1. PMI Tour Cono Sur Mendoza Sábado, 7 de Noviembre de 2009

2. Equipos Virtuales Roberto Toledo, MBA, PMP Alpha Consultoría México

3. Objetivo Presentar experiencias, herramientas y propuestas para la correcta integración y administración de un Equipo Virtual de Proyectos Buena parte de las experiencias presentadas aquí, están tomadas del proyecto SUMA Amadeus en el que hemos colaborado con Mexicana de Aviación

4. Agenda Equipos Factores Importantes en cualquier equipo Los Equipos Virtuales Las 10 claves para tener éxito con un Equipo Virtual

5. ¿Equipo vs. Grupo? Grupo: Conjunto de personas con un objetivo común. En la vida diaria se observan grupos de personas que persiguen un objetivo común pero la consecución del mismo es independiente entre los miembros. Equipo: Conjunto de personas con un objetivo común que constituye un reto para sus integrantes y con interdependencia significativa entre sí. Se observa en conjuntos con alto grado de participación para alcanzar los fines que se han propuesto.

7. El que resuelve los problemas.

8. El que sostiene los resultados en el tiempo.

9. Con oportunidad.

10. Con un alto nivel de aportación individual.

12. En función del objetivo la selección de las personas capacitadas.

13. Seleccionadas las personas la apropiación del objetivo.

14. Apropiado el objetivo la alineación de los valores.

16. ¿Entonces? 10 claves para tener éxito en la dirección de un equipo virtual

17. 1. Construye con mucho cuidado al Equipo Características más importantes de los Equipos Efectivos: Objetivo Común Roles y Responsabilidades bien definidos Herramienta: Matriz de Responsabilidades Haz que tu Equipo sea lo más tangible posible Identidad propia Mantén un alto nivel de entusiasmo y motivación Satisfacción por el logro, tal vez la más importante. Caso Mexicana de Aviación

18. Matriz de Responsabilidades 1.- Responsabilidad Directa 2.- Supervisión 3.- Aprobación Final

19. 2. ¡¡Comunicación, Comunicación!! Aspecto clave en cualquier equipo, pero con mayor razón en un equipo virtual No pierdas ninguna oportunidad para comunicarte con el equipo Recuerda: Objetivo  Valores  Métodos y herramientas El mayor involucramiento debe ser en la etapa de planeación En la etapa de Control debemos centrarnos en un constante seguimiento Herramienta: Plan de Comunicación

20. Plan de Comunicación

21. 3. Uso intensivo de las “Top Five” Portal de Información TeamBuilding y Visibilidad Colaboración Comunicación Reuniones de Trabajo

22. El Portal del Proyecto

23. 4. La gente va primero, la tecnología después Liderazgo efectivo y que delega: Confianza en la gente Participación constante Procesos de comunicación: Retroalimentación Total apertura Solución de conflictos Empatía Escucha activa Buscar resolver (ganar-ganar)

24. 5. Ponle Rostro al Equipo Es importante poner un rostro a las personas con las que interactuamos Siempre que sea posible, una junta de Kick-Off presencial: ¡¡Importantísimo!! Vale la pena el gasto Usa herramientas de videollamadas y videoconferencias siempre que sea posible Nuevamente, la utilización de Facebook como herramienta de colaboración en proyectos

26. Establece reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo

28. 8. Maneja adecuadamente los Husos Horarios Establece juntas en horarios compartidos Para proyectos realmente globales, intercalar horarios para las reuniones Establece un período de “Disponibilidad Total” En momentos críticos del proyecto... WarRoom 7x24

29. WarRoom

30. 9. Crea y Difunde “El Decálogo del Equipo” Reglas de actuación e interacción para todo el equipo Establecerlas es más fácil de lo quesupones Si son creadas por el equipo, mejor Establecerlas desde el principio es mejor Algunos ejemplos: En las reuniones yo esperaría que…. Los reportes de avance deberán enviarse a mas tardar el… Nadie deberá atacar a la persona, solo a las ideas…

31. 10. Insiste en Compartir… Compartir siempre, todala información del proyecto Ataca de inmediato cualquier indicio de reserva en información o celo sobre la propiedad de la misma Toda la información, disponible todo el tiempo a través del portal Herramienta: Microsoft©Sharepoint

32. En resumen…

33. Conclusiones ¡Hay que darles necesariamente un tratamiento diferente! ¡No hay opción! La tendencia esa la utilización cada vez más frecuente de Equipos Virtuales Home Office Las redes sociales y Web 2.0 seguirán cambiando la forma en la que trabajamos en los equipos virtuales “El éxito no consiste en ser el mejor entre los demás, sino en lograr lo mejor de uno mismo.” Anónimo

34. Gracias. ¿¿Preguntas??? Roberto Toledo, MBA, PMP Socio Director de Alpha Consultoría rtoledo@alpha-consultoría.com (52-55) 5553-0353