Η διαχείριση του χρόνου μας και μερικά παραδείγματα

1. Γηαρεί ξηζε Φξφλνπ

2. 2 ρακέλεο ψξεο ηεο εκέξαο
• Αθαηάζηαην γξαθείν
• Αδπλακία εχξεζεο ησλ πξαγκάησλ καο
• Απψιεηα ζπλέπεηαο ζε επαγγεικαηηθή ζπλάληεζε
• Η ρσξίο πξνεηνηκαζία ζπκκεηνρή, ζε ζπλάληεζε
• Κνπξαζκέλνο/ αδπλακία ζπγθέληξσζεο

3. • Τη είλαη δηαρείξηζε ρξφλνπ
• Πψο λα ζέησ ζηφρνπο
• Πψο λα θηηάρλσ ιίζηα εθθξεκνηήησλ
• Τη είλαη ην δηάγξακκα ηνπ ρξφλνπ
• Παξάδεηγκα: «Οη δπλάζηεο ηνπ ρξφλνπ»

4. Τη είλαη
Γηαρείξηζε Φξφλνπ;

5. Πφζν είλαη
ην ηίκεκα αλά ψξα;

6. Τίκεκα αλά ψξα
• 1.000€/ κήλα
• 2.000€ αμία/ κήλα
• 100€/ εκέξα
• 12€/ ψξα
• 0,20€/ ιεπηφ

7. Κόζηνο Επθαηξίαο
Τν βάθηηζαλ νη νηθνλνκνιφγνη

8. Πψο λα
ζέηεηο ηνπο
ζηφρνπο ζνπ;
Μεηξήζηκνο
Υινπνηήζηκνο
Απφιπηνο
Λνγηθφο
Οξηζκέλνο Φξνληθά

9. Ιεξάξρεζε ησλ Σηφρσλ
• Σηφρνο ζήκεξα
• Σηφρνο ηνπ κήλα
• Σηφρνο ηνπ έηνπο
• Σηφρνο ηελ επφκελεο 5εηίαο
• Σηφρνο ηελ επφκελεο 10εηίαο
• Τα φλεηξά ζνπ
Αποηυχία ζηο ζχέδιο
είναι ζχεδιαζμός ηης
αποηυχίας ζου

10. Απφ ην Σηφρν ζηε Γξάζε
• Σπάζε θάζε ζηφρν ζε επηκέξνπο δξάζεηο
• Βαζκνιφγεζε ηηο δξάζεηο κε βαζκφ ζεκαληηθφηεηαο
• Ιεξάξρεζε ηηο δξάζεηο

11. Απφ ηε Γξάζε ζηε Λίζηα
Δθθξεκνηήησλ
• Η Λίζηα Δθθξεκνηήησλ πεξηέρεη ηηο δξάζεηο ηεο εκέξαο
• Μπνξεί λα πεξηιακβάλεη άιια εξγαζίεο πνπ δελ είλαη
ζηφρνη ή δξάζεηο
• Ιεξάξρεζε ηηο εθθξεκφηεηεο ηεο ιίζηαο
• Δξγαιεία

12. Σπκβνπιέο γηα Λίζηα Δθθξεκνηήησλ
• Πξνγξακκάηηζε κέξνο ηεο εκέξαο
• Οη πην ζεκαληηθέο εξγαζίεο πξψηεο
• Οη πην βαξεηέο εξγαζίεο πξψηεο
• Φξεζηκνπνίεζε δέζκεο ρξφλνπ, άθεζε θελά αλάκεζα
ζηηο δέζκεο
• Κάλε ηα κηθξά πξάγκαηα ζηε ζεηξά (κε κηα αλάζα)

13. Γηάγξακκα Φξφλνπ
Δπείγνλ
Καλνληθφ
Σεκαληηθφ
Αζήκαλην
1. Λίζηα προηεραιόηηηας για κάθε
δραζηηριόηηηα
2. Χρόνος εκπλήρωζης δραζηηριόηηηας

14. Οκαδηθή Σπδήηεζε

15. Καηαλνψληαο ην Φξφλν
Δπείγνλ
Σεκαληηθφ
1
2
Τεηαξηεκφξην Γηαρείξηζεο
Αζήκαλην
Καλνληθφ
3
Τεηαξηεκφξην Ηγεζίαο & Πνηφηεηαο
4
Τεηαξηεκφξην Παξαπιάλεζεο
Τεηαξηεκφξην Σπαηάιεο

16. «Πξνγξακκάηηζε ηελ
θαηεχζπλζή ζνπ θαη
κελ θαηεπζχλεηο ην
πξφγξακκά ζνπ»
Οη 7
ζπλήζεηεο ησλ
απνηειεζκαηη
θψλ
αλζξψπσλ

17. Μελ θαηεπζχλεηο ην πξφγξακκά
ζνπ, πξνγξακκάηηζε ηελ θαηεχζπλζή ζνπ. Απηφ
είλαη ην αγαπεκέλν κνπ απφζπαζκα απφ ην
βηβιίν ηνπ Σηέθαλ Κφβευ «Οη 7 ζπλήζεηο ησλ
απνηειεζκαηηθψλ αλζξψπσλ». Αλ θάηη είλαη
ζεκαληηθφ γηα ζέλα, απιά βξεο ην ρξφλν γηα λα
ην θάλεηο. Σίγνπξα, θάπνηεο δξαζηεξηφηεηεο
ράζνπλ έδαθνο έλαληη άιισλ- είζαη απιά
άλζξσπνο- θαη κπνξείο λα θάλεηο ηφζα. Κξάηεζε
ρξφλν γηα αλάπηπμε
πξντφληνο/ππεξεζίεο, κάξθεηηλγθ, πξνζσπηθή
αλάπηπμε, εμάζθεζε, μεθνχξαζε θιπ. Οηηδήπνηε
ζπκβαίλεη δελ είλαη ζεκαληηθφ

18. Φξνλνθάγνη
“Case Study”

19. Θα ζπδεηήζνπκε
Πνηφ είλαη ην πξφβιεκα ηνπ “Case Study”;
Έρνπκε παξφκνηα πξνβιήκαηα ζηε δνπιεηά καο;
Πνηέο είλαη νη ιχζεηο πνπ πξνηείλεηε;

20. Οκαδηθή Σπδήηεζε

21. “Case Study 1”
Ο Μαμ γξάθεη κία εθηελή έθζεζε ρσξηζκέλε ζε
δχν κέξε ηηο ηειεπηαίεο δχν ψξεο. Έρεη θηηάμεη
πξνζρέδην γηα ην πξψην κέξνο ηεο έθζεζεο θαη
είλαη έηνηκνο λα μεθηλήζεη ην δεχηεξν κέξνο. Ο
Μαμ αηζζάλεηαη φηη νη πξνζπάζεηέο ηνπ ζα
επηβξαβεπζνχλ, ζεθψλεηαη πεγαίλεη ζηελ θνπδίλα
λα θηηάμεη έλα θαθέ θαη ζπλνκηιεί κε δχν
ζπλαδέιθνπο ηνπ. Δπηζηξέθεη ζην γξαθείν ηνπ
θαη δηαπηζηψλεη φηη έρεη ιάβεη δχν e-mail.
Σθέθηεηαη: «Αο θνηηάμσ ηα mail κνπ πξψηα».

22. “Case Study 1”
Αθνχ απαληά ζηα mail ηνπ, ν Μαμ επηζηξέθεη
ζηελ ζπγγξαθή ηεο έθζεζεο. Γπζηπρψο, δελ
κπνξεί λα ζπλερίζεη ηελ έθζεζε απφ εθεί πνπ ηελ
άθεζε. Έρεη ράζεη ηνλ εηξκφ ηεο ζθέςεο ηνπ.

23. 28% ηεο θάζε εκέξαο
«Μαο δηαθφπηνπλ γηα πξάγκαηα ηα νπνία δελ
είλαη επείγνληα ή ζεκαληηθά, φπσο πεξηηηά emails. Πξάγκαηα ηα νπνία καο θαηαλαιψλνπλ
ρξφλν θαη κεηά δχζθνια μαλαβξίζθνπκε ην
ξπζκφ καο.
“Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast,” June 14, 2008”

24. 6-9 ιεπηά δηαθνπήο,
4-5 ιεπηά επαλαθνξάοάξα πέληε δηαθνπέο
αληηζηνηρνχλ ζε κία ψξα

25. ΡΩΣΗ΢Ε ΣΟΝ ΕΑΤΣΟ ΢ΟΤ
Πνηέο ώξεο ηεο εκέξαο αηζζάλεζαη όηη έρεηο κεγαιύηεξε ελέξγεηα;

26. 1. Χωνηζηείηε ζε
μμάδεξ
2. ΢εμεηώζηε 5
πνάγμαηα ηα μπμία
ζαξ απμζπμύκ από
ηεκ ενγαζία ζαξ
3. ΢οδεηήζηε μεηαλύ
ζαξ ηνόπμοξ γηα κα
απμθύγεηε αοηέξ ηηξ
δηαθμπέξ
Δηαθνπέο ;;;
Οπόηε, πνηέο είλαη νη δηθέο ζνπ

27. Πψο λα απνθεχγεηε ηηο δηαθνπέο;
• Κιείζηε ηελ ερεηηθή
αλαθνξά mail
• Διέγμηε ηα mail ζαο θάζε
κία ψξα
• Κιείζηε ην Media Player
• Αξλεζείηε επγεληθά
• Γλσζηνπνηήζηε ην
πξφγξακκά ζαο ζε ηξίηνπο
• Φξεζηκνπνηήζηε αθνπζηηθά
• Σπκκαδέςηε & δηαηεξήζηε
θαζαξφ ην γξαθείν ζαο
• Οξίζηε δηαδηθαζίεο, π.ρ.
κεηάδνζε πιεξνθνξηψλ
γξαπηά θαη ελζάξξπλζε ησλ
ζπλαδέιθσλ λα ην ηεξνχλ
• Βεβαησζείηε φηη ν θαζέλαο
θαηαλνεί ην εχξνο ησλ
• Μπείηε ζε θαηάζηαζε εθηφο αξκνδηνηήησλ ηνπ
ζχλδεζεο ζην google talk

28. Σπκβνπιέο γηα ηειεθσλήκαηα
• Πεξηνξίζηε ηε δηάξθεηα ησλ θιήζεσλ ζαο, ζηαζείηε
φξζηνη θαηά ηελ θιήζε
• Οκαδηθέο θιήζεηο: 11:50π.κ. θαη 5:50κ.κ.
• Ξεθηλήζηε αλαθνηλψλνληαο ηνπο ζηφρνπο ηεο ζπλνκηιίαο
• Με ραιαξψλεηε ζηελ θαξέθια ζαο
• Έρεηε θάηη κπξνζηά ζαο λα θνηηάηε, κε ην νπνίν ζα
αζρνιεζείηε ακέζσο κεηά
• Σπλνςίζηε απηά ηα νπνία ζπκθσλήζαηε

29. Σπκβνπιέο γηα απνηειεζκαηηθέο
ζπλαληήζεηο
• Σπλεπείο ζηελ ψξα ηεο ζπλάληεζεο
• Αζρνιεζείηε κφλν κε ηελ εκεξήζηα δηάηαμε ηεο
ζπλάληεζεο
• Ξεθαζαξίζηε ηηο πξνηεξαηφηεηεο αιιηψο επηηαρχλεηε ηε
ζπδήηεζε
• Γηαρεηξηζηείηε ην θάζε ζέκα σο μερσξηζηή νληφηεηα
• Διέγμηε ζπκθσλίεο θαη δξάζεηο ζην ηέινο ηεο
ζπλάληεζεο

30. “Case Study 2”
Η Πάνια πεγαίλεη ζην γξαθείν ηεο θάζε κέξα
ζηηο 9:00, εθφζνλ ν ππνινγηζηήο ηεο είλαη
αλνηρηφο ε πξψηε ηεο θίλεζε είλαη λα ειέγμεη ηα
mail ηεο. «Έρσ πάςεη λα αηζζάλνκαη, ην θάλσ
κεραληθά» εμνκνινγείηαη, «απφ ηε κία
πιεπξά, θνηηάδσ ηελ πξφνδν ηεο εηαηξία, θάηη
πνπ κε απαζρνιεί άκεζα. Καη κνπ αξέζεη λα
δηαβάδσ κελχκαηα θίισλ κνπ. Απφ ηελ άιιε
πιεπξά, ηξνκάδσ βιέπνληαο ηα 20-30
κελχκαηα, ηα νπνία είηε είλαη ράζηκν ρξφλνπ είηε
είλαη άζρεηα κε ηε δνπιεηά κνπ.

31. “Case Study 2”
Τξνκάδσ φηαλ άιια 20-30 κελχκαηα έξρνληαη
ζηα εηζεξρφκελα ηνπ ειεθηξνληθνχ κνπ
ηαρπδξνκείνπ κέρξη ην ηέινο ηεο εκέξαο. Τν
ρεηξφηεξν είλαη φηη πξέπεη λα δηαβάζσ ηα
πεξηζζφηεξα απφ απηά γηα λα δηαπηζηψζσ φηη
είλαη άζρεηα κε ην αληηθείκελν ηεο εξγαζίαο κνπ.
Δπηπιένλ φζν ην κέγεζνο ηνπ ειεθηξνληθνχ κνπ
ηαρπδξνκείνπ κεγαιψλεη, γίλεηαη ηξνκεξά
δχζθνιν γηα κέλα λα βξσ ηα ζεκαληηθά mail.

32. 1. Γηαβάδεηε ηα κελχκαηα ζηνλ
πξνγξακκαηηζκέλν ρξφλν αλά εκέξα. Μελ
ειέγρεηε ηα κελχκαηα κφιηο θηάλνπλ ζηνλ
ειεθηξνληθφ ζαο ηαρπδξνκείν
2. Βάδεηε ηα πξνζσπηθά ζαο κελχκαηα ζε
δηαθνξεηηθφ θάθειν
3. Οξγαλψζηε ην ειεθηξνληθφ ζαο ηαρπδξνκείν
αλά δξαζηεξηφηεηα εξγαζίαο ζαο
4. Φξεζηκνπνηείηε «Καηεγνξίεο» αληί γηα θαθέινπο
5. Φηιηξάξεηε κε «Κξηηήξηα»
6. Κάλεηε αλαδήηεζε αλά «Σπνπδαηφηεηα»
7. Δλεκεξψζηε ηνπο παξαιήπηεο γηα ηελ
νξγάλσζε ηνπ ηαρπδξνκείνπ & πψο κπνξνχλ
λα ζαο δηεπθνιχλνπλ

33. Πψο αληηκεησπίδνπκε ην
μερείιηζκα ηνπ ει.
ηαρπδξνκείνπ;;;
1. Ρωηήζηε ηα άημμα γύνω ζαξ, πόζμη απ
αοημύξ ιαμβάκμοκ πάκω από 200
mail/εμένα;
2. Πόζα mail ζα ζβήζεηε ή αγκμήζεηε
δηαβάδμκηαξ ημ ζέμα; Πμηά είκαη αοηά;
3. Πώξ ηα ακηημεηωπίδεηε;
4. Πόζα άημμα πνεζημμπμημύκ ημ Outlook γηα
κα δηαπεηνηζημύκ ηα mail ημοξ
Πνώηα από όια, πόζα άημμα λένεηε πμημ είκαη
ημ μέγεζμξ ημο ειεθηνμκηθμύ ζαξ
ηαποδνμμείμο;

34. Σπκβνπιέο γηα ππεξθνξησκέλν ει.
ηαρπδξνκείν
• Φξεζηκνπνηείηε απαληήζεηο απφ πξνεγνχκελεο
επηθνηλσλίεο
• Φξεζηκνπνηείηε απηφκαηα θείκελα
• Απνθχγεηε δηθνξνχκελνπο ηίηινπο κελπκάησλ
• Φξεζηκνπνηείηε Κξηηήξηα γηα λα ειέγμεηε ηε ξνή ησλ
κελπκάησλ
• Φξεζηκνπνηείηε Καηεγνξίεο αληί λα δεκηνπξγείηε θαθέινπο
• Φξεζηκνπνηείηε Αλαδήηεζε

35. Φάθεινη, Υπν-θάθεινη θαη Υπν-ππνθάθεινη

36. Φάθεινη, Υπν-θάθεινη θαη Υπν-ππνθάθεινη

37. Δηζεξρφκελα κελχκαηα αλά
δξαζηεξηφηεηα
«Άδεην»

38. Μεδέλ Δηζεξρφκελα
Σα e-mail είλαη απιά έλα
κέζνλ
Έλα κέξνο γηα όια
Δηαδηθαζία κεδέλ
Μεηαηξνπή ζε δξάζε

39. Ση είλαη
Δηαδηθαζία;
Πεξηζζόηεξν από έιεγρνο
Ληγόηεξν από απάληεζε

40. Τη είλαη δξάζε;
Δηαγξαθή
Απνζηνιή
Αλαθνξά
Αλαβνιή
Εθαξκνγή

41. ΢πλεζίδνληαο
ηε Δηαδηθαζία;
«Είκαζηε απηά πνπ θάλνπκε»
-Αξηζηνηέιεο

42. “Case Study 3”
Ο Φάξβετ εξγάδεηαη ζθιεξά θαη κε δήιν. Δίλαη
πξφζπκνο λα θάλεη νηηδήπνηε απαξαίηεην γηα λα
βνεζήζεη ηελ νκάδα ηνπ λα πηάζεη ηνπο ζηφρνπο
ηεο. Όηαλ ε Μαίξε, ε αξρεγφο ηεο νκάδαο
ιέεη, «Κάπνηνο ρξεηάδεηαη λα θάλεη κία εηζήγεζε
γηα ην επφκελν ζηάδην ηνπ έξγνπ καο», ηα
πεξηζζφηεξα άηνκα δάξσζαλ ζηηο θαξέθιεο ηνπο
ή άξρηζαλ λα θνηηνχλ ηηο ζεκεηψζεηο ηνπο.
«Μπνξεί θάπνηνο λα ηαθηνπνηήζεη ην ζέκα ηεο
εηζήγεζεο;» μαλαξσηά ε Μαίξε. Βιέπνληαο φηη
θαλείο δελ πξνζπκνπνηείηαη, ν Φάξβετ κπαίλεη
κπξνζηά θαη αλαιακβάλεη λα θάλεη ηελ εηζήγεζε.

43. “Case Study 3”
Βέβαηα ε ζπκπεξηθνξά ηνπ είλαη πξνβιέςηκε, νη
ζπλάδειθνί ηνπ γλσξίδνπλ φηη αλ επηκείλνπλ λα
αλαδεηνχλ θάπνηνλ εζεινληή γηα κία εξγαζία, ν
Φάξβετ ζα δειψζεη ην παξφλ. Δπίζεο, φηαλ ζα
νινθιεξψζεη ηε δνπιεηά, ζα ηελ έρεη θάλεη θαιά
θαη ζσζηά, είλαη ηειεηνκαλήο.
Απφ ηελ άιιε πιεπξά, ην πξφβιεκα είλαη φηη ν
Φάξβετ έρεη ζέκα λα παξαδίδεη ηα πξάγκαηα ζηελ
ψξα ηνπο, θη απηφ επεηδή έρεη ππεξθνξηψζεη ηνλ
εαπηφ ηνπ κε ππνρξεψζεηο

44. Γλσξίδνληαο ηηο αξκνδηφηεηεο θαη ηνπο
ζηφρνπο ζνπ, κελ ππεξθνξηψλεζαη κε
εξγαζίεο
Μελ ππνζέηεηο φηη ηα πάληα πξέπεη λα
γίλνπλ, ζπκήζνπ ην δηάγξακκα ηνπ
ρξφλνπ
Μάζε λα ιεο «φρη» ζηνλ πξντζηάκελφ ζνπ
θαη δηαπξαγκαηεχζνπ καδί ηνπ
Αλάζεζε, ε αλάζεζε δελ είλαη
αλαηξνπή, θάλε ηα βαξεηά πξάγκαηα εζχ

45. ΣΕΛΟ΢
Επραξηζηώ