La especificacion MoReq2: Modelo de Requisitos para ERMS

18 de diciembre de 2008
Museo Marítim de Barcelona

La especificación Moreq2: Modelo
de Requisitos para la Gestión de los
Records Electrónicos
María del Valle Palma Villalón
Presidenta de la Jornada
Directora del Observatorio de Documentación Digital
Asociación Española de Documentación Digital
AedocDigital
http://www.aedocdigital.org

Directora de consultoría y formación
Docuformacion/Docuimag
http://www,docuformacion.com

18 de diciembre 2008

Definición de la especificación Moreq2

La especificación Moreq2 describe los requisitos
evaluables que deben cumplir los ERMS
(Sistemas de gestión de Records Electrónicos)
para gestionar correctamente los documentos
del tipo records.

(Moreq2 Specification: Model Requirements for
the Management of Electronic Records – 2008)
Directora del Observatorio de Documentación Digital- AedocDigital
Directora de consultoría y formación - Docuformación


Destinatarios del Moreq2
Centros oficiales que evalúen la conformidad con el Moreq2

Usuarios potenciales del ERMS de servicios externos de ERMS
como referencia a la hora de contratar los servicios

Usuarios de ERMS como punto de partida para preparar una
licitación

Creadores, desarrolladores y distribuidores de ERMS

Las entidades y empresas de formación en gestión de records
electrónicos


¿Qué es un record?

Definición del documento, tipo record, según la ISO/UNE
15489:

Información creada o recibida, conservada como
información y prueba, por una organización o un
individuo en el desarrollo de sus actividades, o en
virtud de sus obligaciones legales

Ejemplos: facturas, contratos, presupuestos, planos de la
empresa, vídeos y fotografías de presentaciones de productos,
logos, páginas web, bases de datos etc.



Gestión de los records

• Los ERMS gestionan tanto los documentos
electrónicos como los documentos físicos (papel,
vídeos analógicos etc.).

• Los records son documentos electrónicos
“vivos” con los que se trabaja a diario en las
oficinas

• Algunos de estos records se enviarán al archivo



¿Qué abarca la gestión de los records?
La gestión de los records abarca el control sistemático y
eficiente de su:

• Creación
• Recepción
• Mantenimiento
• Uso, y
• Disposición (transferencia, conservación,
eliminación)

Se incluyen también:
• Los procesos de captura y mantenimiento de la evidencia
de la información de las actividades y transacciones de los
negocios, en forma de records María del Valle Palma Villalón


Antecedentes
La primera versión: Moreq

La primera versión Moreq, que se publicó en el 2001, fue
desarrollada por Cornwell Affiliates para el programa IDA (Intercambio
de datos entre Administraciones) de la Comisión Europea

Nació como norma pública - gratuita
No era certificable

La traducción al castellano la realizó el grupo el Grupo de Trabajo de
Expertos en Documentos Electrónicos (CARMEN), coordinado por la
Subdirección General de los Archivos Estatales en 2004:
http://www.csi.map.es/csi/pdf/MoReqEsp_r.pdf


Autoría de Moreq2

Es una norma pública (gratuita) que ha desarrollado Serco
Consulting (que adquirió a la empresa Cornwell Management
Consultants) por encargo de la Comisión Europea y el DLM Forum.

http://www.moreq2.eu/

Se ha encargado de su revisión, un Consejo Editorial formado por
expertos internacionales en el campo de los archivos, industria, e
instituciones gubernamentales, y un panel de voluntarios (más 200
de casi 30 países).
http://www.moreq2.eu/MoReq2_Editorial_Board.pdf
http://www.moreq2.eu/MoReq2_Panellists.pdf


Principal objetivo de Moreq2

La especificación Moreq2 se centra en:

Desarrollar un modelo de requisitos funcionales
que sean evaluables
compatibles con la primera versión del Moreq
dentro del contexto europeo
para apoyar un esquema de conformidad que:
pueda certificarse sin problemas
por cualquier entidad independiente



Comparación entre Moreq y Moreq2
En la revisión del Moreq2 (2008) se han tomado en cuenta los
desarrollos realizados desde 2001 en que se publicó Moreq:

El trabajo de certificación del The UK National Archives. El TNA:
Functional requirements for electronic records
El trabajo de certificación en Alemania con el Domea
La ISO/UNE 15489 (2001)
La actualización de la norma del Departamento de Defensa de
Estados Unidos 5015.2-STD
La revisión de la norma en 2004 ISAAR (CPF)
El estándar OASIS (ISO 14721)
Metadatos: Dublin Core (ISO/UNE 15836) e ISO/UNE 23081
Otras normas como la ISO/TR 15801, ISO 18492 (preservación a largo
plazo), el PDF/A (ISO 19005-1) etc.


Normativas contempladas en la elaboración del Moreq2

Estructura del Moreq2




El Capítulo 0 lo deben desarrollar los representantes en el
DLM Forum de cada país.

Se estructura en dos tipos de módulos para facilitar la
evaluación de su conformidad:

• Módulo base – Secciones 1 al 9, y del 11 al 12
• Módulos opcionales

Los requisitos se separan en dos tipos: requisitos funcionales
y no funcionales


Interpretación de las tablas de requisitos del Moreq
En el Moreq2 cada requisito se acompaña de un atributo llamado “Test”,
que presentan diversos valores:

Y – El requisito puede ser cotejado formalmente.
N – El requisito no puede ser cotejado formalmente
P – El requisito puede ser cotejado pero la cobertura del cotejo puede
ser parcial, y/o puede que no sea posible descubrir la falta de
conformidad

Además el Moreq2 contiene dos tipos de requisitos según su nivel de
obligación:
• La palabra “must” (traducido DEBE) – el requisito es obligatorio
• La palabra “should” (traducido DEBERÍA) - el requisito es opcional



Estructura de los módulos base:

3. Cuadro de clasificación y la organización de los expedientes
4. Controles y seguridad
5. Retención y disposición
6. Captura y declaración de los records
7. Referenciación
8. Presentación, recuperación y búsqueda
9. Funciones administrativas
11. Requisitos no funcionales
12. Requisitos de metadatos



Estructura del Moreq2 en comparación Moreq
Estructura de la sección 10 - MÓDULOS OPCIONALES: se han revisado y
ampliado los módulos del Moreq.

10.1 Gestión de los expedientes y records físicos (no electrónicos) (existente)
10.2 Disposición de los records físicos (existente)
10.3 Gestión de documentos y trabajo colaborativo (existente)
10.4 Workflow (existente)
10.5 Casework (nuevo)
10.6 Integración con sistemas de contenidos (nuevo)
10.7 Firmas electrónicas (existente)
10.8 Encriptación (existente)
10.9 Gestión de derechos digitales (parcialmente)
10.10 Sistemas distribuidos (nuevo)
10.11 Trabajo remoto y fuera de línea (nuevo)
10.12 Integración con fax (nuevo)
10.13 Categorías de seguridad (parcialmente) María del Valle Palma Villalón


La Certificación del Moreq2:
el MOREQ2 TEST FRAMEWORK
El Moreq2 Framework es un documento que pretende proporcionar un
medio consistente para verificar la conformidad con los requisitos del Moreq2
de los ERMS. Contiene los tests que permiten auditarlos.

El documento Test Framework lo ha llevado a cabo la empresa Imbus AG
(http://www.imbus.de) como parte del proyecto Moreq2 y se ofrece
públicamente (http://www.moreq2.eu/downloadsc.htm), se ha publicado en
abril de 2008.

El Test Framework está diseñado para soportar los tests de los sistemas de
gestión de records electrónicos (ERMSs) que se asumen que son productos Off
the Shelf (requisito de calidad de la ISO 25051)



Estructura del Moreq2 Test Framework

El Moreq2 Test Framework se estructura en un conjunto de módulos de
evaluación (testeo) que corresponden directamente con los módulos de
requisitos que contiene la especificación Moreq2.

Dentro de cada módulo se proporciona un conjunto de tests con el fin de
se pueda evaluar cada requisito funcional. Dentro de cada módulo se
proporciona al menos un “Test Case” para cada requisito funcional. Los
requisitos funcionales escapan del alcance del Test Framework.

Cada prueba (test case) tiene una salida clara: CONFORME o NO CONFORME.
Si una de las condiciones de evaluación no se cumple el resultado final de todo
el test es NO CONFORME.


Estructura del Moreq2 Test Framework que corresponden con el cuerpo
básico del Moreq2:

Complete Test Framework v1.

Test Framework - Introduction v1
Test Module Chapter 3 - Classification Scheme v1
Test Module Chapter 4 - Controls and Security v1
Test Module Chapter 5 - Retention and Disposition v1
Test Module Chapter 6 - Capturing Records v1
Test Module Chapter 7 - Referencing v1
Test Module Chapter 8 - Searching Retrieval and Presentation v1
Test Module Chapter 9 - Administrative Functions v1



Estructura del Moreq2 Test Framework que corresponde a los módulos
opcionales del Moreq2(2):
Test Module Chapter 10.1 - Management of Physical Files & Records v1
Test Module Chapter 10.2 - Disposition of Physical Records v1
Test Module Chapter 10.3 - Document Management & Collaborative Working
Test Module Chapter 10.4 - Workflow v1
Test Module Chapter 10.5 - Casework v1
Test Module Chapter 10.6 - Integration with CMSs v1
Test Module Chapter 10.7 - Electronic Signatures v1
Test Module Chapter 10.8 - Encryption v1
Test Module Chapter 10.9 - Digital Rights Management (Not Testable) (N/A)
Test Module Chapter 10.10 - Distributed Systems v1
Test Module Chapter 10.11 - Offline & Remote Working v1
Test Module Chapter 10.12 - Fax Integration v1
Test Module Chapter 10.13 - Security Categories v1


Estructura de los capítulos
del Moreq2 Frame Work
A su vez, cada módulo de tests del Moreq2 Frame Work se organiza en dos
tipos de documentos:

Los Tests Modules – Tests Cases (TC): son los tests que permiten
evaluar si son conformes los ERMS con los requisitos del Moreq2
Los Test Modules – Tests Data Repository (TDR): se incluye una
descripción genérica de los detalles de los datos de los tests, sólo de
aquellos que son necesarios para la evaluación.

La relación entre los ítems de los datos de los tests de los Tests Cases y
los Tests Data Repositories: se utilizan identificadores específicos del
modelo de metadatos del Moreq2. Por ejemplo: M163
Identity.system_identifier


Comparación:
entre los
módulos de
requisitos del
Moreq2

y los

Test Case y Test
Data
Repositories del
Test Framework

Fuente:Test
Framework -
Introduction



Estructura
de un Test
Case del
Test
Framework



Ejemplo de
requisito en el Test
Framework

Test Module 3 -
Classification
Scheme and File
Organization

Test data:
T3.1.1.4
Hierarchical
Classification
Scheme

del

Test Framework



Una tablas
que describen
los metadatos
del cuadro de
clasificación
en el Test
Module 3 -
Test Data
Repository

del

Test
Framework



XML Schema del Moreq2

En la sede de Moreq2 se ofrece públicamente el esquema
XML.

El esquema XML normalizado del Moreq2 facilita
extraordinariamente la importación y exportación entre
sistemas de: los cuadros de clasificación con sus expedientes
y records y de los calendarios de retención y disposición.



XML Schema del Moreq2
Ejemplos de los requisitos del Moreq2 en los que se menciona la necesidad del
esquema XML (todavía no estaba publicado el esquema) para la exportación e
importación:

3.1.11 Si se ha publicado un esquema formal del MoReq2, el ERMS debe poder importar y
exportar records etc. en una forma en conformidad con este esquema

3.1.22 Cuando un ERMS soporta la exportación (de un cuadro de clasificación) debería
poder exportarlo en XML o cualquier formato abierto equivalente

3.2.16 El ERMS debería poder exportar un listado o repertorio de todos los expedientes o
todos los expedientes clasificados en clases específicas (y sus clases hijas) en un formato
XML o/un formato legible por un humano.

5.3.1 Si ha sido publicado un esquema formal XML del Moreq2 XML el ERMS debe poder
exportar los records en una forma en conformidad con dicho esquema


XML Schema del Moreq2: ficheros publicados
El esquema XML del Moreq2 se presenta en diferentes
ficheros que se organizan:

Fichero principal:

MoReq2.xsd – Es el principal documento del esquema,
contiene toda la raíz del nodo y otras raíces de nodos que no
caen directamente bajo el Cuadro de Clasificación. Los otros
esquemas se enlazan tanto directamente como
indirectamente.


XML Schema del Moreq2: ficheros publicados
Los otros ficheros del Esquema XML:

MoReq2-Class.xsd - Definición de la entidad Clase.
MoReq2-Component.xsd - Definición de la entidad Componente
MoReq2-Entity_Agent.xsd - Definición de la entidad Agente
MoReq2-File.xsd - Definición de la entidad Expediente
MoReq2-Sub-File.xsd - Definición de la entidad Sub-Expediente
MoReq2-Volume.xsd - Definición de la entidad Volumen.
MoReq2-Record.xsd - Definición de la entidad Record
MoReq2-Record_Type.xsd - Definición de la entidad Tipo de Record
MoReq2-Record_Redaction.xsd - Definición de la entidad de la Redacción del Record
MoReq2-Group.xsd - Definición de la entidad Grupo
MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd - Definición del Calendario de Retención y Disposición
MoReq2-Role.xsd - Definición de la entidad Rol
MoReq2-User.xsd - Definición de la entidad Usuario



Los dos pilares básicos del Moreq2

Los dos pilares básicos del Moreq2 son:

El cuadro de clasificación
El calendario de retención y disposición



El cuadro de clasificación

El cuadro de clasificación es el fundamento de un ERMS. Permite almacenar un
record electrónico junto con otros records que proporcionan su contexto, define
la forma en la que los records electrónicos se organizan en expedientes y se
relacionan entre sí

El cuadro de clasificación permite organizar los records en: clases
(classes), expedientes (files), sub-expedientes (subfiles) y volúmenes
(volumen).
Los ERMS deben poder permitir crear los cuadros de clasificación con
anterioridad a la incorporación de los records
Los ERMS “deberían” soportar múltiples cuadros de clasificación
Los cuadros de clasificación deben facilitar la heredabilidad de los
metadatos desde los niveles altos de la jerarquía a los niveles inferiores


Ejemplo de cuadro de clasificación Moreq2

Classification Codes
Classification scheme

001 Corporate Policies &
002 etc.
Direction Practices

Business Planning & 001 Internal Quality
001 002 002
Continuity Reporting Policies Management

001 Strategy etc. etc. etc.

002 Planning

003 Disaster Recovery

Key: Xxxx Class title
vv nnn Classification Code

Esquemas de los códigos de las María del Valle Palma Villalón
clases del cuadro de clasificación Directora del Observatorio de Documentación Digital- AedocDigital


Organización de los records
en un cuadro de clasificación
Classification Scheme

Class Class Class

Class Class Class Class Class Class Class

File File File Class Class Class File File

Recs. Recs. Recs. File File File Recs. Recs.

Recs. Recs. Recs. Recs.
Key: Recs. Records

En el Moreq2 los records pueden María del Valle Palma Villalón
incluirse directamente en una clase


Modelo entidad/relación del Moreq2

Record Record
1
0- 0-
* *
IS STORED IN
IS MADE 
UP OF

1- 1
* 1
Component Volume Sub-file

Un record se compone de Cada record se almacena en un volumen
uno o más componentes o en un sub-expediente, pero no en
ambos



Classification Scheme
1

 CONTAINS

1-
*
Class
1-
0-
* *
11 1


IS MADE UP OF

Retention &
1-
 MAY
APPLIES
* Disposition
CONTAIN
TO Schedule

Modelo

0-
* 1-
0-1
File *
111

 MAY BE
DIVIDED
INTO
 MAY BE
DIVIDED
INTO
entidad/relación
0-
*
Sub-file
1 1
1-
*

APPLIES
TO del Moreq2
MAY BE
DIVIDED
INTO

0- 0-
Document * * 1-
Type Volume *
1
1
 

HAS
IS STORED IN
1-
0-
* *
1-
* 1-
Document
1-
* 1-
* Record * 1 Record
1- HAS Type
IS FORMED *


1 OF 1


IS MADE IS MADE
UP OF UP OF

1-
1-
*
* Component
Key:
1 Exactly one 0 – 1 Zero or one 0 - * Zero or more 1 - * One or more Exclusive OR


El cuadro de clasificación: exportación e
importación
Los cuadros de clasificación del ERMS deben poder exportarse e importarse ,
junto con sus expedientes y records, en formatos abiertos y en el esquema XML
publicado del Moreq2

Cuando el ERMS importe o exporte todo o parte de un cuadro de clasificación
debe poder importar los metadatos asociados, el calendario de retención y
disposición y las huellas o rastros de auditoría (audit trail)



El calendario de retención y disposición en el
Moreq2

El Calendario de Retención y Disposición es un
instrumento indispensable en un ERMS que cumpla con el
Moreq2
Definición de disposición (disposition)
Serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de
transferencia, destrucción o conservación de documentos.
Se documentan en los calendarios de conservación u otros instrumentos



Moreq2
El calendario de retención y disposición especifica las reglas para transferir,
destruir o conservar los records.

Los períodos de retención y disposición se aplican a las clases, expedientes,
sub-expedientes y volúmenes, así como a los tipos de records

Los ERMS podrían contener (es opcional) varios calendarios de retención y
disposición que se aplican a cada clase, expediente, sub-expediente y
volúmenes. También se pueden aplicar a los records y a cada tipo de record.

El ERMS debe asegurar que cada clase, sub-expediente y volumen siempre
tenga al menos un calendario de retención y disposición



Moreq2
Cuando el ERMS importe o exporte todo o parte de un cuadro de clasificación
debe poder importar los metadatos asociados, el calendario de retención y
disposición y las trazabilidad de la auditoría (audit trail)

Los calendarios de retención y disposición que se aplican por defecto a cada
nueva clase, expediente, sub-expediente, volumen o record se heredan del nivel
jerárquico superior

En cualquier nivel jerárquico se debe poder cambiar el calendario de
retención y disposición que se hereda del padre por defecto ,por un rol de
usuario autorizado

Cada calendario de retención y disposición debe incluir también:
el período de retención y el elemento disparador o una fecha de disposición


Evaluación del
requisito de la
heredabilidad del
Calendario de
retención y
disposición del
Moreq2
en

el Test Framework
– Test Case

Fuente: Test Module5
Retention and Disposition
Test Cases



El modelo de metadatos del Moreq2

En el apéndice 9 del Moreq2 se presenta el modelo de metadatos.

El Modelo de metadatos se describe en términos de un mínimo conjunto de
elementos de metadatos. Estos elementos son los que permitirán al ERMS
exportar, importar y procesar. Aunque mencionan que es un conjunto mínimo se
mencionan 197.

Alcance: Debido a esta focalización a los records, en el modelo de documentos
no se incluyen los metadatos para los documentos que no se consideran records.
Aunque los metadatos para los documentos se pueden añadir fácilmente al
modelo Moreq2, preferiblemente usando los metadatos de records como base y
complementándolos con elementos específicos de la gestión de los documentos
(en particular aquellos que se relacionan con el control de la versión y
checkout/checking).


Ejemplos de metadatos para la Retención y
Disposición del Moreq2
Retention and Disposition Schedules, Disposal Holds

M008: Identity.system_identifier.retention_and_disposition_schedule
M024: Description.title
M014: Event_plan.event_type.disposition_action
M013: Event_plan.period
M052: Event_plan.event_trigger.kind
M133: Event_history.date.transferred
M043: Description.abstract.description
M030: Description.mandate
M015: Description.abstract.reason



Test Framework - Test Module5:
Retention and Disposition - Test Data Repository - Metadata



Conclusiones

El Moreq2 es una especificación muy nueva, por tanto es
necesario estar atento a su evolución, la versión actual es la
1.04.

Las entidades no se deben exigir todos los requisitos del
Moreq2, sin un estudio previo de las necesidades específicas
de la organización



Gracias por su atención

maria.palma@aedocdigital.org
maria.palma@docugrupo.com


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