Belo horizonte-Proj 37-Gerenciamento de Aquisições em projetos-Aquarruda

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Aluísio Bernardes Júnior, Bruno Geoffroy Fonseca, Henrique Mendes Neto , José Henriques, Wagner de Melo Junior, Wellington Teixeira, Wilson Correa

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Belo horizonte-Proj 37-Gerenciamento de Aquisições em projetos-Aquarruda

  1. 1.  MBA em Gerenciamento de Projetos – 37, BH Nome da equipe: ◦ Aluísio Bernardes Júnior ◦ Bruno Geoffroy ◦ Henrique Mendes ◦ José Henriques ◦ Wagner de Melo ◦ Wellington Teixeira ◦ Wilson Correa Nome da Empresa: Aquarruda Nome do Projeto: Pé de Pato
  2. 2. Para o sucesso de qualquer projeto, éimprescindível o acompanhamento egerenciamento de todas as fases que o envolve.Serão apresentadas aqui as técnicas eferramentas utilizadas no Gerenciamento deAquisições, especificamente voltada aodesenvolvimento do Projeto intitulado Pé dePato, realizado pela empresa Aquarruda.
  3. 3. As operações da Empresa Aquarruda garantemà companhia uma posição de destaque dentreas mais importantes empresas de engenharia econstrução do Brasil, com um importanteportfólio de obras e dedicação aogerenciamento da implementação de projetosde infraestrutura de clientes governamentais eda iniciativa privada.
  4. 4. O ano de 2011 não teve um desfecho feliz noEstado de Minas Gerais, devido às fortes chuvasque atingiram o Estado. Em meio a tantosproblemas, uma situação ficou evidente: aprecariedade da infraestrutura nas cidadesmineiras. Foi neste cenário que a Aquarruda foiconvidada a realizar algumas obras no Estado, acomeçar pela capital. Na cidade, alguns dutossubterrâneos seriam demolidos e novas tubulaçõesinstaladas, para possibilitar um melhor escoamentodas águas e evitar os constantes alagamentos.
  5. 5. Uma vez gerada a EAP, foi criado o mapa dasaquisições do tipo BUY a serem executadas nomercado profissional.
  6. 6. Item a ser Orçamento PrazoN Ref. EAP Vendor list Critérios adotados Doc. aquisição Tipo contrato contratado (%) (semanas) Pesquisa de pontos Vox Populi, Copasa, Qualificação da1 1.2.1.1 2 2 RFP T&M de alagamento Contécnica, BHZ equipe Agilidade no Relatórios de2 1.2.1.2 Copasa, Vox Populi 3 2 resultado RFP T&M infraestrutura Orguel, Locguel, Necessidade de fornecedores de3 Materiais 1.3.1 30 3 fornecimento RFI , RFQ Preço fixo materiais de especializado construção Necessidade de profissionais especializados4 Pessoas 1.3.2 Catho, Sine, Senai 10 2 RFQ T&M Necessidade de paralelização de atividades Compartilhamento de riscos Detronic, Craft Necessidade de Engenharia, Custo5 Demolição 1.4.1.2 10 1 profissionais RFP, Demolidora Porto reembolsável especializados Velho Agilidade no resultado
  7. 7. Números 1 e 2: Critérios adotados: A empresa Aquarruda não tem pessoal qualificado para execução deste pacote de trabalho, e necessita de geração da pesquisa e relatórios em prazo extremamente curto para o rápido início das obras, de forma que estas sejam finalizadas antes do período de chuvas esperado.
  8. 8. Números 1 e 2: Documentos de aquisição: Necessidade de contratação de empresas especializadas que tenham vasta experiência no mercado. Estas devem fornecer uma declaração do escopo para a realização das atividades de levantamento de pontos de alagamento e da infraestrutura existente e necessária.
  9. 9. Números 1 e 2: Tipo de contrato: A empresa Aquarruda tem urgência no resultado das atividades, para o início imediato das obras.
  10. 10. Número 3: Critérios adotados: A empresa Aquarruda necessita de fornecedores com tradição no mercado de construção civil, com capacidade de atendimento objetivo.
  11. 11. Número 3: Documentos de aquisição: Necessidade de informação a respeito dos materiais necessários à realização das obras e cotação para a aquisição dos mesmos.
  12. 12. Número 3: Tipo de contrato: Os materiais necessários serão levantados e definidos, e então adquiridos.
  13. 13. Número 4: Critérios adotados : A empresa Aquarruda necessita de pessoal especializado em número suficiente para a realização de atividades em múltiplas localidades da cidade ao mesmo tempo.
  14. 14. Número 4: Documentos de aquisição: Necessidade de levantamento de pessoas com as habilidades profissionais necessárias à realização de obras de grande porte.
  15. 15. Número 4: Tipo de contrato : Os profissionais serão contratados para ampliar a equipe de execução das obras, sendo remuneradas mensalmente.
  16. 16. Número 5: Critérios adotados: Os processos de execução das obras de demolição devem ser realizados com agilidade, competência e objetividade, e com a menor incidência de retrabalho possível.
  17. 17. Número 5: Documentos de aquisição: As empresas especializadas a serem selecionadas devem informar a declaração do escopo para a execução das obras de demolição.
  18. 18. Número 5: Tipo de contrato: Se o fornecedor atingir ou superar os objetivos selecionados para o projeto, como metas do cronograma ou custo total, receberá um pagamento de bônus.
  19. 19. Após elaborado o mapa de aquisições, foi realizadauma modificação na EAP de acordo com olevantamento das aquisições, conforme apresentadoa seguir:
  20. 20.  Um risco é qualquer evento capaz de afetar, positiva ou negativamente, os resultados do projeto. Para aumentar as chances de ocorrência de riscos positivos e diminuir a possibilidade de riscos negativos afetarem o projeto, foi realizada a análise de riscos da aquisição. Na tabela a seguir são apresentados alguns riscos capazes de prejudicar o bom andamento do projeto.
  21. 21. Evento do Risco Resposta ao Risco Momento de resposta ao riscoA pesquisa não contemplar todos os Escolher empresa com experiência neste tipo de pesquisa Seleção (pré-qualificação) Solicitar da empresa contratada o cruzamento das informações dapontos de alagamento. Especificação pesquisa com dados coletados por órgãos públicos ContrataçãoAtraso na entrega da pesquisa. Multa contratual Contratação EncerramentoRelatórios inconsistentes com os dados Avaliar e aprovar relatórios de infraestrutura Administraçãocoletados na pesquisa EncerramentoFornecimento de materiais de baixa Multa contratual Seleção (pré-qualificação) Analisar histórico de fornecimentoqualidade. Especificação Avaliar fabricantes dos materiais ContrataçãoAtraso na entrega de materiais Multa contratual Contratação EncerramentoContratação de pessoas desqualificadas Acompanhar processo de contratação de funcionários Especificaçãopara executar o serviço Explicitar perfil de funcionário necessário para cada tipo de trabalho Contratação AdministraçãoDemolição não contemplar todas as Explicitar pontos de demolição Especificaçãoáreas necessárias Fiscalizar a demolição Contratação AdministraçãoMá qualidade no processo de demolição Fiscalizar a demolição Seleção (pré-qualificação) Multa contratual Especificação Contratação AdministraçãoProblemas com maquinário no momento Selecionar empresas que possuam maquinário reserva Seleção (pré-qualificação)da demolição Inserir no contrato cláusulas para garantir que a empresa contratada não Especificação prejudique o processo de demolição devido a problemas de maquinário Contratação AdministraçãoAtraso na demolição Multa contratual Contratação
  22. 22.  São considerados critérios eliminatórios, que habilitam ou não um determinado fornecedor ao projeto. São considerados critérios classificatórios, para selecionar o fornecedor mais adequado a cada pacote de trabalho. Será considerado o processo DEMOLIÇÃO presente no Mapa de Aquisições.
  23. 23. Eliminatórios Capacidade financeira Preços que ultrapassem os valores pré- estabelecidos Regularização jurídica Comprovação de desempenho em projetos anteriores
  24. 24. Classificatórios Maior capacidade técnica Certificação ISO Menor prazo de execução Política de responsabilidade social Menor preço Solidez no mercado
  25. 25. Divulgação dos critérios de classificaçãoOs critérios-chave não serão divulgados: Política de responsabilidade social, já que pode levar o fornecedor a “mascarar” temporariamente algum problema para atender aos critérios. Preço, já que a qualidade pode ser prejudicada em função do menor preço.
  26. 26. Uma vez levantados os critérios eliminatórios eclassificatórios para avaliar os proponentes, foielaborada a declaração de trabalho, onde sãodescritos os requisitos e especificações dositens a serem fornecidos. A declaração detrabalho funciona como uma lista de requisitose tem como objetivo possibilitar que ofornecedor apresente sua proposta.
  27. 27. Definidos os critérios de eliminação eclassificação, deve-se aplicá-los aosfornecedores.
  28. 28. Atende aos critérios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor Cobrigatórios?Capacidade financeira Sim Não SimPreços que ultrapassemos valores pré- Sim Sim SimestabelecidosRegularização jurídica Sim Não SimComprovação dedesempenho em projetos Sim Sim Simanteriores
  29. 29. Fornecedor A Fornecedor C Critérios classificatórios Peso (%) Nota 1 Nota 2 Média Nota 1 Nota 2 MédiaMaior capacidade técnica 30 8 7 7,5 10 9 9,5Certificação ISO 5 5 6 5,5 8 10 9Menor prazo de execução 30 6 6 6 6 7 6,5Política de responsabilidade social 10 4 4 4 7 5 6Menor preço 20 7 5 6 7 8 7,5Solidez no mercado 5 4 5 4,5 6 4 5 Total 100 6,15 7,6
  30. 30. Para o sucesso de nosso projeto, alguns processosessenciais precisam ser executados por uma equipeespecializada. Um exemplo é o processo dedemolição, que exige pessoal treinado emaquinário específico. Para garantir a qualidade e oprazo de entrega, a contratação deste serviço serávia cartas convite, enviadas diretamente afornecedores específicos de nossa confiança. Apósrecebermos as propostas, estas serão avaliadas eum contrato será formalizado com o proponentevencedor. O contrato firmado será na forma deprestação de serviço.
  31. 31. Embora o produto do nosso projeto sejadestinado para o atendimento ao setor público,temos a total liberdade para contratarmos dopropontente que nos apresentar a melhorproposta. Portanto, o modo de contratação doserviço de demolição será através deconcorrência privada, como mostra ofluxograma a seguir.
  32. 32. PLANEJAMENTO ENVIAR CONVITE PARA AS EMPRESAS ENVIAREM PROPOSTAS (RFP)DEFINIÇÃO DOS REQUISITOSMÍNIMOS PARAEXECUÇÃO DAS ATIVIDADES CONTRATAR EMPRESADEFINIÇÃO DOS PUBLICIDADE CRITÉRIOS DE ELIMINAÇÃO/CLASSIFICAÇÃODAS EMPRESAS AVALIAR AS PROPOSTAS SEGUNDO OS CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS E CLASSIFICATÓRIOS PREVIAMENTE ESTIPULADOS
  33. 33. Após contratado o fornecedor do serviço, é extremamente importante fiscalizar o processo de demolição. Para fiscalizar o trabalho e garantir que o mesmo seja realizado segundo os critérios definidos no contrato, serão utilizadas as seguintes ferramentas: Verificar o treinamento de funcionários; Verificar se as entregas validadas estão de acordo com o cronograma; Elaborar relatórios e análises de medição; Avaliar a qualidade do serviço prestado; Controlar as mudanças; Registrar as lições aprendidas.
  34. 34. Administrar o contrato é uma etapa muito importante no processo de aquisições, pois assim pode-se fazer com que o contrato seja cumprido pelas partes envolvidas. Para administrar o contrato para a prestação do serviço de demolição, serão utilizadas as seguintes atividades e relatórios: Relatórios de desempenho – RDO; Acompanhamento diário do andamento da obra; Levantamento do número de profissionais que trabalharam na obra; Avaliar se o que está sendo entregue está de acordo com o tempo gasto; Levantamento dos eventos relevantes do dia; Acompanhar as mudanças; Confirmar se todas as cláusulas do contrato estão sendo cumpridas.
  35. 35. Ocorre após a confirmação do término de todasas atividades do projeto, com o plenocumprimento das obrigações por ambas aspartes.
  36. 36. Verificar se todas asVerificar os boletins Avaliar se 100% do cláusulas de medição trabalho foi validado contratuais foram atendidas Verificar o aceite Verificar se todosVerificar se todas das entregas por os pagamentosas pendências parte dos foram efetuadosforam resolvidas stakeholders Termo de recebimento definitivo Arquivar os Registrar as documentos do lições contrato aprendidas

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