Material d'introducció a la Gestió Eficient del Correu Electrònic - 2013

1. Com millorar la nostra productivitat amb
un ús eficient del correu electrònic
Ramon Costa
rcosta@uoc.edu
ramonc@micproductivity.com
ramon@inpreneur.com
@ramoncosta
Barcelona, 4 de juliol de 2013

2. Ramon Costa i Pujol
• Diplomat en Direcció General per EADA
• Enginyer en Informàtica i Máster en Pedagogia
per la UPC.
• Postgrau en Formació de Formadors per la UOC
• Project Director del Centre d’Innovació en
Productivitat de Microsoft (MICProductivity).
• Dynamic Partner i cofundador d’inPreneur.
• Docent dels estudis d’Informació i Documentació
de la UOC
• Professor associat a EU Gimbernat (UAB)
• Professor associat sènior a EADA.
www.ramoncosta.net
www.iproductividad.com
www.actioningorganizations.com
www.canyaalcancer.net
Twitter: @ramoncosta
LinkedIn: ramoncosta
Facebook: Prof.RamonCosta
Slideshare: rcosta
Youtube: pgpsi

3. El nostre gran amic (i enemic):
el correu electrònic

4. … una eina més
que cal saber utilitzar …

5. Primera pregunta a fer-nos
El correu electrònic és la forma de comunicació
més adequada per a l'objectiu de la comunicació?

6. Comunicació, col·laboració
i xarxes socials
Eines de
comunicació
Entorns i espais
de col·laboració
Xarxes socials
i empresa 2.0

7. Eines de comunicació
Correu electrònic
Missatgeria instantània
Audioconferència
Videoconferència
Missatgeria corporativa
Telefonia fixa
Telefonia mòbil
Presència
Integració centraleta
...

8. Eines col·laboratives
Pissarra compartida, accés remot
a eines, agendes, documents,
calendaris, aplicacions, escriptori
Compartició calendaris
Reunions virtuals
Intranet, extranet, ...

9. Web 2.0 per a la comunicació
i col·laboració
Blogs i microblogging
Wikis, Fonts RSS,
Xarxes socials, ...

10. Diferents eines per a diferents usos
Eines Comunicació interna
Correu “… quan puguis, ho mires…”
Missatgeria instantània “… ho resolem en 5 minuts…”
Blog intern “… per a la vostra informació…”
Tweets (microblog) “… per si fos del vostre interès…”
Eines Col·laboració
interna
Espais col·laboratius Tasques
conjuntes
Missatgeria
instantània
Col·laboració
en temps real
Wiki Per a
informació viva
i en canvi
Fórums Espais de
debat

11. Per a començar a ser productiu
amb el correu electrònic…
• Mantenir horaris fixos a l'hora de processar els
correus electrònics per evitar interrupcions.
• Llegir LIFO (Last In-First Out)
• La regla de les 4 Ds.
• Ser executiu amb els correus executius
• La regla dels 2 minuts
• Qüestionar-se les persones que han de rebre el
correu que volem enviar.
• No 'Respondre a Tots' per defecte

12. … sobre continguts i formats…
• Evitar distribuir informació crítica a través de correu
• No enviar fitxers adjunts pesats
• Revisar el contingut i els destinataris del missatge
abans d'enviar-lo
• Ser breu a l'hora de redactar els correus electrònics
• Intentar tractar un sol assumpte a cada correu
• Evitar escriure acrònims en els missatges
• Evitar escriure correus en majúscules i usant colors
• Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme
• Concedir importància al títol del Correu
• Utilitzar recursos d'escriptura
• Introduir i finalitzar un correu
• Correus continguts en l'Assumpte

13. … i algunes darreres practiques…
• Treball amb vàries adreces de correu
• No dir en un correu el que no diríem ‘cara a
cara’
• Aplicar regles de correu o filtres
• Aplicar regles de colors a correus electrònics
• Ús de fonts RSS
• Eliminar subscripcions
• Convocatòries de reunions
• Activar el ‘out of office’
• Estructura en carpetes i subcarpetes

14. Referencies, bibliografia
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010

15. Gràcies!
Ramon Costa
rcosta@uoc.edu
ramonc@micproductivity.com
ramon@inpreneur.com
@ramoncosta
Barcelona, 4 de juliol de 2013