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- 1. Obtenir des résultats grâce aux recommandations et aux activités de suivi Conférence annuelle de la WAAPAC Lomé, 29 septembre 2015
- 2. Le fédéralisme canadien La souveraineté étatique partagée entre deux niveaux de gouvernement Un gouvernement central, dix provinces et trois territoires Le partage des compétences Des champs de compétences partagés entre le gouvernement central et les provinces Des champs de compétences exclusifs (ex. : droit criminel) ou partagés (ex. : immigration)
- 3. L’Assemblée nationale du Québec Une des plus anciennes institutions parlementaires (1791) Origines françaises et britanniques, contexte nord- américain Chambre unique (125 députés) Le pouvoir législatif dévolu à l’Assemblée législative Le lieutenant-gouverneur Introduction (suite)
- 4. La Commission de l’administration publique est actuellement composée de 13 députés. Elle compte sur le soutien d’une secrétaire de commission et d’une équipe de recherchistes de l’Assemblée nationale, dont une est affectée à temps plein à la Commission. Depuis sa création en 1998, la Commission a publié 32 rapports, contenant un total de 535 recommandations. Introduction (suite)
- 5. La Commission consacre la majeure partie de son temps à effectuer des mandats de reddition de compte, où elle entend en audition publique des ministères et des organismes. C’est la Commission qui détermine, en séance privée, les ministères et organismes qu’elle souhaite entendre, notamment afin : d’approfondir un chapitre du rapport du Vérificateur général ou du Protecteur du citoyen. de questionner un ministère ou un organisme sur sa gestion administrative (rapport annuel, planification stratégique, etc). Introduction (suite)
- 6. Déroulement d’un mandat suite à un rapport du Vérificateur général 1. Transmission du plan d’action 2. Audition publique 3. Élaboration des recommandations par les membres de la Commission 4. Suivi des recommandations 5. Bilan des recommandations
- 7. 1. Transmission du plan d’action Le processus a été instauré en 2006. Le plan d’action est transmis 2 semaines avant une audition ou dans les 6 mois qui suivent le dépôt du rapport du Vérificateur général. Le ministère ou l’organisme transmet son plan d’action à la Commission et au Vérificateur général. Le plan d’action inclut des actions structurantes et des échéanciers visant à mettre en œuvre les recommandations du Vérificateur général.
- 8. 2. Audition Préalablement à l’audition : Le Vérificateur général rencontre en séance privée les membres de la Commission et énonce ses principales constatations et des pistes de réflexion. Il fait également état de son appréciation des mesures et échéanciers proposés au plan d’action. Pendant l’audition : Les membres de la Commission échangent avec les dirigeants du ministère ou de l’organisme présent. Les échanges portent généralement sur la gestion administrative et sur les actions à poser afin de régler les problèmes constatés.
- 9. 3. Élaboration des recommandations par les membres de la Commission Les membres se rencontrent en séance privée et discutent des observations et des recommandations à formuler. Le Vérificateur général ne participe pas à cette rencontre. La Commission peut reconduire des recommandations du Vérificateur général ou formuler ses propres recommandations. Les recommandations s’adressent le plus souvent à l’organisme, mais parfois aussi au gouvernement ou au Vérificateur général.
- 10. 3. Élaboration des recommandations par les membres de la Commission (suite) La rédaction du rapport est confiée à la recherchiste de la Commission. La Commission dépose 2 rapports par année à l’Assemblée (juin et décembre). Le rapport contient les observations, conclusions et recommandations des membres de la Commission pour les auditions tenues au cours de la période de travaux. Une copie du rapport est transmise à chaque entité entendue. Elles sont invitées à transmettre leurs commentaires et à faire les suivis appropriés.
- 11. 4. Suivi des recommandations La secrétaire de la Commission compile les dates des suivis dans un tableau de bord afin de vérifier le respect des délais et de faire les rappels en cas de besoin. Tous les suivis sont transmis aux membres de la Commission et au Vérificateur général. La Commission pourrait entendre à nouveau un organisme si les suivis effectués ou les mesures correctrices prises ne semblent pas satisfaisants.
- 12. 5. Bilan des recommandations Effectué en collaboration avec le Vérificateur général, lequel apprécie les progrès réalisés dans l’application d’un certain nombre de recommandations émises par la Commission. Les conclusions du Vérificateur général sont transmises à la Commission. La Commission consacre annuellement un chapitre de son rapport au bilan des recommandations. Cet exercice a été instauré en 2010. Jusqu’à maintenant 5 bilans ont été publiés et 104 recommandations ont fait l’objet d’une vérification. De ce nombre, la mise en œuvre de 73 des 104 recommandations (70%) avait progressé de manière satisfaisante au moment de l’appréciation.
- 13. Conclusions Bonne collaboration des ministères et organismes dans la transmission des plans d’action et des suivis. Les plans d’action et les suivis permettent un cycle de contrôle parlementaire complet. Le bilan des recommandations permet de mesurer l’efficacité des recommandations de la CAP et au besoin de faire les suivis nécessaires. La Commission poursuit son travail en vue d’améliorer ses pratiques.
Notas do Editor
- Il me fait plaisir de vous présenter le mode de fonctionnement de la Commission de l’administration publique pour la publication et le suivi de ses recommandations. D’abord, je vous présente brièvement la Commission et les ressources dont elle dispose: La Commission de l’administration publique est actuellement composée de 13 députés. Elle compte sur le soutien d’une secrétaire de commission, d’une agente de secrétariat et d’une équipe de recherchistes de l’Assemblée nationale, dont une est affectée à temps plein à la Commission. Depuis sa création en 1998, la Commission a publié 32 rapports, contenant un total de 535 recommandations. Le dernier rapport que nous avons déposé, en juin 2015, faisait état de 6 auditions tenues entre les mois de janvier 2015 et de mai 2015 et contenait 31 recommandations, adoptées à l’unanimité.
- Outre les auditions, la Commission effectue d’autres mandats en séance de travail, comme par exemple l’analyse de rapports annuels de gestion de ministères et organismes (plus de 70 rapports à analyser par période de 4 ans), néanmoins: La Commission consacre la majeure partie de son temps à effectuer des mandats de reddition de compte, où elle entend en audition publique des ministères et des organismes. C’est la Commission qui détermine, en séance privée, les ministères et organismes qu’elle souhaite entendre, notamment afin : d’approfondir un chapitre du rapport du Vérificateur général ou du Protecteur du citoyen. de questionner un ministère ou un organisme sur sa gestion administrative (rapport annuel, planification stratégique, etc). Afin de bien comprendre comment les membres de la Commission en viennent à émettre des recommandations et à en faire le suivi, je vous présenterai aujourd’hui les étapes d’un mandat d’audition lié à un rapport du Vérificateur général.
- Un mandat de reddition de compte, où les membres de la Commission souhaitent questionner un organisme ou un ministère sur une problématique énoncée dans un rapport du Vérificateur général, se divise essentiellement en cinq étapes. Transmission du plan d’action Audition publique Élaboration des recommandations par les membres de la Commission Suivi des recommandations Bilan des recommandations Chaque étape sera détaillée dans les diapositives à venir.
- Depuis 2006, la Commission exige avant chaque audition que les ministères et organismes transmettent, 2 semaines à l’avance, un plan d’action faisant état des moyens envisagés pour mettre en œuvre des recommandations formulées par le Vérificateur général. Les organismes et les ministères qui ne sont pas entendus en audition (la Commission n’étudie pas systématiquement tous les chapitres des rapports du VG) doivent tout de même transmettre à la Commission, ainsi qu’au Vérificateur général, un plan d’action dans les 6 mois qui suivent le dépôt du rapport du Vérificateur. Le plan d’action doit inclure des actions structurantes et des échéanciers visant à mettre en œuvre les recommandations du Vérificateur général.
- Nos auditions se déroulent généralement en après-midi, mais une période d’environ 2 heures est consacrée, en avant-midi, à une séance préparatoire réservée aux membres de la Commission. Cette séance est animée par le Vérificateur général. Le Vérificateur général rencontre en séance privée les membres de la Commission et énonce ses principales constatations et des pistes de réflexion. Il fait également état de son appréciation des mesures et échéanciers proposés au plan d’action. Pendant l’audition : Les membres de la Commission échangent avec les dirigeants du ministère ou de l’organisme présent. Les échanges portent généralement sur la gestion administrative et sur les actions à poser afin de régler les problèmes constatés. Ce dernier point est important. Notre Commission se veut non-partisane et cela facilite grandement les échanges ainsi que la rédaction de nos recommandations qui visent à améliorer la gestion de l’administration publique.
- Par la suite, pour chacune des auditions tenues, les membres se réunissent en privé pour définir les recommandations qui seront intégrées au rapport de la Commission. Le Vérificateur général ne participe pas à cette rencontre. En fait, afin de respecter son autonomie, la Commission élaborera seule les recommandations qu’elle souhaite émettre à l’organisme. En effet, il arrive que les membres de la Commission puissent avoir une perspective et des préoccupations qui diffèrent de celles du Vérificateur général. Ainsi, en plus d’adopter ou d’appuyer les recommandations de ce dernier, la Commission peut souhaiter ajouter ses propres recommandations et observations, lesquelles reflètent un point de vue qui lui est propre. Les recommandations s’adressent le plus souvent à l’organisme, mais parfois aussi au gouvernement ou au Vérificateur général. En effet, la Commission demande à l’occasion au Vérificateur général d’effectuer un suivi auprès de l’organisme dans un intervalle plus rapproché que normalement prévu. Ainsi, au cours de la dernière année, la Commission a demandé à deux reprises au Vérificateur général d’effectuer un suivi de la mise en œuvre du plan d’action, et ce dans les 18 mois qui ont suivi la publication du rapport de la Commission (Fond vert et CSPQ). La Commission adresse également, à l’occasion, des recommandations au gouvernement. Par exemple, en lui demandant d’assurer une mise à jour d’une loi, en vue de revoir la gouvernance d’un organisme, ou encore de pourvoir des postes vacants au sein d’un conseil d’administration.
- Suite aux discussions des membres, la recherchiste de la Commission rédigera un projet de rapport énonçant les principales observations, conclusions et recommandations des membres suite à l’audition. Cette ébauche est soumise aux membres de la Commission pour approbation dans les semaines qui suivent. La Commission dépose 2 rapports par année à l’Assemblée (juin et décembre). Le rapport contient les observations, conclusions et recommandations des membres de la Commission pour les auditions tenues au cours de la période de travaux. -Chaque chapitre traite d’une audition (entre 4 à 8 pages par audition). Suite à son dépôt, une copie du rapport est transmise à chaque entité entendue. Les entités sont invitées à transmettre leurs commentaires et à faire les suivis appropriés. Exemples de recommandations du rapport de juin 2015: Audition portant sur les acquisitions de biens et de services du Centre de services partagés du Québec 4.1 QUE le Centre de services partagés du Québec soumette à la Commission une mise à jour du plan d’action faisant suite aux recommandations du Vérificateur général au plus tard le 30 octobre 2015. 4.2 QUE le Vérificateur général effectue un suivi du plan d’action du Centre de services partagés du Québec et qu’il en fasse rapport à la Commission au plus tard le 30 juin 2016. 4.5 QUE le Centre de Services partagés du Québec mette en place un système intégré de gestion des risques dans les processus d’acquisition. 4.8 QUE le gouvernement du Québec veille à pourvoir rapidement les postes vacants au sein du conseil d’administration du Centre de Services partagés du Québec et qu’il encourage la nomination de membres ayant des compétences pertinentes.
- C’est alors que débute le suivi des recommandations. La secrétaire de la Commission compile les dates des suivis dans un tableau de bord afin de suivre les délais et de faire les rappels en cas de besoin. Le tableau de bord compile toutes les recommandations qui exigent un suivi et les dates d’échéances des suivis y sont indiquées. Il est donc facile pour le personnel administratif de vérifier si toutes les réponses demandées ont été reçues dans les délais prescrits. Tous les suivis sont transmis aux membres de la Commission et au Vérificateur général. La secrétaire fait suivre les documents reçus aux membres et les rend disponibles sur le site Greffier, une plate-forme de partage des documents. Parfois, certaines recommandations indiquent que la Commission doit déterminer si, en vertu des informations transmises, elle souhaite entendre à nouveau l’organisme. Les membres se réunissent en séance de travail afin de déterminer s’il est opportun ou non de le faire. Cependant, au cours des dernières années, aucune recommandation en ce sens n’avait été spécifiquement formulée. Advenant le cas où un organisme ne respecte pas le délai prescrit par une recommandation, le secrétaire transmet une lettre de rappel. Éventuellement, la Commission pourrait exiger le document si un organisme ne se conforme pas à la demande. Toutefois, nous avons toujours bénéficié d’une bonne collaboration.
- Une fois par année, la Commission effectue, en collaboration avec le Vérificateur général, le suivi d’un certain nombre de recommandations émises dans les années précédentes. le Vérificateur général apprécie les progrès réalisés dans l’application d’un certain nombre de recommandations émises par la Commission. Le suivi est généralement effectué 3 ans après que les recommandations ont été émises. C’est le Vérificateur général qui effectue une démarche d’appréciation auprès des organismes et il transmet ensuite un détail des résultats obtenus à la Commission. Les recommandations suivies sont qualifiées comme ayant fait des « progrès satisfaisants » ou des « progrès insatisfaisants ». La Commission consacre annuellement un chapitre de son rapport au bilan des recommandations. Cet exercice a été instauré en 2010. Jusqu’à maintenant 5 bilans ont été publiés et 104 recommandations ont fait l’objet d’un suivi. De ce nombre, 73 des 104 recommandations (70%) avait progressé de manière satisfaisante au moment de l’appréciation. Cette démarche permet d’évaluer l’application des recommandations de la Commission par les ministères et les organismes.
- En terminant je mentionnerais que la Commission reçoit généralement une très bonne collaboration des ministères et organismes dans la transmission des plans d’action et des suivis. Les délais sont pratiquement toujours respectés. Les ministères et les organismes se présentent généralement bien préparés devant la commission et sont ouverts à répondre aux questions et à améliorer leurs pratiques. Le mode de fonctionnement adopté par la Commission comporte plusieurs avantages : Les plans d’action et les suivis permettent un cycle de contrôle parlementaire complet. Ils permettent à la Commission de compléter le cycle de contrôle parlementaire en s’assurant que les ministères et organismes mettent en place les actions et les mesures correctives qu’ils ont annoncées ce qui renforce la portée de ses recommandations auprès de ces derniers. Le suivi des recommandations permet de s’assurer d’un changement au niveau des pratiques administratives. Avant de transmettre l’état d’avancement de son plan d’action, l’entité doit s’assurer de faire une mise au point sur sa gestion et mettre à jour ces données afin de démontrer ce qui a été accompli. Le ministère ou l'organisme se doit donc de soutenir son action et d’améliorer ses services. Le bilan des recommandations permet de mesurer l’efficacité des recommandations de la CAP et au besoin de faire les suivis nécessaires. Grâce au bilan des recommandations, les membres peuvent identifier plus facilement les mandats pour lesquels les progrès semblent plus lents ou moins satisfaisants et, le cas échéant, choisir d’entendre à nouveau les dirigeants afin d’obtenir des explications. Cette pratique permet aux parlementaires de disposer des renseignements pour mesurer l’efficacité de leurs travaux. En ce sens, il est possible de répondre à des questions comme : «Est-ce que l’audition publique a eu un effet»? «Est-ce que les recommandations de la Commission ciblent véritablement les éléments qui étaient problématiques»? En outre, La Commission poursuit son travail en vue d’améliorer ses pratiques. La Commission cherche constamment à améliorer ses pratiques. En ce sens, nous pensons bonifier le suivi de nos recommandations et possiblement effectuer plus régulièrement des auditions de suivi lorsque cela s’avèrera nécessaire.