Introducción a la Gerencia de Proyectos

INTRODUCCIÓN A LA
GERENCIA DE PROYECTOS
Expositor: Juan Carlos Pacheco, PMP

Agenda
• Conceptos Esenciales
• Áreas de experiencia requeridas.
• Contexto de la gestión de proyectos.
• Ciclo de vida del proyecto.
• Involucrados en el proyecto.
• Influencias organizacionales.
• Procesos y grupos de procesos de gestión de
proyectos.
• Interacciones y correspondencia entre los
procesos de la gestión de proyectos.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Conceptos Esenciales
Definición de proyecto
• Proceso.
– Conjunto de Actividades que se repiten en el
tiempo, para el logro de un objetivo.
• Planificar un producto.
• Fabricar casas.
• Proyecto
– Conjunto de actividades para el logro de un
objetivo único, que tiene un inicio y un final.
• Poner en producción un producto.
• Fabricar una casa.

Definición de Gestión de Proyectos
• Gestión de Proyectos.
– Es el arte de tomar
decisiones rápidamente,
manejando tres variables:
Tiempo, Costo y Calidad.
(Nick Jenkins).
– Disciplina de organizar y
administrar recursos de
manera tal que se pueda
culminar todo el trabajo
requerido en el proyecto
dentro del alcance, el
tiempo, y costo definidos.
(Wikipedia).
– “Arriesgarse sin fallar”. (José
Carlos Machicao)


Definición de Gestión de Proyectos
• Gestión de Proyectos.
• Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto
para alcanzar sus requerimientos Dicha gestión es
realizada a través de la aplicación e integración de los
procesos de Inicio, Planeamiento, Ejecución, Control y
Seguimiento y Cierre. (PMBOK-2004).
• Debe cumplir con:
– Identificación de requerimientos.
– Establecer objetivos claros y alcanzables.
– Equilibrar las demandas de Calidad, Alcance, Costo y Tiempo.
– Adaptar las especificaciones, planes y enfoques a los diferentes
intereses y expectativas de los diversos afectados


Origen de los proyectos
• Una innovación o mejora.
– “El 70% de lo nuevo proviene de una ligera
modificación de lo que ya existía” (PD).
– Un nuevo método de fabricación.
• Una nueva necesidad
– Un proceso de fusión.
– Una ampliación de planta.
– Una decisión de cambio.
– Eliminación de un riesgo.

Áreas de Experiencia
• PMBOK
• Conocimientos, estándares y regulaciones
del área de aplicación.
• Comprensión del ámbito del proyecto.
• Conocimientos y habilidades de Gestión
General.
• Habilidades interpersonales.


Áreas de Experiencia
Fundamentos
de la Gerencia Tomado del PMBOK® 2004
de Proyectos

Guía del
PMBOK®

Conocimientos,
Habilidades normas y
Interpersonales regulaciones del
área de aplicación

Conocimientos y Comprensión
habilidades de del entorno del
Administración
Proyecto
General


Contexto de la
Gestión de Proyectos
• La GP se da en un amplio contexto: con
una relación jerárquica que va desde:
– Planes estratégico,
– Portafolio,
– Programa,
– Proyectos,
– Sub-proyectos


Contexto de la
• Portafolio.
– Colección de programas, proyectos u otros trabajos.
– Manejo efectivo en función a objetivos estratégicos.
– Programas y proyectos no necesariamente
interdependientes.
• Programa,
– Colección de proyectos interrelacionados.
– Permite obtener beneficios y control no posibles con
el manejo individual de cada proyecto.


Contexto de la
• Sub proyecto.
– Componente de un proyecto, incluye entregables
específicos.
– Pueden ser referidos y manejados como proyectos.
– Generalmente se les encarga a terceros: Contratistas o
otras unidades funcionales.
• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
– Unidad centralizada que maneja y coordina la gestión de
proyectos en toda la organización.
– Puede tener varios niveles de autoridad:
• Dictar políticas, normas y procedimientos, hasta
• Manejar y decidir que proyectos se inician, se cierran, etc
en función a los objetivos estratégicos de la organización.

Ciclo de Vida del proyecto
• Comprende el conjunto de actividades que enlazan
el inicio y el término de un proyecto.
• Debemos distinguir entre Ciclo de Vida de
Proyecto y Ciclo de Vida de Producto.
• Un proyecto tiene 5 fases, según el PMI:
– Inicio,
– Planeamiento,
– Ejecución,
– Control y Seguimiento, y
– Cierre


• Un producto tiene las siguientes fases:
– Planificación del Negocio,
– Elaboración del Producto (Proyecto) (5
fases),
– Operación o uso continuo del producto,
– Actualización del producto,
– Descontinuación del producto.


Tomado del PMBOK® 2004

Plan del
Producto Mejoras, Actualización

Operación Descontinuar
Ciclo de Vida Continua Producto
Factibilidad
del Producto Aprobada

Ciclo de Vida
del Proyecto Inicio Ejecución y Control Cierre Producto


Involucrados en el proyecto
Stakeholders
• Los involucrados o los interesados en un proyecto son
todos los que afectan o son afectados por el mismo,
directa o indirectamente.
• Individuos u organizaciones que participan
activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden
verse afectados positiva o negativamente por éste.
• No hay una lista genérica de involucrados, ya que
cambian con el tiempo y de proyecto a proyecto.


Stakeholders
• Los involucrados o los interesados en un proyecto son
todos los que afectan o son afectados por el mismo,
directa o indirectamente.
• Individuos u organizaciones que están involucrados
activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden
verse afectados positiva o negativamente por éste.
• Pueden ejercer influencia en los resultados del
proyecto y sus entregables.


• El éxito de un proyecto depende de las relaciones
o la gestión que se haga de los interesados de un
proyecto. (Anónimo)
• Los interesados se pueden agrupar en:
– Cliente,Patrocinador o Auspiciador o Sponsor
– Interesados Internos (Gerencia General, Funcionales,
Usuarios, Grupos de soporte, etc).
– Interesados Externos:
• Gubernamentales (Sunat, EsSalud, SBS, etc).
• Privados (Contratistas, Proveedores).
– Equipo de Trabajo del Proyecto.
• El equipo del proyecto debe manejar sus
necesidades y expectativas!!!.

Relación entre los Involucrados
Proyecto Tomado del PMBOK® 2004

Patrocinador
del
Proyecto

Gerente
del
Proyecto

Equipo de Gerencia
del Proyecto

Equipo del Proyecto

Interesados en el Proyecto


Influencias Organizacionales
• La gestión de proyectos es una actividad
humana.
• Es influenciable por:
– Ambiente organizacional,
– Cultura de los miembros del equipo.
– Factores externos.
• Generalmente más pesan y deben
entenderse claramente: Organización y
Cultura del equipo, pero ojo con lo externo


• Las organizaciones son:
– Proyectizadas,
• Su organización está basada en la gestión de
proyectos.
• Los Gerentes cuentan con gran autoridad.
– Jerárquicas o funcionales.
• Basada en una estructura jerárquica.
• Cada empleado tiene un supervisor bien definido.
– Mixtas.
• Una mezcla de las dos anteriores.


• Proyectizadas.
– Ventajas:
• Eficiente organización por proyectos.
• Lealtad hacia el proyecto.
• Comunicación más efectiva que en la funcional.
– Desventajas:
• Los miembros del equipo no tienen ubicación fija.
• Falta de especialización en algunas disciplinas.
• Menor eficiencia de recursos.


Organización Proyectizada.
Coordinación del
Proyecto
Director Ejecutivo

Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto

Personal Personal Personal




• Funcionales o Jerárquicas
– Ventajas:
• Más fácil gestión de especialistas.
• El equipo de trabajo reporta a un solo supervisor.
• La compañía está agrupada por especialistas.
– Desventajas:
• Gerente de proyecto con poca autoridad.
• Los proyectos tienen baja prioridad.
• Las personas ponen mayor dedicación a sus tareas
funcionales que al proyecto.


Organización Funcional.
Coordinación del
Proyecto
Director Ejecutivo

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional





• Mixta
– Ventajas:
• Mejor control de recursos.
• Mayor soporte a los Proyectos que en las
funcionales.
• Máxima utilización de recursos escasos.
– Desventajas:
• Más de un jefe para los miembros del equipo del
proyecto.
• Más compleja administración y control.
• Mayor conflicto.


Organización Mixta.

Director Ejecutivo

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional

Coordinación del
Proyecto

Director del
Personal Personal
Proyecto


Procesos
en la Gerencia de Proyectos

• Procesos y grupos de procesos de
gestión de proyectos.

• Interacciones y correspondencia
entre los procesos de la gestión de
proyectos.

Procesos y
Grupos de procesos
• El PMBOK divide la gestión de proyectos:
– 5 Fases o Grupos de Procesos.
– 9 Áreas del Conocimiento.
Planear
– 44 Procesos.

Hacer
• La idea detrás de
su estructura es:
Corregir

Chequear


Procesos y
Grupos de procesos Tomado del PMBOK® 2004

Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos
de Planificación

Procesos de Procesos
Iniciación de Cierre

Procesos de
Ejecución


Grupos de procesos
en el Tiempo
Control
Ejecución
Planificació
Nivel de Actividad
n

Inicio
Cierre

Tiempo


Procesos y
Grupos de procesos
• El PMBOK presenta a los grupos de proceso
de un proyecto y sus procesos involucrados
como de procesos con entradas y salidas
• Cada grupo de procesos es compuesto a su
vez por procesos.
• La salida de un proceso puede ser la
entrada de otro.


Procesos
del Inicio del Proyecto (1)
• Elaboración del Acta de Inicio del Proyecto.
(Project Charter)
• Designación del Gerente del Proyecto
• Descripción resumida del Alcance
• Reunión de Inicio (Kick Off).
• Firma del Acta de Inicio (Patrocinador,
Interesados, Ejecutivo del Proyecto).
• Identificación de los interesados

Procesos
del Inicio del Proyecto (2)
Grupos de Procesos de Inicio

Grupo de Procesos de
Desarrollar el Planificación
Charter del
Proyecto

Ejecución

Desarrollar la
Declaración del
Alcance del
Proyecto Preliminar Grupo de Procesos de


Procesos
del Planeamiento del Proyecto (1)
• Determinación Detallada del Alcance.
• Plan detallado del proyecto:
– Plan de Gestión del Alcance.
– Plan de Gestión del Tiempo,
– Plan de Gestión del Costo.
– Plan de Gestión de las Comunicaciones.
– Plan de Gestión del Riesgo,
– Plan de Gestión de la Calidad.
– Plan de Gestión de los RR.HH.
– Plan de Gestión de las Adquisiciones.

Procesos de
Planeamiento del Proyecto (2)
Grupos de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de

Planear Definir
Alcance Alcance
Grupo de Procesos de Desarrollar Plan Definir
Iniciación de Gerencia actividades
del Proyecto
Estimar recursos
de las actividades
Crear WBS Estimar la duración
de las actividades
Estimar
costo
Planear gerencia Secuenciar
de riesgos Presupuestar las actividades
costo

Identificar
riesgos Planear Desarrollar
recurso humano el cronograma

Analizar riesgos
qualitativamente Planear
calidad
Ejecución

Analizar riesgos Planear
cuantitativamente comunicación

Planear
Tomado del PMBOK® 2004 Planear compras contratación
y adquisiciones Grupo de Procesos de
Cierre
Planear
respuesta
a riesgos


Procesos
de la Ejecución del Proyecto (1)
• Implementación de cada uno de los planes.
• Ejecución de los procesos necesarios para la
elaboración de los entregables.
• Aplicación de los conceptos del Plan de Calidad:
para el Proyecto y para el Producto.
• Solicitudes de Cambio.
• Cambios, Acciones Correctivas y Preventivas
implementadas.
• Análisis de riesgos.
• Desarrollo del equipo de trabajo.
• Informes de Rendimiento del proyecto.

Procesos
de la Ejecución del Proyecto (2)
Grupos de Procesos de Ejecución

Realizar
aseguramiento
Grupo de Procesos de de calidad Grupo de Procesos de
Iniciación Monitoreo y Control
Adquirir
al equipo
Dirigir y Gerenciar
del proyecto
la ejecución
del proyecto
Desarrollar
Distribuir
al equipo
información
del proyecto
Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de
Planificación Solicitar Cierre
Seleccionar
respuesta de
proveedores
proveedores



Procesos
Control y Supervisión del Proyecto (1)
• Influye en todas las otras fases.
• Verifica si hay cumplimiento de los planes,
de las técnicas.
• Realimenta a todas las otras fases del
proyecto.
• Se materializa en:
– El Control de Calidad, las Auditorias.
– Las acciones correctivas y preventivas.
– El análisis de riesgos, los planes de
contingencia

Procesos
Control y Supervisión del Proyecto (2)
Grupos de Procesos de Seguimiento y Control

Verificación
Grupo de Procesos de del alcance
Iniciación Control
del alcance
Control del
cronograma
Control
del costo
Realizar control
Revisar Grupo de Procesos de
de calidad
y Controlar Gerenciar Cierre
Grupo de Procesos de el Trabajo
Planificación al equipo
del Proyecto del proyecto

Informar del
rendimiento
Gerenciar
Control stakeholders
Grupo de Procesos de Integrado Seguimiento
Ejecución de Cambios y control
Administración de riesgos Tomado del PMBOK® 2004

del contrato


Procesos de
Cierre del Proyecto (1)
Dos tipos de cierres:
• Contratos con Proveedores.
– Aceptación de los entregables encargados.
– Cierre de los contratos respectivos, terminados
bien o mal.
• Cierre Administrativo del proyecto.
– Entrega del producto final del proyecto.
– Elaboración de lecciones aprendidas.
– Archivo de la documentación.

Procesos de
Cierre del Proyecto (2)
Grupos de Procesos de Cierre

Planificación
Cerrar
proyecto

Ejecución

Cierre del
contrato


Resumen de los Procesos de la
Gerencia de Proyectos (1) Grupos de Procesos de la Gerencia de Proyectos
Área del
Conoci- Seguimiento y
miento Iniciación Planificación Ejecución Cierre N°
Control

4.1 Desarrollar el acta de 4.3 Desarrollar el plan de gestión 4.4 Dirigir y 4.5 Supervisar y 4.7 Cerrar
constitución del proyecto. del proyecto. gestionar la controlar el proyecto
4.2 Desarrollar el ejecución del trabajo del
Integra- enunciado del alcance del proyecto. proyecto. 7
ción proyecto (preliminar). 4.6 Control
integrado de
cambios.

5.1 Planificación del alcance. 5.4 Verificación
5.2 Definición del alcance. del alcance.
Alcance 5.3 Crear EDT. 5.5 Control del 5
alcance.

6.1 Definición de las actividades. 6.6 Control del
6.2 Establecimiento de la cronograma.
secuencia de las actividades.
6.3 Estimación de recursos de las
Tiempo actividades. 6
6.4 Estimación de la duración de
las actividades.
6.5 Desarrollo el cronograma.

7.1 Estimación de costos. 7.3 Control de
Costo 7.2 Preparación del presupuesto costos. 3
de costos.

Resumen de los Procesos de la
Gerencia de Proyectos (2)
8.1 Planificación de calidad. 8.2 Realizar 8.3 Realizar
Calidad aseguramiento de control de 3
calidad. calidad.

9.1 Planificación de los recursos humanos. 9.2 Adquirir el equipo 9.4 Gestionar el
Recursos del proyecto. equipo del
9.3 Desarrollar el proyecto. 4
Humanos
equipo del proyecto.

10.1 Planificación de las comunicaciones. 10.2 Distribución de la 10.3 Informar el
Comuni- información. rendimiento.
10.4 Gestionar 4
caciones
los interesados.

11.1 Planificación de la gestión de riesgos. 11.6 Seguimiento
11.2 Identificación de riesgos. y control de
11.3 Análisis cualitativo del riesgo. riesgos.
Riesgos 11.4 Análisis cuantitativo de riesgos. 6
11.5 Planificación de la respuesta a los
riesgos.

12.1 Planificar las compras y adquisiciones. 12.3 Solicitar 12.5 12.6
12.2 Planificar la contratación. respuestas de Administración Cierre del
Adquisi- vendedores. del contrato. contrato 6
ciones 12.4 Selección de
vendedores.

TOTAL 2 21 7 12 2 44

Gerencia de Proyectos

Preguntas?

Gracias por su Atención!!


Introducción a la Gerencia de Proyectos

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Introducción a la Gerencia de Proyectos

Semelhante a Introducción a la Gerencia de Proyectos (20)

Mais de Hector Javier

Mais de Hector Javier (20)

Último

Último (20)

Introducción a la Gerencia de Proyectos