Publicada originalmente en http://www.slideshare.net/grupointellego/3-buenas-practicas-en-gestion-documental Interesante presentación sobre el ROI de los proyectos de Gestión Documental.

1. ROI y buenas practicas en
la implementación de
gestión documental

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• IDC estima que las personas dedican 20% de su tiempo a buscar documentos y que la mitad de
las veces no encuentran el documento que estaban buscando.
• Gartner estima que un sistema de gestión documental reduce en promedio de 40% el costo
relacionado el procesamiento de los documentos.
• Un estudio reciente de IDC muestra que lamitad de los proyectos de gestión documental
logran un ROI positivo dentro del año de su implementación y el promedio de ROI de esta clase
de proyectos es de 404% a cinco años.
Fuente:
http://www.slideshare.net/sajeerhydres/document-management-overview-13603611
Introducción

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• Productividad
o Procesos y servicios más eficientes
o Disminuir los tiempos de localización de los archivos
• Disminución de costos
o Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento
o Disminución de los costos de fotocopiado
o Permite habilitar modo de trabajo remoto para los participantes de los procesos
• Mejora del servicio al cliente
o Acceso 7x24 a la información
o Acceso instantáneo a la documentación (cartas, facturas, etc) intercambiada con los clientes.
• Seguridad
o Mayor control y seguridad en el manejo de la información
o Eliminar la duplicidad de documentos
o Reduce la exposición al riesgo de a robo de información (copias físicas)
Retorno de la gestión electrónica de documentos

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Antes de empezar a digitalizar documentos y almacenar documentos en un
repositorio documental, es primordial definir:
• La estructura jerárquica de almacenamiento.
• Los metadatos se deben asociar a los documentos para su posterior búsqueda
• Los procesos operativos de digitalización, indexación y almacenamiento.
• Las reglas de versionamiento, notificaciones de nuevos documentos o cambios.
• Los permisos de acceso de lectura e edición en el repositorio documental.
Etapa de diseño conceptual

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Las siguientes capacidades de las herramientas deben ser evaluadas frente a
los requerimientos y políticas específicos de cada organización:
• Versionamiento de archivos
• Transformación de formatos de archivos,
• Espacios para colaboración de usuarios
• Previsualización de archivos (CAD, Office, etc)
• Integración con otros sistemas vía CMIS, WebServices, REST, API’s
• Capacidad de ruteo de documentos
• Captura de texto e Indexación de los documentos
• Perfilamiento de acceso en consulta, edición, eliminación de documentos
Selección de la plataforma tecnológica

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Tópicos técnicos a considerar para la selección de la plataforma:
Software
• Repositorio documental opensource o propietario
• Licenciamiento por CPU o por usuario y tipos de usuarios
• Plan de respaldo
• Alta disponibilidad
• Escalabilidad (VS proyección de crecimiento)
Hardware
• Digitalización: Cantidad de puntos de digitalización y velocidad de escaneo
deseada
• Servidores: Almacenamiento de datos en datacenter propio o en la nube.
Selección de la plataforma tecnológica

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• Entrenamiento: Capacitación de los usuarios y administradores en el uso y
administración del repositorio documental
• Formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la vez
que permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora.
• Plan piloto: Identificación, Puesta en marcha y adecuación del plan inicial
• Soporte y mantención post implementación: Ayuda OnLine para usuarios,
HelpDesk y designación de gestor a cargo de cada biblioteca.
• Gestión del cambio:
o Difundir la iniciativa y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a
la utilización de documentos electrónicos.
o Identificar e involucrar a las personas líderes en la implementación de cero
papel en las entidades
Preparación de la implementación