Les entrepôts de données ou comment rendre les données trouvables accessibles...
Assurer la pérennité de la mémoire organisationnelle
1. par la gestion intégrée des documents d’entreprise terminés et officiels en format papier et technologiques ayant une valeur administrative, juridique ou financière Michel Roberge Conseiller principal en gestion documentaire
13. Authenticité Fiabilité Intégrité Exploitabilité La valeur des documents Mesures pour vérifier qu’ils n’ont pas été modifiés Apposition de signatures électroniques Document authentique Document fiable Document Intègre Document exploitable
15. ISO 15489 Records Management La GID : une fonction de gestion normalisée
16. Lois du Québec Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé Code civil du Québec Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information L’environnement légal et réglementaire Autres lois générales et spécifiques
22. Système pérenne de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner accès , aux personnes accréditées , à toute l’ information pertinente portée par un support qui documente les activités d’une organisation Définition de la GID
37. Le système de GID et les autres systèmes de l’organisation La métaphore du fromage gruyère GID Autre système GID GID GID GID GID Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système
38. Les fonctions du système de GID Documents officiels terminés et approuvés
39.
40. Le système de GID et les fonctions en périphérie Traitement/Mise à jour de documents existants Traitement/Mise à jour de documents existants
41. Les liens entre la création et la mise à jour de documents et le système de GID
42. Les liens entre les autres systèmes informatiques et bases de données et le système de GID : lien de référencement
43. 6 La conception, le développement le déploiement et la maintenance du système de GID
45. La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID La démarche…
46. La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID Le déploiement d’un système de GID La démarche…
47. La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID Le déploiement d’un système de GID La maintenance d’un système de GID La démarche…
56. Les entreprises dépensent environ 20 $ pour classer un document, 120 $ pour trouver un document mal classé et 220 $ pour reproduire un document perdu 7,5 % de tous les documents se perdent alors que 3 % d’entre eux sont mal classés Les professionnels dépensent de 5 à 15 % de leur temps à lire de l’information et jusqu’à 50 % pour la trouver Un document est photocopié en moyenne 19 fois Il y a plus de 4 000 milliards documents en format papier aux USA seulement et leur nombre grimpe de 22 % par année selon Price Waterhouse Coopers En 2007, un employé recevait environ 18 Mo de courriels par jour; en 2011, on estime qu’il en recevra au-delà de 28 Mo par jour En 2008, le coût de l’espace de bureau a augmenté de 19 % selon Office Space Across The World Source : Pam Doyle ’ s - Groupe Fujitsu (2008) Quelques chiffres…
57. 3 à 5 % Documents égarés ou mal classés dans un organisme 150 $ Coût moyen pour retracer un document mal classé 300 $ Coût moyen pour recréer un document égaré 16 % Heures de travail pour la recherche d’information 83,3 Heures heures/an perdues si un employé passe 20 minutes/jour à chercher des documents Source: Étude de l’AIIM Quelques chiffres…
60. Pour en savoir plus... Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents (GID) . – Québec, 2009. – 720 pages. editionsmichelroberge.com
61. Cabinet conseil qui offre des services et des solutions professionnels et techniques de gestion des documents officiels dont la valeur administrative, financière ou juridique est indispensable pour la gouvernance des organisations.