Implementação de PMO em LISARB

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Titulo: Implementação de PMO em LISARB
Alunos:Bianca Languidi,Damaris Elisa Gomes,Diogo Luís Oliveira,Heracles Dalmas Muniz,Juarez Quezada e Silva,Luiz Fernando Conzatti Benetti ,Nathalia Asamura ,Priscilla Bauab,
Cidade: Paulista
Disciplina: PMO
Turma: GEEP40
Data:18-08-2015
Hora:20:20
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Implementação de PMO em LISARB

  1. 1. IMPLEMENTAÇÃO DE PMO EM LISARB PROFESSOR: MARCO ANTÔNIO COGHI GRUPO: BIANCA LANGUIDI / PRISCILLA BAUAB / DAMARIS ELISA GOMES / DIOGO LUÍS OLIVEIRA JUAREZ QUEZADA E SILVA / HERACLES DALMAS MUNIZ / LUIZ FERNANDO CONZATTI BENETTI / NATHALIA EMMI ASAMURA GEEP40 – PAULISTA – GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO E PMO EM PROJETOS – 25/08/2015
  2. 2. A EMPRESA T-40 CONSULT A empresa T-40 CONSULT é uma consultoria especializada em planejamento estratégico e gerenciamento de portfólios e projetos que ajuda as empresas que desejam obter o máximo de proveito em novas tecnologias e tendências. Ela realiza um planejamento de curto ,médio ou longo prazo, dependendo da necessidade da empresa em questão, e dá suporte aos GP para que o trabalho seja realizado da melhor forma possível, orientando, guiando e promovendo mudanças organizacionais necessárias para crescimento da empresa. MISSÃO : Oferecer serviços e consultoria com elevado padrão de qualidade, prestados por ex-alunos de MBA de Gestão de Projetos da FGV, altamente qualificados, objetivando atender as reais necessidades dos nossos cliente, agregando valor aos seus negócios, com dedicação, ética e profissionalismo. VISÃO: Ser uma empresa reconhecida no mercado, pelos clientes e pelos colaboradores como uma empresa sólida, ética e competente e que agrega valor ao negócio do cliente.
  3. 3. 1. Nível de Maturidade A maturidade esta ligada a quão hábil LISARB está em gerenciar seus projetos . Após análise da Pesquisa de Maturidade em Gestão de Projetos realizada pelos administradores de LISARB, A T-40 CONSULT verificou que seu cliente encontra-se no nível de maturidade 2 – Conhecimentos básicos de processos comuns. Dentre os aspectos avaliados, é possível notar que quase não existe uma cultura em Gestão de Projetos. Muito provavelmente, esta gestão ocorre de modo intuitivo, sem uma metodologia adequada às necessidades do país. A medição levou ao entendimento das forças e fraquezas de seus processos e a estruturação de um plano de ação pela T-40 CONSULT para melhoria de seus projetos e o alcance de seus objetivos.
  4. 4. 2. Benefícios da implantação de um PMO em LISARB SEM PMO COM PMO - Projetos que não atendem objetivos da população; - População de LISARB insatisfeita com os resultados; - Metodologia usada parcialmente e com poucos artefatos; - Baixo uso das lições apreendidas; - Falta de comunicações entre as equipes de projetos e os stakeholders; - aumento no custo das obras públicas em 50% - Conclusão da obra sempre fora do prazo estabelecido. - Garantia de entregas dos projetos com qualidade de acordo com o prazo, custo e escopos definidos e atendendo aos objetivos; - Satisfação da população de LISARB com os resultados; - Uso das melhores praticas baseados no PMBOK; - Banco de dados de todos os projetos; - Coordenação das comunicações entre as equipes de projetos e os stakeholders; - Diminuição no custo das obras públicas em 10%; - Diminuição do prazo de conclusão das obras em até 15%.
  5. 5. 3. Nível hierárquico de PMO adotado em LISARB. De acordo com a análise realizada em relação ao questionário de maturidade de LISARB, foi adotado o nível hierárquico PMO H3. Devido identificarmos que as respostas 1 (quase nunca) representam 35% do total; as respostas 2 (às vezes) representam 58% do total; as respostas 3 (50% das ocasiões) representam 8% do total e as respostas 4 (a maioria das ocasiões) e 5 (em quase todas as ocasiões) representam 0%. Isso significa que 100% das respostas estão concentradas em 50% dos projetos, ou seja, menos de 10% dos projetos possuem metodologia de gerenciamento de projetos, tem GPs experientes, possuem suporte de um grupo experiente nas práticas de gerenciamento de projetos, possuem procedimentos de garantia da qualidade, utilizam reservas gerenciais e de contingência nas estimativas de tempo e custo; e a faixa aplicável entre 10% e 50% dos projetos, tem patrocinador ciente de suas responsabilidades, tem monitoramento e controle por um sistema integrado, possuem WBS, os projetos possuem um controle de mudanças formal, entre outros. E mais de 50% dos projetos de LISARB não possuem nada disso. Por isso a decisão de implementar o PMO nível H3, que é o nível do CEO, estratégico, pois há a necessidade de haver um alinhamento com as estratégias e negócios do país, neste nível trabalha-se com a cultura organizacional, e desta forma é possível reproduzir este novo alinhamento estratégico e cultural quando vem de cima para baixo.
  6. 6. 4. Função adotada no PMO de LISARB A primeira função adotado no PMO, seria Métodos e Procedimentos com o objetivo de criar padrões e procedimentos para a organização, hoje inexistente e, portanto, umas das causas da falta de sucesso no projetos desenvolvidos em LISARB. Posteriormente à implantação dos Métodos e Procedimentos, seria adotado a função Gerência de Recursos incluindo treinamentos para que todas as equipes de projetos de LISARB, estivessem bem alinhadas quanto às novas técnicas e procedimentos a serem utilizados.
  7. 7. 5. Modelo de PMO Torre de controle Uma vez que foi adotada a função de métodos e procedimentos e a hierarquia H3 para implantação do PMO, o modelo Torre de Controle seria o mais apropriado, pois estabelece padrões para o gerenciamento de projeto e estratégias para sua melhoria contínua e provê o suporte necessário as equipes , treinamento e infraestrutura de apoio.
  8. 8. 6: Métricas de sucesso - Satisfação de no mínimo 70% dos Lisarbeanos avaliados anteriormente; - Aumento da satisfação dos stakeholders de no mínimo 80%; - Número de falhas em projetos antes e depois do PMO; - Grau de satisfação dos gerentes de projeto com a atuação do PMO na alocação de recurso; - Percentual de lições aprendidas identificadas e registradas no banco de dados; - Quantidades de projetos iniciados/concluídos no mês.
  9. 9. 7. Etapas de Implementação do primeiro PMO em LISARB ESTABELECIMENTOS DOS FUNDAMENTOS - “Vender o conceito de PMO para a Alta Administração - Avaliar custos envolvidos e viabilidade - Apresentar proposta inicial INICIATIVAS DE CURTO PRAZO - Montar equipe inicial - Conscientizar e treinar os gerentes e membros de equipes de projetos - Identificar projetos - Desenvolver metodologia - Aplicar em projetos pilotos SOLUCÕES DE LONGO PRAZO - Avaliar o processo e fazer correções - Consolidar metodologia - Planejar e implantar ferramentas de suporte - Gerenciamento do portfólio e alinhamento estratégico - Categorização , seleção, priorização de projetos SUPORTE E MELHORIA - Monitoramento, revisão e balanceamento dos portfólios - Feedback e melhorias - Divulgação e conscientização Fonte: Adaptado de CRAWFORD (2002) apud TRENTIM (2012).
  10. 10. 7. Etapas de Implementação do primeiro PMO em LISARB Os passos iniciais incluem vender a ideia do PMO e apresentar a proposta inicial de implantação. A implantação de um PMO deve ter objetivos de curto e de longo prazo, No curto prazo, LISARB necessita de processos para conduzir seus projetos, para isso precisa de uma equipe preparada para tal, a começar pelos GPs. A implementação do primeiro PMO começará com uma avaliação dos GPs, onde serão levantadas as suas necessidades e principais dificuldades. A partir dessa avaliação, um treinamento específico para os GPs será elaborado e implementado. Após esse treinamento, cada equipe de todas as áreas da empresa será treinada juntamente com seu GP específico, para que tudo fique totalmente alinhado e para que se crie um vínculo entre todos. Após todos os treinamentos, as ferramentas para melhorar a condução dos projetos serão implantadas e apresentadas a todos em um novo treinamento. No longo prazo, objetivam não apenas a consistência não apenas do ponto de vista da metodologia padronizada , mas principalmente do alinhamento estratégico e o gerenciamento dos portfólios.
  11. 11. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE LISARB 1. Aliança por LISARB mais justo: 100% dos Lisarbeanos querem um jeito melhor de fazer as coisas, de cuidar do país, de uma justiça pública mais ágil. 2. Política cidadã baseada em princípios e valores: É preciso uma nova prática no modo de fazer política do país, ouvir as opiniões das pessoas em todos os níveis sociais. É preciso uma nova prática no modo de fazer política do país, ouvir as opiniões das pessoas em todas as partes geográficas que queiram participar para colocar em prática seus princípios e valores. 3. Educação para a sociedade do conhecimento: Para estabelecer uma ponte entre o LISARB do presente e o LISARB do futuro, é imprescindível uma educação de qualidade, formadora de cidadãos comprometidos com uma vida social solidária e preparados para os desafios de uma sociedade cada vez mais demandante de informação e conhecimento. 4. Economia para uma sociedade sustentável : O desenvolvimento na economia sustentável tem que ser compatível com a absorção de novas tecnologias de baixo carbono e o aumento contínuo da qualidade de vida para todos lisarbeanos. 5. Proteção social : Olhar a proteção social, saúde e previdência como um conjunto de políticas públicas integradas e complementares. A reconstrução das redes de proteção social é um passo necessário para orientar um conjunto de valores que afirmam a nova cultura social da sustentabilidade. O combate as drogas e outras práticas que degradem os lisarbeanos também entram nesse item. 6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos: Cidades sustentáveis e democráticas fazem parte dos grandes desafios do século 21, onde a garantia de mobilidade e direito à cidade para todos os seus habitantes, a valorização da diversidade sociocultural e a busca de padrões sustentáveis para uso dos recursos naturais devem ser valores centrais. 7. Cultura e fortalecimento da diversidade :Promover a diversidade na centralidade das políticas públicas é investir no aprofundamento da democracia e na sustentabilidade de LISARB. 8. Política externa para o século 21 :A política externa Lisarbeana deverá ser pautada por princípios fundamentais, como a manutenção e a promoção da paz, que devem ser defendidos e respeitados nas relações internacionais. 9. Combate a corrupção :Tomar atitudes práticas em todos os setores sociais e orgânicos do país para o extermínio de qualquer prática ou ato ilícito envolvendo a corrupção.
  12. 12. 1. Identificação: Enumerar os projetos identificados a partir dos objetivos do planejamento estratégico de LISARB fornecidos. Carbono Zero Tecnologia Verde Respire Fundo OBJETIVO 4 Justiça Rápida OBJETIVO 1 # Política Cidadã Cidadão Político OBJETIVO 2 Mais QI Construindo Futuro Prepara OBJETIVO 3 Vida para todos 1 minuto para a vida OBJETIVO 5 Guerra ao terror Passarinho na Gaiola Joaquim Barbosa OBJETIVO 9 Cidade para Todos OBJETIVO 6 Cultura sem Fronteiras Pintando o Sete OBJETIVO 7 Paz Mundial Pomba branca Todos iguais OBJETIVO 8 Sociedade Sustentável
  13. 13. 2. Categorização: Identificar categorias dos projetos candidatos e justificá-las. MEIO AMBIENTE Carbono Zero Tecnologia Verde Respire Fundo CULTURA E DESENVOVIMENTO Cultura sem fronteiras Pintando o Sete 1 Minuto para a Vida Politica Cidadã # Mais QI Prepara Cidadão Político Construindo o futuro POLITICAS EXTERNAS Paz Mundial Pomba branca Todos iguais Guerra ao terror Vida Para Todos Joaquim Barbosa Passarinho na Gaiola SEGURANÇA Sociedade Sustentável Cidade para todos Justiça Rápida
  14. 14. 3. Avaliação: - Identificar os critérios de avaliação e justificar. - Definir os pesos dos critérios de avaliação e justificar. - Definir os critérios para atribuição das notas aos projetos. Critérios eliminatórios Peso 0,0 5,0 10,0 Risco à segurança populacional 40% Não relacionados à segurança Aumenta a sensação de segurança Aumentam a segurança Cumprimento à constituição 25% Não previsto na constituição Parcialmente previsto na constituição Plenamente previsto na constituição Atendimento às legislações 15% Não relacionado a qualquer legislação Atende parcialmente a legislação Plenamente amparado pela legislação Risco ao meio ambiente 20% Impacta negativamente o meio ambiente Não impacta o meio ambiente Impacta positivamente o meio ambiente Total 100% Projetos com pontuação inferior a 7,5 serão desconsiderados para a etapa seguinte Legenda de notas
  15. 15. 4. Seleção: Identificar os projetos selecionados através dos critérios adotados. Critérios eliminatórios Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Risco à segurança populacional 10 4 5 2 10 4 10 4 5 2 5 2 5 2 Cumprimento à constituição 10 2,5 0 0 10 2,5 10 2,5 5 1,25 10 2,5 10 2,5 Atendimento às legislações 5 0,75 5 0,75 5 0,75 10 1,5 5 0,75 10 1,5 5 0,75 Risco ao meio ambiente 0 0 5 1 5 1 5 1 5 1 10 2 5 1 Total 7,25 3,75 8,25 9 5 8 6,25 Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Construindo Futuro PreparaJustiça Rápida # Política Cidadã Cidadão Político Mais QI
  16. 16. Critérios eliminatórios Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Risco à segurança populacional 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 Cumprimento à constituição 10 2,5 5 1,25 5 1,25 10 2,5 5 1,25 10 2,5 10 2,5 Atendimento às legislações 10 1,5 5 0,75 0 0 5 0,75 5 0,75 10 1,5 10 1,5 Risco ao meio ambiente 10 2 10 2 10 2 10 2 5 1 5 1 10 2 Total 10 8 7,25 9,25 7 9 10 Projetos com pontuação inferior a 7,5 serão desconsiderados para a etapa seguinte Objetivo 5 Objetivo 6 Respire Fundo Vida para todos 1 minuto para a vida Cidade para Todos Sociedade sustentávelCarbono Zero Tecnologia Verde Objetivo 4 Critérios eliminatórios Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Risco à segurança populacional 10 4 10 4 5 2 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 Cumprimento à constituição 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 Atendimento às legislações 10 1,5 10 1,5 5 0,75 10 1,5 5 0,75 10 1,5 10 1,5 10 1,5 Risco ao meio ambiente 5 1 5 1 5 1 10 2 5 1 10 2 10 2 10 2 Total 9 9 6,25 10 8,25 10 10 10 Projetos com pontuação inferior a 7,5 serão desconsiderados para a etapa seguinte Passarinho na Gaiola Joaquim Barbosa Objetivo 8 Objetivo 9 Pintando o Sete Objetivo 7 Paz mundial Pomba branca Guerra ao terrorCultura sem Fronteiras Todos iguais 4. Seleção:
  17. 17. A seleção dos projetos se baseou na nota total de cada projeto nos critérios de seleção, com restrição de serem selecionados projetos que atendam a todos os objetivos estratégicos. Projetos Selecionados Carbono ZeroJustiça Rápida Política Cidadã Cidadão Político Construindo Futuro Prepara Vida para todos Guerra ao terror Cidade para Todos Pintando o Sete Paz Mundial Pomba branca Todos iguais Sociedade Sustentável Tecnologia Verde 4. Seleção:
  18. 18. 5. Priorização: Identificar as prioridades encontradas para os projetos de LISARB. Crtério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Risco à segurança populacional 0,4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 Cumprimento à constituição 0,25 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 Atendimento às legislações 0,15 10 1,5 10 1,5 10 1,5 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,75 10 1,5 Risco ao meio ambiente 0,2 10 2 10 2 10 2 10 2 10 2 10 2 10 2 5 1 TOTAL DE PONTOS 10 10 10 10 10 10 9,25 9 Guerra ao Terror Passarinho na Gaiola Joaquim BarbosaSociedade Sustentável Paz Mundial Cidadão PolíticoCarbono Zero Vida para Todos P6 P7 P8P1 P2 P3 P4 P5 Crtério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Risco à segurança populacional 0,4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 5 2 10 4 Cumprimento à constituição 0,25 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 5 1,25 Atendimento às legislações 0,15 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,75 5 0,75 10 1,5 5 0,75 Risco ao meio ambiente 0,2 5 1 5 1 5 1 5 1 5 1 10 2 10 2 TOTAL DE PONTOS 9 9 9 8,25 8,25 8 8 Cidade para Todos Cultura sem Fronteiras Todos Iguais Pomba Branca P12 P13 P14 P15 Política Cidadã Construindo Futuro Tecnologia Verde P9 P10 P11
  19. 19. 6. Balanceamento do Portfólio
  20. 20. 7. Iteração com os demais processos anteriores:  Como o portfólio foi readequado para encontrar um melhor balanceamento? Para uma melhor distribuição dos projetos e obter um melhor balanceamento, foi necessário voltar a fase de identificação e passar por todas as fases novamente a fim de ter esta distribuição apresentada no gráfico de bolhas. Foi apresentado aos stakeholders de LISARB e ao presidente (Sponsor), para uma avaliação do portfólio, que após a análise foi aprovado o portfólio pelo presidente de LISARB.  O que foi modificado para o seu balanceamento? Após constatarmos que o portfólio não estava balanceado, foi necessário regredir ao início do processo e modificando todas as fases de definição do portfólio. Observamos que a fase que sofreu maior alteração ou alteração mais relevante para o balanceamento foi a fase de seleção.

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