Das Abbilden, Einhalten und Nachhalten von Prozessvorgaben und internen Regelungen ist mit zunehmender Größe des Unternehmens eine echte Herausforderung. Umso wichtiger sind dabei Tools, die integriert in den Arbeitsalltag genau dies ermöglichen. Vor dieser Herausforderung stand die Projektron GmbH bei der Übergabe von Verantwortlichkeiten an eine rasch steigende Mitarbeiterzahl. Mit der eigenen Projektmanagement-Software Projektron BCS ist es gelungen, Prozessschritte in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu integrieren und die Prozesseinhaltung für die Leitung und die Mitarbeiter transparent zu machen. Anhand eines Messeprojektes, der Urlaubsbeantragung eines Mitarbeiters und der Einstellung eines neuen Mitarbeiters werden praktische Beispiele aus der Arbeit des Unternehmens vorgestellt, in denen Vorlagen, Prozess-Workflows und Checklisten die Einhaltung der Standardvorgehensweisen unterstützen. Fragestellungen und Hindernisse bei der Implementierung werden thematisiert.

1. Agenda
Management interner Projekte
und Prozesse mit Projektron BCS
Dr. János Föglein
Dr. János Föglein Projektron GmbH
Projektron GmbH
ASQF Projektmanagement Day 2011

2. Die Projektron GmbH
Agenda
Projektron GmbH
 Softwarehersteller
Projektron BCS
Wissensmanagement
 Produkt: Projektron BCS
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung Projektmanagement-Software
Einstellungsprozess
Messeprojekte  Gegründet: 2001
Steuerung durch interne  Mitarbeiter: 60
Tickets
Benachrichtigung  Kunden: über 300 in 9 Ländern
Vertragsmanagement
 Standorte: Berlin, München, Hamburg,
Trier, Nürnberg, Darmstadt,
St. Gallen
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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3. Agenda
Dr. János Föglein
Projektron GmbH

4. Projektron BCS
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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5. Agenda
Dr. János Föglein
Projektron GmbH

6. Entwicklung von Projektron
Agenda
2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung 60 Personen
2001 8 Standorte
Vertragsmanagement
300 Kunden europaweit
Dr. János Föglein 3 Personen
Projektron GmbH 1 Standort
13.07.2011 10 Kunden 6 von 28

7. Toolunterstützung
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS  Prozesse
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
– abbilden
Stellvertreterregelung – einhalten
Einstellungsprozess
Messeprojekte – nachhalten
Steuerung durch interne
Tickets  Ressourcen
Benachrichtigung
Vertragsmanagement – verwalten
– planen
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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8. Wissensmanagement
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
!
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
?
Stellvertreterregelung ?
Einstellungsprozess
? ?
Messeprojekte ? ? !
Steuerung durch interne
!
Tickets ?
Benachrichtigung
! !
Vertragsmanagement
?
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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9. Wissensmanagement
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS  Anzahl der Kommunikationswege
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
explodiert
Stellvertreterregelung
 Information wird nicht verteilt
Einstellungsprozess
Messeprojekte
 Ergebnisse werden nicht dokumentiert
Steuerung durch interne
 Fehlende Kanalisierung der Information
Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
 Lösung: BCS und Ticketsystem
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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10. Wissensmanagement
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
!
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
?
Stellvertreterregelung ?
Einstellungsprozess
? ?
Messeprojekte ? ? !
Steuerung durch interne
!
Projektron
Tickets ?
BCS/Wiki
Benachrichtigung
! _ _ _
!
Vertragsmanagement
_ _
?
1. ------------------
2. ------------------
3. ------------------
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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11. Support mit BCS und Tickets
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Support
Messeprojekte
Website
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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12. Urlaubsgenehmigung - Workflow
Agenda
Projektron GmbH Befürwortung von
Projektron BCS Stellvertreter
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung Beantragung
Stellvertreterregelung
 Abteilungsbezogene Ansicht
Benachrichtigung
Einstellungsprozess  Anzeige der beantragten
Messeprojekte Urlaubstermin in Mein BCS
Steuerung durch interne
Statusänderung auf
Tickets
„genehmigt“
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
 Berücksichtigung bei
Ressourcenauslastungsprognose
E-Mail
 Berücksichtigung im Urlaubsplan
Anzeige im Kalender
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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13. Berechtigung
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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14. Urlaubsgenehmigung
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Abteilungsleiter
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Abteilungsmitglieder
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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15. Agenda
Dr. János Föglein
Projektron GmbH

16. Stellvertreterregelung
Agenda

Projektron GmbH
Projektron BCS
Mitarbeiter ist krank
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
 Mitarbeiter ist im Urlaub
Stellvertreterregelung
 Mitarbeiter pausiert
Einstellungsprozess
Messeprojekte  Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen, Tickets,
Dr. János Föglein (Vertriebskontakte) müssen übergeben werden
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17. Stellvertreterregelung
Agenda
 Verschieden Suchoptionen im
 Mit welchen Aufgaben, Terminen etc. ist
Projektron GmbH
Projektron BCS
Projektbaum, bei den Tickets,
Wissensmanagement der Mitarbeiter betraut?
Urlaubsgenehmigung
Wiedervorlagen etc.
Stellvertreterregelung
 Filtern nach verschiedensten Kriterien
Einstellungsprozess
 Wie ist der aktuelle Stand der Aufgaben?
Messeprojekte  Linie
Steuerung durch interne
Tickets  Projektstruktur
Benachrichtigung
Vertragsmanagement  Sortierung nach verschiedensten Kriterien
 Statusanzeige mit Ampelsystem
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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18. Einstellungsprozess
Agenda
Projektron GmbH
Benjamin wird eingestellt
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess Prozessvorlage Projekt / Aufgabe
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets Workflow Checkliste Workflow Checkliste
Benachrichtigung (1)<Abteilungsleiter> (1) Frank
(1)<Abteilungsleiter> (1) Frank
Vertragsmanagement (2)<Geschäftsführer> (2)<Abteilungsleiter> (2) Maik (2) Frank
(3)<IT-Admin> (3)<IT-Admin> (3) Björn (3) Björn
(4)<IT-Admin> (4)<Geschäftsführer> (4) Björn (4) Maik
(5)<Abteilungsleiter> (5)<IT-Admin> (5) Frank (5) Björn
(6)<Abteilungsleiter> (6) Frank
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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19. Messeprojekte
Agenda
 Klassische Multiprojekt -Situation
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
 Standardisierter, aber nicht identischer
Stellvertreterregelung Ablauf
Einstellungsprozess
Messeprojekte  Aus Vorlagen ableitbar
Steuerung durch interne
Tickets  Viele kleine Projekte
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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20. Messeprojekte
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS  Aufgaben
Wissensmanagement abarbeiten, buchen
 Kosten eintragen
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung Messetermin Messeprojekt wird Bericht
Einstellungsprozess geplant angelegt
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Vorlage
mit
Dr. János Föglein Aufgaben
Projektron GmbH Sachkostenplan
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21. Messeprojekte
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
„you can‘t manage unless you measure“
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets  Auswertungen pro Messe und Gruppen
Benachrichtigung
Vertragsmanagement  Basis für Controlling
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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22. Steuerung durch interne Tickets
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Ticket
Urlaubsgenehmigung
Zuteilung
Stellvertreterregelung Genehmigung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung
Auftrag
Vertragsmanagement
Lieferung
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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23. Agenda
Dr. János Föglein
Projektron GmbH

24. Benachrichtigungs-Workflow
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS Änderung oder
Wissensmanagement Erstellung von
Urlaubsgenehmigung a
Stellvertreterregelung  Projekten
Einstellungsprozess
 Aufgaben  E-Mail
Messeprojekte
 Terminen  Kalendereintrag
Steuerung durch interne
Tickets  Tickets  Nachrichtenüberblick
Benachrichtigung
 Wiedervorlagen
Vertragsmanagement
 …
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Projektron GmbH
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25. Vertragsstammdaten
Zu jedem Vertrag werden
Agenda unter anderem erfasst:
• Vertragsgegenstand
• erste Grunddaten wie
Vertragsnummern,
Vertragsart oder Status
• erste Angaben zur Laufzeit
und den Kosten
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
• Vertragspartner

26. Benachrichtigungssystem
Agenda
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung
Anhand der berechneten Kündigungszeiten können die zugeordneten
Vertragsmanagement internen Abteilungen und Personen per E-Mail mit einer Vorlaufzeit
benachrichtigt werden.
 Kündigungsmöglichkeiten werden nicht mehr „verschlafen“
 auslaufende Verträge müssen ggf. erneuert werden
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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27. Fazit
Agenda
Projektron GmbH Elemente des Multiprojektmanagements
Projektron BCS
bilden ideale Grundlage für das
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess  Abbilden
 Einhalten
Messeprojekte
Steuerung durch interne
Tickets
Benachrichtigung  Nachhalten
Vertragsmanagement
von Prozessvorgaben und Regelungen
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
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28. Agenda
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Webbasierte Projektmanagement-Software Projektron BCS
Dr. János Föglein
Projektron GmbH
Dr. János Föglein janos.foeglein@projektron.de
Projektron GmbH www.projektron.de
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