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como preparar uma reunião

  1. 1. Escola Secundaria de Mem Martins Trabalho Realizado por : Eduardo Tavares nº5 Fábio Jeirinhas nº6 Oumar Sylla nº10
  2. 2. Neste trabalho vamos desenvolver o tema: como preparar uma reunião. Iremos referir as fases que compõem a preparação da reunião e como tudo deve ser planeado para evitar alguns imprevistos que possam acontecer.
  3. 3. UMA REUNIÃO DE SUCESSO Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. E durante os cinco primeiros minutos, a audiência julga o animador: se for bom, vão participar mais activamente, caso contrário, considerarão que estão a perder o seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.
  4. 4. Fases da preparação de uma reunião A preparação de uma reunião tem três fases:   A fase antes da reunião; A fase durante da reunião;  A fase após da reunião;
  5. 5. FASE 1- ANTES DA REUNIÃO Fazer o plano  Divulgar o plano da reunião  Antecipar o que pode correr mal 
  6. 6. PLANO Para se fazer o plano de uma reunião tem que se pensar no assunto, pois a reunião é a melhor forma de se alcançar os objectivos necessários ou propostos. Para fazer o plano da reunião tem que se pensar em duas coisas essenciais: quem precisa estar presente e como preparar a informação para quem não vai estar presente na reunião.  
  7. 7. Sala de reuniões empresariais. Sala de reuniões em forma de assembleia.
  8. 8. Material necessário 7 portáteis 7 garrafas de água de 1,5 L  Projector  Colunas  Pen   Nota: A informação esta toda disponibilizada nas pen´s que foram entregues
  9. 9. Divulgar o plano da reunião   A divulgação da reunião e do plano tem de ser feita com antecedência. Nesse plano deve constar a hora da reunião, o local da mesma, quais os assuntos a ser discutidos, os objectivos a alcançar, os resultados que se esperam e a preparação para todos os que participarem na reunião.
  10. 10. A convocatória Para que todos os participantes da reunião possam saber quando é, para o que é e os resultados que se esperam da reunião devese elaborar uma convocatória. 
  11. 11. Convocatória nº502 Convocam se todos os elementos da direcção do Sporting para uma assembleia geral no dia 16/ 5/ 2013/ no auditório em Lisboa. Para dar cumprimento a seguinte ordem de trabalhos:  Fusão da Sporting Património e Marketing na SAD  Sem reestruturação situação liquida da SAD aproximarse-ia dos 200 milhões de euros negativos  Divida da SPM passa do clube para a SAD(divida do clube diminui 120 milhões de euros)  Investidores entram com 38 milhões de euros( 20 milhões em acções e 18 milhões em dinheiro, numa subscrição a realizar)
  12. 12. Antecipação de contratempos Para evitar alguns contratempos há que ter em consideração três aspectos:  Melhorar o planeamento   Tentar reunir consenso Definir o tempo de intervenção
  13. 13. Antecipação de contratempos Tentar reunir consensos Há que conseguir o consenso sobre regras básicas a ter numa reunião para que todos apoiem as tarefas programadas e não se dispersem.
  14. 14. Antecipação de contratempos Definir o tempo de intervenção - Para que não haja mal entendidos, se tiver que interromper um participante que está a tentar monopolizar o tempo de conversa, no início da reunião, pode anunciar o tempo médio de intervenção da cada pessoa. 
  15. 15. Fase 2- DURANTE A REUNIÃO Quando chega o momento de lançar os temas em discussão, não podemos deixar que a reunião comece a desenrolar para assuntos e áreas indesejadas e irrelevantes. Há que controlar cada momento.  A seguir, são apresentadas as regras que deverão cumpridas durante a reunião e as formas como se deve lidar com os comportamentos dos vários participantes. 
  16. 16. Regras da reunião   Utilizar uma agenda; Ter o material certo à mão;   Evitar a dispersão; Rotatividade de funções;
  17. 17. Regras da reunião  Utilizar uma agenda - A agenda será forma de nos orientar-mos durante o desenrolar da reunião. Podemos utilizá-la como um guião, anunciando quando se estão a aproximar dos pontos de transição durante a reunião, riscando os pontos que já foram discutidos.
  18. 18. Regras da reunião  Ter o material certo à mão - O ideal é colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com a ordem dos trabalhos e um bloco onde se podem tirar notas, por exemplo, onde poderemos escrever os pontos em discussão, de forma clara e de maneira a que todos os participantes possam ver. Assim, promoverá o debate e transmitirá auto-confiança aos
  19. 19. Regras da reunião Evitar a dispersão – Os moderadores da reunião, devem estar atentos a discussões e voltar aos pontos essenciais sempre que houver dispersão entre os participantes. Deve-se eleger ou pedir a um voluntário para registar as opções apresentadas e os consensos. 
  20. 20. Regras da reunião  Rotatividade de funções - Pode-se estabelecer um sistema rotativo em que um participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunião. Rotatividade de funções
  21. 21. Controlar comportamentos O papel do moderador de uma reunião também passa por saber controlar comportamentos. A agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia.  Existem técnicas que permitem acabar com a tensão. 
  22. 22. Controlar comportamentos Os agressivos tentam tomar o lugar do moderador, para impor a sua autoridade.  A melhor solução é aliarse a eles e valorizalos, dizendo que têm razão e que dominam os assuntos a ser discutidos 
  23. 23. Controlar comportamentos  Os distraídos podem ter muitas conversas periféricas, por isso deve-se convidar essas pessoas a partilhar os seus pontos de vista com os outros participantes. Se todos falarem com o colega do lado, o melhor é levantar-nos e escrever-mos no quadro um resumo dos pontos discutidos. Ao vermos o “animador” a escrever capta-se a atenção do grupo que acaba por sossegar.
  24. 24. Controlar comportamentos Os que monopolizam a discussão ou falam muito tempo podem ser interrompidos numa pausa do seu discurso.  O moderador tem que resumir a intervenção e relançar o debate no grupo. 
  25. 25. Controlar comportamentos Os tímidos podem ser solicitados sobre um assunto que já discutiram em privado com o moderador. Como já conhece o tema, ganha a confiança com esta solicitação e pode opinar sobre outros pontos.
  26. 26. Fase 3- APÓS A REUNIÃO  Se a reunião acabar nos prazos previstos, ganha-se o respeito dos participantes. E vão-se conquistar ainda mais pela positiva se lhes for enviado rapidamente o feedback da reunião. Têm que circular rapidamente os resultados e as principais conclusões, com as decisões, as próximas etapas e a próxima reunião com dia e hora marcadas, ou seja, tem que se elaborar a acta, aprova-la e distribuí-la (em 48 horas no máximo).
  27. 27. Exemplo de ACTA Acta número cento e trinta e dois Aos ______ dias do mês de _______ do ano ___________________, reuniram-se ______________________________________________ da __________ __________________________________, na _________________ do ____________, a fim de dar cumprimento à seguinte Ordem de Trabalhos: Ponto um: ______________________________________________________; Ponto dois: _____________________________________________________. (Segue-se o relato dos acontecimentos essenciais, seguindo a ordem dos assuntos tratados.) ... (fórmula de encerramento:) Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim que a secretariei: O Presidente O Secretário ___________________________ ___________________________
  28. 28. Acta sobre a Assembleia geral do Sporting Acta nº 27 Aos dezoito dias do mês de Maio de dois mil e onze pelas dezoito horas e quinze minutos, reuniu no Auditório Artur Agostinho, no Estádio José Alvalade, sito na Rua Professor Fernando da Fonseca, em Lisboa, a assembleia geral da SPORTING CLUBE DE PORTUGAL – Futebol, SAD, Sociedade Aberta com o capital social integralmente realizado de € 39.000.000,00 (trinta e nove milhões de euros) e o capital próprio de € (42.442.000,00), pessoa colectiva inscrita no Registo Comercial de Lisboa sob o nº 503994499. (fórmula de encerramento:) Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim que a secretariei: O Presidente O Secretário Eduardo Martins Fábio Jeirinhas
  29. 29. Conclusão Com este trabalho conseguimos aprender as melhores maneiras para preparar uma reunião. Conseguimos também tirar conclusões sobre coisas que são precisas ter em consideração e esperamos ter satisfeito o interesse de quem assistiu ao nosso trabalho.
  30. 30. Martins & Latino Produções

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