Anche le aziende di piccola o media dimensione devono quotidianamente confrontarsi con un grande numero di documenti che devono essere archiviati, recuperati e condivisi durante lo svolgimento della propria attività. La gestione elettronica dei documenti offre alle organizzazioni un’ampia varietà di benefici, alcuni quantificabili in modo tangibile ed altri, invece, di natura intangibile. La somma dei benefici determina per l’azienda la possibilità di perseguire al meglio il proprio business. Una volta condivisi il significato e la validità dei benefici che un sistema di gestione documentale può apportare all’azienda, occorre quindi intraprendere un corretto percorso di valutazione della scelta migliore per le proprie esigenze presenti e future.
1. 09
26 settembre 2009
APPUNTI
DIGITALI
Quaderni
Le sfide della gestione
elettronica dei documenti
Contenuti:
Premessa
Strategia di attacco
Convinzione e sponsor aziendale
Individuazione precisa delle esigenze
Comprendere e utilizzare esempi di successo
simili
Procedere con progetti pilota
Il metodo e le “best practices”
e
Premessa
E’ evidente a tutti come, oggi, in ogni attività umana ed in particolare di business,
siano generate enormi quantità di informazioni e documenti, spesso in formati anche
molto diversi tra loro.
Anche le aziende di piccola o media dimensione devono quotidianamente
La gestione confrontarsi con un grande numero di documenti che devono essere archiviati,
recuperati e condivisi durante lo svolgimento della propria attività. Il flusso dei
documentale: documenti e delle informazioni da essi recate assume spesso i connotati di un
un’opportunità percorso lungo, ed a volte tortuoso, che si sviluppa dalla fonte alla destinazione,
passando attraverso numerosi intermediari. In assenza di uno strumento che
spesso consenta di gestire per i documenti il “workflow”, la versine, lo stato e la scrivania su
“dimenticata” cui cui si trovano, il rischio è spesso quello di perdersi in ricerche estenuanti su
caselle di posta elettronica, server aziendali, cartelle di sistema, raccoglitori cartacei,
telefonate a colleghi.
Naturalmente quando dei documenti non vengono facilmente e rapidamente reperiti,
non sono solo i singoli ed i gruppi di lavoro direttamente interessati a risentirne, ma è
l’intera azienda che subisce un danno, a volte anche grave. Infatti la legislazione di
ogni paese, ed anche quella italiana, impone da tempo di rispettare regole ben
1