Gerenciamento de Aquisições para Food Truck

Gerenciamento de Aquisições em ProjetosGerenciamento de Aquisições em Projetos
São Paulo
T FGVSP00 GEEP T41Turma: FGVSP00-GEEP-T41
A nossa empresa é de consultoria nós prestaremos a consultoria para aA nossa empresa é de consultoria, nós prestaremos a consultoria para a
elaboração de um food truck para dois sócios.
O nome do projeto é Brunch Truck

Equipe
Alberto Toshio Yamaguchi Raphael Moreira BuenoAlberto Toshio Yamaguchi p
Carlos Alberto de Oliveira Samuel Ribeiro
Eduardo Pan Maiani Balloni Márcia Tanaka

INTRODUÇÃO
T d i d d l ó i d f d k B hTendo em vista a crescente demanda pelo negócio de food trucks, o Brunch
Truck traz um novo conceito em food truck, que busca através da combinação de opções
de cafés, sucos, pães, lanches leves, doces e sobremesas geladas, atender as pessoas
que buscam uma refeição diferenciada, rápida e com qualidade.que buscam uma refeição diferenciada, rápida e com qualidade.
O estabelecimento está estrategicamente localizado na região do Butantã,
onde há grande fluxo de pessoas que trabalham e estudam na região, podendo servir até
80 refeições ao dia, sem contabilizar a possibilidade de realização de eventos
t di á i T t d i b i t d i ti t j ãextraordinários. Trata-se de um negocio com baixo custo de investimento, com projeção
de retorno de aproximadamente 3,5 anos, com faturamento anual em torno de R$
330.000,00.
OBJETIVOS
M t f d t k d l h á id dá i ti “B h” éMontar um food truck de lanches rápidos e saudáveis tipo “Brunch” que é uma
refeição que combina café-da manhã com o almoço, em um veículo tipo Van (Fiat
Ducato), com uma área de 4 m2, com prazo de implantação e suporte totalizando
aproximadamente 12 (doze) meses a partir da aprovação do projeto.p ( ) p p ç p j

WBS original
Montagem e
entrega de food
truck operacionaltruck operacional
1. Aquisição do
veículo
2. Customização do
veículo
3. Gestão de
Estoque
4. Marketing 5. Regulamentações 7. Teste e suporte
6. Contratação de
serviços
0. Gerenciamento do
Projeto
8. Encerramento
1.1. Seleção do
veículo
1.2. Compra do
veículo
2.1. Seleção da
empresa
2.2. Definição dos
equipamentos
3.1. Seleção de
fornecedores
3.2. Elaboração de
plano de
abastecimento
4.2. Aquisição de
cartões
4.1. Definição da
pintura do veículo
5.1. Abertura de
empresa
5.2. Obtenção de
licença da vigilância
sanitária
6.1. Contratação de
contador
6.2. Abertura de
conta bancária de PJ
8.2. Lições
aprendidas
8.1. Termo de
Encerramento do
projeto
0.2 Monitoramento
e controle
0.1 Planejamento
0.1.1. Plano de
gerenciamento do
projeto
0.2.1. Relatórios de
acompanhamento
7.2. Suporte a
operação
7.1. Teste de pré‐
operação e ajustes
1.3. Licenciamento e
emplacamento do
veículo
2.4. Montagem do
veículo
2.3. Definição do
layout
3.3. Compra de
estoque
3.4. Controle de
qualidade
3.3. Compra de
estoque
3.4. Controle de
qualidade
4.3. Propaganda em
redes sociais
4.4. Cadastro em
aplicativos
5.3. Obtenção de
licença do corpo de
bombeiros
5.4. Obtenção da
TPU
6.3. Aluguel de
máquina de cartão
6.4. Aluguel de food
park
0.1.2. Declaração de
escopo
0.1.3. Matriz de
rastreabilidade de
requisitos
0.2.2. Planilha de
controle de custos
controle de
qualidade
2.5. Compra de
utensílios
2.6. Pintura do
veículo
0.1.4. Orçamento
0.1.5. Cronograma
0.1.6. Plano de
gerenciamento de
aquisições
0.1.7. Plano de
gerenciamento de
qualidade

WBS revisadaMontagem e
entrega de food
truck operacional
1 A i i ã d 2 C t i ã d 3 G tã d 6 C t t ã d0 Gerenciamento do 1. Aquisição do
veículo
2. Customização do
veículo
3. Gestão de
Estoque
4. Marketing 5. Regulamentações 7. Teste e suporte
1.1. Seleção do
veículo
6. Contratação de
serviços
2.1. Seleção da
empresa
3.1. Seleção de
fornecedores
4.1. Definição da
pintura do veículo
5.1. Abertura de
empresa
6.1. Contratação de
contador
0. Gerenciamento do
Projeto
8. Encerramento
8.1. Termo de
Encerramento do
projeto
0.2 Monitoramento
e controle
0.1 Planejamento
7.1. Teste de pré‐
operação e ajustes
1.2. Compra do
veículo
1.3. Licenciamento e
emplacamento do
veículo
2.2. Definição dos
equipamentos
2.3. Definição do
layout
3.2. Elaboração de
plano de
abastecimento
3.3. Compra de
estoque
3.3. Compra de
estoque
4.2. Aquisição de
cartões
4.3. Propaganda em
redes sociais
5.2. Obtenção de
licença da vigilância
sanitária
5.3. Obtenção de
licença do corpo de
bombeiros
6.3. Aluguel de
máquina de cartão
6.2. Abertura de
conta bancária de PJ
8.2. Lições
aprendidas
0.1.1. Plano de
gerenciamento do
projeto
0.1.2. Declaração de
escopo
acompanhamento
0.2.2. Planilha de
controle de custos
7.2. Suporte a
operação
8.3. Encerrar
contratos
2.4. Montagem do
veículo
2.5. Compra de
3.4. Controle de
qualidade
3.4. Controle de
qualidade
4.4. Cadastro em
aplicativos
bombeiros
5.4. Obtenção da
TPU
6.4. Aluguel de food
park
0.1.4. Orçamento
0.1.3. Matriz de
rastreabilidade de
requisitos
controle de
qualidade
0.2.4. Administrar
contratos utensílios
2.6. Pintura do
veículo
0.1.6. Plano de
d
ç
0.1.5. Cronograma
contratos
Legenda
gerenciamento de
aquisições
0.1.7. Plano de
gerenciamento de
qualidade
Make
Buy
Legenda

Critérios Make or Buy
1. Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe
• Capacidade da equipe de absorver as atividades do pacote de trabalho
em um prazo razoável e com um mínimo de qualidade
2 N id d d f i t i li d2. Necessidade de fornecimento especializado
• Necessidade de um fornecimento especializado devido a restrições de
tecnologia, conhecimento e capacidade produtiva
3 Restrições de custo3. Restrições de custo
• Restrição de custo, caso a atividade tenha um custo menor se for
executada por fornecedor ao invés da equipe
4 Restrições de prazo4. Restrições de prazo
• Restrição de prazo do projeto, caso a atividade seja executada por um
fornecedor em um tempo muito menor do que a equipe de projeto e isso
seja necessário para o cumprimento das atividades dentro do prazoseja necessário para o cumprimento das atividades dentro do prazo
planejado.
5. O core business da empresa
• Verifica se as atividades fogem muito do core business da empresaVerifica se as atividades fogem muito do core business da empresa

Critérios Make or Buy
6. Compartilhamentos de riscos
• Compartilhamento de riscos com outros fornecedores e diminuição do
risco do projeto como um todo
7 P bl l i d d i f ã7. Problemas legais ou de segurança da informação
• Impedimento das execuções das atividades por parte da empresa por
motivos legais ou de segurança da informação
8 Maior qualidade para o produto/serviço8. Maior qualidade para o produto/serviço
• Caso a atividade possa ser executada pela equipe mas ao contratar um
fornecedor a qualidade seja muito superior sem impactos consideráveis
em custoem custo
9. Necessidade de fornecimento pós-projeto
• Caso as atividades sejam requeridas continuamente pelo cliente mesmo
após o término do projeto e a consultoria não possa prestar este serviçoapós o término do projeto e a consultoria não possa prestar este serviço
continuamente
10.Necessidade de suporte de longo prazo a operação
• Necessidade de suporte ou garantia de longo prazo por parte do clienteNecessidade de suporte ou garantia de longo prazo por parte do cliente

Mapa das Aquisições do projeto
Mapa das Aquisições do Projeto – Brunch Truck
Documento de Meio de
nº Item a ser Contratado EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado
Documento de
Aquisição
Meio de
Divulgação
1 Compra do Veiculo 1.2. Fiat
R$
104.277,00
5dias
2 . Necessidade de Fornecimento
Especializado / 5. O core business da
empresa
/ 10. Necessidade de suporte de longo
RFQ
Solicitação via
email e tel, / p g
prazo a operação
2
Licenciamento e
Emplacamento
1.3. Despachante
R$
512,00
5 dias
5. O core business da empresa
RFQ
Solicitação via
email e tel
3 Montagem do Veiculo 2 4 Empresa X
R$
45 dias
RFQ
Solicitação via
3 Montagem do Veiculo 2.4. Empresa X
84.849,33
45 dias
Especializado /
RFQ
email e tel
4 Compra de Utensílios 2.5.
Elvi Cozinhas
Profissionais /
Mega
Decoração
/Loja do
R$
4.658,50
imediato
ou até  5
dias
8. Maior qualidade para o
produto/serviço RFQ
Solicitação via
email e tel
/Loja do
Churrasco/Am
ericanas
dias
5 Pintura do Veiculo 2.6.
Empresa de
Customização
+ pintura e
adesivagem
5  dias
(Cust.)
Especializado /
RFQ
Solicitação via
email e tel
Assaí
6 Compra de Estoque 3.3.
Atacadista
Makro
Atacadão
Extra
R$
5.149,46
30 dias
8. Maior qualidade para o
produto/serviço RFQ
Solicitação via
email e tel
7 Aquisição de Cartões 4.2.
Agencia de
Marketing e
Publicidade
R$
500,00
30 dias
9. Necessidade de fornecimento pós‐
projeto RFQ
Solicitação via
email e tel

Mapa das Aquisições do Projeto – Brunch Truck
Mapa das Aquisições do projeto
nº Item a ser Contratado EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado
Documento de
Aquisição
Meio de
Divulgação
8 Abertura de Empresa 5.1. Despachante
R$
800,00
5 dias
5 .O core business da Empresa / 8. Maior
qualidade para o produto/serviço
RFQ
Solicitação via
email e tel
9
Obtenção da Licença de
Vi ilâ i S i á i
5.2. Despachante R$ 500,00 35 dias
5 .O core business da Empresa / 8. Maior
lid d d / i
RFQ
Solicitação via
il l
9
Vigilância Sanitária
RFQ
email e tel
10
Obtenção da Licença de
Corpo de Bombeiros
5 .O core business da Empresa 8. Maior
RFQ
Solicitação via
email e tel
11 Obtenção da TPU 5.4. Despachante
R$
800,00
30 dias
5 .O core business da Empresa /8. Maior
RFQ
Solicitação via
email e tel
$ O b i d /8 i S li i ã i
12 Contratação de Contador 6.1. Contador
R$
800,00
a hora
RFQ
Solicitação via
email e tel
13
Abertura de Conta Bancaria
PJ
6.2. Banco
R$
57,00
ao mês
RFQ
Solicitação via
email e tel
14
Aluguel de Maquina de
6 3 Redecard
R$
mensal
10. Necessidade de suporte de longo
prazo a operação RFQ
Solicitação via
14
Cartão
6.3. Redecard
114,00
mensal prazo a operação RFQ
email e tel
15 Aluguel de Food Park 6.4
Food Park
Butantã
R$
3.000,00
mensal
9. Necessidade de fornecimento pós‐
projeto
RFQ
Solicitação via
email e tel

RR - Registro de Riscos
Momento de resposta ao
Evento de Risco Resposta ao Risco
Momento de resposta ao
risco
Não entrega do veículo no prazo
combinado
Verificar disponibilidade com a concessionária
Planejar tempo adicional para compra acima do combinado
Tentar iniciar o processo de compra o quanto antes possível
PLAN
PQ
SEL
Nã di ibilid d d i t E ifi i t lt tiNão disponibilidade dos equipamentos
especificados
Especificar equipamentos alternativos
Preferência por equipamentos largamente utilizados
ESP
Atraso na obtenção de licenças
Planejar um tempo maior para a obtenção
Planejar solicitação para ser executada o quanto antes
possível
PLAN
PQAtraso na obtenção de licenças
Buscar auxílio especializado de despachantes/contador
Revisar os documentos necessários afim de evitar atrasos
por solicitação de mais informações
PQ
ADM
Planejar um tempo maior do que o tempo disponibilizado
aos fornecedores PLAN
Atraso na customização do veículo
aos fornecedores
Verificar a disponibilidade de entrega com os fornecedores
Incluir cláusulas de multa por atraso na entrega
Buscar projetos com menos complexidade
Efetuar acompanhamento quinzenal do andamento da
t i ã
PLAN
PQ
SEL
CONT
ADM
customização
Aumento do custo devido a inflação
Incluir critério de seleção de fornecedores por forma de
pagamento
Revisar o orçamento e incluir impactos de inflação
Revisar cláusulas contratuais e condições de pagamento
PLAN
SEL
CONT
Dar preferência a contratos de preço global

DT – Declaração de Trabalho
Projeto: food truck (tipo brunch truck)Projeto: food truck (tipo brunch truck)
Pacote de Trabalho Buy: item 2.4 – Montagem do veículo
Escopo: montagem do baú do veículo, com instalação elétrica, hidráulica,
montagem dos equipamentos de cozinha, armários, painéis solares eg q p p
equipamentos de segurança contra incêndio.
1- Funções Requeridas
 Quantidade de equipamentos de cozinha;
 Layout do veículo;
 Quantidade de mobília utilizada;
 Equipamentos de fornecimento de energia elétrica, armazenamento de
água e dispositivos de segurança;
2 I ã Q lid d2 - Inspeção e Qualidade
 A contratante deverá ter acesso ao veículo durante a montagem do
mesmo mediante agendamento com no mínimo 1 semana de
antecedência Nestas visitas a contratante irá verificar o andamento daantecedência. Nestas visitas a contratante irá verificar o andamento da
montagem a qualidade e a conformidade do serviço.

DT – Declaração de Trabalho
3 - Treinamento
 No momento da entrega, a empresa montadora deverá prover uma sessão
de no mínimo 1 hora com algum funcionário experiente para explicar o
funcionamento de todos os equipamentos instalados.
4 - Suporte
 A contratada deverá ter serviço de manutenção disponível para a
contratante e o contrato deste serviço será opcional após transcorrido o
período de garantia;
5 G ti5 - Garantia
 Os equipamentos deverão ter garantia de no mínimo 1 ano a contar a partir
da retirada do veículo.
6 - Prazo e local de entrega
 O trabalho da montagem deverá ser concluído em até 6 meses após a
entrega do veículo na empresa e a retirada será feita pela contratante noentrega do veículo na empresa e a retirada será feita pela contratante no
mesmo local onde o veículo foi entregue.

Critérios Eliminatórios
1. Histórico de reclamações (Procon, Reclame Aqui, Serasa);
2. Certidão negativa de débitos;
3. Execução do serviço estar dentro da Grande São Paulo;
4. Habilitação jurídica;
5. Estar apto a entregar o serviço no prazo máximo de 6 meses;
6. Ter realizado no mínimo 6 projetos com sucesso nos últimos 2 anos.

Critérios Classificatórios
1. Preço (total e a composição de valores) e/ou condições de pagamento;
2. Prazo para entrega do serviço;p g ç
3. Qualidade dos equipamentos que serão oferecidos;
4. Referências de outros clientes;
5. Certificações;
6. Porte da empresa;
7. Sustentabilidade;
8. Disponibilidade para início da execução da atividade;
9. Qualificação do corpo técnico do fornecedor.

Sistema de Pontuação
ID CRITÉRIOS PESO(%)
1 Preço e/ou condições de pagamento 20
2
3
Prazo para entrega do serviço
Qualidade dos equipamentos que serão oferecidos
15
20
4
5
Referências de outros clientes
Certificações
10
5
6
7
Porte da empresa
Sustentabilidade
5
5
8
9
Disponibilidade para início da execução da atividade
Qualificação do corpo técnico do fornecedor
15
5
Total da Pontuação 100

Divulgar ou não divulgar?
Na fase inicial, os critérios não serão divulgados para evitarmos que as
propostas recebidas sejam adaptadas somente com o intuito de serempropostas recebidas sejam adaptadas somente com o intuito de serem
classificadas no processo. Todas as propostas serão analisadas em vista de
buscar o melhor de cada uma delas e solicitar modificações dos fornecedores,
nivelando as propostasnivelando as propostas.
Após a seleção, classificação e aprovação da proposta final e firmado o
t t O ité i lhid ã di l d f d (contrato. Os critérios escolhidos serão divulgados aos fornecedores (o
ganhador e os perdedores) de maneira a dar transparência aos fornecedores
em relação aos critérios utilizados e manter um bom relacionamento ao dar
satisfações com todos elessatisfações com todos eles.

Documentos de aquisição adotados
RFP composta por:RFP composta por:
 Carta introdutória – Esse não será bem um documento formal, será
apenas o conteúdo do corpo do email que será enviado aos fornecedores
no qual será anexado a declaração de trabalho.
 Declaração de trabalho – Conterá os requerimentos principais tais como
dimensão, modelo do veículo, equipamentos mínimos esperados, etc.
Esse documento será a base para os fornecedores prepararem as
propostas técnicas comerciais.
RFI composta por:
Emails solicitando informações específicas como detalhes de projetos passados,
certidões negativas ou quaiquer outros esclarecimentos Não terá um templatecertidões negativas ou quaiquer outros esclarecimentos. Não terá um template
específico.

Meio adotado para envio de convite
 Primeiramente será feito um contato telefônico com os fornecedores para
entender a disponibilidade dos mesmos e já aplicar alguns critérios de
eliminação.
 Após o contato telefônico, serão enviados emails com a carta introdutória (não
será um documento separado, o conteúdo da mesma irá dentro do corpo do
)email) e a declaração de trabalho anexas, solicitandos as propostas técnicas
comerciais.

Tipos de contratos escolhidos
O tipo de contrato escolhido é um misto de preço global e custo por administraçãop p ç g p ç
(Contrato de Preço Fixo com Remuneração de Incentivo):
 Preço global - devido a complexidade do contrato, existem serviços e produtosç g p ç p
inclusos no contrato. Além do mais, existe um risco inflacionário alto no atual
momento que pode ser mitigado ao transferi-lo ao fornecedor.
 Custo por administração - devido a grande preocupação com o cronograma e
a criticidade deste pacote de trabalho, será combinado com o fornecedor uma
recompensa (adiantamento de pagamento ou uma porcentagem adicional)
caso o fornecedor adiante a entrega do veículo e uma multa por dia de atraso.
Alterações no escopo do contrato deverão ser tratados por aditivos que serão
negociados separadamente mas que implicarão da revisão do contrato principal
l ã lt lt t d d t d tem relação as recompensas e multas resultantes da data de entrega.

Atitudes e Fiscalização
Atitudes
 Cumprimento das cláusulas contratuais pela Contratante;p p
 Realização de reuniões periódicas para garantir o cumprimento das cláusulas
contratuais pela Contratada;
Fiscalização
 Realizar visita de inspeção na Contratada (com o Sponsor quando possível);
 Exigir emissão de Relatório de Andamento (para os serviços que se fazem
necessário), com atualização de Status Report da atividade contratada;

Relatórios de controle de aquisição
As Aquisições são controladas por meio dos relatório abaixo:q ç p
- RPS - Relatório de Progresso Semanal (por e-mail);
- Reuniões quinzenais presencial (Com referencia no RPS);q p ( )
O Relatório de Progresso contendo os seguinte campos:
- Situação Geral do Projeto;
- Avanço Físico (Realizado, Previsto, Status);
- Avanço Financeiro (Previsto, Realizado, IDC, Status);
- Trabalho planejado para o determinado período;
- Trabalho reportado/realizado;
- Trabalho planejado para o próximo período;
- Riscos e Problemas
- Participante e Assinatura de todos os participantes da reunião.

Relatórios de controle de aquisição
Modelo Relatório de Progresso Semanal

Fluxograma de execução e controle de aquisições
Gerenciamento de contrato de aquisição de customização do Brunch Truck
Monitoramento e controleExecução
PGP Aprovado
Envio de RFP aos
fornecedores
Recebimento das
propostas
Contrato ok?
Solicitar mudança
do contrato
S
N
Assinatura do
contrato com
sponsor e
fornecedor
Conferir DT contras
as propostas
Propostas ok?
Envio de email ao
ganhador
Envio de email aos
perdedores
informando que não
serão contratados
Revisão do contrato
Reuniões/visita de
acompanhamento
no fornecedor
Solicitação de
d
Solicitar aditivo de SS
Validar e
documentar a
l d
p
Reunião de
esclarecimento de
dúvidas com os
fornecedores
Proposta
aprovada?
N
g
solicitando contrato
S
mudança?
Entrega parcial
concluída?
Efetuar pagamento
referente a entrega
parcial
contrato
N
N
S Entrega total
concluída?
N
S
N
Elaborar o boletim
de medição e
validar entrega
Entrega aceita
S
N
solicitação de
mudança
Formalizar por
email resultados das
reuniões
Revisar
propostas?
Classificação das
propostas
Aprovar proposta
com o sponsor
NS
Elaboração e
atualização de
status report no
sharepoint
Reunião de
apresentação de
status com os
sponsors
Processo de
encerramento de
contrato
sponsors

Fluxograma de encerramento de aquisições
Gerenciamento de contrato de aquisição de customização do Brunch Truck
Encerramento
Entrega total
concluída
Elaboração de
Escanear todas as
documentações e
Validar entrega
Arquivamento do N
Emissão de termo
de recebimento
definitivo junto ao
documento de
lições aprendidas
documentações e
guardar arquivos na
empresa
contrato em local
combinado com
sponsor
Entrega ok? Solicitar correções
N
S
Liberação de
pagamento final
sponsor
‐ Contrato
Cronograma
Tirar fotos dos
produto entregue
Revisão de
documentação
Reunião de
encerramento
‐ Cronograma
‐ Atas de reunião
‐ Solicitações de mudança
‐ Lições aprendidas
‐ Boletins de medição
Relatórios de acompanhamento
‐ Fotos do produto entregue
produto entregue
Entrega aceita
Há alguma
pendência?
N
Solicitar correções
S
Encerramento do
contrato

PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições
1. Objetivo
2. Premissas
3. Restrições
4. Critérios Make or Buy
5. WBS Revisada
6. Dicionário da WBS Revisada
7. Mapa de Aquisições
8. Matriz de Responsabilidades
9. Critérios de Escolha
1 Eli i tó i1. Eliminatórios
2. Classificatórios
3 Sistema de Pontuação3. Sistema de Pontuação
10.Tipos de Contrato

PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições
11.Riscos
1. Avaliação Qualitativa
2. Registro dos Riscos
3. Estratégia de Repostas
12.Modelos de Documentos de Aquisições
1. Carta Introdutória
2. DT – Declaração de Trabalho
3. Contratos
4. RPS – Relatório de Progresso Semanal
13 Fl d P13.Fluxograma de Processos
1. Execução e Controle
2 Encerramento2. Encerramento

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