Estrutura organizacional e funções administrativas

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  • 1. Determinação dos objectivos empresariais
    Os objectivos empresariais podem ser formulados em termos amplos e relativamente abstractos, como por exemplo aumentar a fatia de participação no mercado consumidor, manter os custos financeiros e levantar o índice de liquidez da empresa.
    2. Análise das condições ambientais
    É a forma pela qual a empresa procura conhecer o seu ambiente externo e diagnosticar o que nele ocorre, para que a empresa possa operar com eficácia e eficiência. A análise ambiental engloba os seguintes factores: tecnológicos, políticos, económicos, legais, sociais, demográficos e ecológicos. A análise ambiental deve também focalizar aspectos específicos do ambiente da tarefa da empresa como: consumidores ou usuários dos produtos ou serviços da empresa, fornecedores de recursos para a empresa, concorrentes quanto às saídas ou entrada da empresa e agências regulamentadoras como entidades governamentais, sindicatos entre outras.
    3. Análise organizacional
    É a análise das condições internas da empresa e o seu diagnóstico correspondente. É o processo pelo qual se examinam os recursos financeiros metodológicos, produtivos e humanos de toda a empresa. A análise organizacional deve ter em consideração os seguintes aspectos internos da empresa: objectivos e hierarquia, recursos disponíveis, estrutura organizacional e as suas características, tecnologia utilizada, membros com capacidades e aptidões e o estilo de administração.
  • 4.Formulação de alternativas estratégicas
    Pode ser realizada dentro de padrões rotineiros ou altamente criativos. A postura estratégica pode assumir quatro tipos: estratégia defensiva, ofensiva, analítica e reactiva.
    5.Elaboração do planeamento estratégico
    O planeamento estratégico representa a forma como a estratégia empresarial deverá ser operacionalizada. Está direccionado para o “como fazer” tendo em vista o diagnóstico, “ o que há no ambiente” e “o que temos na empresa”. Este consiste na tomada antecipada de decisões. Não se trata simplesmente de decisões que produzirão efeitos e consequências futuras.
    6. Implementação do planeamento estratégico por meio do planeamento táctico e operacional
    O planeamento estratégico engloba decisões gerais e amplas. Para que possa ser executado em todos os níveis da empresa é necessário ser desdobrada e detalhada. Assim no nível intermédio e desdobrado em planos tácticos para cada departamento da empresa, e no nível operacional, cada plano táctico será desdobrado e detalhado em planos operacionais relacionados com as tarefas e operações a serem realizadas.
  • Planos relacionados com métodos, denominados procedimentos
    Constituem a sequência de passos ou de etapas que devem ser rigorosamente seguidos para a execução dos planos, indicando como cumprir uma tarefa ou alcançar um objectivo preestabelecido.
    2. Planos relacionados com dinheiro, denominados de orçamentos
    A nível operacional os orçamentos geralmente têm a extensão de um ano, correspondente ao exercício fiscal da empresa. Quando os valores financeiros e os períodos temporais se tornam maiores ocorre um planeamento financeiro definido e elaborado a nível intermediário na empresa. As suas dimensões e os seus efeitos são bem mais amplos do que os orçamentos, cuja dimensão é meramente local e cuja temporalidade é limitada.
  • 3. Programas relacionados com o tempo denominados de programas ou programações
    Constituem planos operacionais que correlacionam duas variáveis, o tempo e as actividades que devem ser executadas. A programação simples ou complexa constitui uma ferramenta importante de planeamento a nível operacional de empresas.
    4. Planos relacionados com computadores denominados de regulamentos
    Constituem planos operacionais relacionados com o comportamento solicitado às pessoas, especificando como as pessoas se devem comportar em determinadas situações e salientam o que elas devem ou não fazer.
  • 1.Estrutura básica – divide o trabalho, as tarefas pelos seus elementos;
    2.Mecanismo de operação – comunica aos elementos o que devem e o que não devem fazer através da formação de cargos e procedimentos;
    3.Mecanismo de decisão – estabelece normas e regras na tomada de decisão, contribuindo assim para a consistência entre os objectivos inicias;
    4.Mecanismo de coordenação – define como a organização deverá integrar as suas diferentes partes.
  • Diferenciação
    Elucida-nos acerca da divisão do trabalho organizacional mais adequada para atingir os objectivos. Assim quanto maior a diferenciação, maior será também a heterogeneidade e a complexidade dentro da organização da empresa tornando-a numa organização alta, com mais níveis hierárquicos, ou baixa, com mais cargos de especialização.
    Formalização
    É uma característica da organização responsável pelo uso de normas, instruções e procedimentos dentro de uma empresa. Podemos afirmar que tarefas simples e repetitivas exigem um alto grau de formalização, enquanto que algumas tarefas complexas que requerem um alto grau de conhecimentos e habilidades, requerem um baixo grau de formalização, como é o caso do trabalho de computador. Uma alta formalização assegura a execução contínua e uniforme das tarefas, enquanto que uma baixa formalização permite que as tarefas sejam executadas de forma variada. Quanto mais formalizada for uma empresa mais se torna mecanicista, burocrática e rotinizada
    Centralização
    Refere-se à dispersão da autoridade pelos diversos cargos da empresa em que esta tem o direito organizacional de exigir que a tarefa seja realizada. O processo de descentralização pelo qual a autoridade é distribuída denomina-se delegação. Assim se tivermos uma organização empresarial muito centralizada significa que o poder de decisão está nos níveis mais altos da hierarquia. Por outro lado a descentralização representa a partilha do poder de decisão pelos níveis mais baixos da hierarquia.
    Então centralização e descentralização representam o grau delegação de autoridade, mas nunca da responsabilidade. Nenhuma empresa é completamente centralizada ou descentralizada no seu poder de decisão.
    Integração
    Após a divisão das tarefas, na fase de diferenciação, é necessário interrelacioná-las, isto é, obter coordenação entre as diferentes partes, a este processo denomina-se integração.
    Assim a integração necessita de diferenciação, divisão do trabalho e coordenação das tarefas na actividade, existindo diversos métodos que auxiliam o processo de integração como hierarquia administrativa, departamentalização, acessoria, comissões força-tarefa, regras e procedimentos, planos e objectivos e arranjo físico.
  • Vantagens - Estrutura simples e de fácil compreensão; Delimitação clara das responsabilidades; Indicada para pequenas empresas
    Desvantagens - Rigidez e inflexibilidade da organização; Autocrática pois enfatiza a função de chefia e de comando; Chefe generalista; Congestionamento fácil das linhas de comunicação; Comunicações indirectas
  • Vantagens – Especialização máxima; Maior profundidade no desempenho da especialização; Melhor supervisão técnica; Comunicações directas
    Desvantagens - Diluição da autoridade de comando; Recebe orientação diversa de dois órgãos especializados diferentes; Subordinação múltipla; Concorrência entre especialistas
  • Vantagens - Assessoria especializada e inovadora; Mantém o princípio da unidade de comando; Actividade conjunta e coordenada
    Desvantagens - Conflitos entre linha e staff; Assessor de staff não tem autoridade linear sobre os executores; O gerente de linha não é especializado
  • Estrutura organizacional e funções administrativas

    1. 1. Estrutura OrganizacionalEstrutura Organizacional e Funções Administrativase Funções Administrativas Princípios de AdministraçãoPrincípios de Administração Enfermagem 4º AnoEnfermagem 4º Ano
    2. 2. Objectivos:Objectivos:  Identificar e compreender asIdentificar e compreender as etapas do processoetapas do processo administrativoadministrativo  Planeamento  Organização  Direcção  Controlo  Compreender os três tipos deCompreender os três tipos de estrutura organizacionalestrutura organizacional  Estrutura LinearEstrutura Linear  Estrutura FuncionalEstrutura Funcional  Estrutura Linha-StaffEstrutura Linha-Staff
    3. 3. AdministraçãoAdministração  O processo administrativo esteveO processo administrativo esteve presente continuamente ao longo dopresente continuamente ao longo do tempo, uma vez que sempre setempo, uma vez que sempre se mostrou essencial para organizarmostrou essencial para organizar tudo o que ia sendo realizadotudo o que ia sendo realizado  O conceito de administração sofreuO conceito de administração sofreu uma evolução lenta e gradual euma evolução lenta e gradual e somente no século XX surgiu asomente no século XX surgiu a denominação de administraçãodenominação de administração científica, tendo contribuídocientífica, tendo contribuído inúmeros percursores, comoinúmeros percursores, como filósofos, economistas, sociólogos efilósofos, economistas, sociólogos e outrosoutros
    4. 4. Processo AdministrativoProcesso Administrativo
    5. 5.  Todas as instituições sãoTodas as instituições são organizações e têm em comumorganizações e têm em comum uma dimensão administrativauma dimensão administrativa  Quando consideradas no seuQuando consideradas no seu global, as funções administrativasglobal, as funções administrativas formam o processo administrativoformam o processo administrativo  As funções do administrador sãoAs funções do administrador são mais do que uma sequência,mais do que uma sequência, relacionam-se entre si,relacionam-se entre si, constituindo um importanteconstituindo um importante processo dinâmico, cíclico eprocesso dinâmico, cíclico e interactivo.interactivo.
    6. 6. Etapas doEtapas do Processo AdministrativoProcesso Administrativo PlaneamentoPlaneamento OrganizaçãoOrganização DirecçãoDirecção ControloControlo
    7. 7. PlaneamentoPlaneamento  É a primeira funçãoÉ a primeira função administrativa, por servir deadministrativa, por servir de base para as demais funçõesbase para as demais funções  Define quais os objectivos aDefine quais os objectivos a atingir e como alcançá-losatingir e como alcançá-los  O planeamento define onde seO planeamento define onde se quer chegar, o que deve serquer chegar, o que deve ser feito, quando, como e em quefeito, quando, como e em que sequênciasequência
    8. 8. Tipos de PlaneamentoTipos de Planeamento  EstratégicoEstratégico TácticoTáctico OperacionalOperacional
    9. 9. Planeamento EstratégicoPlaneamento Estratégico  É um processo contínuo de tomada deÉ um processo contínuo de tomada de decisões estratégicas, que especificadecisões estratégicas, que especifica como alcançar os objectivos definidoscomo alcançar os objectivos definidos  É projectado a longo prazo, peloÉ projectado a longo prazo, pelo menos em termos dos seus efeitos emenos em termos dos seus efeitos e consequênciasconsequências  Está voltado para a empresa, para oEstá voltado para a empresa, para o seu ambiente de tarefa e portantoseu ambiente de tarefa e portanto sujeito à incerteza dos eventossujeito à incerteza dos eventos ambientaisambientais  Envolve a empresa como um todoEnvolve a empresa como um todo abarcando todos os seus recursos, noabarcando todos os seus recursos, no sentido de desenvolver as suassentido de desenvolver as suas capacidades e potencialidadescapacidades e potencialidades
    10. 10.  O planeamento estratégicoO planeamento estratégico comporta 6 etapas:comporta 6 etapas: 1.1. Determinação dos objectivosDeterminação dos objectivos empresariaisempresariais 2.2. Análise das condiçõesAnálise das condições ambientaisambientais 3.3. Análise OrganizacionalAnálise Organizacional
    11. 11. 4.4. Formulação de alternativasFormulação de alternativas estratégicasestratégicas 5.5. Elaboração do planeamentoElaboração do planeamento estratégicoestratégico 6.6. Implementação doImplementação do planeamento estratégico porplaneamento estratégico por meio do planeamento táctico emeio do planeamento táctico e operacionaloperacional
    12. 12. Tipos de PlaneamentoTipos de Planeamento  EstratégicoEstratégico TácticoTáctico OperacionalOperacional
    13. 13. Planeamento TácticoPlaneamento Táctico  Situa-se num nível intermédio, emSitua-se num nível intermédio, em cima encontra-se o planeamentocima encontra-se o planeamento estratégico e por baixo oestratégico e por baixo o planeamento operacionalplaneamento operacional  É um conjunto de tomada deÉ um conjunto de tomada de decisões de uma forma deliberadadecisões de uma forma deliberada e sistemática, o que envolvee sistemática, o que envolve aspectos como empreendimentosaspectos como empreendimentos mais limitados, prazos mais curtos,mais limitados, prazos mais curtos, áreas menos amplas e níveis maisáreas menos amplas e níveis mais baixos da hierarquia dabaixos da hierarquia da organização.organização.
    14. 14.  Os planos tácticos representamOs planos tácticos representam uma tentativa da empresa emuma tentativa da empresa em integrar o processo decisorial eintegrar o processo decisorial e alinhá-lo à estratégia adoptadaalinhá-lo à estratégia adoptada  Estes precisam de serEstes precisam de ser complementados por políticas ecomplementados por políticas e directrizes, pois considera-sedirectrizes, pois considera-se uma política como um guiauma política como um guia genérico para a acçãogenérico para a acção
    15. 15.  Pode-se assim concluir que oPode-se assim concluir que o planeamento táctico consiste naplaneamento táctico consiste na tomada antecipada de decisões,tomada antecipada de decisões, funcionado a médio prazo,funcionado a médio prazo, enquadrando-se portanto aenquadrando-se portanto a nível intermédionível intermédio
    16. 16. Tipos de PlaneamentoTipos de Planeamento  EstratégicoEstratégico TácticoTáctico OperacionalOperacional
    17. 17. Planeamento OperacionalPlaneamento Operacional  Preocupa-se basicamente comPreocupa-se basicamente com “o que fazer” e “como fazer”“o que fazer” e “como fazer”  Refere-se especificamente àsRefere-se especificamente às tarefas e actividades realizadastarefas e actividades realizadas a nível operacionala nível operacional  Está voltado para a optimizaçãoEstá voltado para a optimização e maximização de resultados,e maximização de resultados, enquanto o planeamento tácticoenquanto o planeamento táctico está voltado para a obtenção deestá voltado para a obtenção de resultados satisfatóriosresultados satisfatórios
    18. 18.  Caracteriza-se pelo detalhe comCaracteriza-se pelo detalhe com que estabelece as tarefas, peloque estabelece as tarefas, pelo seu carácter imediato,seu carácter imediato, focalizando apenas a curtofocalizando apenas a curto prazo, e pela abordagem deprazo, e pela abordagem de apenas uma tarefa ou operaçãoapenas uma tarefa ou operação  É constituído de uma infinidadeÉ constituído de uma infinidade de planos operacionais quede planos operacionais que proliferam nas diversas áreas eproliferam nas diversas áreas e funções dentro da empresa, afunções dentro da empresa, a nível operacionalnível operacional
    19. 19.  Os planos tácticos podemOs planos tácticos podem classificados em 4 tipos:classificados em 4 tipos: 1.1. Planos relacionados comPlanos relacionados com métodos, denominadosmétodos, denominados procedimentosprocedimentos 2.2. Planos relacionados comPlanos relacionados com dinheiro, denominados dedinheiro, denominados de orçamentosorçamentos
    20. 20. 3.3. Programas relacionados comProgramas relacionados com o tempo denominados deo tempo denominados de programas ou programaçõesprogramas ou programações 4.4. Planos relacionados comPlanos relacionados com computadores denominadoscomputadores denominados de regulamentosde regulamentos
    21. 21. Etapas doEtapas do Processo AdministrativoProcesso Administrativo PlaneamentoPlaneamento OrganizaçãoOrganização DirecçãoDirecção ControloControlo
    22. 22. OrganizaçãoOrganização  Esta etapa trata basicamente daEsta etapa trata basicamente da superstrutura que intervém nasuperstrutura que intervém na configuração de uma empresa e nosconfiguração de uma empresa e nos seus processos para a fazerseus processos para a fazer funcionar com sucessofuncionar com sucesso  a principal função da estruturaa principal função da estrutura organizacional é alcançar osorganizacional é alcançar os objectivos delineados inicialmenteobjectivos delineados inicialmente servindo-se de quatro meios:servindo-se de quatro meios:
    23. 23. 1.1. Estrutura básicaEstrutura básica 2.2. Mecanismo de operaçãoMecanismo de operação 3.3. Mecanismo de decisãoMecanismo de decisão 4.4. Mecanismo de coordenaçãoMecanismo de coordenação
    24. 24. Características da OrganizaçãoCaracterísticas da Organização  DiferenciaçãoDiferenciação  FormalizaçãoFormalização  CentralizaçãoCentralização  IntegraçãoIntegração
    25. 25. Tipos de Estrutura OrganizacionalTipos de Estrutura Organizacional  Estrutura LinearEstrutura Linear - Autoridade linear ou única- Autoridade linear ou única - Linhas formais de comunicação- Linhas formais de comunicação - Centralização das decisões- Centralização das decisões - Aspecto piramidal- Aspecto piramidal
    26. 26. Tipos de Estrutura OrganizacionalTipos de Estrutura Organizacional  Estrutura FuncionalEstrutura Funcional - Autoridade funcional ou dividida- Autoridade funcional ou dividida - Linhas directas de comunicação- Linhas directas de comunicação - Descentralização das decisões- Descentralização das decisões - Ênfase na especialização- Ênfase na especialização
    27. 27. Tipos de Estrutura OrganizacionalTipos de Estrutura Organizacional  Estrutura Linha-StaffEstrutura Linha-Staff - Serviços- Serviços - Consultoria- Consultoria - Monitorização- Monitorização - Planeamento e controlo- Planeamento e controlo
    28. 28. Etapas doEtapas do Processo AdministrativoProcesso Administrativo PlaneamentoPlaneamento OrganizaçãoOrganização DirecçãoDirecção ControloControlo
    29. 29. ControloControlo  É a etapa do processo administrativoÉ a etapa do processo administrativo que mede e avalia o desempenhoque mede e avalia o desempenho dos elementos executoresdos elementos executores  É um processo essencialmenteÉ um processo essencialmente regulador, mede e corrige oregulador, mede e corrige o desempenho para assegurar adesempenho para assegurar a realização dos objectivos e planosrealização dos objectivos e planos estabelecidos nas etapas anterioresestabelecidos nas etapas anteriores
    30. 30. Tipos de ControloTipos de Controlo  EstratégicoEstratégico TácticoTáctico OperacionalOperacional
    31. 31. Controlo EstratégicoControlo Estratégico  É decidido a nível institucional,É decidido a nível institucional, refere-se geralmente a aspectosrefere-se geralmente a aspectos globais, é orientado a longoglobais, é orientado a longo prazo e abrange a empresaprazo e abrange a empresa como um todo.como um todo.
    32. 32. Tipos de ControloTipos de Controlo  EstratégicoEstratégico TácticoTáctico OperacionalOperacional
    33. 33. Controlo TácticoControlo Táctico  Refere-se a aspectos menos globaisRefere-se a aspectos menos globais que o controlo estratégico, éque o controlo estratégico, é orientado a médio prazo e abordaorientado a médio prazo e aborda individualmente cada unidade daindividualmente cada unidade da empresa. É decidido a nívelempresa. É decidido a nível intermédio o que implica ointermédio o que implica o estabelecimento de padrões eestabelecimento de padrões e acompanhamento dos resultadosacompanhamento dos resultados para posterior comparação, a fim depara posterior comparação, a fim de identificar desvios na execução dosidentificar desvios na execução dos planos e efectuar as correcçõesplanos e efectuar as correcções necessáriasnecessárias
    34. 34. Tipos de PlaneamentoTipos de Planeamento  EstratégicoEstratégico TácticoTáctico OperacionalOperacional
    35. 35. Controlo OperacionalControlo Operacional  Actua sobre a execução dasActua sobre a execução das tarefas e operaçõestarefas e operações desempenhadas a níveldesempenhadas a nível operacional, logo é o maisoperacional, logo é o mais específico. É orientado a curtoespecífico. É orientado a curto prazo pois o seu objectivo sãoprazo pois o seu objectivo são as acções no momento, noas acções no momento, no imediato.imediato.
    36. 36.  Pedro kangombe e o vidalPedro kangombe e o vidal sassupe kangombesassupe kangombe

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