Gestão matricial do orçamento

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Passos para a implementação da gestão matricial do orçamento

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Gestão matricial do orçamento

  1. 1. Gestão matricial do orçamento
  2. 2. Gestão matricial do orçamento • A gestão matricial do orçamento (de receitas e despesas) é um método para o alcance de metas envolvendo: • Definição de estrutura organizacional matricial para o planejamento e acompanhamento orçamentário • Análise das contas contábeis para a definição das metas preliminaries do orçamento de receitas e despesas • Negociação das metas orçamentárias • Acompanhamento orçamentário
  3. 3. Benefícios da utilização da gestão matricial do orçamento • Acompanhamento orçamentário realizado matricialmente (gestor de pacote e gestor de área), aumentando o controle e visibilidade de receitas e despesas • Aumento do conhecimento organizacional sobre sua operação, através da análise detalhada das contas e acompanhamento sistemático
  4. 4. As etapas para a implantação da gestão matricial do orçamento 1. DEFINIÇÃO DA ESTRUTURA MATRICIAL - O primeiro passo é definir grupos de contas (“pacotes”) de mesma natureza, e um responsável por cada um desses grupos (gestor de pacote) 2. ANÁLISE E DEFINIÇÃO DE METAS – O gestor de pacote analisa suas contas, parametrizando-as e definindo metas de acordo com o potencial de ganho identificado 3. NEGOCIAÇÃO DAS METAS – O gestor de pacote negocia metas com os gestores das áreas, mostrando suas análises. As metas são definidas tanto para o responsável pelo pacote quanto para os gestores das áreas 4. ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO – Gestores de pacote e gestores de áreas elaboram planos de ação que garantam que as metas negociadas sejam atingidas 5. ACOMPANHAMENTO – As metas orçamentárias são acompanhadas tanto pelo gestor de pacote quanto pelo gestores das áreas, com controle cruzado sobre despesas e receitas
  5. 5. 1. Definição da estrutura matricial • Analise o plano de contas utilizado por sua organização para definir os pacotes adequados • Pacotes são agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à natureza do lançamento que as originaram • Para cada pacote defina um responsável (“gestor de pacote”) • Exemplos de pacotes: • Benefícios (vale refeição, vale transporte, seguro saúde) • Aluguéis (imóveis, veículos) • Utilidades (luz, água, esgoto) • Manutenção (manutenção de máquinas e equipamentos, manutenção predial) • Entenda a estrutura organizacional e identifique os gestores de áreas
  6. 6. 2. Análise e definição de metas • É importante neste momento garantir que os valores a serem analisados estejam corretos: identifique lançamentos errados e realoque-os adequadamente • Para cada uma das contas contábeis, o gestor de pacote define a estratégia mais adequada de análise e definição de meta preliminar: • Análise de contratos: • Análise e comparação de indicadores, definidos através de parâmetros de preço e de consumo (para despesas) ou quantidade (para receitas). Lembre-se de comparar os indicadores de áreas organizacionais ou mercados semelhantes para a identificação de melhores práticas e/ou lacunas; • Base zero: análise crítica de cada item orçamentário; • Outras análises definidas pelo gestor de pacotes. • A partir das análises realizadas, o gestor de pacotes define as metas orçamentárias preliminares para cada conta e para as áreas da organização
  7. 7. 3. Negociação das metas • As metas preliminares, definidas pelos gestores de pacote, são distribuídas com antecedência para os gestores de áreas, para que possam ser analisadas • Os gestores de pacote elaboram planilhas, contendo as metas de cada conta e cada área, e seu respectivo racional de análise e definição • Cada meta é discutida e negociada entre o gestor de pacote e o gestor de área • Após a negociação, as metas são consolidadas e avaliadas pela direção, que avalia se o orçamento, como um todo, atende aos objetivos estratégicos da organização
  8. 8. 4. Elaboração dos planos de ação • Para que as metas negociadas sejam atingidas, gestores de pacote e de áreas devem elaborar planos de ação para que as mesmas sejam atingidas • Os planos de ação devem considerar o conhecimento já existente na organização, disseminando as melhores práticas • Planos de ação devem conter, minimamente, o que será feito, responsável e prazo, e devem ser registrados e acompanhados periodicamente • Além dos planos de ação, os gestores de pacote elaboram também procedimentos que visem a garantir que as metas sejam atingidas
  9. 9. 5. Acompanhamento • Implemente a gestão à vista na organização, para que todos possam acompanhar o orçamento e comprometer-se com as metas • Realize reuniões mensais de acompanhamento, com a presença de gestores de pacote e de áreas • As reuniões de acompanhamento devem focar na análise dos desvios (análise de suas causas) e em ações para o cumprimento do orçamento • Verifique se os procedimentos estão sendo cumpridos!

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