User manual hrm v2.0

Batam e-Government Project

T321E.User Manual(HRM) V2.0

T321. Petunjuk Pengunaan

HRM System
Riwayat Dokumen
Ver.

Konfirmasi

Penulis
POSDATA

Tgl

PM
1.0

Chanho Park

Tgl

PM

Sungho Lee

2.0

BIDA

Catatan

First drawing
30 Jun, 09

Reflect acceptance test result



Petunjuk pemakaian adalah salah satu penyampaian yang menjelaskan bagaimana cara
menggunakan system yang telah dikembangkan oleh POSDATA "BATAM e-Government
System ", sebagai bagian dari "BATAM e-Government Project”. Sistem BATAM eGovernment terdiri dari bermacam-macam system yang termasuk kedalamnya adalah
“Finance/Billing, HRM, Land, Facility, Airport BMS, Seaport BMS, Workers Database,
PACS(Hospital), Portal(Groupware, EDMS), Homepage, e-Kiosk, Web-GIS”. Selanjutnya
petunjuk penggunaan ini akan menjelaskan bagaimana menggunakan sistem “HRM
Untuk menggunakan “HRM” dengan baik, anda harus membaca petunjuk secara
menyeluruh sebelum menggunakan HR sistem.

 Sistem ini akan berfungsi dengan baik apabila menggunakan Sistem Operasi
Windows XP/VISTA dan Internet Explorer 7.0 atau yang lebih tinggi. Untuk Web
Browser yang lain, ada beberapa tampilan yang tidak akan muncul dan
kemungkinan akan terjadi kesalahan yang tidak diharapkan.
 Untuk meningkatkan mutu dan kualitas isi petunjuk penggunaan yang lebih baik, isi
buku petunjuk ini dapat diubah sewaktu-waktu tanpa ada pemberitahuan terlebih
dahulu. Nama institusi, nama unit kerja, dan nama yang digunakan pada gambar
dan teks hanya sebagai contoh dalam buku petunjuk dan bukan sebagai data yang
sebenarnya.
 Bagian apapun dari buku petunjuk ini tidak dapat disalin dalam bentuk apapun
tanpa persetujuan dari POSDATA atau BIDA.



 Baca terlebih dahulu
 Legenda yang digunakan dalam buku petunjuk
Kursor : untuk menekankan

Klik kiri tombol mouse

lokasi menu
Klik ganda tombol kiri mouse

Klik kanan tombol mouse

Mouse Drag & Drop

 Tombol yang digunakan pada grid
Refresh data pada grid

Simpan perubahan data pada
grid

Tambah baris pada grid

Unduh file excel pada grid

Hapus baris yang telah dipilih

Unggah file excel

pada grid

 Bagaimana cara menggunakan Grid
1
2
Baris telah dibuat
Baris akan dihapus setelah disimpan

3
Baris telah di update tetapi belum di simpan

4
5

1) Grid toolbar (daerah yang menempatkan tombol umum dan tombol bisnis)
2) Grid header (daerah yang memperlihatkan judul dari setiap kolom pada grid)
3) Grid content (daerah yang memperlihatkan data pada grid)
4) Grid footer (daerah yang menghitung jumlah dari setiap kolom)



5) Grid paging (daerah pemberian nomor halaman untuk memuat data yang cukup banyak pada
grid)



ISI
T321. PETUNJUK PENGUNAAN.........................................................................................1
ISI...........................................................................................................................................5


T321B.User Manual(HRM) V2.0

Bagian

.1 Mulai
.1.1 Memulai sistem HRM
Jalankan Web Browser

Jalankan Web Browser dengan memilih ‘Start Menu → Internet Explorer'.

-1-

1



Login Sistem

Ketik ‘http://ep.batam.go.id/’ dalam alamat di Web Browser, klik ‘LOGIN’ setelah memasukkan ID dan
Password.

Jalankan sistem HRM

Jalankan sistem HRM dengan memilih tab ‘HRM’ yang terletak di atas halaman utama EP.
-2-



-3-



BAGIAN

2

.2 Criteria Information
.2.1 Pengelolaan Organisasi
.2.1.1 Administrasi

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Halaman ini ditampilkan dengan memilih ‘Criteria Information → Organization Mgt. → Administration’ menu.
Dalam program ini, organisasi di BIDA dikelola dan rincian informasi tentang organisasi dapat dilihat.

-4-



1) Jalankan program dengan memilih ‘Organization Mgt. → Administration’.
2) Klik tombol

untuk melihat sub-department.

3) Temukan unit kerja yang sesuai dan klik.
4) Tombol ini digunakan ketika membuat unit kerja baru di bawah unit kerja yang dipilih. Jika
tombol diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan layar berikut akan muncul. Jika anda
memasukkan informasi dari unit kerja baru yang akan ditambahkan dan klik tombol ‘Simpan’, data
yang telah dimasukkan akan dikirim ke dalam server dan disimpan. Jendela akan tertutup setelah
disimpan, dan unit kerja yang disimpan akan muncul di sebelah kiri layar administrasi.

5) Tombol ini digunakan untuk mencari bagan organisasi yang dipilih dan terdapat pada bagian
paling atas. Jika tombol diklik, jendela pop-up akan terbuka. Mohon lihat ‘2.1.2 Organization chart’
untuk penjelasan lebih lanjut..
6) Untuk melihat informasi dari riwayat unit kerja, pimpinan organisasi, dan pimpinan sub
organisasi.
7) Jika tombol ini diklik setelah mengedit rincian informasi pada bagian yang dipilih, informasi yang
telah diedit akan tersimpan.

-5-



8) ~ 9) Jika memilih pimpinan, jendela pop-up baru akan terbuka dan halaman untuk mencari rincian
informasi dari pimpinan akan terlihat sebagai berikut.

-6-



.2.1.2 Bagan Organisasi

Halaman ini akan terlihat dengan mengklik tombol ‘Organization chart’ pada menu ‘Criteria Information →
Organization Mgt. → Administration’. Dalam program ini, bagan organisasi akan ditampilkan dengan memilih
departemen yang berada di atas dan dijelaskan jika ada pimpinan departemen untuk setiap departemen.

1) Jalankan program dengan mengklik tombol ‘organization chart’ setalah memilih ‘Organization
Mgt. → Administration’.
2) Jika mengklik tautan ‘+’, bagan organisasi termasuk satu level di bawah organisasi ini akan
tampil.
3) Jika mengklik tautan ‘-’, bagan organisasi termasuk satu level di atas organisasi ini akan tampil.

-7-



.2.2 Pengelolaan kode
.2.2.1 Kode pekerjaan

1
2
3
4

5

6

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Job code’. Kode pekerjaan
telah diatur.

1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Job code’.
2) Klik tombol

untuk melihat subordinat nama pekerjaan.

3) Cari pekerjaan yang sesuai dan klik.

-8-



4) Tombol ini digunakan untuk membuat pekerjaan baru dibawah pekerjaan yang dipilih. Jika
tombol ini diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan halaman berikut ini akan tampil. Jika
informasi dari pekerjaan telah ditambahkan pada halaman ini dan kemudian klik tombol ‘Simpan’,
maka informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Jendela akan ditutup
setelah menyimpan dan pada pohon organisasi yang terletak pada sisi kiri halaman kode
pekerjaan dapat terlihat.

5) Jika tombol ini di klik, nama pekerjaan yang telah dimasukkan akan dikosongkan.
6) Jika tombol ini di klik setelah mengedit rincian informasi dari pekerjaan yang dipilih, informasi
akan disimpan.

-9-



.2.2.2 Kode Jurusan

1
2

3
4

5

6

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Major code’. Kode jurusan
telah diatur.

1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Major code’.
2) Klik tombol

untuk melihat subordinat nama jurusan.

3) Cari jurusan yang sesuai dan klik.

- 10 -



4) Tombol ini digunakan untuk membuat jurusan baru dibawah jurusan yang dipilih. Jika tombol ini
diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan halaman berikut ini akan tampil. Jika informasi dari
jurusan telah ditambahkan pada halaman ini dan kemudian klik tombol ‘Simpan’, maka informasi
yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Jendela akan ditutup setelah
menyimpan dan jurusan yang telah ditambahkan pada sisi kiri pohon jurusan akan terlihat.

5) Jika tombol ini di klik, teks yang telah dimasukkan dari nama jurusan akan dikosongkan.
6) Jika tombol ini di klik setelah mengedit rincian informasi dari jurusan yang dipilih, informasi akan
disimpan.

- 11 -



.2.2.3 Kode umum

2
1
3

4

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Common code’. Kode umum
telah diatur.

1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Common code’.
2) Klik tombol

untuk menampilkan ‘Data grup kode’.

3) Pilih satu grup dalam kode grup yang telah ditemukan. Administrator dapat mengubah informasi
dari kode grup.
4) Rincian data kode dari kode grup yang dipilih ditemukan. Administrator dapat menambah, mengubah
dan menghapus kode.

- 12 -



PART

3

.3 HR management
.3.1 Pengelolaan pegawai
.3.1.1 Pegawai baru
Menambah informasi dan profil pribadi dari pegawai baru.

1

2

3

4

5

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Kepegawaian. → Employee → New employee’. Untuk menambah
pegawai baru, dan tidak melalui proses penerimaan pegawai BIDA.
- 13 -



1) Jalankan program dengan memilih ‘Employee → New employee’.
2) Klik ‘Browse’ dan tampilan berikut akan muncul untuk memilih foto pegawai.

3) Jika tombol

diklik, jendela pop-up baru akan terbuka, dan tampilan berikut akan terlihat. Jika

memasukkan  Nama kota dan pilih kota dalam  Combo box pada layer berikut dan kemudian
klik tombol  ‘Search’, ditemukan rincian alamat di dalam kota. Dan jika memilih  satu dari baris
pada rincian alamat, jendela akan tertutup dan alamat secara otomatis akan masuk ke dalam
alamat yang berada di halaman “New employee”.

1

2
3

4

4) Teks yang dimasukkan pada pegawai baru akan dikosongkan.

- 14 -



5) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setalah memasukkan semua informasi, akan tampil pesan sebagai berikut.
Jika mengklik tombol ‘ok’, informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Setelah
menyimpan, formulir baru untuk menambah informasi pribadi (pendidikan formal, dll) akan terbuka. Untuk
bagian ini, mohon lihat ‘Register new employee’s records’ pada halaman berikutnya.

Menambah data pegawai baru – sama dengan halaman untuk ‘Manage information of employee’ di halaman
16. Lihat ‘Manage information of employee’ dari ‘3.1.2 Administrasi’.

- 15 -



.3.1.2 Administrasi
Mencari daftar pegawai

2

1

3

4

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini
berfungsi untuk mencari seluruh pegawai di BIDA dengan bebagai kondisi pencarian, dan untuk
menghubungkan ke tampilan yang akan mencari dan mengedit rincian informasi dengan cara klik ganda
salah satu baris dalam daftar pegawai yang telah ditemukan.

- 16 -



1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Employee → Administration’.
2) Klik tombol

untuk mencari daftar pegawai pada departemen tertentu, kemudian jendela pop-up baru

akan muncul dan akan keluar tampilan seperti berikut. Pilih departemen yang diinginkan pada layar
berikut. Setelah dipilih, jendela akan menutup, kemudian departemen yang telah dipilih secara otomatis
akan disimpan pada organization field..

3) Jika tombol

diklik, daftar pegawai yang cocok dengan kondisi pencarian akan

muncul.
4) Jika salah satu baris dari daftar dipilih, layar akan berpindah ke cari dan edit rincian informasi
dari pegawai. Untuk lebih jelasnya, mohon lihat ‘Information of employee’ pada halaman
berikutnya.

- 17 -



Mengelola informasi pegawai – informasi dasar

1

2

3

Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang
mengelola semua informasi dasar dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’

- 18 -



1) Untuk pegawai yang berstatus PNS, jika tombol ‘Manage curriculum vitae’ diklik, Jendela new
pop-up akan terbuka dan laporan berikut akan tampil. Laporan dapat disimpan dalam bentuk file
lain dan tercetak pada tampilan sebagai berikut.

2) Jika tombol ‘Clear’ diklik, data yang dimasukkan pada informasi dasar akan kembali ke asal
sebelum diubah.
3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah informasi dasar, maka data yang dimasukkan akan
dikirim ke server dan disimpan.
※ BIDA ID adalah data yang unik untuk mengidentifikasi pegawai, tidak dapat diubah. Dan juga
masa kerja secara otomatis dihitung oleh sistem maka tidak dapat diubah juga. Kemudian juga
organisasi, status pegawai, dan jabatan dikelola dalam appointment, maka tidak dapat diubah juga.

- 19 -



Mengelola informasi pegawai – Profil pribadi

1

2

mengelola semua informasi dasar dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika tombol ‘Clear’ diklik, data yang dimasukkan pada informasi dasar akan kembali ke asal
sebelum diubah
2) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah informasi dasar, maka data yang dimasukkan
akan dikirim ke server dan disimpan.
※ Status keluarga tidak dapat diubah karena dibuat secara otomatis dalam sistem melalui
informasi keluarga dalam Family Tab dan dengan peretujuan dari administrator.

- 20 -



Mengelola informasi pegawai – Pendidikan formal

1

2

3

4

dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA.

1) Jika TAB ‘Formal education’ diklik, terbuka bagian untuk mengelola pendidikan formal.
2) Jika ’Representative’ dipilih, tingkat pendidikan menjadi pendidikan terakhir. Pendidikan terakhir
akan berpengaruh dalam penggajian, sebaiknya berhati-hati dalam memilihnya.

- 21 -



3) Jika area ‘Major field’ diklik ganda, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan berikut akan
terlihat. Dan jika diklik ganda pada jurusan yang dipilih, jendela akan tertutup dan jurusan yang
dipilih secara otomatis akan masuk ke bidang jurusan.

4) Jika tombol

di klik pada bagian sertifikat, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan

berikut akan terlihat. Pilih file yang akan diunggah pada layer berikut. Jika tombol ‘Save’ diklik
setelah memilih, file yang telah dipilih akan diunggah ke server dan jendela akan ditutup. Stelah
jendela ditutup, nama file yang diunggah secara otomatis akan terlihat dalam ‘Certificate field’.

- 22 -



Mengelola informasi pegawai – Keluarga

1
2

3

4

dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman ini
adalah bagian dari konfirmasi akhir dan untuk mengelola informasi keluarga (orang tua, istri/suami, anak)
pegawai dalam halaman dari Information of employee.

1) Jika TAB ‘Family’ diklik, terbuka bagian untuk mengelola informasi keluarga.
2) Jika tombol ‘Confirm status of family’ diklik, dari informasi keluarga yang didapat, kode status
keluarga (3 digit) secara otomatis disimpan dalam informasi dasar pegawai. Informasi keluarga
sebaiknya dikelola secara hati-hari karena berpengaruh terhadap gaji.

- 23 -


3) Jika tombol


diklik untuk menambah informasi suami/istri yang baru, tampilan berikut akan

muncul. Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan rincian informasi suami/istri, informasi
akan dikirim ke server dan disimpan. Dan informasi yang baru ditambahkan dapat ditemukan pada
’Information of spouse’.

3) Jika tombol

diklik untuk menambah informasi anak yang baru, tampilan berikut akan muncul.

Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan rincian informasi anak, informasi akan dikirim ke
server dan disimpan. Dan informasi yang baru ditambahkan dapat ditemukan pada ‘List of child’.

- 24 -



Mengelola informasi pegawai – Pelatihan

1

2

3

4

mengelola informasi diklat pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika TAB ‘Pelatihan’ diklik, bagian untuk mengelola informasi diklat (Diklat Fungsional/Teknikal
dan Struktural) akan terlihat. Rincian informasi dari Diklat Struktural dan Fungsional/Teknikal
dikelola secara terpisah. Khusus untuk Diklat Fungsional/Teknikal, proses pengelolaannya dapat
dilihat.
2) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.1 New employee - Register new employee’s basic information
and personal profile - 3)’ di halaman 11.
3) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Formal education - 4)’ di
halaman 18.

- 25 -



4) Jika klik ganda pada bagian tanggal, kalendar akan muncul. Jika telah memilih tanggal yang diinginkan
maka kalendar akan ditutup kemudian tanggal yang dipilih dapat dilihat pada field tanggal.

- 26 -



Mengelola informasi pegawai – Penghargaan & Hukuman

1
2
3

mengelola informasi penghargaan dan hukuman dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika TAB ‘Reward & Punishment’ diklik, bagian untuk mengelola Penghargaan & Hukuman akan
terlihat.
2) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Pelatihan – 4)’ di
halaman 22.
3) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Formal education 4)’ di halaman 18.

- 27 -



Melihat informasi pegawai – Riwayat hasil penilaian

1

mengelola informasi riwayat hasil penilaian dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika TAB ‘History of appraisal result’ diklik, bagian untuk mengelola daftar penilaian pegawai
akan terlihat. Untuk hasil penilaian, data yang diproses dalam Appraisal Management dapat dilihat.

- 28 -



Melihat informasi pegawai – Riwayat kepangkatan

1

mencari informasi riwayat kepangkatan dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika TAB ‘Appointment History’ diklik, bagian untuk mencari riwayat kepangkatan pegawai akan
terlihat. Untuk riwayat kepangkatan, data yang diproses dalam Appointment Management dapat
dilihat.

- 29 -



.3.1.3 Informasi Pribadi
Melihat informasi pribadi pegawai – Informasi dasar dan profil pribadi

1

2

3

‘Kepegawaian. → Employee → Personal information’. Halaman ini digunakan untuk mencari informasi
pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan
hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA.
Halaman yang mencari informasi dasar dan profil pribadi dari pegawai terdapat di dalam ‘information of
employee’.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Employee → Personal information’.
1) Jika tombol ‘Clear’ diklik, akan mengembalikan data yang telah diisi kembali seprti sebelum
diubah.

- 30 -



2) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah profil pribadi, informasi yang telah diubah akan
※ Setiap pegawai hanya dapat mengubah nomor telepon, nomor HP, nomor telepon kantor, jenis
tempat tinggal, dan alamat rumah dalam profil pribadi. Untuk field area yang lain hanya dapat
dilakukan oleh Biro Kepegawaian.

Melihat informasi pribadi pegawai – Pendidikan Formal
Sama seperti tampilan pada halaman 17. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat pendidikan formal
mereka sendiri.

Melihat informasi pribadi pegawai – Keluarga
Sama seperti tampilan pada halaman 19. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat family information.

Melihat informasi pribadi pegawai – Pelatihan
Sama seperti tampilan pada halaman 21. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Pelatihan information.

Melihat informasi pribadi pegawai – Penghargaan & Hukuman
Sama seperti tampilan pada halaman 23. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat reward & punishment
information.

Melihat informasi pribadi pegawai – Riwayat hasil penilaian pegawai
Sama seperti tampilan pada halaman 24. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Riwayat hasil
penilaian pegawai miliknya sendiri.

Melihat informasi pribadi pegawai – Riwayat kepangkatan
Sama seperti tampilan pada halaman 25. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Riwayat kepangkatan
miliknya sendiri.

- 31 -



.3.2 Pengelolaan penilaian
.3.2.1 Hasil penilaian
Daftar pencarian dari hasil penilaian

2
1

3

Halaman ini akan muncul ketika setelah memilih ‘Kepegawaian. → Appraisal → Appraisal result’. Halaman ini
digunakan untuk mencari informasi pegawai dengan berbagai kondisi pencarian, dan untuk menghubungkan
ke tampilan untuk mengubah dan mencari hasil penilaian pegawai dapat di lakukan dengan mengklik ganda
salah satu baris yang ditemukan. Untuk referensi, Biro Kepegawaian dapat mencari hasil penilaian untuk
seluruh pegawai BIDA. Kemudian administrator tiap unit hanya dapat mencari daftar penilaian pegawai
dalam unitnya sendiri.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Appraisal → Appraisal result’.
2) Jika tombol

diklik, daftar pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian akan

terlihat.

- 32 -



3) Jika mengklik salah satu baris dalam daftar pegawai yang ditemukan, jendela pop-up baru akan muncul
dan halaman untuk mengubah rincian hasil penilaian pegawai akan terlihat. Mohon lihat ‘Register
appraisal result’ pada halaman berikutnya untuk lebih jelas tentang halaman ini.

Membuat hasil penilaian

2
1

Halaman adalah jendela baru yang akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar
pegawai yang ditemukan dalam 3.2.1 Search list of appraisal result’. Jendela ini untuk mencari dan
mengubah hasil penilaian pegawai. Untuk lebih jelas tentang form penilaian, dibuat lebih lanjut oleh Biro
Kepegawaian melalui fungsi ‘appraisal contents’ yang akan terpisah perdasarkan jenis jabatan dan status
pegawai.

- 33 -


1) Jika tombol


diklik setelah memasukkan hasil penilaian, informasi yang telah dimasukkan akan

2) Jika tombil ‘Print appraisal result’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka, dan laporan sebagai
berikut akan terbuka. Laporan ini dapat disimpan sebagai file lain dan dicetak pada tampilan
seperti berikut.

- 34 -



.3.2.2 Isi daftar penilaian
Mengelola isi daftar penilaian

2
1

3

Halaman ini akan muncul ketika setelah memilih ‘Kepegawaian. → Appraisal → Appraisal contents’. Jendela
ini untuk mencari dan mengubah isi dari form penilaian pegawai sesuai jenis penilaian.

1) Jalankan program dengan memilih ‘Appraisal → Appraisal contents’ menu.
2) Pilih jenis penilaian yang akan dikelola dengan mengklik area combo box.
3) JIka tombol

diklik, isi dari form daftar penilaian yang sesuai dengan kondisi pencarian

akan terlihat.

- 35 -



.3.3 Pengangkatan
.3.3.1 Administrasi
Mengelola rencana pengangkatan, status proses, kandidat dan kandidat yang telah lulus.

2

1

3

6

4 5

7

8

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Appointment → Administration’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola rencana pengangkatan, proses pengangkatan, kandidat yang akan diangkat,
kandidat yang telah lulus sesuai jenis pengangkatan (kenaikan golongan, kenaikan gaji berkala, perubahan
status pegawai, dll).

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Appointment → Administration’.
2) Jika tombol

diklik, hasil pengangkatan yang sesuai dengan kondisi pencarian akan

muncul.
3) Jika mengklik salah satu baris pada daftar pengangkatan yang ditemukan, data akan
ditampilkan pada TAB kandidat dan TAB kandidat yang telah lulus dalam area daftar
pengangkatan.
4) Ubah planning status menjadi processing status. Menambah kandidat dapat dilakukan setelah
mengubah planning status menjadi processing status.
- 36 -



5) Ubah processing status menjadi closing status. Setelah status berubah menjadi closing status,
seluruh informasi kandidat yang telah lulus secara otomatis akan disimpan pada informasi master
pegawai sesuai dengan tanggal pengangkatan.
6) Jika tombol

diklik, jendela pop-up akan terbuka untuk memilih kandidat yang akan diangkat

sesuai jenis pengangkatan yang dipilih. Jika kandidat telah dipilih berarti hasil pengangkatan telah
berubah menjadi processing status. Mohon lihat ‘select candidates for appointment’ dalam
halaman 36 untuk penjelasan lebih lanjut tentang pemilihan kandidat.
7) Untuk rekap pengangkatan dapat mengunduh file dalam format file excel.
8) Pilih ‘approved or rejected’ untuk kandidat dalam combo-box.Jika memilih  TAB kandidat yang
telah lulus setelah disetujui, informasi dapat ditemukan pada tampilan berikut. Jika mengklik ganda
pada salah satu baris dalam  daftar kandidat yang lulus, jendela pop-up baru akan terbuka dan
tampilan untuk membuat dan mengubah informasi pengangkatan akan muncul. Mohon lihat
‘Manage appointment of employee’ padal halaman 37 untuk penjelasan lebih lanjut tentang
menambahkan informasi pengangakatan.

1

2

- 37 -



Pencarian kandidat pengangkatan

1

3

2

Sesuai penjelasan dalam Description 6) di halaman 35, jika tombol

‘manage appointment’ diklik pada

tampilan dalam ‘manage appointment’, tampilan di atas akan muncul. Tampilan tersebut digunakan untuk
mencari dan memilih kandidat pada proses pengangkatan.

1) Jika tombol

diklik, daftar pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian akan

muncul.
2) Pilih kandidat dalam daftar yang ditemukan dengan mengklik kotak Check-box.
3) Jika tombol

diklik setelah memilih kandidat, informasi kandidat terpilih akan dikirim ke server dan

disimpan. Setelah menyimpan, jendela akan tertutup dan menambahkan kandidat dalam TAB kandidat
dalam halaman ‘manage appointment plan, process status, candidates and passing candidates’.

- 38 -



Mengelola pengangkatan pegawai

1

2
3

4

Sesuia penjelasan pada Description 8) di halaman 35, jika mengklik ganda baris tertentu dalam TAB
kandidat yang lulus pada tampilan ‘management appointment’, tampilan ini akan muncul untuk proses
pengangkatan dari kandidat terpilih yang lulus. Sebagai informasi, jika tanggal pengangkatan adalah hari ini
atau sudah berlalu, proses pengangkatan akan dilakukan secepatnya. Jika tanggal pengangkatan adalah
akan datang, meskipun telah ditutup tetapi belum dapat dilanjutkan karena menunggu tanggal yang telah
ditetapkan.

1) Pilih informasi yang akan diubah dari informasi yang ada dengan mengklik Combo-box.
2) Masukkan informasi seperti tanggal pengangkatan dan tanggal SK.
3) Refresh layer, mengembalikan seperti semula sebelum diubah.
4) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi, informasi yang telah dimasukkan akan
dikirim ke server dan disimpan. Setelah menyimpan, jendela akan ditutup dan infromasi akan ditampilkan
pada TAB daftar kandidat yang lulus dalam halaman ‘manage appointment plan, process status,
candidates and passing candidates’.
- 39 -



- 40 -



.3.4 Kehadiran
.3.4.1 Catatan pribadi
Melihat catatan kehadiran pribadi

3
2
1

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Personal record’. Halaman ini
digunakan untuk mencari catatan kehadiran mereka pada waktu tertentu.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Personal record’.
2) Pilih tahun dan bulan untuk mencari.
3) Jika tombol

diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan

muncul.

- 41 -



.3.4.2 Penutupan
Mengelola kehadiran dan menutup kehadiran

2
3

4

1
5

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Closing’. Halaman ini digunakan
oleh unit admin untuk mencari rekap kehadiran selama periode kehadiran dan untuk menutup proses
kehadiran. Dan juga menghubungkan ke layar yang akan memilih jenis sistem yang digunakan untuk
mendapatkan informasi kehadiran. Dapat juga digunakan untuk mencari dan mengubah rincian informasi
kehadiran sebelum proses ditutup. Dan untuk admin kepegawaian, sebagai tambahan untuk
menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alasan kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.
Dan juga bila perlu dapat digunakan untuk menutup informasi kehadiran apabila unit admin tidak
melaksanakannya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Closing’.
2) Jika tombol

diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan

muncul.

- 42 -



.3.4.3 Master data

2

3

4

5

6

7

1

menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alas an kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.
melaksanakannya.

- 43 -



1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Master data’.
2) Jika tombol diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.

3) Jika tombol ‘Attendance reason’ diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan untuk mengubah
alasan kehadiran akan muncul. Tabel alasan kehadiran didapat melalui ‘Common code Mgt.’ dari ‘Criteria
Mgt’. Kemudian admin kepegawaian dapat mengubah singkatan dan juga memilih apakah item tersebut
berpengaruh pada potongan gaji atau tidak. Sebagai contoh, jika alasan kehadiran adalah ‘Absent’, maka
akan berkaitan dengan gaji, dan jumlah hari untuk “Absent day’ akan dihitung dan pembayaran gaji akan
dipotong. Jika status ‘deducted’ dari ‘absent’ adalah ‘No’, berarti tidak terkait dengan penggajian.

- 44 -



4) Jika tombol ‘Holiday’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola hari
libur akan tampil sebagai berikut. Jika hari libur nasional adalah ‘No’, seluruh pegawai tidak
bekerja, tetapi cuti pegawai akan dipotong atau dapat disebut cuti bersama.

5) Jika tombol ‘Working hour’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk
mengelola jam kerja akan muncul sebagai berikut.

6) Jika tombol ‘Working hour’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk
mengelola jam kerja akan muncul sebagai berikut.

- 45 -



.3.4.4 Finger print

2

3

1

menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alas an kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.
melaksanakannya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Fingerprint.

- 46 -



2) Klik ‘Browse’ dan tampilan berikut akan muncul untuk memilih fingerprint data(txt.file).

3) Jika baris diklik, rincian informasi kehadiran dapat ditemukan.

- 47 -



.3.5 Cuti
.3.5.1 Master data
Mengelola master data

2

1

3

4

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Master data’. Halaman ini digunakan
untuk mengelola cuti pegawai sesuai dengan status pegawai (PNS, HB, HN, HK). dan golongan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Master data’.
2) Apabila status pegawai adalah ‘HB/CPNS/DPK/DPB’, jika tombol

diklik setelah mengubah

jumlah hari untuk cuti. Maka data yang telah ubah akan dikirim ke server dan disimpan.
3) Jika tombol ‘Clear’ diklik, jumlah cuti HK akan kembali seperti semula.
4) Ketika status pegawai adalah ‘HK’, jika klik tombol ‘Simpan’ setelah mengubah hari cuti, data
tersebut akan dikirim ke server dan disimpan.

- 48 -



.3.5.2 Permohonan
Melihat informasi cuti pribadi dan mengelola riwayat cuti

2
3
1
4

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Request’. Halaman ini dipakai oleh
pegawai untuk melihat informasi cuti dan memohon cuti selama masih tersedia hari untuk cuti.

1) Jalankan program dengan memilih menu‘Leave → Request’.
2) Jika tombol

diklik, riwayat cuti yang sesuai dengan tahun yang dipilih akan

ditampilkan.
3) Jika tombol

diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk memasukan

informasi cuti dan memohon cuti. Berkaitan dengan ini, mohon lihat halaman 40 tentang ‘Request
leave’ .
4) Jika mengklik satu baris dalam ‘history of personal leave list’, jendela pop-up baru akan terbuka
dan halaman untuk mencari dan mengubah informasi cuti akan terlihat. Penjelasan lebih lanjut
seperti poin ‘3)’ diatas. Sebagai informasi, cuti yang disetujui oleh pimpinan tidak bias diubah dan
telah diminta.

- 49 -



Permohonan cuti

1

2

3

5
4

Sebagai penjelasan dalam Description 3) pada halaman 39, Jika tombol

diklik dalam tampilan ‘View

personal leave information and Manage leave history’, layar ini akan terlihat. Halaman ini untuk menambah
dan memohon informasi cuti baru.

1) Jika tombol ‘Request’ diklik setelah memasukkan informasi cuti dan menyimpannya, admin unit
dapat mencari informasi cuti.
2) Jika tombol ‘Clear’ diklik, maka akan dikosongkan.
3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi, cuti yang dimasukkan dikirim ke
server dan disimpan. Ketika menyimpan periode cuti, jika ada duplikasi tanggal ataupun periode
ganda, peringatan akan dikirim ke pengguna.Informasi cuti yang tersimpan akan terlihat dalam
daftar dari ‘history of personal leave’ pada halaman ‘View personal leave information and Manage
leave history’.
4) Daftar keluarga secara otomatis akan ditemukan dalam master informasi pegawai. Jika ada
keluarga yang yang ikut, klik area ‘Bring status’ dan pilih ‘Yes’ dalam Combo-box.
5) Jika tombol

diklik setelah memilih ‘Bring status’, status yang dimasukkan dikirim ke server

dan disimpan.

- 50 -



- 51 -



.3.5.3 Persetujuan
Persetujuan permohonan cuti dari setiap pegawai

2

3

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Approval’. Halaman ini digunakan untuk
mencari dan menyetujui permohonan cuti dari setiap pegawai.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Approval’.
2) Jika tombol

diklik, riwayat cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.
3) Jika mengklik satu baris dalam permohonan cuti, jendela pop-up baru akan terbuka dan
halaman untuk mencari dan menyetujui permohonan cuti akan terlihat.

- 52 -



.3.5.4 Periksa kesehatan
Konfirmasi hasil periksa keseehatan

2
4
3

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Medical check’. Halaman ini digunakan
untuk menambahkan hasil pemeriksaan kesehatan (approved ore rejected) dari setiap pegawai BIDA yang
mempunyai rencana untuk melakukan cuti.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Medical check’.
2) Jika tombol

diklik, informasi cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.
3) Jika pegawai telah lulus pemeriksaan kesehatan, klik area ‘medical check’ dan pilih ‘Approved’.
Jika tidak lulus, pilih ‘Rejected’
4) Jika tombol

diklik setelah memilih pemeriksaan kesehatan, hasil pemeriksaan kesehatan

yang dimasukkan dikirim ke server dan disimpan.

- 53 -



.3.5.5 Administrasi
Melihat informasi cuti, mengendalikan cuti, dan mencetak SIJ

2
3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Administration’. Halaman ini digunakan
untuk mencari informasi cuti semua pegawai BIDA, untuk memungkinkan pegawai mengambil cuti yang
sudah tidak bisa dipakai karena tidak digunakan dalam 6 bulan, dan untuk mencetak SIJ.

- 54 -



1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Administration’.
2) Jika tombol

diklik, informasi cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Control leave’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan berikut akan
muncul. Jika memasukkan  BIDA ID, rincian informasi pegawai akan ditemukan. Ketika  status
adalah ‘HOLD’, jika klik tombol  ‘Change status of leave’, status cuti akan berubah menjadi
‘Available’.

1

2

3

4) Jika tombol ‘Print SIJ’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan laporan dibawah ini akan muncul.
File dapat disimpan dalam bentuk lain dan dicetak pada tampilan laporan sebagai berikut. Dan jika tombol
‘Print SIJ’ diklik, area ‘Issue’ dari cuti akan berubah menjadi ‘Yes’.

- 55 -



.3.6 Pelatihan
.3.6.1 Rencana
Mengelola rencana diklat

2
3

4
5
1

6

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian → Pelatihan → Rencana’. Halaman ini
digunakan untuk menambahkan dan menutup rencana diklat tahun depan untuk setiap unit kerja.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Rencana’.
2) Jika tombol

diklik, rencana diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Penutupan Rencana Pelatihan’ diklik, rencana diklat tahun depan untuk unit kerja
ditutup. Setelah ditutup rencana diklat tidak dapat dikoreksi.
4) Jika tombol

diklik, form untuk memasukkan rencana baru akan muncul.

5) Jika mengklik satu baris dalam rencana diklat, form akan muncul.

- 56 -



6) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memilih rencana diklat, informasi rencana diklat yang
dimasukkan dikirim ke server dan disimpan.

- 57 -



.3.6.2 Permohonan
Mengelola permohonan diklat – daftar permohonan diklat

2
3

4
5

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian → Pelatihan → Permohonan’. Halaman ini
digunakan untuk memohon pelaksanaan diklat yang tidak termasuk dalam rencana diklat dari tiap unit kerja
sebelumnya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Training → Request’.
2) Jika tombol

diklik, informasi diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.
3) Jika tombol

diklik, form untuk menambah permohonan diklat yang tidak termasuk dalam

rencana diklat ditampilkan. Setelah tombol

diklik, permohonan diklat akan dihapus. Diklat yang

sedang dimohon, disetujui, atau ditolak tidak dapat dihapus. Jika mencoba menghapusnya akan
muncul pesan “you can not delete”.
4) Jika tombol

diklik, informasi diklat, permohonan yang hapus akan dimasukkan dan dikirim ke

server kemudian disimpan.
- 58 -



5) Jika klik salah satu baris dalam daftar diklat, informasi yang lebih rinci akan muncul. TAB untuk
membandingkan rencana diklat dan permohonan diklat akan muncul, Jika rencana diklat akan dimohon,
disetujui, atau ditolak. TAB untuk membandingkan rencana diklat dan permohonan dan TAB untuk
membandingkan permohonan diklat dan persetujuan diklat akan muncul, Jika rencana diklat akan
disetujui. Untuk informasi lebih lanjut, mohon lihat halaman berikutnya.

- 59 -



Mengelola permohonan diklat – TAB ‘request’ dari permohonan diklat

1
2

3
5

4

6

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Training → Request’. Halaman ini
digunakan untuk membandingkan antara rencana diklat yang diselenggarakan oleh setiap unit kerja dan
informasi diklat yang dimohon, dan juga untuk menambah peserta diklat dan untuk memohon pelaksanaan
diklat kepada Biro Kepegawaian..

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Training → Request’. Dan pilih diklat tertentu dalam
permohonan diklat.
2) Scroll kebawah dan akan terlihat bagian dari permohonan diklat.
3) Jika tombol ‘Request’ diklik, status saat ini diubah dari rencana menjadi mohon, dan informasi ini
dapat diperiksa oleh Biro Kepegawaian. Jika tombol ‘Request’ diklik tanpa menambahkan peserta,
akan muncul pesan peringatan.
4) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi diklat, informasi permohonan diklat

- 60 -


5) Jika tombol


diklik, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mencari pegawai akan

muncul sebagai berikut. klik tombol

dan  pilih unit yang sesuai.  jika tombol

diklik, pegawai yang cocok dengan unit yang dipilih akan muncul.  Klik ganda pada satu pegawai
yang ditemukan. Setelah itu, jendela akan ditutup dan pegawai yang dipilih ditambakan pada daftar
peserta diklat.

1

2
3

4

Jika tombol
6) Jika tombol

diklik setelah memlilih peserta dalam grid, peserta akan dihapus.
diklik, informasi peserta diklat yang dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.

- 61 -



Mengelola permohonan diklat – TAB ‘approve’ dari permohonan diklat

2

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Permohonan’ and dan scroll
ke bawah. Halaman ini digunakan untuk membandingkan antara rencana diklat yang dimohon dari setiap
unit kerja dan disetujui oleh Biro Kepegawaian.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Permohonan’, dan klik TAB ‘Disetujui’
setelah memilih satu diklat dalam daftar permohonan diklat.
2) Lihat bagian atas dengan scroll ke bawah, dan bandingkan antara informasi permohonan diklat
dan informasi diklat yang disetujui.

- 62 -



.3.6.3 Persetujuan
Mengelola persetujuan diklat – daftar dari diklat yang disetujui

2
3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’. Halaman ini
digunakan untuk menyetujui diklat yang dimohon dari setiap unit kerja dan disetujui oleh Biro Kepegawaian.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’.
2) Jika tombol


akan ditampilkan.
3) Jika tombol status ‘Pemeriksaan Status Rencana Pelatihan’ diklik, jendela baru akan muncul,
dan akan ditampilkan seperti berikut untuk memeriksa rencana diklat dari tiap unit telah ditutup
atau tidak.
3) Jika klik satu baris pada daftar diklat, dua TAB akan muncul. Satu untuk membandingkan
rencana dan permohonan, dan yang satu lagi adalah membandingkan antara permohonan dan
disetujui. Secara inisial, TAB untuk membandingkan rencana dan permohonan ditampilkan dan
juga rincian informasi.

- 63 -



Mengelola persetujuan diklat – TAB ‘compare Rencana with’ dari persetujuan diklat

2

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’ dan scroll ke
bawah. Halaman ini digunakan untuk membandingkan rencana diklat oleh setiap unit dan permohonan diklat
dari setiap unit.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’, dan pilih satu diklat dalam
daftar persetujuan diklat.
2) Lihat bagian atas dengan scroll ke bawah, bandingkan rencana diklat dengan permohonan
diklat.

- 64 -



Mengelola persetujuan diklat – TAB ‘compare request with’ dari persetujuan diklat

2

3

7

1

8

4

5

6

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’ dan scroll ke
bawah. Halaman ini digunakan untuk menyetujui dengan membandingkan permohonan diklat dan dengan
diklat yang akan disetujui, menambah peserta diklat dan menolak diklat yang diajukan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’, dan pilih satu diklat dalam
daftar persetujuan diklat.
2) Klik TAB ‘Compare request with’.
3) Lihat bagian yang lain dengan scroll ke bawah.
4) Jika tombol ‘Disetujui’ diklik, status diklat yang disimpan diubah dari ‘mohon’ ke ‘setuju’. Setelah
disetujui, setiap unit dapat memeriksa status diklat dalam menu ‘request’.
5) Jika tombol ‘Ditolak’ diklik, status diklat yang disimpan diubah dari ‘mohon’ ke ‘tolak’. Setelah
ditolak, setiap unit dapat memeriksa status diklat dalam menu ‘request’.
6) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi diklat, informasi diklat dikirim ke server dan
disimpan.

- 65 -


7) Jika tombol


diklik, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mencari pegawai akan

muncul sebagai berikut. klik tombol

dan  pilih unit yang sesuai.  jika tombol

diklik, pegawai yang cocok dengan unit yang dipilih akan muncul.  Klik ganda pada satu pegawai
yang ditemukan. Setelah itu, jendela akan ditutup dan pegawai yang dipilih ditambakan pada daftar
peserta diklat.

1

2
3

4

Jika tombol
8) Jika tombol

diklik setelah memlilih peserta dalam grid, akan menghapus peserta.
diklik, informasi peserta diklat, data yang dihapus akan dikirim ke server dan

disimpan.

- 66 -



.3.6.4 Hasil
Mengelola hasil diklat

2

5

3

7
6

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Hasil’. Halaman ini digunakan
untuk membuat hasil peserta diklat yang lulus oleh Kepegawaian, dan memberi ‘Success’ atau ‘Fail’.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Result’.
2) Jika tombol


akan ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Success’ diklik, hasil diklat menjadi ‘Success’. Jika sudah, informasi akan dikirim ke
server dan disimpan dalam riwayat diklat dari pengelolaan pegawai.
4) Jika tombol ‘Fail’ diklik, Pelatihan hasil diklat menjadi ‘Fail’. Meskipun hasilnya adalah ‘Fail’,
informasi akan dikirim ke server dan disimpan dalam riwayat diklat dari pengelolaan pegawai
5) Jika klik satu baris dalam daftar diklat, peserta diklat akan tampil.
6) Jika peserta mengirimkan hasilnya melalui Groupware, peserta dipilih melalui check-box dan
informasi dapat diubah.
7) Jika tombol

diklik, informasi peserta yang di pilih akan dikirim ke server dan disimpan.
- 67 -



.3.7 Pensiun
.3.7.1 Administrasi
Mengelola pegawai yang akan pensiun– daftar pegawai

2
3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Administrasi’. Halaman ini
digunakan untuk mencari pegawai yang akan pensiun, untuk mengelompokkan pegawai yang akan pensiun
dan proses untuk pensiun.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Administrasi’. Begitu program dimulai,
daftar pegawai yang akan pensiun terlihat di dalam sistem HR.
2) Jika tombol

diklik, informasi pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian yang

dipilih akan ditampilkan.
3) Klik tombol ‘Processing MPP’ untuk mengelompokkan pegawai sebagai pegawai yang akan
pensiun, dan status pegawai yang dipilih menjadi MPP.
4) Jika satu baris diklik dalam daftar pegawai, informasi pegawai akan ditemukan, dan form untuk
proses pensiun akan muncul. Mohon lihat penjelasan tentang form.

- 68 -



Mengelola pegawai yang akan pensiun – membuat informasi pensiun untuk setiap pegawai.

1
2

3

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Administrasi’. Halaman ini
digunakan untuk mencari pegawai yang akan pensiun

- 69 -



1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Administrasi’. Dan pilih pegawai dalam
daftar pegawai dan scroll ke bawah.
2) Jika tombol ‘Detail information of employee’ diklik, jendela pop-up baru akan muncul, rincian
informasi akan ditampilkan.

3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik, informasi pensiun akan dikirim ke server dan disimpan.

- 70 -



.3.7.2 Nilai pensiun
Mengelola tabel uang pensangon

2

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Nilai Pensiun’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola ‘Nilai Pensiun’ sesuai dengan masa kerja.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun →Nilai Pensiun’.
4) Jika tombol

diklik, nilai pensiun akan dikirim ke server dan disimpan.

- 71 -



.3.7.3 Tunjangan jabatan
Mengelola tunjangan jabatan

2
3

4
5

6

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Tunjangan Jabatan’. Halaman
ini digunakan untuk mengelola tunjangan jabatan sesuai dengan posisi dan jabatan pada waktu menjabat,

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun →Tunjangan Jabatan’.
2) Jika tombol

diklik, informasi riwayat jabatan yang sesuai dengan masa pada saat menjabat

dicocokkan dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan.
3) Jika tombol

diklik, baris baru akan dibuat dan ‘valid date’ akan diatur sebagai tanggal saat

ini.
4) Jika tombol

diklik, informasi yang ditambah/diubah/dihapus akan dikirim ke server dan

disimpan
5) Jika klik satu baris dalam daftar ‘ valid date’, rincian tunjangan jabatan sesuai valid date akan
terlihat.
6 Jika tombol

diklik setelah mengubah nilai tunjangan jabatan, informasi yang diubah akan


- 72 -



.3.7.4 Pembayaran
Mengelola pembayaran pensiun – daftar pembayaran pensiun untuk pegawai yang akan pensiun

2

3

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu → Pensiun → Pembayaran’. Halaman ini digunakan untuk
mencari pegawai yang akan menerima uang pensiun, dan menghubungkan halaman untuk menghitung
uang muka dan sisa pembayaran.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Pembayaran’.
2) Jika tombol

diklik, informasi pegawai yang akan pensiun yang sesuai dengan kondisi

pencarian yang dipilih akan ditampilkan.
3) Jika satu baris diklik ganda dalam daftar pegawai yang akan pensiun, jendela pop-up baru akan
muncul dan tampilan untuk menghitung pembayaran pensiun akan ditampilkan. Untuk penjelasan
lebih lanjut tentang ini mohon lihat halaman berikutnya.

- 73 -



Mengelola pembayaran pensiun – pembayaran pensiun

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Pembayaran’ dan memilih
pegawai yang akan pensiun dari daftar. Halaman ini digunakan untuk menghitung uang muka dan sisa
pembayaran untuk pegawai terpilih.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Pembayaran’, dan klik ganda dalam daftar
pegawai yang akan pensiun.

- 74 -



PART

4

.4 Pengelolaan Gaji
.4.1 Standar gaji
.4.1.1 Item penghasilan
Update item penghasilan

1

2

3

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item Penghasilan’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola apakah item-item penghasilan berdasarkan jabatan akan digunakan atau tidak,
dan mengelola item penghasilan tambahan.
- 75 -



1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji → Item Penghasilan’.
2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol

diklik, item penghasilan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.
4) Item penghasilan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol

dan tombol

. Namun,

sebagai item penghasilan seperti gaji pokok dan TAGP adalah wajib, tidak dapat dihapus.
5) Jika tombol

diklik setelah mengubah penggunaan item penghasilan dan jumlahnya,

informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan

- 76 -



.4.1.2 Item potongan
Update Item potongan

1

2
4

3

5

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item potongan’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola apakah item-item potongan berdasarkan jabatan akan digunakan atau tidak, dan
mengelola item potongan tambahan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item potongan’
3) Jika tombol

diklik, item potongan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.
4) Item potongan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol

dan tombol

. Namun, sebagai

item potongan seperti Jamsostek dan Taspen adalah wajib, tidak dapat dihapus.
5) Jika tombol

diklik setelah mengubah penggunaan item potongan dan jumlahnya, informasi yang

diubah akan dikirim ke server dan disimpan

- 77 -



.4.1.3 Item penghasilan tambahan
Update Item penghasilan tambahan

2

1
4

3

5

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item Penghasilan Tambahan’.
Halaman ini digunakan untuk mengelola item-item penghasilan tambahan berdasarkan jabatan dan
mengubah informasi apakah digunakan atau tidak, dan jumlahnya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item Penghasilan Tambahan’.
2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box
3) Jika tombol

diklik, item penghasilan tambahan yang sesuai dengan kondisi pencarian

yang dipilih akan ditampilkan.
4) Item penghasilan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol
5) Jika tombol

dan tombol

.

diklik setelah mengubah penggunaan item penghasilan tambahan dan

jumlahnya, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 78 -



.4.1.4 Item potongan tambahan
Update item potongan tambahan

2
1

3

5

4

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji →Item potongan tambahan’. Halaman
ini digunakan untuk mengelola item-item potongan tambahan berdasarkan jabatan dan mengubah
informasi apakah digunakan atau tidak, dan jumlahnya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item potongan tambahan’.
3) Jika tombol

diklik, item potongan tambahan yang sesuai dengan kondisi pencarian

4) Item potongan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol
5) Jika tombol

dan tombol

.

diklik setelah mengubah penggunaan item potongan tambahan dan jumlahnya,

informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 79 -



.4.1.5 Nilai perhitungan
Update nilai perhitungan

3
2
1

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji → Nilai Perhitungan’.
2) Cari nilai perhitungan dengan mengklik ‘+’.
3) Jika tombol

diklik setelah mengubah nilai, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan

disimpan

- 80 -



.4.2 Gaji pokok
.4.2.1 Gaji pokok HK
Update gaji pokok HK

2

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Gaji pokok → Gaji pokok HK’. Halaman ini digunakan
untuk mengelola jumlah gaji pokok berdasarkan tingkat pendidikan untuk pegawai yang mempunyai status
HK.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Gaji pokok →Gaji pokok HK’.
2) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke

server dan disimpan

- 81 -



.4.2.2 Gaji pokok HN
Update Gaji pokok HN

2

3

4
1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji →Gaji pokok →Gaji pokok HN’. Halaman ini digunakan
untuk mengelola jumlah gaji pokok berdasarkan tingkat pendidikan untuk pegawai yang mempunyai status
HN.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Gaji pokok →Gaji pokok HN’.
2) Pilih tingkat pendidikan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol

diklik, informasi gaji pokok HN yang sesuai dengan kondisi pencarian yang

dipilih akan ditampilkan
4) Jika tombol


server dan disimpan

- 82 -



.4.2.3 Gaji pokok HB/PNS
Update Gaji pokok HB/PNS

2

3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → HB/PNS basic salary’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah gaji sesuai dengan golongan, masa kerja golongan untuk pegawai yang
mempunyai status HB/PNS.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → HB/PNS basic salary’.
2) Pilih golongan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol

diklik, informasi gaji pokok HB/PNS yang sesuai dengan kondisi pencarian

yang dipilih akan ditampilkan
4) Jika tombol


server dan disimpan.

- 83 -



.4.2.4 Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS
Update Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS

2

3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → HB/PNS basic allowance’. Halaman
ini digunakan untuk mengelola jumlah gaji sesuai dengan tingkat pendidikan, golongan, dan masa kerja
golongan untuk pegawai yang mempunyai status HB/PNS.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → HB/PNS basic allowance’.
2) Pilih golongan dan tingkat pendidikan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol

diklik, informasi TAGP HB/PNS yang sesuai dengan kondisi pencarian

4) Jika tombol



- 84 -



.4.2.5 Tunjangan keluarga
Update Tunjangan keluarga

2

3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Family allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan lokasi dan kode status keluarga dari HB/DPB.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Family allowance’.
2) Pilih lokasi kantor, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box
3) Jika tombol

diklik, informasi Tunjangan keluarga yang sesuai dengan kondisi

pencarian yang dipilih akan ditampilkan.
4) Jika tombol



- 85 -



.4.2.6 Tunjangan jabatan
Update tunjangan jabatan

2

3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Position allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan tingkat jabatan dan status jabatan yang
dimilikinya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Position allowance’.
2) Pilih status posisi, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol

diklik, informasi tunjangan jabatan yang sesuai dengan kondisi pencarian

4) Jika tombol



- 86 -



.4.2.7 Tunjangan umum
Update Tunjangan umum

2

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → General allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan golongan untuk HB/PNS, tanpa memiliki tingkat
jabatan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → General allowance’.
2) Jika tombol



- 87 -



.4.2.8 Tunjangan umum
Update Tunjangan umum

2

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → General allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan golongan untuk HB/PNS, tanpa memiliki tingkat
jabatan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → General allowance’.
2) Jika tombol



- 88 -



.4.2.9 Tingkat pendidikan
Update Tingkat pendidikan

2

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Education level’. Halaman ini
digunakan untuk mencocokan Tingkat pendidikan, dikelola dalam pengelolaan pekerjaan. Dan tingkat
pendidikan di dalam pengelolaan gaji.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Education level’.
2) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah gaji tingkat pendidikan yang dicocokan dengan

tingkat pendidikan pegawai dalam combo box, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan.

- 89 -



.4.2.10Potongan DPK
Update potongan DPK

2

3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → DPK deduction’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola 5 item tunjangan bagi pegawai yang berstatus DPK.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → DPK deduction’.
2) Jika tombol

diklik, informasi potongan DPK yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan
3) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah potongan DPK, informasi yang diubah akan

4) Jika tombol ‘Create DPK deduction’ diklik, potongan DPK dari bulan lalu akan disalin ke daftar
jumlah potongan bulan ini.

- 90 -



.4.2.11 Tunjangan Fungsional
Update Tunjangan Fungsional

2

3

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Functional allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola nilai tunjangan untuk pegawai yang memiliki jabatan fungsional.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Functional allowance’.
2) Jika tombol

diklik, informasi Tunjangan Fungsional yang sesuai dengan kondisi

pencarian yang dipilih akan ditampilkan
3) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah Tunjangan Fungsional, informasi yang diubah


- 91 -



.4.3 Pinjaman
.4.3.1 Pinjaman pribadi
Mencari pinjaman pribadi

2

3

4

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Loan → Personal loan’. Halaman ini digunakan untuk
mencari daftar pinjaman dan riwayat pinjaman dari pegawai, dan untuk menghubungkan ke file excel untuk
mengunggah informasi pinjaman.

- 92 -



1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Loan → Personal loan’.
2) Jika tombol

diklik, informasi pinjaman yang sesuai dengan kondisi pencarian yang

dipilih akan ditampilkan
3) Jika tombol

diklik setelah memilih perusahaan pemberi pinjaman dalam are pencarian,

jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mengimpor file excel akan ditampilkan sbagai
berikut. Cari dan pilih file yang akan diunggah melalui  tombol ‘File open’.  muncul ‘confirm’
message ‘ data yang sudah ada akan dihapus jika terdapat data di dalamnya.

1

3

4) Jika baris diklik, rincian informasi pinjaman dapat ditemukan.

- 93 -

2



.4.4 Penggajian
.4.4.1 Administrasi
Mengelola penggajian – daftar gaji pegawai

2
3

4

5

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Paid salary → Paid salary’. Halaman ini digunakan
untuk membuat daftar gaji secara otomatis untuk seluruh pegawai melalui master gaji dan penutupan gaji.
Dan untuk menghubungkan halaman untuk mengubah slip gaji pegawai.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Paid salary → Paid salary’.
2) Jika tombol

diklik, informasi gaji yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Create salary master’ diklik, seluruh gaji pegawai bulan ini secara otomatis akan
dihitung dan informasi gaji telah dibuat dapat ditemukan pada daftar.
4) sesudah memeriksa gaji seluruh pegawai, penggajian ditutup. Data yang telah ditutup dikirim ke
sistem keuangan. Data yang telah ditutup tidak dapat diubah lagi.

- 94 -



5) Jika salah satu baris dalam daftar gaji diklik ganda, jendela baru akan muncul dan menunjukan layar
untuk mencari dan mengubah rincian informasi gaji pegawai. Untuk lebih jelasnya lihat halaman
selanjutnya.

- 95 -



Mengelola penggajian – mengelola slip gaji pegawai

Halaman
ini

akan

1

2

muncul

3

apabila
memilih
menu ‘Gaji
→

Paid

4

5

6

→

salary
Paid
salary’,
dan
kemudian

7

8

9

memilih
satu
pegawai dalam daftar gaji. Halaman ini digunakan untuk mencari/ubah jumlah gaji dari tiap pegawai, untuk
menghitung ulang gaji pegawai sesuai dengan master gaji, dan fungsi untuk mengkonfirmasi gaji.

1) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah setiap item dari gaji pokok, informasi yang

diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
2) Item penghasilan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol

3) Jika tombol

dan tombol

.

diklik setelah mengubah jumlah setiap item tambahan dari gaji pokok, informasi

yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
4) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah setiap item dari potongan, informasi yang

5) Item potongan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol
6) Jika tombol

dan tombol

.

diklik setelah mengubah jumlah setiap item tambahan dari potongan, informasi

yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 96 -



7) jika tombol ‘Information of employee’ diklik, jendela baru akan muncul dan rincian informasi pegawai
akan ditampilkan seperti berikut.

8) Jika tombol ‘recreate individual salary master’ diklik, pembayaran yang ada dihitung kembali
sesuai informasi master gaji dan akan digunakan untuk gaji pegawai.
9) Jika tombol ‘confirm salary’ diklik, konfirmasi akan dilakukan dari ‘N’ ke ‘Y’ dan berarti
pembayaran telah di konfirmasi.

- 97 -



.4.5 Perolehan gaji
.4.5.1 Kas gaji
Mengelola kas gaji

2

4
3

5

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary ledgers’. Halaman ini
digunakan untuk mencari jumlah gaji melalui perhitungan dari tiap unit dan pegawai dalam tiap unit. Dan
juga untuk mencetak laporan dari jumlah gaji dari tiap unit dan laporan gaji seluruh pegawai.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Salary retrieval → Salary ledgers’.
2) Jika tombol

diklik, informasi gaji dari tiap unit yang sesuai dengan kondisi pencarian

3) Jika satu baris diklik, gaji dari pegawai di dalam unit akan terlihat.

- 98 -



4) jika tombol ‘ledgers of paid salary by unit’ diklik, jendela baru akan muncul dan laporan per unit
kerja akan muncul seperti berikut.

5) jika tombol ‘ledgers of paid salary by unit’s employee’ diklik, jendela baru akan muncul dan
laporan seluruh pegawai akan terlihat seperti berikut.

- 99 -



.4.5.2 Slip gaji
Daftar perolehan slip gaji

2

3

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary slip’. Halaman ini
digunakan untuk mencari slip gaji milik sendiri dari 1 tahun yang lalu untuk menghubungkan tampilan
pencarian slip gaji dari bulan dan tahun tertentu.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Salary retrieval → Salary slips’.
2) Jika tombol

diklik, informasi slip gaji pribadi yang sesuai dengan kondisi pencarian

3) Jika klik ganda satu baris pada daftar slip gaji, jendela baru akan muncul dan slip gaji yang
sesuai dengan bulan dan tahun muncul. Lihat halaman ssejanjutnya untuk penjelasan lebih lanjut.

- 100 -



Perolehan slip gaji

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary slip’, dan slip gaji yang
dipilih dari tahun dan bulan tertentu. Halaman ini berguna untuk mencari slip gaji peribadi dan untuk
mencetak slip gaji.

- 101 -



1) Jika tombol ‘Salary slips’ diklik, jendela baru akan muncul dan slip gaji pribadi untuk bulan dan
tahun tertentu akan muncul.

- 102 -



PART

5

.5 Pengelolaan pekerjaan
.5.1 Lowongan
.5.1.1 Administrasi
Mengelola lowongan pekerjaan

2

1
3

4

5

6

7

8

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’. ini
digunakan untuk mengelola informasi lowongan pekerjaan termasuk dengan informasi penawaran kerja dan
- 103 -



menghubungkan ke halaman untuk mengelola kandidat dan kandidat yang lulus.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’ menu.
2) Jika tombol

diklik, informasi pelamar yang sesuai dengan kondisi pencarian yang

3) Jika tombol

diklik, form untuk menambah lowongan baru akan muncul. Jika tombol

diklik, lamaran yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. Jika proses lamaran adalah ‘processing’ atau
‘closed’, pesan peringatan ‘it can not be deleted’ akan muncul.
4) Jika tombol

diklik lowongan yang telah dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.

5) Jika klik satu baris pada daftar lowongan, jendela baru akan muncul dan form sesuai dengan
lowongan akan muncul.dan rincian informasi dapat ditemukan.
6) Jika klik ganda satu baris pada daftar lowongan, akan memindahkan halaman ke pengelolaan
kandidat dan kandidat yang lulus. Lihat ke ‘manage candidates and passing candidates’ pada
halaman selanjutnya. Namun untuk status plan, jika klik ganda, halaman tidak akan berubah.
7) Jika klik tombol ‘processing application’, status lowongan akan berubah dari ‘plan’ ke
‘processing’, dan dapat dipindahkan ke ‘manage candidates and passing candidates’.
8) Jika klik tombol ‘Simpan’ setelah memasukkan dan mengubah informasi lowongan, informasi

- 104 -



Mengelola kandidat dan kandidat yang lulus untuk lowongan - kandidat

1

2
5
3

4

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’ dan
memilih satu lowongan. Halaman ini berguna untuk memilih kandidat berdasarkan informasi pelamar yang
dimasukkan dan menglola hasil tes, kemudian mengelola kandidat yang lulus. Dan yang terakhir adalah
menutup lowongan pekerjaan.

- 105 -



1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’, dan klik ganda pada
satu lowongan dari daftar.
2) Jika tombol ‘closing’ diklik, lowongan ditutup. Kandidat tidak dapat diubah setelah ditutup.
3) Jika klik tombol

, jendela baru muncul dan tampilan untuk memilih kandidat sesuai informasi

pelamar akan ditampilkan.  Jika klik tombol ‘Search’ setelah memasukkan kondisi pelamar akan
terlihat.  pilih kandidat yang diinginkan melalui check-box.  Jika klik tombol ‘Add candidates’,
jendela ditutup, pelamar terpilih ditambahkan kedalam daftar pada halaman ‘Manage candidates
and passing candidates’.

1
3

2

4) Jika tombol

diklik setelah memasukkan hasil tes dan hasil kelulusan, informassi tersebut

akan dikirim ke server dan disimpan. Jika hasilnya ‘pass’, kandidat akan ditemukan pada TAB
‘passing candidate’.
5) JIka klik TAB ‘passing candidate’, kandidat yang lulus ditemukan. Penjelasan tentang halaman
ini akan dijelaskan pada halaman berikutnya.

- 106 -



Mengelola kandidat dan kandidat yang lulus untuk lowongan – kandidat yang lulus

1

4
3

2

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’ dan
memilih satu lowongan. Halaman ini berguna untuk mengelola kandidat yang lulus, dan menutup lowongan
pekerjaan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’, dan klik ganda pada
satu lowongan dari daftar.
2) JIka klik TAB ‘passing candidate’, kandidat yang lulus ditemukan.
3) Jika tombol

diklik setelah memasukkan informasi kandidat yang lulus, informasi tersebut

4) Jika tombol ‘closing’ diklik, lowongan ditutup. Kandidat tidak dapat diubah setelah ditutup.

- 107 -



.5.2 Pelamar
.5.2.1 Administrasi
Mengelola pelamar – daftar pelamar

2

1
4
3

5

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’. Halaman
ini berguna untuk mengelola informasi pelamar (profil pribadim pendidikan formal, pendidikan nonformal,
keluarga, pengalaman kerja, keahlian).

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Applicant → Administration’.
2) Jika tombol

diklik, daftar pelamar yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan
3) Jika tombol

diklik, form untuk menambah pelamar baru akan muncul. Jika tombol

diklik,

pelamar yang dipilih ditandai dengan ‘delete’ dalam daftar pelamar.
4) Jika tombol

diklik pelamar yang telah dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.

5) Jika klik satu baris pada daftar pelamar, form pelamar akan muncul dan rincian informasi dapat
ditemukan. Lihat rincian informasi pelamar pada halaman selanjutnya.

- 108 -



Mengelola pelamar– form pelamar (1)

1
2
3

4

5

6

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’ dan scroll
ke bawah untuk menambah pelamar baru atau untuk mengubah informasi pelamar. Halaman ini berguna
untuk mengelola informasi tentang profil pribadi, pendidikan formal dan nonformal.

1) Scroll ke bawah dalam halaman ‘Manage applicant’.
2) Jika klik tombol ‘Simpan’, data yang baru dimasukkan atau profil yang telah diubah akan dikirim
ke server dan disimpan.
3) Jika tombol

diklik, form untuk menambah pendidikan formal akan muncul. Jika tombol

diklik, pendidikan formal yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
4) Jika tombol
5) Jika tombol

diklik pendidikan formal yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
diklik, form untuk menambah pendidikan nonformal akan muncul. Jika tombol

diklik, pendidikan nonformal yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
6) Jika tombol

diklik pendidikan nonformal yang telah diubah akan dikirim ke server dan

disimpan.

- 109 -



Mengelola pelamar– form pelamar (2)

2

3

4

5

1
6

7

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’ dan scroll
ke bawah untuk menambah pelamar baru atau untuk mengubah informasi pelamar. Halaman ini berguna
untuk mengelola informasi tentang keluarga, pengelaman bekerja dan keahlian.

1) Scroll ke bawah dalam halaman ‘Manage applicant’.
3) Jika tombol

diklik, form untuk menambah keluarga akan muncul. Jika tombol

diklik,

keluarga yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
4) Jika tombol

diklik informasi keluarga yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

5) Jika tombol

diklik, baris untuk menambah pengalaman kerja akan muncul. Jika tombol

diklik, pengalaman kerja yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
6) Jika tombol
5) Jika tombol

diklik pengalaman kerja yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
diklik, baris untuk menambah keahlian akan muncul. Jika tombol

keahlian yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
6) Jika tombol

diklik keahlian yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan

- 110 -

diklik,



PART

6

.6 Pengelolaan SPPD
.6.1 SPPD Standar
.6.1.1 GOL master
Mengelola GOL master

1

2
3

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → GOL master’. Halaman
ini berguna untuk mengelola kelas SPPD dan tiket pesawat sesuai dengan status pegawai, golongan dan
- 111 -



tingkat jabatan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → GOL master’.
2) Jika tombol

diklik, informasi SPPD GOL master yang sesuai dengan kondisi pencarian

3) Jika tombol

diklik setelah mengubah kelas SPPD atau tiket, informasi yang telah diubah

akan dikirim ke server dan disimpan

- 112 -



.6.1.2 Biaya akomodasi ibu kota/non ibu kota
Mengelola biaya akomodasi untuk ibu kota/non ibu kota

2
1

3

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Capital/Non capital’.
Halaman ini berguna untuk mengelola pengurangan jika lebih dari 1 bulan, dan jumlah sesuai jenis tujuan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Capital/Non capital’.
2) Jika tombol

diklik, informasi biaya akomodasi untuk ibu kota/non ibu kota yang sesuai

dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan
3) Jika tombol

diklik setelah mengubah pengurangan jika lebih dari 1 bulan, informasi yang

telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 113 -



.6.1.3 Luar negeri
Mengelola biaya luar negeri

2
3
1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Oversea’. Halaman ini
berguna untuk mengelola jumlah biaya sesuai dengan Negara dan kelas SPPD.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Oversea’.
2) Jika tombol

diklik, informasi biaya luar negeri yang sesuai dengan kondisi pencarian

3) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlahnya, informasi yang telah diubah akan dikirim ke


- 114 -



.6.1.4 Taksi
Mengelola biaya taksi

2
1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Taxi’. Halaman ini
berguna untuk mengelola jumlah biaya taksi.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Taxi’.
2) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah biaya taksi, informasi yang telah diubah akan


- 115 -



.6.1.5 Delegasi
Mengelola biaya delegasi

2

3
1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Representative’.
Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya delegasi sesuai dengan jenis tujuan, kelas SPPD, dan
tingkat jabatan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Representative’.
2) Jika tombol

diklik, informasi biaya delegasi yang sesuai dengan kondisi pencarian

3) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah biaya delegasi, informasi yang telah diubah


- 116 -



.6.1.6 Akomodasi tambahan
Mengelola biaya akomodasi tambahan

2

1

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Extra accommodation’.
Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya akomodasi tambahan sesuai dengan kelas SPPD.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Extra accommodation’.
2) Jika tombol

diklik setelah mengubah jumlah biaya akomodasi tambahan, informasi yang

telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 117 -



.6.2 SPPD
.6.2.1 Administrasi
Mengelola SPPD Master – Daftar SPPD Master and membuat SPPD Master

2
3
1

4

5

6

7

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’. Halaman ini
berguna untuk mengelola informasi SPPD Master and menyelesaikan SPPD.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘SPPD → Administration’.
2) Jika tombol

diklik, informasi SPPD Master yang sesuai dengan kondisi pencarian yang

3) Jika klik tombol ‘Create SPPD Master’, form baru untuk memasukkan SPPD Master akan
muncul
4) Jika klik satu baris dalam daftar SPPD Master, form baru akan muncul dan rincian SPPD Master
akan ditemukan.
5) Jika klik tombol ‘complete’ setelah memilih satu baris dalam daftar SPPD Master, SPPD Master
ditutup dan tidak dapat diubah.
- 118 -



6) Jika klik tombol ‘delete’ after selecting one row in SPPD Master list, the SPPD Master is deleted.
7) If click ‘Simpan’ button setelah memasukkan informasi SPPD Master, informasi yang telah

- 119 -



Mengelola SPPD Master – daftar peserta SPPD

1

4
2

3

5

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’ dan scroll ke bawah.
Halaman ini berguna untuk mengelola informasi peserta sesuai dengan SPPD Master yang telah selesai.

- 120 -



1) Scroll ke bawah dalam tampilan ‘Manage SPPD Master’.
2) Jika klik tombol

, jendela baru akan terbuka dan muncul tampilan sebagai berikut untuk

memasukkan informasi SPPD dari tiap peserta. Pilih  Jenis peserta, dan jika BIDA memilih jenis
peserta, scara otomatis informasi tertentu akan dimasukkan. Jika klik tombol  ‘Simpan’ setelah
memasukan informasi SPPD tambahan, jendela baru akan ditutup, dan informasi dikirim ke server
dan disimpan.

1

2

3) Jika tombol

diklik peserta SPPD yang baru dan yang diubah akan dikirim ke server dan

disimpan.
4) Jika klik tombol ‘complete’ setelah memilih satu baris dalam daftar SPPD Master, SPPD Master
ditutup dan tidak dapat diubah.
5) Jika klik ganda satu baris dalam daftar pesera sebelum SPPD master ditutup, form untuk
memasukkan SPPD muncul, dan form tambahan untuk memasukkan biaya SPPD akan muncul
setelah ‘complete’. Lihat halaman selanjutnya untuk penjelasan lebih lanjut

- 121 -



Manage SPPD Master – Manage SPPD fee

1

2

3

4

4

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’ dan dengan klik
ganda sastu peserta dalam daftar peserta setelah SPPD Master telah selesai. Halaman ini berguna untuk
mengelola informasi biaya tiap peserta sesuai dengan informasi SPPD Master

1) Jika klik tombol ‘complete’, biaya SPPD yang dimasukkan akan ditutup.
2) Jika klik tombol ‘Delete’, SPPD Master dihapus, deleted information is transferred to the server
and saved.
3) Jika klik tombol ‘Simpan’, SPPD Master yang diupdate akan dikirim ke server dan disimpan.
4) Jika tombol

diklik setelah memasukkan biaya SPPD, informasi SPPD yang baru dan yang


- 122 -

User manual hrm v2.0

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a User manual hrm v2.0

Semelhante a User manual hrm v2.0 (20)

Mais de The Vision and Insight Corner

Mais de The Vision and Insight Corner (20)

User manual hrm v2.0