Aprovisionamento & Gestão de Stocks

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Aprovisionamento, gestão de stocks e inventariação no serviço de andares

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Aprovisionamento & Gestão de Stocks

  1. 1. Curso Empregado(a) de Andares 3394APCDI - Aprovisionamento, gestão de stocks e inventariação no serviço de andares Pedro Nunes
  2. 2. O que são os Stocks?
  3. 3. O que são os Stocks? • Conjunto de materiais que se destinam a ser consumidos; • Permitem assegurar que o fornecimento não acabe por falta de materiais.
  4. 4. Objectivos dos Stocks • Minimizar variações no consumo; • Permite mais tempo para fazer compras ao melhor preço e nas melhores alturas; • Reduzir gastos com transportes; • Prevenir contra atrasos nas entregas (avarias, greves laborais, problemas nos transportes);
  5. 5. • Existem algumas desvantagens em ter stocks?
  6. 6. • Alguns produtos não permitem ser guardados durante muito tempo; • Ter stock é material que não se vendeu por isso representa dinheiro retido; • Ruptura de stocks pode implicar perdas de clientes.
  7. 7. Custos em Manter Stock
  8. 8. Imagina que estás a trabalhar no serviço de quartos, um cliente habitual pede um prato do menu que entretanto já não há em stock um dos ingredientes essenciais para o fazer. Explica de que forma resolverias o problema.
  9. 9. Comenta a seguinte imagem:
  10. 10. Função do Aprovisionamento
  11. 11. Função do Aprovisionamento • Todas as operações que permitem colocar à disposição do Hotel, na quantidade e qualidade pedida, todos os recursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, sempre ao menor custo.
  12. 12. Características de um bom Aprovisionamento • Ser feito em tempo oportuno; • Na quantidade necessária; • Na qualidade adequada; • Ao menor custo possível.
  13. 13. No Aprovisionamento pode ser necessário: • Seleccionar os Fornecedores; • Negociar e comprar os Materiais; • Receber os Materiais; • Fazer a Armazenagem; • Distribuir as Mercadorias/Produtos por cada uma das secções do Hotel.
  14. 14. Parâmetros para a selecção de fornecedores • Apareceram à porta do hotel onde trabalhas estes 3 fornecedores. Qual o que escolherias? Recusavas falar com algum deles? Que perguntas te interessavam fazer para escolheres o melhor?
  15. 15. Parâmetros para a selecção de fornecedores • Qualidade dos produtos; • Relação entre a qualidade e preço aplicado; • Frequência das entregas e a sua pontualidade; • Disponibilidade para entregas em dias festivos e fins-de-semana; • As condições higiénicas de transporte dos produtos alimentares e a sua correcta temperatura; • Os métodos de pagamento
  16. 16. Prazos de Pagamento • No teu restaurante, arranjaste um fornecedor que te apresentou as duas hipóteses de pagamento: Pagamento feito na hora ou pagar a prazo. Qual escolhes?
  17. 17. Prazos de Pagamento • Muitas empresas optam pelo pagamento a prazo, simplesmente pelo facto de que a mercadoria é paga ao fornecedor após a sua utilização • Isto quer dizer que parte do que ganhamos com a venda do produto, é para ser utilizado no pagamento desse mesmo produto.
  18. 18. Um aprovisionamento eficaz evita: • Dinheiro gasto desnecessariamente com produtos/mercadorias; • Ruptura de stocks; • Custos elevados de encomendas; • Demasiadas pessoas para controlarem o armazenamento.
  19. 19. O Economato • Instalações onde são armazenadas as mercadorias e outros artigos necessários às actividades do Hotel.
  20. 20. Documentos necessários para a Gestão de Mercadorias • Requisição Externa ou Nota de Encomenda – Uma cópia vai para o Fornecedor, outra é agrafada ou Guia de Remessa e outra fica na posse do Economato.
  21. 21. • Os produtos só saem do economato e entregues às secções, mediante a entrega de uma requisição interna.
  22. 22. Outros documentos  Nota de devolução • Por vezes, as mercadorias recebidas não correspondem aos requisitos exigidos (qualidade, quantidade, preço, etc.). Nestes casos o ecónomo deverá proceder à respectiva devolução elaborando um documento próprio especificando o motivo da devolução.
  23. 23. Inventário Físico • Inventário físico é a contagem de material nos armazéns para verificar se as quantidades físicas são equivalentes à quantidade registrada.
  24. 24. Inventário • O que deve ser incluído no inventário de determinada empresa?
  25. 25. Gestão de Stocks • Tem que haver um registo de todos os materiais que saem do armazém.
  26. 26. Inventário dos Seguintes Produtos
  27. 27. Descrever o Papel do Picking
  28. 28. Descrever o Papel do Picking • Picking – Separação e Preparação de Pedidos. • Consiste na recolha em armazém de certos produtos, face a pedido de um cliente, de forma a satisfazer o mesmo. Rodrigues, 2007
  29. 29. Armazenagem - Perigos • A armazenagem - sequência de operações de transporte e descarga. • Podem ocorrer vários acidentes: – Queda dos materiais; – Embate do trabalhador nos materiais; – Esforço físico exagerado; – Incêndios;
  30. 30. Algumas medidas preventivas • A armazenagem dos materiais não deve prejudicar a ventilação a iluminação e o trânsito de pessoas e viaturas; • Disposição dos materiais não deve dificultar o acesso aos meios de combate a incêndio e às saídas de emergência; • Quando a armazenagem for manual empilhar apenas até dois metros de altura;
  31. 31. Rotulagem de Substâncias Perigosas
  32. 32. Rotulagem de Substâncias Perigosas
  33. 33. Gerir o Armazém • Manter relatório diário das entradas e saídas de mercadorias; • Elaborar um plano de emergência e treinar funcionários para sua execução; • Manter em local identificado, estojo de primeiros socorros; • Não deixar produtos obstruindo a passagem de pessoas; • Manter os rótulos existentes nas embalagens sempre voltados para o lado de fora (facilita a identificação).
  34. 34. Gerir o Armazém
  35. 35. Gerir o Armazém • Manter visível: – Placas ou cartazes com aviso de risco dos produtos; – Telefones de emergência; – Evitar que pessoas não autorizadas entrem no armazém; – Não armazenar embalagens abertas, danificadas ou com vazamento; – As embalagens contendo produtos líquidos devem ser armazenadas e transportadas com a tampa voltada para cima.
  36. 36. Gerir o Armazém
  37. 37. Gerir o Armazém • Deve ser efectuado um controle permanente das datas de validade dos produtos. É importante aplicar um sistema em que a primeira mercadoria a entrar seja a primeira a sair.
  38. 38. Procurem os problemas de armazenamento presentes na seguinte imagem
  39. 39. Normas de segurança e higiene no acondicionamento e armazenagem de produtos de diferentes tipos • De que forma as condições do trabalho podem afectar a produtividade das pessoas?
  40. 40. Questões que se devem colocar sobre as condições de segurança de determinado local de trabalho…
  41. 41. O Efeito Dominó dos Acidentes de Trabalho • Quando um acidente acontece, vários factores entraram em acção. • 5 Factores que se complementam:
  42. 42. • Hereditariedade e Influencia Social – O comportamento de cada um é muitas vezes influenciado pelo ambiente social em que vive. • Causa pessoal – A probabilidade de envolvimento em acidentes aumenta quando as condições psicológicas não são as melhores (depressão) , ou quando não existe preparação e treino suficiente .
  43. 43. Elementos Ergonómicos que podem provocar acidentes • Exigência de esforço físico intenso; • Levantamento e transporte manual de pesos, • Postura inadequada no exercício das actividades, • Exigências rigorosas de produtividade, • Períodos de trabalho prolongadas ou em turnos, • Actividades monótonas ou repetitivas.
  44. 44. • Qual a relação com o texto em baixo e a Segurança Laboral? – "Pela falta de um cravo a ferradura foi perdida; Pela falta da ferradura o cavalo foi perdido; pela perda do cavalo, o cavaleiro se perdeu; pela perda do cavaleiro, a batalha foi perdida, pela perda da batalha, o reino foi perdido, e tudo porque um cravo de ferradura foi perdido!" Benjamim Frankilin
  45. 45. Programa 5S • Representa uma técnica de Gestão que tem origem em 5 termos: • Seiri – Organização, utilização, libertação da área. • Seiton – Ordem, arrumação. • Seiso – Limpeza. • Seiketsu – Padronização, saúde. • Shitsuke – Disciplina, autodisciplina
  46. 46. Programa 5S • Este programa visa: • Melhorar o ambiente de trabalho; • Prevenção de acidentes; • Incentivo à criatividade; • Redução de custos; • Eliminação de desperdício; • Desenvolvimento de trabalho em equipa; • Melhoria das relações humanas; • Melhoria da qualidade de produtos e serviços.
  47. 47. Programa 5S
  48. 48. Classificação de Produtos • Os produtos podem ser bens tangíveis (materiais) ou bens intangíveis (serviços). • Bens de consumo – Bens não duradouros ou bens de grande consumo corrente • Consumo regular (Ex.: leite) • Consumo de emergência (Ex.: antibiótico) • Consumo de impulso (Ex.: pipocas) • Consumo sazonal (Ex.: protector solar) – Bens duradouros • Consumo regular (Ex.: electrodomésticos) • Consumo sazonal (Ex.: fatos de banho) Vejam exemplos para cada um dos pontos….
  49. 49. Gestão de Stocks • O Consumo nem sempre é regular. • O gestor tem que perceber quanto material tem que ter em stock para que não faltem produtos nem haja desperdício.
  50. 50. Gestão de Stocks • Entidades intervenientes na Gestão de Stocks: – Serviço – Fornecedor – Economato (serviço que gere o material em armazém e faz a sua distribuição pela empresa) – Compras – Armazém – Façam o desenho de um esquema que ligue/relacione todos os termos em cima.
  51. 51. • Gestão de Stocks 3 domínios: – Administrativo - requisição interna dos produtos / materiais. – Material - Entradas, saídas e arrumação de produtos / materiais. – Económica - Decidir quando comprar e quantidades.
  52. 52. • Não devemos tratar os produtos como se fossem todos iguais: • Análise ABC para classificar os diferentes stocks (por níveis de prioridade - através da percentagem de consumo por ano).
  53. 53. • Classe A - produtos mais caros - 15%-20% do total de artigos - mas representam 75%-80% do valor consumido/ano. • Classe B - grupo intermédio - 20%-25% do total de artigos - representam 10%-15% do valor de consumo actual. • Classe C - produtos de menor valor, mas em maior número face ao que é consumido por ano (as pessoas procuram mais estes) 60%-65% do total de artigos, mas o seu valor anual tem apenas uma representação de 5%-10%
  54. 54. • Curva ABC do economista Italiano Vilfredo Pareto:80-20 - ele chegou a este raciocínio porque no séc. XIX, percebeu que 80% da riqueza estava apenas nas mão de 20% da população.
  55. 55. • Produtos Classe C - Produtos mais baratos e mais consumidos têm que ser sempre controlados e evitar que faltem. • Produtos Classe B - Controlar estes produtos de forma mais automatizada. • Produtos Classe A - Devem ser o mais automatizados possível e deve haver stock de segurança para que não haja quebra de stock.
  56. 56. • Os Stocks mais antigos estejam colocados à frente dos mais recentes, de forma a poderem ser primeiramente utilizados. • As vias de circulação no interior do armazém sejam de tal forma amplas que as pessoas, os bens e veículos transportadores circulem em segurança.
  57. 57. Stock de Segurança • Serve para prevenir que haja uma ruptura de stock. • Permite proteger contra: – Procura instável; – Entrega de mercadorias com defeito ou sem qualidade por parte dos fornecedores; – Prazos que não estejam a ser cumpridos.
  58. 58. Stock • A incerteza da procura
  59. 59. Stock • Tipos de procura: Procura permanente – exemplo? Procura sazonal – exemplo? Procura irregular – exemplo? Procura em declínio – exemplo?
  60. 60. Stock • Tipos de procura: Procura permanente – exemplo: pasta de dentes Procura sazonal – exemplo: gelado Procura irregular – exemplo: carro a gasolina x carro a diesel. Procura em declínio – exemplo: aviões militares
  61. 61. • Custos envolvidos na gestão de stocks: – Custo de aquisição/compra - engloba transporte, inspecção, recepção etc. – Custo da encomenda – Custo de posse - engloba manutenção de stocks, conservação etc. (valem a pena para evitar rupturas) – Custos de ruptura de stocks - quando o que está em armazém não é o suficiente. O custo total tem que considerar tudo isto!
  62. 62. • Devemos evitar o quanto possível as compras de urgência - porque estas podem fazer subir o preço. • Devemos evitar prazos de pagamento muito longos, de modo a que não tenhamos que fazer encomendas maiores. • Tentar centrar as compras num menor número de fornecedores.
  63. 63. • Gestão de Stocks Just-in-Time – Comprar e produzir apenas o que é necessário no momento em que se torna necessário. – Método que visa eliminar todas as formas de desperdício, eliminar tudo o que não acrescenta valor à empresa.
  64. 64. • Gestão de Stocks Just-in-Time – Empresas segundo este método devem implementar estruturas que permitem comprar/produzir apenas as quantidades vendidas. – Tem como consequência uma diminuição de stocks.
  65. 65. • Stock é sinónimo de eficiência. – Expliquem a frase em cima....
  66. 66. • As embalagens que acondicionam as mercadorias poderão ser de diferentes tipos (sacas, caixotes, garrafas, barris, caixas de cartão etc.). • Ao conjunto de embalagens e respectiva mercadoria dá- se o nome de volume. • Em qualquer volume temos que considerar: Tara (peso da embalagem), Peso líquido (peso da mercadoria), Peso bruto (tara+peso líquido)
  67. 67. • A embalagem é muitas vezes o “vendedor silencioso”, que leva o consumidor a identificar o produto ou a decidir experimentar algo de novo.
  68. 68. Escolham um produto que gostem e desenhem a embalagem do mesmo.
  69. 69. A importância do rótulo • No rótulo de, por exemplo, um produto alimentar pré-embalado deve constar: – Designação do produto pelo seu nome; – Data de durabilidade mínima (“consumir de preferência antes de…”); – Data limite de consumo (“consumir até…”); – A lista de todos os ingredientes e aditivos; – Quantidade de produto contido na embalagem; – Nome, firma ou denominação social e morada ; – Condições especiais de conservação, utilização e modo de emprego;
  70. 70. Armazenamento das Matérias-Primas • Os produtos devem ser separados de acordo com as exigências de conservação, em especial, nunca se deve armazenar conjuntamente produtos refrigerados e produtos ultracongelados; • Devem separar-se os produtos de natureza e origem distinta;
  71. 71. Princípios Gerais do Armazenamento • Concentração dos materiais de uma única classe em locais próximos, a fim de facilitar as actividades de movimentação e inventário; • Separação dos Stocks do mesmo tipo de material, em função de sua condição (novo, usado ou recuperado); • Arrumação dos Stocks de mesmo tipo material, de acordo com a data de recebimento de cada um.
  72. 72. Princípios Gerais do Armazenamento • Stock dos materiais de movimentação constante em locais de fácil acesso proporcionando economia de tempo e de mão-de-obra; • Conservação dos materiais nas embalagens originais, que somente deverão ser abertas em ocasiões de fornecimento, inspecção ou manutenção; • Concentração dos stocks de reserva ao fundo da área de armazenagem, em locais de pouca movimentação.
  73. 73. Princípios Gerais do Armazenamento • Determinação das quantidades mínimas de materiais do stock activo, limitando-se as necessidades de movimentação dos stocks de reserva; • Observar de forma rigorosa a capacidade de carga dos pisos e das unidades de armazenagem; • Posicionamento correto dos materiais, de modo a permitir fácil e rápida leitura das informações registradas nas etiquetas de identificação de material.
  74. 74. Conceito de Logística • Logística é o processo estratégico de planeamento, organização e controlo eficaz, do armazenagem de materiais , desde a origem (fornecedores) até ao destino final (consumidores) tendo como objectivo melhorar a satisfação dos clientes, externos e internos.
  75. 75. • Na figura seguinte representa- se a cadeia de logística externa.
  76. 76. O Ciclo de Vida dos Produtos • Todos os produtos “nascem”, desenvolvem-se, atingem a ”maturidade e “morrem”, isto é, deixam de ser procurados pelos consumidores ou clientes no fim do seu ciclo de vida.
  77. 77. Função da Armazenagem • À função armazenagem compete preservar em boas condições os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condições de segurança.
  78. 78. Função da Armazenagem • Factores que condicionam o método de armazenagem: • Rotatividade dos materiais; • Volume e peso; • Valor; • Ordem de entrada/saída; • Acondicionamento e embalagem; • Fragilidade/robustez; • Perecividade.
  79. 79. Dois tipos básicos de Armazenagem • Armazenagem com lugar pré-definido - “um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”. • Armazenagem sem lugar pré-definido - “seja qual for no sítio disponível”.
  80. 80. Armazenagem sem lugar pré-definido • Vantagens: – Aproveitamento máximo dos espaços; – Facilita a arrumação dos materiais. • Inconvenientes: – Exige registo e controlo rigoroso da localização dos materiais.
  81. 81. Armazenagem com lugar pré-definido • Vantagens: – Fácil localização dos materiais; – Os materiais idênticos estão juntos. • Inconvenientes: – Perda de espaço visto que cada material tem o seu lugar cativo. – Pode dizer-se que normalmente 40% do volume útil para armazenar se encontra vazio. – Um material colocado em sítio errado fica eventualmente perdido.
  82. 82. A Arrumação dos Materiais • Arrumação - É a actividade que consiste na disposição racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais próprios do armazém.
  83. 83. A Arrumação dos Materiais • O único factor que é uma variável do armazém é a distância (percurso do material no armazém). • Tanto o peso como a frequência de movimentações não dependem do armazém.
  84. 84. A Arrumação dos Materiais • Devem ficar mais próximos da saída os materiais de maior frequência de movimentos e destes os mais pesados, os de maior volume e os de difícil movimentação. • Nos locais mais afastados da saída serão colocados os materiais de fraca frequência de saídas , os monos e os que dificultem as movimentações interiores devido à sua forma ou tamanho.
  85. 85. A Arrumação dos Materiais • Na arrumação em altura, dever-se-á seguir o critério da razão inversa do peso. • Nos níveis superiores, arrumar-se-ão os materiais mais leves; os de menor dimensão; e sobretudo os “mais cobiçados”.
  86. 86. Recepção Quantitativa de Materiais • Quando chegam as mercadorias devem ser tomados os seguintes passos: – Identificação dos materiais e análise visual do seu estado físico; – Observação do acondicionamento nas embalagens; – Verificação da rotulagem das embalagens; – Determinação da(s) quantidade(s) fornecida(s); – Conferir/Comparar a guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda; – Verificação das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias.
  87. 87. Stock Médio e Existência Média • Stock médio (Sm) como a quantidade média do material em stock num determinado intervalo de tempo (em unidades físicas). • Existência média ( E) é o valor médio das existências da empresa num determinado intervalo de tempo (em unidades monetárias).
  88. 88. Stock Médio e Existência Média • Qual a Existência Média Anual?
  89. 89. Entregas • Imaginemos o seguinte exemplo, um centro de distribuição possui uma procura anual média de 300 unidades para um determinado produto. Temos 2 políticas a considerar: • Na 1ª são enviados 6 carregamentos com 50 unidades ao longo do ano. Na 2ª política, as 300 unidades são enviadas de uma só vez.
  90. 90. Entregas • Quais as vantagens e as desvantagens presentes em cada uma das políticas?
  91. 91. Entregas • Na primeira política, a empresa tem um menor custo de oportunidade de manter stocks, por ter apenas que lidar com um nível médio de 25 unidades. • No entanto os gastos com transporte são maiores.
  92. 92. Entregas • Na segunda política, são maiores os custos de oportunidade em manter stocks (tem que se manter um nível médio de 150 unidades), mas em contrapartida, são feitas menos viagens, e economiza-se nos carregamentos que são feitos.
  93. 93. Ciclo Documental na Requisição de Mercadorias
  94. 94. O Inventário • Devemos saber o tipo de materiais que temos em stock, a sua quantidade e o local onde se encontram. • Por vezes fazem-se inventários para saber se o que está registado (em formato digital ou não) está de acordo com as existências reais em armazém. • Fazer o inventário é contabilizar o que existe nas prateleiras.
  95. 95. • 3 Tipos de Inventário: • Inventário permanente – consiste em manter permanentemente actualizadas as quantidades de cada artigo em stock. • Inventário intermitente – é geralmente efectuado uma vez por ano, no final do exercício contabilístico. Engloba todos os artigos da empresa, podendo gerar uma grande carga de trabalho ou até a paralisação da empresa. • Inventário rotativo – consiste em examinar o stock por grupo de artigos , em termos de quantidade e localização dos mesmos. A frequência pode variar conforme a importância do artigo. Exemplo: um inventário trimestral para os artigos da classe A, um inventário semestral para os artigos da classe B e um inventário anual para os da classe C.

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