1. MODULO COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL NM4 T é c n i c o P r o f e s i o n a l CENTRO EDUCACIONAL SAN CARLOS DE ARAGON DOCUMENTOS COMERCIALES (resumen guía) CORREO ELECTRÓNICO Y RESPALDO DE DOCUMENTOS Profesor, Rigoberto Gaona Año 2009

5. REMITO:Es el documento que confecciona el vendedor y que acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.

6. FACTURA:Es el documento que el proveedor entrega al comprador comunicándole el importe de las mercaderías vendidas a crédito o al contado. Es el comprobante de compra.

7. NOTA DE DEBITO:Es el comprobante que envía el proveedor al comprador, comunicándole que aumento su deuda por motivos que en el se especifica.

8. NOTA DE CREDITO:Es el comprobante escrito que el proveedor entrega al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque, pagare u otros valores.

9. PAGARE:Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero en un plazo determinado.

10. CHEQUE: Es una orden de pago librado contra un Banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden de cuenta corriente.ENTRE OTROS…

11. ¿Cómo se comunican las Empresas? Uno de los documentos más utilizados en la empresa para comunicarse externamente, es la carta comercial. PERO…. QUÉ ESUNA CARTA COMERCIAL?? Lacarta comercial sirve como medio de comunicaciónentre dos empresascomerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartascomerciales. Los más importantes son:de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información. y de publicidad. NOTA:A diferencia de cartaspersonales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo. y deben ir siempre mecanografiadas. (NO HA MANO!!)

13. Lugar y Fecha,

14. Datosdel destinatario,

15. y Saludo. En general se indica también el asunto de la carta (referencia REF), para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

17. Si son varios deberán guardar relación entre sí y deberán exponerse de acuerdo al grado de importancia.

18. Dejar clara la idea que motiva el documento.

19. Exponer con claridad los hechos y argumentos.

20. Evitar párrafos demasiado extensos.

21. Eliminar la repetición de palabras o ideas.Conclusión Final:

23. Firma,

24. Nombre y Cargo del emisor.

25. En caso de anexos se indica el número de éstos.

26. Además es posible añadir posdatao indicar si se envían copias a otras personas.

27. cartaEn la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo JUSTIFICADO" es la manera general de componer una

28. Veamos un ejemplo… La carta que te presentamos a continuación contiene numerosos errores!!! ¿Podrías determinar cuáles son?...

30. Uso del Correo Electrónico: Respaldo de Documentos e Informativos.

31. QUÉ ESinternet?? Es un conjuntode redes de computadores, una red de redes de computadores una red global de comunicación, miles de redes y, por ende, millones de computadores conectados entre sí para compartir recursos e información.

32. En Internet, los servicios no están orientados a la conexión sino que su finalidad intrínseca es la de comunicación, favoreciéndose así el envío y recepción de información, dividida en pequeños paquetes llamados "Packet Networks" que viajan por circuitos virtuales a través de la red, para finalmente juntarse y llegar a su receptor. Internet, se perfila como uno de los mayores signos de la llamada "Globalización", término que apareció a finales de 1990, fruto del triunfo del capitalismo como sistema económico a escala mundial… (Mejor dicho), Bajo el nombre de "Globalización" se extiende una red de intensas relaciones económicas que, articuladas mediante Internet, agrupa una buena parte de la actividad mundial.

34. Intercambiar información,

35. Enviar archivos que pueden ser de texto, imágenes, sonidos, etc…Sin duda, la aparición del Correo Electrónico ha transformado las formas de comunicación conocidas hasta el momento, ya que. permite establecer lazos de comunicación entre personas que no se conocen!!!

36. CORREO ELECTRONICO: CORREO POSTAL: Sirve para enviar y recibir correspondencia. Para que esto funcione adecuadamente debemos tener en forma clara y completa los datos del destinatario o receptor de la información que deseamos enviar. es similar a un servicio normal de correo, con la diferencia de que cada persona posee una dirección electrónica que utiliza para recibir y enviar sus mensajes, archivos, programas, imágenes, sonidos y vídeos a múltiples receptores en forma personal y privada. V/S De la misma manera debes incluir los datos del remitente o emisor del documento. Éstos, son emitidos y recepcionados a través de computadores. Debes llevar el documento a la Oficina de correo, pagar el franqueo correspondiente y esperar tal vez unos 4 - 5 o 10 días para recibir respuesta. Se pueden enviar mensajes a todas las personas que tengan una dirección electrónica. Independiente de donde estén. no se utiliza estampilla y el tiempo de envío se reduce a 20 segundos aprox.!!.

39. Dirección electrónica del Receptor

41. TESTIMONIO… Aunque pueda parecer una tontería, hay veces que no nos damos cuenta y usamos mal el correo electrónico como medio de comunicación. He visto de todo como gente que le envía un mail al compañero de enfrente para decirle una frase de un párrafo lo cual no me parece la forma más adecuada de comunicación y de tener feedback del destinatario. Internet por su propia naturaleza es un medio frío y en ocasiones, si no se usa adecuadamente, algo inseguro. Hay que procurar en determinadas situaciones decir las cosas a la cara pues es el mejor canal de comunicación en muchos casos. Sergio Vásquez BLA… BLA… BLA… bla… BLA… bla… bla… bla… bla…

42. … Aquí van unas buenas prácticas: 1.- Envía el mail a las menos personas posibles. No fomentes cadenas de sapm. POR FAVOR!! 2.- Establece prioridad de los mensajes. 3.- Fija un asunto breve, claro y conciso relacionado directamente con el contenido. 4.- Escribe lo menos posible y ves directo al grano. No te enrrolles demasiado… 5.- Cuida las formas y el lenguaje y piensa directamente en quien lo recibe y su estado si lo conoces. 6.- Evita la ambigüedad o posibles malentendidos. Suele pasar mas de lo que uno se imagina y hay gente muy susceptible increíblemente. 7.- Piensa si existe otro medio alternativo mejor para comunicarse. Ej: Coffe Break...

43. 8.- Si el correo es confidencial indícalo claramente y responde en tiempo y forma si hay un compromiso claro. También puedes utilizar un link a la política de privacidad de mi empresa con la fecha de la última actualización. 9.- Usa firmas de correo para identificarte claramente e indicar tu actividad profesional. También puedes usar las “Vcard” 10.- No envíes correos al de al lado, díselo de viva voz si puedes y esta presente! NO A GRITOS!!!! 11.- Separa claramente tu correo personal del profesional y no los mezcles nunca indicándolo claramente. O simplemente mantén dos cuentas de mail.