Presentación sobre Access creada con la aplicación PowerPoint

1. Microsoft Access
Judit Pérez López

2. ¿Qué es Access?
Microsoft Access es un sistema de gestión de
bases de datos incluido en el paquete de
programas de Microsoft Access. Es un gestor de
datos que recopila información relativa a un
asunto o propósito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música.
Está pensado para recopilar datos de otras
utilidades para manejarlos por medio de las
consultas e informes.

3. Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos.
Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el
código del cliente, nombre del cliente, etc.
Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina
registro o fila.

4. Objetos de Access
• Consultas: permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información
contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas.
• Formularios: son diseños que realizamos para poder introducir, modificar o
visualizar los registros de una tabla o consulta.
• Informes: son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que
tienen como propósito ser impresos en papel.
• Macros: son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse
en cualquier momento para realizar de forma automática tareas
repetitivas.

5. Formularios
Un formulario es un objeto que se puede usar para escribir, modificar o
mostrar datos. Los formularios pueden usarse sobre un subconjunto de los
datos de una tabla.
Los formularios cuentan con la opción de agregar botones y otras funciones,
lo que perite automatizar las acciones frecuentes.
Todos los objetos de una base de datos se crean activando en la cinta de
opciones la pestaña Crear. En el grupo Formularios se hallan los distintos
grupos de formularios que se pueden crear.

6. Formularios
Los formularios se componen de tres partes:
• Encabezamiento: en él figuran los datos identificativos del formulario.
• Cuerpo: se compone de la información de detalle del formulario.
• Pie: incluye datos diversos, como el número de página, la fecha etc.

7. Formularios
Los formularios pueden presentar cinco secciones:
• Encabezado del formulario: presenta el título y aparece en la parte superior de
la pantalla. Al imprimir se ve en la zona superior de la primera página.
• Encabezado de página: se suele utilizar para colocar los títulos de columnas o el
nombre de los campos. Se localiza en la parte superior de todas las páginas.
• Detalle: es la sección más importante, ya que contiene los registros del
contenido del formulario.
• Pie de página: está situado en el área inferior de cada página y sirve, entre
otras utilidades para mostrar el número de la página.
• Pie de formulario: se encuentra en la zona inferior de la última página y se suele
utilizar para mostrar la información sobre cada uno de los registros que se
incluyen en el formulario.

8. Informes
Los informes extraen de Access la información de los campos de las
tablas de la base de datos y la organizan y la resumen de forma
coherente,
La gran ventaja de esta opción es que al modificar los datos de las
tablas automáticamente se actualizan los datos de los informes,
En un informe se pueden introducir cálculos, que se editarán sobre
una etiqueta o cuadro de texto, dentro del Cuadro de herramientas.
Los campos pueden crear un campo o sumar toda la columna de un
campo ya existente. Estos cálculos se deben realizar en la sección
Detalle del informe.

9. Partes del informe
• Encabezado: sólo contiene la información que aparecerá al principio del informe.
En ella se suele indicar el título y la fecha.
• Encabezado de página: contiene la información que aparecerá sólo al principio
de cada página del informe. En ella se suelen indicar las etiquetas que se van a
imprimir en la sección de detalle.
• Línea de detalle: contiene la información que aparecerá una vez por cada
registro del informe.
• Encabezado de grupo: aparece cuando se crea un informe de grupo/totales.
• Pie de grupo: el nombre se corresponde con el campo por el que se está
realizando la agrupación.
• Pie de página: contiene la información que aparecerá al final de cada una de
las páginas.
• Pie del informe: contiene la información que aparecerá en la última página del
informe.