1. ===!"§==Systems=
Gestión de Proyectos:
Comunidad activa
Tips para el Kick-off
Pilar Monroy G
Madrid, 13 de diciembre de 2007

2. Introducción
El kick-off es como un baile de presentación en sociedad: es la primera vez que nos ven
gestionando el trabajo (es posible que ya nos conozcan en la pre-venta) ó como una primera cita
Hay que cautivar y seducir, pero a la vez marcar territorio (viuda negra)
Hay que establecer un clima de confianza, y ganarnos su confianza
Debemos manejar toda la información disponible
Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar los posibles riesgos
Debemos prepararnos mental y físicamente, y ser conscientes del impacto que causaremos
Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nos permitan derribar los muros de la
resistencia al cambio
Hay que dar protagonismo a los interlocutores del cliente, y a los participantes, haciéndoles ver la
importancia de su labor
Página 2

3. Índice
Antes del kick-off
Cómo prepararse
Durante : guía
Después del kick-off
Mesa redonda
Página 3

4. Antes del kick-off
Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes, planificación, actas
reuniones comerciales, etc)
Convocar al comercial a una reunión de enfoque (expectativas del cliente, información útil,
quién es quién, tono requerido –formal/informal-, etc.)
Si no se ha participado en la preventa, hablar con quien lo haya hecho de SI
Diseñar el equipo de trabajo (quién, cuándo, dónde, etc.)
Convocar el kick-off con una semana de antelación al menos. Conocer a quién se convoca,
papel de cada uno. Elegir el día y hora convenientemente.
Estudiar la planificación, el alcance, el equipo: identificando posibles riesgos, internos ó
externos, y preparar una estrategia antes de ir a la reunión
Pedir ayuda si se necesita
Hablar con Delivery Office, nuestro mentor, etc. Para tener claros los siguientes pasos.
Pista :
Elegir el criterio de colocación en las listas de distribución y usar siempre el mismo con ese
cliente, y aplicar en los correos, en las actas y en el resto de acciones de comunicación. Página 4

5. Antes del kick-off
Sobre cómo hacer el ridículo
con estilo cuando te avisan
el día antes
Página 5

6. Índice
Antes del kick-off
Cómo prepararse
Durante : guía
Después del kick-off
Mesa redonda
Página 6

7. Cómo prepararse
Hay que preparar la documentación en formato ejecutivo, que incluya la información
relevante que debamos discutir y mostrar
Debemos conocer previamente el volumen y papel de asistentes, para preparar la reunión en
una sala acorde
Preparar tarjetas de visita suficientes
Practicar el discurso
Preparar el material a llevar (muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas, etc.)
Confirmar con el interlocutor del cliente los asistentes
Compartir la información con responsable comercial primero, con el interlocutor del cliente
después, para validar estilos, evitar conflictos y filtrar la información
Pista :
Elegir la ropa adecuada que nos haga sentir bien
Página 7

8. Cómo prepararse
Información necesaria sobre la que debemos tratar y que debemos llevar preparada :
Calendario
Alcance y nuestra visión
Riesgos externos (en caso necesario, y enfocados en positivo)
Asistentes y función, con posibles “enemigos”
Protocolos de aprobación por omisión, protocolos de aprobación de fases (proceso de
entrega de solución)
Disponibilidad necesaria de los distintos perfiles
Plan de comunicación
Próximos pasos
Pista :
Es posible que haya que preparar dos reuniones, una interna del cliente y otra con nosotros
(establecer nuestra influencia)
Página 8

9. Índice
Antes del kick-off
Cómo prepararse
Durante : guía
Después del kick-off
Mesa redonda
Página 9

10. Durante : guía
Llegar con puntualidad (aplicable a todas las reuniones) ó antelación, para preparar la sala y
prepararnos nosotros
Aplicar todos los trucos que sepamos sobre la comunicación verbal y no verbal (postura,
ritmo, etc.)
Hay que moderar la reunión
Se debe hacer partícipe a la audiencia, reforzando el mensaje de la importancia de su labor
Pista :
Si nos entra pánico ó la reunión se nos va de las manos, propongamos una pausa
Antes de que un tema se enquiste, si no es el foro de decisión adecuado, proponer una
reunión monográfica del tema, en petit comité, con los “decisores”
Página 10

11. Durante : guía
La incidencia del bocadillo de sardinas
¿ Y qué tiene que ver esto con un kick-off ?
Página 11

12. Índice
Antes del kick-off
Cómo prepararse
Durante : guía
Después del kick-off
Mesa redonda
Página 12

13. Después del kick-off
Elaborar y entregar en los dos días siguientes el acta de la reunión, en formato PDF,
indicando claramente los compromisos y tareas adquiridos por ambas partes, y el responsable
ó responsables de cumplirlos
Llamar al interlocutor para contrastar impresiones y recoger cualquier punto discordante, que
permita orientar nuestra posición
Pistas generales :
Nunca prometer nada que no se pueda cumplir
Ser riguroso en los compromisos adquiridos
Convocar siempre las reuniones con antelación y una agenda predefinida, estableciendo
nosotros tiempos estimados para cada tema, y manejarlos
Nunca tardar más de dos días en entregar las actas de las reuniones
Hacer cómplice (de ser posible) al interlocutor del cliente
Pedir ayuda siempre que se necesite
Página 13

14. Después del kick-off
Ser riguroso con la metodología
Un responsable de proyecto lo es siempre, incluso pasada la garantía
Hagamos partícipe al responsable comercial de todo lo que pase, mantengámosle al tanto de
lo que pasa, de las entregas, de los cambios, de las actas de reunión, etc.
Página 14

15. Después del kick-off
La clave básica después del kick-off es :
Página 15

16. Índice
Antes del kick-off
Cómo prepararse
Durante : guía
Después del kick-off
Mesa redonda
Página 16

17. Mesa redonda
Todo muy bonito, pero …
y ahora, ¿ Cómo sobrevivo ?
Página 17