker bagian pelayanan menyerahkan obat kepada pasien. Penyerahan
obat kepada pasien harus disertai dengan pemberian informasi dan konseling
meliputi indikasi, aturan pakai, lama pemakaian obat, cara pemakaian obat, efek
samping yang mungkin timbul dan informasi lain yang diperlukan pasien, khususnya
untuk penderita beberapa penyakit tertentu. Apoteker wajib memberikan informasi
ini. Jika ada obat yang kosong pada apotik tempat menebus resep tersebut maka
harus dibuatkan salinan/copi resep oleh apoteker dan ditandatangani oleh apoteker
yang bersangkutan. Salinan/Copi resep ini dapat ditebus di apotik lain.

34 | P a g e

Pelayanan obat tanpa resep
 Pelayanan obat tanpa resep merupakan salah satu pelayanan yang penting di apotek
sehubungan dengan perkembangan pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada
asuhan kefarmasian dan aspek bisnis apotik terkait dengan kepuasan pelanggan.
Dilakukan kepada pelanggan apotik yang ingin melakukan pengobatan sendiri atau
swamedikasi. Swamedikasi dilakukan tanpa perlu periksa ke dokter, klinik, rumah
sakit atau sejenisnya untuk mendapatkan resep dokter. Faktor penting dalam
swamedikasi ini adalah pelanggan/pembeli mengemukakan keluhan atau gejala
penyakit, kemudian apoteker menginterpretasikan penyakitnya dan memilihkan
alternatif obatnya atau menyarankan ke pelayanan kesehatan lain.
 Obat-obatan apotik yang dapat di beli tanpa resep meliputi obat wajib apotek
(OWA), obat bebas terbatas (OBT) dan obat bebas (OB).
 Obat Wajib Apotek
Merupakan obat keras yang dapat diserahkan Apoteker kepada pesien di
apotek tanpa resep dokter. terdiri dari obat kelas terapi oral kontrasepsi (pil
KB), obat saluran cerna (obat maag), obat mulut serta tenggorokan, obat
saluran nafas (obat asma), obat yang mempengaruhi sistem neuromuskular,
anti parasit dan obat kulit topikal.
 Obat Bebas Terbatas Bertanda Biru (W)
Obat bebas terbatas adalah obat keras yang dapat diberikan kepada pasien
tanpa resep dokter dengan pengarahan dalam bungkus aslinya dan diberi
tanda peringatan. Pada kemasannya diberikan tanda bulatan warna biru.
Contohnya : obat batuk dan flu
 Obat Bebas
Obat bebas adalah obat yang dapat diberikan atau dapat dibeli secara bebas
dan tidak membahayakan bagi pemakai. Pada kemasannya diberi tanda
bulatan warna hijau. Contohnya : obat – obat multivitamin.

Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi ( KIE )
Pelayanan KIE merupakan pelayanan dalam memberikan komunikasi,
informasi serta edukasi kepada pasien berupa cara pemakaian, indikasi serta efek
samping obat yang telah digunakan pasien secara baik.

35 | P a g e

Berikut Cara Pemakaian / Aturan Pakai :
 Obat per oral, dalam meminum obat sebaiknya diminum dengan air putih, teh
maupun buah – buahan lainnya yang bisa membantu dalam meminumnya. Contoh
: buah pisang
 Obat golongan antasida merupakan tablet kunyah yang cara pemakaiannya
dikunyah terlebih dahulu sebelum / sesudah makan.
 Obat golongan tetrasiclin sebaiknya tidak diminum dengan susu karena akan
membentuk khelat (komplek)
 Obat salep cara pemakaiannya dengan cara mengoleskan obat berkali – kali pada
tempat yang sakit.
 Suppositoria cara pemakaiannya dengan memasukkan lewat vagina maupun anus
rectal. Suppositoria disini sebaiknya disimpan dalam keadaan sejuk dan dingin,
karena Suppositoria akan meleleh serta mencair pada suhu panas (suhu tubuh).
 Obat tetes, cara pemakaiannya diteteskan kedalam mulut ataupun diteteskan ke
selaput mata biasanya sehari 2 – 3 tetes.
 Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam cara pemakaian / aturan pakai antara
lain :
1. 3 x sehari 1 tablet
2. 2 x sehari 1 tablet
3. 3 x sehari ½ tablet
4. 1 x sehari 1 tablet , dll.
Waktu pemakaian : pagi, siang dan sore / malam.

Adanya makanan dalam lambung akan memperlambat transit obat di
lambung. Oleh karena itu apabila menghendaki obat tersebut cepat terserap dan
bekerja secara maksimal, maka sebaiknya obat tersebut diminum pada saat lambung
dalam keadaan kosong (1- 1/2 jam sebelum makan) tetapi hal tersebut hanya dalam
kasus – kasus tertentu.

SERVICE & CARE
 Opening
Saat pelanggan ada di hapadan langsung lakukan : salam, perkenalkan
identitas, dan pernyataan siap untuk memberikan pelayanan.

36 | P a g e

 Probing
Penggalian masalah pasien agar didapatkan fakta sebanyak mungkin tidak
sebagai interogator layaknya penyidik melakukan penyidikan perkara.Pasien dibuat
merasa nyaman, dan merasakan kehadiran staf apotek sebagai relasi untuk berbagi
masalah.
 Handling Objection

Buat skala prioritas, masalah apa saja yang mampu untuk ditangani saat ini,
memerlukan solusi jangka panjang dan masalah mana saja yang tidak mampu
diselesaikan oleh staf apotek namun memerlukan pihak lain untuk
menyelesaikannya. Penggunaan tutur kata sehalus mungkin bila masalah itu
menyangkut kondisi jiwa, fisik, maupun mental pasien. Untuk menghindari pasien
demotivasi, maka selayaknya tutur kata yang digunakan menunjukkan sebuah spirit,
motivasi dan optimisme bahwa semua akan berjalan baik – baik saja.
 Closing
Dalam tahap akhir ini, diberikan informasi terhadap pilihan – pilhan yang
diambil, baik segi pasitif dan negatifnya.Bila perlu diberikan pertimbangan –
pertimbangan yang rasional kenapa disarankan untuk mengambil keputusan “A”
daripada “B”, namun jangan sampai memaksakan pelanggan / pasien.

5) Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaki
perbekalan farmasi yang keluar dan masuk dilingkungan Apotik. Untuk sistem
pencatatan di Apotek NAWI SEJAHTERA ini dilakukan pencatatan dikartu stok dan
dengan menggunakan system komputerisasi.Untuk pencatatan dikartu stok khusus
untuk obat-obat narkotik dan psikotropika.
Sistem pelaporan di apotek ini dilakukan setiap bulan yang dibuat oleh Asisten
apoteker bagian pembukuan dibantu oleh kasir yang akan dilaporkan kepada APA dan
PSA. Laporan yang biasa dibuat adalah laporan keuangan serta laporan narkotik dan
psikotropik.

37 | P a g e

III. ACTUATING/ PERGERAKAN

Kemampuan dalam memberikan dorongan atau motivasi kepada bawahan sehingga
mereka dengan baik demi tercapainya organisasi, meliputi pengambilan inisiatif, membuat
keputusan, memotivasi karyawan, berkomunikasi, pembinaan karyawan.

Melakukan training kepada staf & pengelola apotek
Training merupakan solusi agar para staf dan pegelola apotek mampu menjalin dan
mengembangkan hubungan tersebut.Untuk masalah training selain bisa dilakukan oleh
internal bisnis apotek, mengirimkan mereka pada even training eksternal juga
diperlukan.Jika memang dibutuhkan, sesekali waktu bisa pula mengundang praktisi untuk
memberikan suplemen skill& knowledge terkait bisnis apotek.Training juga merupakan
ajang sharing knowledge antar praktisi dan staf serta pengelola apotek.

Meningkatkan citra bisnis apotek & mendidik customer
Dengan bekerjasama dengan pihak lain disekitar apotek, seperti dokter, RSIA, dll.
Dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan bersama, seperti:

 Pendidikan sehat bersama diabetes dan Pelatihan penyuntikan insulin, terkait
dokter Sp.PD

 Manajemen darah tinggi (hipertensi) & layanan tensi, terkait dokter Sp.PD

 Gigi sehat anak dengan pihak dokter gigi

 Makanan bergizi untuk ibu hamil dengan pihak RSIA

Bonus gaji untuk yang berprestasi
kompensasi gaji dapat dibentuk melalui 2 elemen berikut :
1. Finansial (transaksional)
Kompensasi gaji finansial terbagi menjadi 2 bagian, yaitu :
 Kompensasi yang didasarkan atas kinerja, misal : Gaji Pokok, Bonus.
 Kompensasi yang tidak didasarkan atas kinerja, misal : Hak cuti karyawan.
2. Non Finansial (relasional)
Kompensasi gaji non finansial, terdiri atas 4 bagian, yaitu :

38 | P a g e

 Pengakuan dan status, misal :Karyawan yang berpendidikan strata sarjana akan
mendapatkan gaji yang berbeda dengan strata diploma.
 Kesempatan belajar, misal : adanya kesempatan training eksternal bagi karyawan
yang berprestasi

39 | P a g e

IV. CONTROLLING

Sistem pengendalian adalah cara-cara untuk mengawasi pelaksanaan tugas,
wewenang dan tanggung jawab suatu fungsi kegiatan. Pengawasan oleh pimpinan ini
bertujuan untuk :
 Mendorong efisiensi dan menghemat biaya-biaya yang dikeluarkan.
 Menjaga aktiva agar tidak digunakan secara boros.
 Menjamin bahwa semua pendapatan diterima dan dipertanggung jawabkan.
Agar suatu Apotek mampu meningkatkan penjualannya, ada beberapa faktor yang
perlu diperhatikan yaitu : 4P (product, price, place, promotion) dan 7M (money, man,
machine, material, methode, market, management). Semua faktor ini saling terkait satu
sama lainnya.Dalam sistim pengendalian terdapat stuktur pengendalian, yaitu penetapan
dan penggunaan sistim sebagai peraturan yang berlaku untuk mengoperasionalkan suatu
fungsi kegiatan. Struktur sistim yang terdiri dari fungsi-fungsi sebagai pusat pertanggung
jawaban, antara lain:
1) Fungsi Pembelian
2) Fungsi Gudang
3) Fungsi Pelayanan dan penjualan
4) Fungsi Keuangan
5) Fungsi Pembukuan
Struktur Sistim

Sistim prosedur
operasional

Sistim Sistim Sistim Sistim
Sistim Gudang
Pembelian Pelayanan Keuangan Pembukuan

Sarana Pengendalian adalah peralatan yang ditetapkan dan digunakan dalam
mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan sistim operasional pada suatu fungsi kegiatan
di apotek. Sarana pengawasan dan pengendalian sistim operasional trdiri dari:
1) Standar Prosedur Operasional
Standar sistim prosedur operasional (SPO) adalah tata cara menjalankan suatu
fungsi kegiatan, misalnya:

40 | P a g e

Standar Pelayanan OTC
Standar Pelayanan OWA
Standar Pelayanan Resep
Standar Meracik Obat
Standar Menimbang
Standar Konseling OTC
Standar Konseling OWA
Standar konseling Resep
Standar Penerimaan dan Penyimpanan Barang
2) Standar Format Dokumen
Standar format dokumen adalah bentuk dokumen pencatatan dan pelaporan
yang sah yang digunakan oleh setiap fungsi dalam menjalankan kegiatannya.
Contoh bentuk-bentuk format dokumen pada fungsi pembelian, antara lain:
Defecta
Surat Pesanan
Laporan Pembelian
Kartu Hutang Dagang
Laporan Saldo Hutang

Proses pengendalian adalah pengamatan, pencatatan, dan penilaian
terhadap pelaksanaan suatu ketentuan yang telah ditetapkan. Proses pengendalian
dapat dilakukan baik terhadap pelaksanaan standar prosedur operasional ataupun
terhadap pencapaian sasaran (tujuan) dalam pelaksanaan program kerja pada suatu
fungsi.

41 | P a g e

- Fungsi Pembelian
- Fungsi Gudang
Implementasi SPO - Fungsi Pelayanan
- Fungsi Keuangan
- Fungsi Pembukuan

Jenis Pengendalian

- Fungsi Pembelian
- Fungsi Gudang
Pencapaian sasaran pada
- Fungsi Pelayanan
program kerja
- Fungsi Keuangan
- Fungsi Pembukuan

Evaluasi penggunaan obat di apotek
Evaluasi penggunaan obat merupakan serangkaian prosedur untuk menilai
apakahpenggunaan obat di apotik sudah sesuai dengan tujuan pendirian apotik baik
sisibisnis maupun pelayanan kefarmasian. Faktor penting dalam proses evaluasi ini
adalahpemilihan indikator yang akan digunakan. Beberapa indikator yang bisa
digunakanmeliputi :
 Kesesuaian item obat dengan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)
 Kesesuaian obat dengan pola penyakit
 Tingkat ketersediaan obat
 Prosentase dan nilai obat rusak/kadaluarsa
 Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat
 Prosentase penulisan resep obat generik

Penilaian pada staff apotek
 DATA
Organisasi bisnis apotek yang sehat dalam menilai kinerja staf apoteknya
tentu tidak akan bersifat subyektif. Penilaian kinerja staf apotek harus didasarkan
atas informasi yang lengkap dan akurat.Kelengkapan & akurasi informasi tersebut
harus mampu mengakomodasi jenis penialian kinerja staf apotek yang dibidik.Data
adalah sumber untuk mendapatkan sebuah informasi. Data dapat dimaknai sebagai
sekumpulan fakta yang terkumpul sebagaimana adanya, dapat berbentuk angka,
kata – kata, maupun citra (model). Jika data dapat diterjemahkan demikian, maka

42 | P a g e

sebuah data sebenarnya adalah raw material (bahan mentah yang belum diolah).
Agar data tersebut dapat bermakna, maka data (baik yang berwujud angka, kata –
kata, citra / model) harus diolah terlebih dahulu. Data yang telah diolah menjadi
sesuatu yang bermakna ini dinamakan informasi.
 INFORMASI
Informasi yang baik tentu akan memberikan sebuah pemahaman atas suatu
fakta yang telah terjadi. Informasi adalah data yang telah distrukturkan dengan
menggunakan suatu metode tertentu, sesuai dengan kepentingannya untuk
mendapatkan sebuah pembelajaran atas suatu fakta. Dengan demikian, suatu
informasi yang salah bisa disebabkan karena data yang disajikan memang salah.
Ketidakmengertian seseorang atas perbedaan data dan informasi inilah yang sering
menyebabkan suatu penilaian bersifat subyektif.
No Data Informasi Penilaian Kinerja
1. Penjualan Penjualan per bulan Peningkatan / penurunan sales
2. Absensi Alpa per total hari kerja Disiplin / tidak teratur
3. Resep Jumlah resep per dr. Nilai produktivitas resep

Adanya informasi mampu merepresentasikan sebuah penilaian kinerja staf
atas bisnis apotek yang dijalankan. Setelah adanya penilaian kinerja ini, PSA akan
lebih mudah melakukan evaluasi atas realitas bisnis apotek yang telah berjalan.
Tentunya untuk melakukan sebuah perbaikan di tempo yang akan datang.

Audit dan Inspeksi
Audit adalah suatu penilaian sistematis untuk menentukan apakah aktivitas
dan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan pengaturan yang telah
direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai
untuk mencapai kebijakan dan tujuan organisasi.Sedangkan inspeksi adalah suatu
kegiatan penilaian terhadap suatu produk, apakah produk itu baik atau rusak
ataupun untuk penentuan apakah suatu lot dapat diterima atau tidak berdasarkan
metode & standar yang sudah ditentukan. Audit dan Inspeksi di Apotek NAWI
SEJAHTERA yang dilakukan oleh balai POM Kota Yogyakarta dilakukan 3 bulan sekali,

43 | P a g e

untuk memeriksa beberapa produk obat, terutama obat narkotik dan psikotropik
mengenai penyimpanan, penerimaan dan pengeluaran obat narkotika dan
psikotropika. Selain itu dilakukan pemeriksaan terhadap obat-obat expired date
apakah ada yang terjual atau mengenai pemusnahannya.

44 | P a g e

makalah-apotek

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (20)

Semelhante a makalah-apotek

Semelhante a makalah-apotek (20)

makalah-apotek