Prestação de Contas - AULA 3 | A importância da gestão na execução de projetos (Sirlene Ciampi)

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A boa gestão de um projeto incentivado só pode ser garantida com uma prestação de contas bem realizada. O proponente precisa se antecipar, planejando e executando o projeto de forma a garantir a lisura, a transparência e a legalidade na condução de recursos regulados pelo Poder Público. O curso Prestação de Contas em projetos incentivados apresenta os principais cuidados a serem observados na prestação, desde o dever constitucional do proponente até os pormenores da legislação e suas regulamentações, de forma prática e objetiva.

Destinado a gestores culturais, produtores, artistas e todos os interessados em realizar projetos incentivados, o curso Prestação de Contas em projetos incentivados apresenta dicas e ferramentas que facilitam a organização de documentos e informações necessárias à gestão de projetos, abordando aspectos físicos e financeiros, vedações, sanções e limitações, evitando problemas e inconsistências em seu fechamento.

Com oficina prática, o curso apresenta formulários, relatórios, atualizando os alunos sobre as principais atualizações e regulamentações vigentes.

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Prestação de Contas - AULA 3 | A importância da gestão na execução de projetos (Sirlene Ciampi)

  1. 1. PRESTAÇÃO DE CONTAS PROJETOS INCENTIVADOS Gestão dos Recursos
  2. 2. A Importância da Gestão na Execução do Projeto O pensamento de que a prestação de contas deve ser preparada somente após o término do projeto é um equívoco, o qual induz a erros, inconsistências e retrabalhos. É necessário entender a prestação de contas como um processo que começa no exato momento em que se inicia a realização do projeto, devendo ser prevista no planejamento de suas atividades.
  3. 3. A elaboração da prestação de contas deve ser iniciada no momento em que se começa a executar as despesas do projeto, sendo desenvolvida ao longo de sua execução e, deve ser finalizada e apresentada ao órgão, logo após a conclusão do projeto ou no prazo previsto para entrega.
  4. 4. Recomendação de alguns cuidados • Definição de Fornecedores e serviços; • Integração entre as equipes gestoras do projeto (produção e financeiro); • Contratação de profissionais capacitados para orientação sobre a correta e regular execução do projeto e de suas despesas, pelo ponto de vista contábil e jurídico, além do domínio das normas expedidas pelo órgão; • Registrar e comunicar ao órgão problemas que influenciem ou conduzam à mudanças nos parâmetros técnicos e/ou financeiros do projeto.
  5. 5. Cuidado no preenchimento na execução financeira • Inicie com o orçamento aprovado, crie uma planilha de relação de pagamentos e atualize sempre os débitos dos extratos bancários, incluindo as informações dos comprovantes de despesas. • Realize a associação dos pagamentos com os itens orçamentários e atualize o formulário com os valores já realizados, informados na planilha .
  6. 6. • Vá monitorando se os itens executados estão alinhados com os valores aprovados. Caso verifique significativas divergências, pode ser necessário a solicitação de redimensionamento ou remanejamento interno dos itens. • Paralelamente, vá organizando e arquivando os documentos fiscais que comprovem as despesas dos projetos na ordem cronológica do débito na conta corrente.
  7. 7. Que cuidados o proponente deve ter ao receber uma nota fiscal? • Certificar que o fornecedor é pessoa jurídica ou física idônea e apto para prestar o serviço contratado (Atividade CNPJ ou objeto social – contrato social); • A data de emissão da NF deverá estar dentro do prazo de validade da mesma, a nota não poderá estar rasurada, rasgada ou com os dados ilegíveis; • A data de emissão da NF e respectivo pagamento não poderá ser anterior nem posterior à vigência do projeto publicado na Imprensa Oficial ou Termo de Compromisso assinado;
  8. 8. • Dados do Tomador Completo (empresa proponente); • Dados do Prestador Completo; • Constar o número de cadastro do projeto e nome do projeto; • Com especificação do material adquirido ou serviço prestado; • Valor do bem ou serviço adquirido inferior ou igual ao valor aprovado na planilha orçamentária; • Solicitar consulta das notas de talonário.
  9. 9. Formas de Pagamento • Direto ao Fornecedor (transferências bancárias e/ ou cheques nominais* com depósito feito pelo proponente); • Contrato de Câmbio – Pagamento a Fornecedores Internacionais; • Guarda de documentos originais (05/10 anos). (*) exceção para reembolso e saques (CUIDADO).
  10. 10. Características de Alguns Tipos de Despesas • Nota Fiscal; • Contra- Cheque / Holerite - somente quando houver folha de pagamento; • RPA/RPS - nome, dados do projeto, documentos, endereço, valor, impostos, período do serviço • Diárias / Perdiem - recibo/profissional vinculado/ relação com nome do técnico/elenco, a função desempenhada, o período de trabalho e o valor da diária;
  11. 11. • Hospedagem - A hospedagem em hotel deve ser comprovada com Nota Fiscal. É necessária a identificação do nome do hóspede, seja pelo registro na fatura (a ser anexada à Nota Fiscal), ou por apontamento realizado pela proponente; • Reembolso de Despesas - reembolso deverá ser comprovado por meio de Recibo de Reembolso com apresentação dos correspondentes documentos fiscais e comprovação de vínculo contratual entre o projeto e o beneficiário do reembolso); • Caixa Pequeno - pequenas despesas (cuidado);
  12. 12. • Invoice – Operação de compra e venda ou prestação de serviços com pessoas estrangeiras (físicas e jurídicas) residentes no exterior, contendo quantidade, preço e condições de pagamento; a Invoice será aceita quando acompanhada de contrato de câmbio que comprove a aquisição da moeda estrangeira; • Boletos Bancários – Para casos em que legalmente não é emitido documento fiscal, como seguro saúde ou seguro acidente; deve ser acompanhado de contrato ou apólice que deu origem ao pagamento;
  13. 13. • DARF, GPS, GRU e Outras Guias de Recolhimento de Tributos: Documentos referentes ao recolhimento de tributos serão aceitos, desde que se comprove que são referentes à despesas pertinentes ao projeto; • Carta de Correção: É permitida para regularização de erro formal ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado como: as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor, correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente e data de emissão.
  14. 14. Documentos Não Aceitos • Documentos emitidos em nome diferente da proponente; • Com data “fora” da vigência; • Notas fiscais falsas; • Nota Fiscal correspondente a um produto ou serviço que diverge do objeto social da empresa fornecedora; • Documentos fiscais rasurados, rasgados ou apresentando dados ilegíveis;
  15. 15. • Documentos que não possuem valor fiscal, tais como: a. Orçamentos; b. Pedidos de Compra; c. Ordens de Serviço; d. Ordens de Compra; e. Notas de Garantia; f. Notas de balcão; g. Tíquetes ou Cupons de caixa que não oferecem a descrição dos itens; h. Voucher de abastecimento, de hospedagem ou de transporte; i. Faturas; Comprovantes de transferências eletrônicas ou depósitos bancários; • Documentos fiscais sem identificação do título do projeto e sua numeração.
  16. 16. Analisa se a marca da lei de incentivo foi devidamente utilizada (exceção da logo no período eleitoral na esfera de Governo da lei utilizada. Exemplo: Federal - “Brasil País Rico é País sem Pobreza”). Aqui, importante atentar para o “Manual de Identidade Visual” de cada lei de incentivo. Divulgação da Marca
  17. 17. Contrapartida Ancine- Financeira ou em serviços. É possível reduzir o valor no caso de captação parcial. Quando a opção for bens ou serviços é importante fazer uma pesquisa de mercado para comprovar os valores de contrapartida, acerca do bem ou produto adquirido pelo projeto.
  18. 18. Locação de equipamentos da proponente (PJ) pode ser utilizada a título de contrapartida. Deverá ser apresentado 03 (três) orçamentos do mercado para comprovação de custo da locação e uma declaração discriminando o equipamento, período de utilização e o valor. O valor deverá ser menor que o dos orçamentos apresentados. MINE – Não é exigido. MINC – Mecenato não é exigido / Convênio **20%.
  19. 19. Aquisição de materiais permanentes MINC: somente será permitido quando comprovadamente representar a opção de maior economicidade, em detrimento da locação, devendo o proponente em qualquer caso realizar cotação prévia de preços do mercado. O bem deverá ser doado a uma Instituição sem fins lucrativos no final da execução do projeto.
  20. 20. Desconcentração de Despesas MINC - Permitida a aquisição de mais de cinco produtos ou serviços do mesmo fornecedor quando demonstre ser a opção de maior economicidade, comprovada mediante declaração do proponente, acompanhada de cotação de preços de pelo menos dois outros fornecedores.
  21. 21. Ancine – executar as despesas do projeto com concentração de pagamentos entre 25% e 50% do valor total executado a um mesmo fornecedor, ou grupos de empresas vinculadas a um mesmo sócio, exceto para projeto específico de : a) desenvolvimento de projetos; b) construção, reforma ou atualização tecnológica da sala de exibição; c) aquisição de ações; d) finalização; e) comercialização; e f) animação.
  22. 22. Agenciamento ANCINE – no limite máximo de 10% (dez por cento) do valor autorizado para captação de recursos incentivados (limitado ao valor captado). MINC - A captação de recursos será realizada por profissionais contratados para este fim ou pelo próprio proponente, sendo, neste último caso, no limite de dez por cento do valor previsto para o projeto, até o teto de R$ 100.000,00. MINE - A captação de recursos será realizada por profissionais contratados para este fim , nos limites de 10% (desporto educacional), 7% (desporto de participação) e 5% (desporto de rendimento) do valor do projeto e/ou captação parcial.
  23. 23. Ressarcimento de Despesas MINC / ANCINE: é possível o ressarcimento das despesas realizadas depois da publicação de aprovação. MINE : É vedado.
  24. 24. Saques MINC: É permitido saques para pagamentos de despesas iguais ou inferiores a R$ 100,00 (cem reais). ANCINE : Sim (não há limite). No entanto, é importante que todos os documentos fiscais referentes às despesas sejam anexados à cópia do cheque e lançados individualmente na relação de pagamentos – Notas inferiores a R$ 1.000,00. MINE: É vedado.
  25. 25. Aplicação Financeira MINC: Os recursos depositados nas contas, enquanto não empregados em sua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados em: I - caderneta de poupança de instituição financeira oficial, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês; ou II - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores.
  26. 26. ANCINE /MINE*: Aplicação do Mercado Financeiro (sem risco). Em todos os órgãos a aplicação financeira é obrigatória. (*) Exceto em custos administrativos, pessoal, agenciamento e mídia/divulgação.
  27. 27. Execução Física • Estudar e avaliar se irá executar o projeto em caso de captação parcial – livros, CDs, DVDs deverão ser entregues. • Envio de 06 (seis) cópias para o Ministério da Cultura não deve ser contabilizado como exemplares doados para fins de democratização do projeto. • Ancine - Depósito legal – ato de depósito na CINEMATECA BRASILEIRA, de cópia nova da obra audiovisual produzida com recursos públicos, que deverá ser entregue no mesmo formato audiovisual pactuado e aprovado pela Ancine e que servirá para fins exclusivos de conservação e preservação.
  28. 28. Produtos do Projeto • A maioria das leis solicitam o envio de produtos resultantes do projeto, como é o caso de CD’s, DVD’s, livros, revistas, cópias dos filmes, dentre outros. • Algumas solicitam ainda o envio dos materiais de divulgação (folder, cartazes, convites e outros) que comprovem a logomarca da lei utilizada que beneficiou o projeto incentivado. • O proponente deverá cumprir o objetivo proposto total, em caso de captação total de recursos ou parcial, em caso de captação parcial, exceto filmes, (...)
  29. 29. Boa sorte a todos Sirlene Ciampi sirlene@aniusconsult.com.br

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