2. A Planalto é uma empresa de consultoria
especializada em implementação de PMO
Cibele Cristina Olichevis
(Project Management Office). Sempre
considerando o Planejamento estratégico de
seus clientes, o Gerenciamento do Portfólio e o Elizangela Ap. L. Pereira
SPO (Strategic Project Office), garantindo o
sucesso das de suas ações nas implementações.
Formada por profissionais do curso MBA de
Lucio Paulo Rogoski
Gerenciamento de Projetos, GP 22, turma
03/2011 e com vasta experiência no mercado de
Projetos, com atuação em empresas nacionais e Luiz Eduardo Ernandi Gardi
multinacionais de médio e grande porte, a
Planalto preza pela sustentabilidade baseada nos
princípios sociais, ambientais e lucratividade da Jeferson M. Souza Evangelista
empresa, pois acreditamos que nossos clientes
darão sempre o maior retorno para a sociedade,
quando seus resultados forem atingidos.
Assim é a Planalto, uma empresa voltada para o Rafael Moraes Gatto
sucesso no presente e futuro.
3. O objetivo da Planalto é a Apresentação ao Sr. Excelentíssimo Presidente da
República Federativa de LISARB, de uma proposta de implementação de PMO
(Project Management Office), seguindo as melhores práticas existentes, assim
como a identificação do portfólio e projetos desta República, para atender os
objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB.
Sendo estes objetivos:
•Aliança por um Lisarb mais justo
•Política cidadã baseada em princípios e valores
•Educação para a sociedade do conhecimento
•Economia para uma sociedade Sustentável
•Proteção Social
•Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos
•Cultura e fortalecimento da diversidade
•Política externa para o século 21
•Combate a corrupção
5. As categorias foram escolhidas com base nos objetivos estratégicos do país,
para facilitar o cumprimento dos projetos nos mais diversos objetivos.
6. Critério Justificativa Peso
Popularidade Projetos populares tem grande apelação em perpetuação no 25%
poder.
REV (Retorno em Projetos que se caracterizam por uma grande conquista de votos, 25%
Voto) facilitando uma possível reeleição. Diretamente ligado com a
popularidade, porém, pode retornar em vtos para os aliados.
Benefício a Levar benefícios a população, além de trazer votos, pode ser 10%
População utilizado como companhas de marketing durante o governo e
eleições (Mostrar resultados obtidos e trabalho a ser realizado na
sequência, em um próximo mandato).
Custo Quanto menor, melhor, pois possibilita uma atuação mais 10%
abrangente, atuando nos diversos objetivos do Planejamento
Estratégico de LISARB.
Prazo Projetos com prazos menores que 4 anos, devem ser priorizados, 10%
pois serão realizados dentro do mandato.
Complexidade Projetos complexos devem ser deixados em segundo plano, pois 20%
existe grande probabilidade de insucesso (atrasos, estouro do
orçamento, etc.)
7. Estes critérios serão pontuados com notas entre 1 e 10, não existindo nota
fracionada (exemplo: nota 2,33).
Para os critérios de Popularidade, REV e Benefício a população, quanto maior o
retorno, melhor deve ser a nota. (Ex.: Projeto com alta popularidade, maior deve
ser a nota, favorecendo a nota final).
Para os critérios de Custo, Prazo e Complexidade, o raciocínio deve ser inverso,
ou seja, quanto maior o recurso aplicado, pior a nota. (Ex.: Projeto de alto custo
deve receber uma nota baixa, penalizando a nota final).
A avaliação foi realizada por especialistas das diversas áreas da Planalto, tendo
alta representatividade nas áreas de conhecimento e minimizando erros de
avaliação.
8. Justiça Política Educação Sustentabilidade
Orelhão da
Descentralização Relações Corrupção Politica para Educação Geração de Educação para Agregar Valor Lixo que não é
Justiça Agil da Riqueza Internacionais Nunca todos Continua conhecimento Todos Escola do Idoso Carbono Zero ao PIB Lixo
Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
3 0,75 8 2 0 0 9 2,25 5 1,25 7 1,75 7 1,75 9 2,25 7 1,75 6 1,5 4 1 2 0,5
7 0,7 1 0,1 7 0,7 1 0,1 9 0,9 3 0,3 3 0,3 2 0,2 3 0,3 8 0,8 9 0,9 8 0,8
5 0,5 1 0,1 9 0,9 1 0,1 8 0,8 2 0,2 2 0,2 2 0,2 2 0,2 5 0,5 9 0,9 8 0,8
5 1 1 0,2 8 1,6 1 0,2 9 1,8 2 0,4 2 0,4 2 0,4 1 0,2 7 1,4 5 1 8 1,6
2 0,5 7 1,75 2 0,5 9 2,25 5 1,25 5 1,25 5 1,25 10 2,5 7 1,75 6 1,5 4 1 5 1,25
5 0,5 9 0,9 3 0,3 9 0,9 2 0,2 9 0,9 9 0,9 10 1 8 0,8 4 0,4 7 0,7 7 0,7
3,95 5,05 4 5,8 6,2 4,8 4,8 6,55 5 6,1 5,5 5,65
Social Qualidade de Vida Cultura e Diversidade
Igualdade Minha Casa Distribuição Educação Drogas Nem Segurança Criminalidade Qualidade de Saude Para Diversidade
Social Minha Vida de Renda para Todos Morto Barriga Cheia Sem limite Zero Paz Tem Voz Vida Total todos Social Internet Gratis
Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
8 2 9 2,25 8 2 9 2,25 6 1,5 10 2,5 10 2,5 6 1,5 8 2 8 2 10 2,5 5 1,25 6 1,5
2 0,2 2 0,2 1 0,1 2 0,2 5 0,5 3 0,3 4 0,4 2 0,2 3 0,3 1 0,1 2 0,2 7 0,7 3 0,3
2 0,2 3 0,3 3 0,3 2 0,2 8 0,8 2 0,2 4 0,4 2 0,2 2 0,2 2 0,2 2 0,2 7 0,7 3 0,3
3 0,6 3 0,6 5 1 2 0,4 2 0,4 5 1 4 0,8 2 0,4 3 0,6 1 0,2 1 0,2 7 1,4 3 0,6
10 2,5 9 2,25 9 2,25 10 2,5 5 1,25 10 2,5 8 2 8 2 7 1,75 8 2 9 2,25 3 0,75 8 2
9 0,9 9 0,9 9 0,9 10 1 9 0,9 10 1 10 1 10 1 9 0,9 8 0,8 10 1 5 0,5 8 0,8
6,4 6,5 6,55 6,55 5,35 7,5 7,1 5,3 5,75 5,3 6,35 5,3 5,5
•A nota final saiu do somatório das notas obtidas em cada projeto por critério,
após aplicado os pesos. Esta nota final nós chamamos de média do projeto.
10. LEGENDA /
ATRIBUTO
Cor = Custo
0,1 - 0,3 Alto
0,31 - 0,7Médio
0,71 - 1 Baixo
Tamanho
R E V
(QUANTO MAIOR A
BOLHA MAIOR A MÉDIA
DESTE INDICE)
11.1 – O portfólio foi adequado considerando projetos com indicador Retorno em Votos (REV) mais elevado (tamanho da bola),
evidenciando os projetos mais populistas.
11.2 – Para o Gráfico utilizamos a popularidade como critério Eixo Y, sendo esse um critério determinante para LISARB
11.3 - Como terceiro atributo neste Gráfico utilizamos o índice de custo de cada projeto, conforme legenda ao lado.
Nota-se neste primeiro gráfico um desbalanceamento com relação aos projetos Selecionados e Priorizados. Se considerarmos para o Eixo
X - Popularidade (um fator importante para LISARB), este gráfico mostra que dois destes projetos estão abaixo de 1,5 neste atributo,
além de não se ter selecionado projetos no critério Justiça, deixando o portfólio sem a abrangência de um Programa.
11. Política Educação Sustentabilidade
Orelhão da Política
Corrupção Nunca para todos Educação para Todos Carbono Zero Agregar Valor ao PIB Lixo que não é Lixo
Critério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Popularidade 25% 9 2,25 5 1,25 9 2,25 6 1,5 4 1 2 0,5
Custo 10% 1 0,1 9 0,9 2 0,2 8 0,8 9 0,9 8 0,8
Prazo 10% 1 0,1 8 0,8 2 0,2 5 0,5 9 0,9 8 0,8
Complexidade 20% 1 0,2 9 1,8 2 0,4 7 1,4 5 1 8 1,6
REV(Retorno em Voto) 25% 9 2,25 5 1,25 10 2,5 6 1,5 4 1 5 1,25
Benefício a População 10% 9 0,9 2 0,2 10 1 4 0,4 7 0,7 7 0,7
5,8 6,2 6,55 6,1 5,5 5,65
Cultura e
Social Qualidade de Vida Diversidade Justiça
Igualdade Minha Casa Distribuição de Educação para Drogas Nem Segurança Sem Saúde Para Descentralização
Social Minha Vida Renda Todos Morto Barriga Cheia limite Paz Tem Voz todos Internet Grátis da Riqueza
Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
8 2 9 2,25 8 2 9 2,25 8 2 10 2,5 10 2,5 8 2 10 2,5 6 1,5 8 2
2 0,2 2 0,2 1 0,1 2 0,2 5 0,5 3 0,3 4 0,4 3 0,3 2 0,2 3 0,3 1 0,1
2 0,2 3 0,3 3 0,3 2 0,2 8 0,8 2 0,2 4 0,4 2 0,2 2 0,2 3 0,3 1 0,1
3 0,6 3 0,6 5 1 2 0,4 2 0,4 5 1 4 0,8 3 0,6 1 0,2 3 0,6 1 0,2
10 2,5 9 2,25 9 2,25 10 2,5 5 1,25 10 2,5 8 2 7 1,75 9 2,25 8 2 7 1,75
9 0,9 9 0,9 9 0,9 10 1 9 0,9 10 1 10 1 9 0,9 10 1 8 0,8 9 0,9
6,4 6,5 6,55 6,55 5,85 7,5 7,1 5,75 6,35 5,5 5,05
12. 12.1– Após Análise do Balanceamento inicial, identificou-se dois projetos no
programa Sustentabilidade que estavam abaixo do índice de 1,5 em popularidade,
desbalanceando o Portfólio. Como este critério foi considerado pela Consultoria
como o segundo mais importante para definição dos projetos de LISARB, ficando
somente atrás de REV, ficou definido a exclusão dos dois projetos do Portfólio
Inicial de LISARB.
12.2– Identificou-se também que o programa Justiça, foi o único não incluído
inicialmente pelos critérios de média total. Após análise dos projetos deste
Programa, o Projeto Descentralização da Riqueza, com Índice de 2 em
Popularidade (ficando acima da média definida para o novo balanceamento deste
critério) e 1,75 em REV foi incluído no Portfólio Inicial, por estar acima da média
nestes dois atributos, dando um novo balanceamento ao Portfólio e abrangendo
todos os objetivos do Plano Estratégico deste País.
13. LEGENDA / ATRIBUTO
Cor = Custo
0,1 - 0,3 Alto Tamanho
0,31 - 0,7Médio R E V
0,71 - 1 Baixo (QUANTO MAIOR A BOLHA MAIOR A MÉDIA DESTE INDICE)
14. Bom base no questionário de maturidade em Gerenciamento de Projetos aplicado
em LISARB, verificou-se que este se apresenta no nível 2.
Isto significa que existem indícios de maturidade em projetos em LISARB, como
por exemplo: presença de documentações sem padronização, envolvimento em
projetos maiores, etc.
Como este conhecimento se encontra em fase embrionária, reforça-se a
necessidade da implementação do Gerenciamento de Portfólio e Projetos, além da
implementação do PMO.
15. Garantia de sucesso nos controles de performance dos projetos;
Benefícios a população;
Popularidade aos governantes, facilitando uma possível reeleição e
manutenção dos cargos eletivos dos aliados;
Visibilidade dos Projetos (consolidação dos dados);
Banco de conhecimentos que pode ser utilizado futuramente;
Aumento na capacidade de gerenciamento de projetos maiores e mais
complexos;
Mitigar a escassez de recursos através do seu adequado gerenciamento;
Atendimento as expectativas dos envolvidos (stakeholders);
Melhoria da Qualidade nos projetos implementados;
Controles efetivos de Custo e Tempo, possibilitando aos governantes a
visibilidade de seus retornos em tempo de eleição;
16. A Planalto tem como proposta implantar um PMO nível 3. Neste nível, além de
uma maior autonomia, ele estará inserido completamente dentro da estratégia
de LISARB visando assim à organização como um todo.
Um PMO nível 3, possui autoridade corporativa, necessário à seleção,
priorização e monitoramento dos projetos e recursos que implementam a
estratégia corporativa.
17. A proposta constitui-se em implementarmos primeiramente um PMO com o foco
Benefits tracking, para que se possa demonstrar de uma forma mais enfática os
benefícios que o PMO traz a corporação, consequentemente facilitando a sua
aceitação.
Em um segundo momento o foco deverá ser mudado para
Reporting, para que a divulgação para a população seja o
foco trazendo assim uma maior visibilidade dos projetos
garantindo o enquadramento dos benefícios da
implantação do PMO.
18. Integração com o negócio: Para que se tenha sucesso e se alcance os resultados
almejados dos projetos é importante que exista uma forte integração entre os
mesmos e os objetivos determinados pelos diferentes setores do governo de
LISARB. Acreditamos que o gerenciamento de portfólio é o principal e o maior
desafio a ser abordado.
19. O modelo a ser adotado para o PMO de LISARB será o Torre de Controle
( Control Tower). A complexidade dos projetos faz necessário que o PMO
funcione como uma unidade reguladora, gerenciando os projetos como um
processo de negócio a ser nutrido e protegido. É necessário também que a torre
desempenhe um papel de auditoria.
A Torre de controle será adotada com as seguintes funções:
Estabelecimentos de padrões para a gerencia de projetos
Suporte de como seguir os padrões
Reforçar os padrões definidos
Promover melhoria contínua dos padrões
20. Serão utilizados 30 profissionais dedicados exclusivamente para a implantação do
PMO em LISARB.
1 Direção executiva
5 Coordenadores
5 Suportes administrativos
5 Especialistas em documentação Pública
10 Gerentes de Projetos
2 Especialistas em Treinamento
2 Especialistas em Mudança Organizacional
21. •Definir tipo e arquitetura •Criar a estrutura do •Início da operação •Melhorar Processos
do PMO PMO (instalações) •Expansão do PMO •Atualizar meios de
•Verificação do nível de •Definir hardwares e para outras áreas comunicação
maturidade em GP da softwares •Abranger cada vez •Reciclar equipe
organização •Estabelecer projetos mais os projetos •Melhorar resultado
•Obter suporte do sponsor reais para piloto baseado em lições
•Definir escopo inicial •Avaliar as aprendidas
•Levantar custos e prazos metodologias e •Feedbacks
•Definir RHs necessários procedimentos da
•Elaborar plano de organização
comunicação •Envolver a política
•Levantar riscos da organizacional a
implementação implantação
22. Projetos: PMO:
• Análise Qualitativa
•REV , Popularidade e Benefícios
•Nível de satisfação da população com os
•Pesquisa
projetos
• Análise Quantitativa •Pesquisa de popularidade do atual líder
•Custo, Prazo
do estado
•Análise de valor Agregado
•Quantidade de requisições feitas ao
•% de desvio de
PMO /mês
cronogramas •Quantidade de riscos ocorridos não
•% de desvio de
mapeados
orçamento •Certificações PMP em órgãos públicos
•Complexidade
•Tamanho X recursos
23. Sponsor/Patrocinador: Ter apoio da alta direção e pessoas engajadas em
executar as mudanças
Ser pragmático: Executar projetos pilotos e mostrar resultados rápidos, mesmo
que pequenos, para tranquilizar os patrocinadores quanto ao andamento dos
trabalhos
Infraestrutura: Dispor de recursos e equipamentos
dedicados para o PMO, como softwares de gestão, por
exemplo.
Resultados: Disseminar resultados e lições aprendidas
em toda a organização