又要開會了！組織開會總是那麼沒效率，讓我對出席會議望而生卻，覺得開會根本就是個浪費生命的行為。難道不能有效率地進行會議並達成決議嗎？ 透過「高效率會議溝通」課程訓練，我們將把會議程序重建，讓我們一起創造出會議的真正價值！

1. 高效率會議溝通
王 一帆
理事長
台灣青年國際交流協會
Jun 5th, 2010

2. 大綱
• 前言
• 什麼是會議
• 為什麼要開會
• 怎麼開好會
• 一起來開個會吧！！
• Q&A

3. 一開始，來回想一下會議的場景…
• 沒有目的性，大家只是閒聊、想到什麼就說什
麼。
• 開會只是為了走形式，有開沒開都沒差。
• 主席會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能
力。
• 與會者缺乏守時觀念，不準時參加。
• 與會者重複內容發言，眾多陪會者重複表態。
• 對許多問題反覆研究，卻不能形成決議。
• 報告不得要領，像流水帳。
• …….

4. 開完會後，你/妳會不會覺得
若只做出這般
程度的結論，
明明花了那麼 何必花那麼長
多時間開會， 時間開會？！
卻沒有結果…
開了那麼久，
都只是尐部分
人在說，真是
無聊！！

5. Goal Setting
• 試著解決開會低效率的問題
▫ 會議前
▫ 會議中 解決低 創造高
▫ 會議後 效率 效率
• 會議也是人的情況！！
▫ 還是有很多不可控的因素

6. 有人統計說…
• 據統計，美國每天要
召開1100萬次各種會
議，經理們花在會議
上的時間要占工作時
間的40％-70％
• 據日本效率協會統計，
科長以上的人員僅開
會的時間就占整個工
作時間的40%以上

7. 會議很重要！！

8. 把會議開好更重要！！

9. 什麼是會議？
• an organized gathering of people for a discussion
or other purpose.
-- Compact Oxford English Dictionary

10. 會議的組成要件
決
策
成
員 主 事 討
席 論
記
錄 人 ?
? 地 時

11. 為什麼要開會？

12. 組織運作兩大因素
成 效
本 率

13. 會議成本公式
會議成本
x3 x2
每小時平
開會人數 開會時間
均工資

14. 試算範例
• 如果一家中小型企業有十名員工，每月平均薪資
為 NT$30,000 ，那麼開一次全體會議 2 小時需
花費多尐的會議成本？
（每月工作天數 22 天、每天工時 8 小時）
• [($30,000/22/8)x3]x2x10x2= $20,454

15. 兩大因素的交互作用
成本↑ 成本↓
效率↑ 1 2
效率↓ 3 4

16. 開會的好處
• 集思廣益 成本
• 快速決策反應 ↓
•
•
重要訊息確實全面宣達
直接對與會者進行激勵
賺錢
↑
效率
↑

17. 開會低效率影響(1/2)
• 沒有目的性，大家只是閒聊、想到什麼就說什麼。
• 開會只是為了走形式，有開沒開都沒差。
• 主席會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能力。
• 與會者缺乏守時觀念，不準時參加。
• 與會者重複內容發言，眾多陪會者重複表態。
• 對許多問題反覆研究，卻不能形成決議。
• 報告不得要領，像流水帳。
• …….

18. 會議低效率的影響(2/2)
成本
↑
死亡
↑
效率
↓

19. 什麼時候/情形應該開個會
• 必須依靠集思廣益才能解決的問題
• 按常規步驟來不及決定的事情
• 需要作出決定的事
• 發生重大變革和實行新方法時
• 會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易
在會議上接受的決定

20. 怎麼開好會？

21. 會議運作三階段
• 確認會議目的/發送會議議程/準備會議資料
會議前 • 確認與會人員
• 順暢議事程序
會議中 • 確實做出決策
• 確認會議記錄
會議後 • 追蹤執行事項/是否達成會議目標

22. 會議的正向循環
瞭解開會
目的
提升快樂 做足必要
指數 準備
享受成就 會議如期
感 結束

23. 提高會議效率的小技巧！！
來玩個三選一！！
前 中 後

24. 如何提高會議效率 (1/4)
• 保證會議要有內容，明確要解決的問題。開門見
山，直奔主題。
• 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時
應立即召開，以保證有充分的時間採取行動。
• 支持人和參會者都要守時，違反應懲罰。
• 支援人在會前明確通知會議目的、程序、時間、
地點，讓參會者有所準備。正式會議，還要把議
程發給參會者。

25. 如何提高會議效率 (2/4)
• 出席討論和決策的會議人數以5-7人為最佳。出席
會議超過20人，只能通報情況或佈置工作，更多
的人只適合於報告會和表彰會。
• 一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應
超過兩個小時。生理學家認為，腦力的最佳狀態
只能保持45分鐘，人在生理上產生疲勞感的臨界
點是一小時。
• 會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少
數服從多數的原則確定最後方案。

26. 如何提高會議效率 (3/4)
• 會議要創造出一種寬鬆、坦誠的氣氛，有利於思
想的交流與溝通，提高會議效率。
• 會議結束前要做總結，建議行動方案，明確責任
和規定期限，並發給所有與會者。
• 做好充分的會前準備，提前將會議資料提供給與
會者參考。
• 會議議題不要安排太多，盡量不要超過三個。

27. 如何提高會議效率 (4/4)
• 事先約定每個人的發言長度，並適時提醒發言者
。
• 不邀請與會議無關的人與會。

28. 縮短會議時間的方式
• 臨下班開會
• 站著開會
• 限定會議時間，到時就鳴鈴
如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上
解決

29. 會議的關鍵性角色
主席 記錄

30. 主席
• 仲裁者
• 協調者 4 票同意 4 票反對
• 中立者
• 關鍵影響
4 票同意 3 票反對
3 票同意 4 票反對

31. 記錄
•
•
提醒者
催促者
主席
• 要求者
• 確認者
記錄

32. 八不政策(1/2)
• 不開無目的的會議，必須事先確定本次會議目的
，否則寧可不開。
• 不開多議題的會議，每次會議只解決一個中心議
題。
• 不開無準備的會議，會前必須有充分的準備。
• 可開可不開的會議就不開，只召開非開不可的會
議。
• 不要無關的人參加會議，會議參加者必須與會議
議題有關

33. 八不政策(2/2)
• 不做離題的討論，開會時必須圍繞會議的中心議
題發言。
• 不能重覆別人已經講過的觀點，表達觀點應簡潔
明瞭。
• 不開議而不決的會議，會而有議，議而有決。多
次會議才能解決的問題，應當明確宣佈是暫時休
會，並應宣佈下次會議的進一步要求，提醒大家
早作准備。

34. 一起來開個會吧！！

35. 會議開始五部曲
Past Purpose Process Pay-off Proposal
（背景） （目的） （程序） （好處） （建議）

36. 以下是一段會議實例的開場白…

37. • 「會議開始了，首先，多謝大家參加這個會議。
我先交代背景資料。幾個月前，一個電腦軟件開
發商接觸我們，稱他們有一個電腦應用軟件可以
改善我們的營運效率。我們對這個產品甚有興
趣，於是參觀了對方的公司，對方亦就軟件的效
能作出講解。資訊科技部門已經做了大量的工作
去評估類似的產品，以及分析這間公司及其競爭
對手的實力。今天，我們要作出一個重要的決
定。

38. • 在今天的會議上，我們將決定和哪一個供應商合
作，以及預算的問題。第一個發言的是資訊科技
部門的Gary，他會談談各種不同系統的利弊。然
後我們將分組討論這些供應商的好壞以及評定成
本預算的計劃。

39. • 如果順利，我們年底將會設置這個系統。那時，
你們可以更加專注自己的工作，而不用再處理排
山倒海的文件。這就是今天會議所要做的工作。
我很樂意聽取大家的意見，如果你有任何建議或
回應，請隨時提出。誰有意見？（沉默）既然大
家都如此謙虛和推讓，就先請Gary講解系統要求
吧……」

40. Q&A

41. 王一帆 Ray Wang
raywang@tyia.org