Resumo: Requisitos básicos para
implantação de solução ECM/GED
Por: Renato Rodrigues
Compartilhar pouco do conhecimento e
experiência em sistemas de organização de
documentos.
Lembre-se que sistemas de infor...
Agenda
O que é ECM e GED?
Requisitos de informática / TI
Definição de regras de negócio
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Enterprise Content Management (ECM) ou em português
Gestão de Conteúdo Empresarial significa a forma de organizar
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Se você tem um sistema para armazenar,
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Um sistema de gestão de documentos para
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Servidor(es) de aplicação (na rede local ou
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Independente do sistema que você implante na sua empresa, é
necessário algumas regras de negócio estarem bem definidas
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Principais regras de negócio
Exemplos de principais regras de negócio:
Numeração do documento
Estrutura de pastas
Proce...
∗ Regra de numeração – nome dos documentos
∗ Propriedades adicionais
∗ Fluxo para criação de documentos
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∗ Visualizador
Permitir verificar o conteúdo do documento sem ter que abri-lo.
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Todo engenheiro, projetista e arquiteto
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Funcionalidades extras – Conversão em
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∗ Conversão em PDF
O formato PDF criado pela Adobe, se tornou um formato...
Funcionalidades extras - Transmissão de
documentos
∗ Controle de transmissão de documentos
Já pensou quantos e-mails você ...
Controle extra – Gestão documentos
impressos
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No seu trabalho você precisa g...
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A seguir uma reportagem sobre como os sistemas podem auxiliar no controle
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Espero que com essas dicas o seu dia a dia
se torne mais fácil para a implementação de
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Resumo implantação ECM / GED com sucesso e sem maiores preocupações

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Resumo implantação ECM / GED com sucesso e sem maiores preocupações.
Quais os requisitos de TI; principais regras de negócio; funções que podem ser automátizadas.

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Resumo implantação ECM / GED com sucesso e sem maiores preocupações

  1. 1. Resumo: Requisitos básicos para implantação de solução ECM/GED Por: Renato Rodrigues
  2. 2. Compartilhar pouco do conhecimento e experiência em sistemas de organização de documentos. Lembre-se que sistemas de informática vieram para auxiliar o dia a dia, auxiliar os processos que você e sua empresa já realizam. Não se frustre se após a instalação sistema, suas regras de negócio precisarem ser atualizadas no sistema, isso faz parte do dia a dia da empresa. Objetivo
  3. 3. Agenda O que é ECM e GED? Requisitos de informática / TI Definição de regras de negócio A B C Funções manuais que podem ser automátizadasD Dúvidas?E
  4. 4. Enterprise Content Management (ECM) ou em português Gestão de Conteúdo Empresarial significa a forma de organizar e armazenar documentos e outros conteúdos relacionados ao processo da organização. Sistema para organizar os documentos possuem algumas regras de negócio, por exemplo: Numeração documento Estrutura de pastas Grupos de segurança, o que cada usuário tem Permissão para fazer Ciclo de vida para criação de documento Relatórios O que é ECM e GED?
  5. 5. Se você tem um sistema para armazenar, consultar e acessar documentos sem muitas ou nenhuma funcionalidade adicional, você já tem um GED. Por ser um sistema de informática; você também vai precisar: disponibilidade; backup; controle de acesso; ponto único de acesso (interface sistema). O que é ECM e GED? GED – Gestão Eletrônica de Documentos, em geral o “mercado” entende que é um sistema mais simples quando comparado ao ECM .
  6. 6. Um sistema de gestão de documentos para instalar Servidor(es) de aplicação (na rede local ou datacenter / nuvem) Espaço em disco; para armazenar todos os seus documentos.  Recomendação: A partir de 4x ao espaço a ser utilizado pelo documentos Requisitos de informática / TI Requisito de TI das estações de trabalho dos usuários Monitoramento do servidor: consumo de memória e espaço Realização de backup diário para mídia externa
  7. 7. Independente do sistema que você implante na sua empresa, é necessário algumas regras de negócio estarem bem definidas para a customização do sistema. Lembre-se, as regras de negócio é como você e a empresa se organizam; o sistema é uma ferramenta para facilitar e aumentar a produtividade do dia a dia. Definição de regras de negócio Após o inicio de utilização do novo sistema, o sistema tem que ser capaz de permitir atualizações nas regras de negócio; pois estas regras podem ser atualizadas conforme as novas necessidades de negócio.
  8. 8. Principais regras de negócio Exemplos de principais regras de negócio: Numeração do documento Estrutura de pastas Processo de criação do documento/ciclo de vida Perfis de acesso Propriedades para os documentos Exemplo de outras regras de negócio Relatórios/Listagem de documentos Importação em lote de documentos
  9. 9. ∗ Regra de numeração – nome dos documentos ∗ Propriedades adicionais ∗ Fluxo para criação de documentos ∗ Perfil de controle de acesso ∗ Notificações por emails Maiores informações, consultar outro documento que publiquei com detalhes destas regras: http://pt.slideshare.net/renatoatos/conceitos-e-regras-bsicas-de-organizao-de-documentos Definição de regras de negócio
  10. 10. ∗ Visualizador Permitir verificar o conteúdo do documento sem ter que abri-lo. Todos os sistemas requerem licenças e alguns destes sistemas, as licenças tem um valor muito alto; exemplo: licenças do AutoCAD. Se o sistema permite visualizar seu conteúdo; logo, você consegue reservar licenças de AutoCAD à quem realmente precisa na sua empresa. Funcionalidades extras – Visualizar conteúdo
  11. 11. ∗ Marcas eletrônicas Todo engenheiro, projetista e arquiteto conhecem para que serve as canetas: Verde, Vermelho e Amarelo no bolso da camisa. Mas para usa-las, você precisa imprimir o documento “projeto”, isso gera gastos com folhas de papel, tinta da impressora e energia – O que não é ecologicamente correto nos dias atuais. Marcas eletrônicas permite você ter a função de marcações das tradicionais canetas, mas com maior agilidade via sistema. Funcionalidades extras – Marcações eletrônicas – Economia de papel
  12. 12. Funcionalidades extras – Conversão em formato PDF ∗ Conversão em PDF O formato PDF criado pela Adobe, se tornou um formato comum e muito utilizado para compartilhar documentos entre pessoas e empresas, especialmente quando se deseja dificultar sua edição; além de possuir alta definição – grande benefício. Imagine você ter que converter documento por documento, manualmente num sistema ECM ou GED? Trabalhoooooo. Se o sistema ECM/GED tiver esta função adicional, seja por customização ou módulo, terá o benefício de economizar tempo, aumentando sua produtividade durante o dia a dia.
  13. 13. Funcionalidades extras - Transmissão de documentos ∗ Controle de transmissão de documentos Já pensou quantos e-mails você envia e recebe todos os dias? E a quantidade quando você agrupa estes por destinatário? São muitos correto? Imagina na empresa, que envia e recebe muitos documentos por dia, para diferentes destinatários. Lembre-se que estes documentos representam muito dinheiro investido, pois são referente a projetos dos mais diferentes tipos. Uma funcionalidade extra para o seu ECM/GED é o controle de ‘remessa de documentos”; ou mais popular GRD “Guia de Remessa de Documentos”. Antes da era da informática, existia uma guia com um canhoto – imagem exemplo acima, para quem recebia a remessa tinha que assina-lo. Em um sistema que tenha essa funcionalidade, essa assinatura é eletrônica; com data/hora do download ou upload dos documentos.
  14. 14. Controle extra – Gestão documentos impressos ∗ Controle de documentos impressos por sistema No seu trabalho você precisa guardar documentos de projetos, ficais e outros impressos, em uma caixa por um período de X anos. Se você possui várias caixas, você organiza isso por armários? Por estantes? Por caixas? Por sala? O seu sistema GED/ECM pode auxiliar você nesta função, facilitando a pesquisa dos documentos armazenados nestas caixas. Lembra-se das propriedades dos documentos: TITULO1; TITULO2; ÁREA; DISCIPLINA, você também pode adicionar informações: SALA, CAIXA, PRATELEIRA, ANDAIME entre outras, que o sistema poder facilitar a pesquisa de documentos. Se desejar guardar uma copia eletrônica, basta digitalizar e registrar no sistema.
  15. 15. Controle extra – Gestão documentos impressos A seguir uma reportagem sobre como os sistemas podem auxiliar no controle dos documentos impressos. Observe no vídeo que o código de barras faz a mesma função das propriedades que descrevi no slide anterior, tudo para facilitar a pesquisa. Link: https://www.youtube.com/watch?v=BhHAaO-XGAA
  16. 16. Espero que com essas dicas o seu dia a dia se torne mais fácil para a implementação de um sistema de controle de documentos, ou o seu dia a dia caso já tenha um sistema em utilização. Dúvidas?

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