Como Definir e Desenvolver Competências para um PMO

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Workshop realizado no Fórum Internacional de PMOs - 2011 [São Paulo, Brasil, 7, 8 e 9 de novembro de 2011]
por
Regis Mattos [regismattos@uol.com.br]
Renan Silva
Tatiane Oliveira

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Como Definir e Desenvolver Competências para um PMO

  1. 1. Workshop Como Definir e Desenvolver Competências para um PMO
  2. 2. PMO Master Class 2012 Renan Silva Serasa Experian Regis Mattos Governo do Estado do Espírito Santo Tatiane Oliveira da Rosa Terra Networks
  3. 3. What the hell am I doing here?
  4. 4. What the hell am I doing here? Definir quais competências precisam ser trabalhadas para cada um dos serviços prestados pelo PMO
  5. 5. De quais serviços estamos falando?
  6. 6. De quais serviços estamos falando? Os 27 serviços de um PMO identificados por Hobbs e Aubry
  7. 7. De quais serviços estamos falando? 1. Informar o status dos projetos para a alta gerência 2. Monitorar e controlar o desempenho de projetos 3. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos 4. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (scoreboard) 5. Desenvolver e implementar a metodologia padrão 6. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização 7. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento 8. Prover mentoring para os gerentes de projetos 9. Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de padronização 10. Coordenar e integrar projetos de um portfólio 11. Identificar, selecionar e priorizar novos projetos 12. Gerenciar um ou mais portfólios 13. Gerenciar um ou mais programas 14. Alocar recursos entre os projetos 15. Prover aconselhamento à alta gerência 16. Participar do planejamento estratégico 17. Gerenciar os benefícios de programas 18. Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos 19. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO 20. Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos 21. Conduzir revisões pós‐gerenciamento do projeto (lições aprendidas) 22. Conduzir auditorias de projetos 23. Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas 24. Implementar e gerenciar banco de dados de riscos 25. Execução de tarefas especializadas para GPs 26. Gerenciar Interface com Clientes/Usuários 27. Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários para GPs
  8. 8. De quais competências estamos falando?
  9. 9. De quais competências estamos falando? As 67 competências propostas no livro FYI – For Your Improvement
  10. 10. De quais competências estamos falando? PERSPICÁCIA EMPRESARIAL APTIDÕES FUNCIONAIS / TÉCNICAS APRENDIZAGEM TÉCNICA QUALIDADE DAS DECISÕES CAPACIDADE INTELECTUAL CAPACIDADE DE APRENDIZAGEM RÁPIDA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS LIDAR COM A AMBIGUIDADE CRIATIVIDADE GESTÃO DE INOVAÇÕES PERSPECTIVA AGILIDADE ESTRATÉGICA AGILIDADE ORGANIZACIONAL HABILIDADE POLÍTICA HABILIDADES DE APRESENTAÇÃO COMUNICAÇÕES ESCRITAS AMBIÇÃO DE CARREIRA RELACIONAMENTO COM OS NÍVEIS MAIS ALTOS DA ORGANIZAÇÃO RECEPTIVO / ACESSÍVEL COMPAIXÃO RELACIONAMENTO COM O SUPERIOR IMEDIATO FOCO NO CLIENTE GESTÃO DA DIVERSIDADE IMPARCIALIDADE EM RELAÇÃO AOS COLABORADORES DIRETOS RELACIONAMENTO COM OS PARES HABILIDADE PARA COMPREENDER OUTRAS PESSOAS MOTIVANDO OS OUTROS NEGOCIAÇÃO LIDAR COM O PARADOXO APRENDIZADO PESSOAL AUTODESENVOLVIMENTO AUTOCONHECIMENTO TOMADA DE DECISÃO DE FORMA OPORTUNA DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES CAPACIDADE DE ORGANIZAÇÃO PLANEJAMENTO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO DELEGAÇÃO DESENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES DIRETOS E DE TERCEIROS DIRECIONANDO OUTRAS PESSOAS COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÕES GESTÃO E MENSURAÇÃO DO TRABALHO GESTÃO DE PROCESSOS GESTÃO POR SISTEMAS GESTÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE TRABALHO HABILIDADES DE COMANDO GESTÃO DE CONFLITOS CONFRONTANDO OS COLABORADORES DIRETOS CORAGEM GERENCIAL POSICIONANDO-SE E ASSUMINDO RESPONSABILIDADES RECRUTAMENTO E SELEÇÃO HABILIDADE PARA “LER” PESSOAS ORIENTADO PARA A AÇÃO PERSEVERANÇA ORIENTADO PARA OS RESULTADOS FORMAÇÃO DE EQUIPES EFICAZES GESTÃO DA VISÃO E DO PROPÓSITO ÉTICA E VALORES INTEGRIDADE E CONFIANÇA COMPOSTURA HUMOR HABILIDADE DE OUVIR PACIÊNCIA ABERTURA PESSOAL EQUILÍBRIO TRABALHO / VIDA PESSOAL
  11. 11. Houston, we have a problem
  12. 12. Houston, we have a problem Um questionário que indicasse a importância de cada uma das competências em relação a cada um dos serviços 67 x 27 = 1.809 perguntas
  13. 13. Solução Proposta
  14. 14. Solução Proposta  Trabalhar nos 5 grupos de serviços somados aos 3 outros que não foram agrupados  Trabalhar nos 6 fatores de competências propostos 8 x 6 = 48 perguntas
  15. 15. Grupos de Serviços • G1. Monitoramento e Controle do desempenho do projeto • G2. Desenvolver Competências e Metodologias em GP • G3. Gerenciamento de multi-projetos • G4. Gerenciamento Estratégico • G5. Aprendizagem organizacional • Serviços Isolados – S25. Executar tarefas especializadas para os gerentes de projeto – S26. Gerenciar a interface com os clientes – S27. Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários de GPs
  16. 16. Fatores de Competências • Fator I: Habilidades Estratégicas • Fator II: Habilidades Operacionais • Fator III: Coragem • Fator IV: Energia e Motivação • Fator V: Habilidades de Posicionamento Organizacional • Fator VI: Habilidades Pessoais e Interpessoais
  17. 17. Modelo Proposto
  18. 18. Modelo Proposto Habilidades Estratégicas FATORES DE COMPETÊNCIAS VS. GRUPOS DE SERVIÇOS / FUNÇÕES Compreender o negócio/indústria Tomar decisões complexas Criar o novo e o diferente Habilidades Operacionais Manter o foco Ser organizado Realizar trabalho por intermédio de terceiros Gerenciar os processos de trabalho Coragem Lidar com problemas Tomar decisões difíceis a respeito de outras pessoas Energia e Motivação Foco no resultado Habilidades de Posicionamento Organizacional Habilidades Pessoais e Interpessoais "Navegar" bem no ambiente organizacional Comunicar com eficiência Gerenciar relacionamento com superiores Habilidades de relacionamento Atenção e cuidado com os outros Gerenciar relacionamentos diversos Inspirar pessoas Agir com honra e caráter Ser aberto e receptivo Demonstrar flexibilidade pessoal Equilibrar trabalho/vida pessoal Monitoramento e Controle da Performance de Projetos 1. Informar o status dos projetos para a alta gerência 2. Monitorar e controlar o desempenho de projetos 3. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos 4. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (scoreboard) Importante Ex em plo Muito importante Importante Importante Importante Importante Importante Pouco Importante Importante Importante Muito importante Muito importante Muito importante Muito importante Muito importante Muito importante Importante Pouco Importante Pouco Importante Importante Importante Desenvolvimento de Competências e Metodologias em GP 5. Desenvolver e implementar a metodologia padrão 6. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização 7. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento 8. Prover mentoring para os gerentes de projetos 9. Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de padronização Importante Gerenciamento de Múltiplos Projetos 10. Coordenar e integrar projetos de um portfólio 11. Identificar, selecionar e priorizar novos projetos 12. Gerenciar um ou mais portfólios 13. Gerenciar um ou mais programas 14. Alocar recursos entre os projetos Muito importante Gestão Estratégica 15. Prover aconselhamento à alta gerência 16. Participar do planejamento estratégico 17. Gerenciar os benefícios de programas 18. Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos Muito importante Aprendizado Organizacional 19. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO 20. Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos 21. Conduzir revisões pós‐gerenciamento do projeto (lições aprendidas) 22. Conduzir auditorias de projetos 23. Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas 24. Implementar e gerenciar banco de dados de riscos 25. Execução de tarefas especializadas para GPs 26. Gerenciar Interface com Clientes/Usuários 27. Recrutar. Selecionar, avaliar e determinar salários para GPs Pouco Importante Importante Pouco Importante Pouco Importante Importante Importante Nada Importante Importante Pouco Importante Importante Pouco Importante Pouco Importante Importante Importante Muito importante Importante Importante Importante Pouco Importante Importante Importante Importante Muito importante Nada Importante
  19. 19. Exercício Prático
  20. 20. Resultados da Pesquisa
  21. 21. Resultados da Pesquisa  Pesquisa realizada entre 03 e 21 de Outubro de 2012.  Responderam a pesquisa 30 profissionais que atuam no PMO de 21 organizações (públicas e privadas).
  22. 22. Resultados da Pesquisa
  23. 23. Exemplo de Aplicação
  24. 24. 05 Estratégias para endereçar uma competência: • Desenvolver • Substituir por outra competência • Contornar a necessidade para neutralizar o ponto fraco • Compensar um ponto forte utilizado em excesso • Aprender a viver com isso
  25. 25. Feedback
  26. 26. Feedback
  27. 27. Obrigado

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